Praktijkvoorbeeld Informatie- en archiefbeheer gemeente Putten

Putten is een gemeente in de provincie Gelderland met ruim 24.000 inwoners. Niet groot dus, maar bij informatiebeheerders en archiefspecialisten bekend om hoe deze gemeente haar informatie- en archiefbeheer heeft georganiseerd en ook al gedigitaliseerd. Dit praktijkvoorbeeld beschrijft op hoofdlijnen hoe Putten dat doet.

Zoals voor alle overheidsorganisaties is ook voor Putten landelijke wet- en regelgeving een belangrijk uitgangspunt bij het opzetten en uitvoeren van haar informatie- en archiefbeheer. Daarbij gaat het niet alleen om de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. Ook andere wet- en regelgeving van belang. De gemeente heeft dit op haar website op een rij gezet, als onderdeel van het Documentair Structuurplan (hoofdstuk 2, paragraaf 2.1 Archiefwet- en -regelgeving). Putten geeft daarbij in het ook aan of en in welke mate men voldoet aan de genoemde wet- en regelgeving.

Belangrijke landelijke basisdocumenten voor Putten zijn:

Belangrijke eigen documenten en besluiten voor de opzet en uitvoering van het informatie- en archiefbeheer van Putten zijn:

de Archiefverordening gemeente Putten;
het Besluit Informatiebeheer gemeente Putten;
het al genoemde Documentair Structuurplan (DSP);
het Handboek Vervanging gemeente Putte (PDF, 1,93 MB);
de Rapportage NEN-normering informatie- en archiefbeheer (PDF, 2,79 MB), een toetsing van het informatie- en archiefbeheer van Putten aan de norm NEN 15489: Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement.

De rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot informatie- en archiefbeheer zijn vooral vastgelegd in de volgende drie van de hiervoor genoemde stukken: de Archiefverordening, het Besluit Informatiebeheer en het Documentair Structuurplan.

Digitalisering[bewerken]

Een belangrijk uitgangspunt bij de gemeente Putten is het toepassen van Zaakgericht werken. In dat kader zijn de werkprocessen (deels) beschreven. Het archiveringsproces is geheel beschreven en wel in bijlage 4 van het DSP.

De vorming van nieuw archief vindt direct digitaal plaats. Om dat mogelijk te maken wordt onder anderte gewerkt met digitale parafen.

Van het eerder gevormde papieren archief is inmiddels een deel vervangen door digitaal archief. Dat is geregeld met een Besluit Vervanging en het hiervoor al genoemde Handboek Vervanging.

De gemeente heeft een eigen archiefbewaarplaats en overbrenging vindt dus daarnaartoe plaats. Sinds 2015 heeft de gemeente daarvoor ook een digitale omgeving, het e-Depot. Dat e-Depot is dus de digitale archiefbewaarplaats van Putten. Overbrenging daarnaartoe vindt plaats na 10 jaar.

Voor de opslag van documenten en de vorming van archief is er een DMS-RMA (Document Management Systeem - Record Management Application) op basis van Verseon van Circle Software. Daarmee vormt dit systeem dus tevens de digitale variant van de archiefruimte. Het e-Depot en daarmee de digitale archiefbewaarplaats is gebaseerd op software met de naam Ceelo, eveneens van Circle Software.

Archiveren van 'lastige' informatiesoorten[bewerken]

e-Mail die in aanmerking komt voor archivering wordt opgeslagen in het DMS-RMA. Voor het management en de medewerkers is daarvoor een document met richtlijnen beschikbaar. Daarin staan onder andere de volgende aanwijzingen voor het beantwoorden van de vraag of iets beschouwd moet worden als een (te archiveren) archiefstuk:

elk document (inkomend, uitgaand en intern) of e-mail waarin de inhoud van een werkproces besproken wordt;
elk document of e-mail waarin procesafspraken gemaakt worden;
elk document of e-mail wat (mogelijk) bewijskracht heeft (intern en extern);
elk document of e-mail met (mogelijk) juridische, financiële of personele consequenties;
elk document of e-mail waarop een inhoudelijke reactie verwacht wordt.

Het archiveren van de gemeentelijke website is uitbesteed aan een externe dienstverlener Archiefweb.eu. Er worden periodiek snapshots gemaakt en jaarlijks ontvangt Putten het resultaat daarvan voor opname in het eigen digitale archief.

Verantwoordelijkheden[bewerken]

In het hiervoor genoemde document met richtlijnen voor management en medewerkers staan ook de verantwoordelijkheden met betrekking tot archivering benoemd. Enkele voorbeelden daaruit zijn:

elke medewerker van de gemeente Putten is verantwoordelijk voor het in Verseon (DMS-RMA) registreren van digitale stukken die niet via de afdeling Interne Zaken zijn binnengekomen;
elke medewerker is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling en de compleetheid van de zaak waarvoor hij/ zij verantwoordelijk is;
elke medewerker is verantwoordelijk voor het veilig stellen van belangrijke informatie vanaf de G-schijf in Verseon;
elke medewerk dient zakelijke e-mail op te slaan bij de zaak waartoe deze e-mails behoren;
de afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de tijdige afhandeling van zaken door hun medewerkers;
de archivaris en het hoofd van de afdeling Interne Zaken (IZ) zijn verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen en uitvoeren van een risicoanalyse;
de afdeling BPOB is verantwoordelijk voor het jaarlijks verwijderen van informatie ouder dan twee jaar van de G-schijf en van (Own)Cloud.

En ook:

het bestuurlijk besluitvormingsproces wordt door de verantwoordelijke medewerker(s) gemaakt en vastgelegd in Verseon (DMS-RMA);
contracten worden door de verantwoordelijke medewerker(s) opgeslagen in Verseon;
klachten worden door de verantwoordelijke medewerker(s) geregistreerd in Verseon;
handhavingsprocedures worden door de verantwoordelijke medewerker(s) geregistreerd in Verseon;
de afdelingshoofden zien er, met behulp van de werklijsten in Verseon, op toe dat hun medewerkers zaken tijdig afhandelen;
de afdeling Interne Zaken maakt in samenspraak met de betreffende afdelingshoofden afspraken over de schoning en actualisering van bestaande werklijsten.

Zie verder het document Procedure omgang met (risicovolle) informatie (PDF, 193 kB).

Visie[bewerken]

De visie van de gemeente Putten is dat informatie- en archiefbeheer al begint bij de bron oftewel daar waar informatie ontstaat of anderszins beschikbaar komt. Daarnaast ziet men informatie- en archiefbeheer als een specifiek aandachts- en vakgebied. Het is niet hetzelfde als ICT of I&A. Wel is het belangrijk dat een organisatie zorgt voor een goede verbinding tussen beide aandachts- en vakgebieden. Tenslotte is het belangrijk ervoor te zorgen dat de uitvoering van informatie- en archiefbeheer een integraal onderdeel van de bedrijfsprocessen is.

Contactpersoon[bewerken]

Voor meer informatie over dit praktijkvoorbeeld is Jan Willem Rip, beleidsmedewerker bij de gemeente Putten, beschikbaar en wel via jwrip@putten.nl.