Actieve openbaarmaking
Beleidsmatig kader[bewerken]
In 2013 heeft het kabinet met de Visie open overheid (PDF, 625 kB) en het Actieplan open overheid (PDF, 667 kB) gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te gaan maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Het enige praktische kanaal voor het op omvangrijke schaal openbaar maken van overheidsinformatie, is internet. De openbaar te maken informatie moet dan wel in digitale vorm bewaard zijn en beschikbaar en leesbaar zijn. Dat geldt ook voor informatie over zaken die al zijn afgedaan en die vervolgens zijn gearchiveerd. In een goed georganiseerde overheidsorganisatie moet ook dat digitaal gebeuren, want papier kun je niet ontsluiten via internet.
Als beleid gaat dit verder dan hoe over het algemeen basisprincipe BP06 Transparant wordt opgevat, met in de formulering van dat principe het woord 'afnemer' in de betekenis van 'dienstafnemer'. Bij het thema openbaarmaking is iedere burger een 'afnemer' en is in principe álle overheidsinformatie relevant voor álle burgers. Een belangrijk doel van actieve openbaarmaking is het vergroten van het vertrouwen van de burgers in de overheid. Dat vertrouwen staat al jaren onder druk. Daarvoor zijn verschillende redenen aan te wijzen. De maatschappij is complexer geworden en de uitdagingen voor de overheid zijn daarmee groter geworden. De overheid kan niet meer alles oplossen. En burgers zijn mondiger geworden en willen beter geïnformeerd zijn. Een actieve houding van de overheid bij het openbaar maken van alle overheidsinformatie, tenzij er sprake is of moet zijn van beperkingen om redenen van privacy en staatsveiligheid, kan daaraan tegemoet komen.
Ontwikkelingen die aan het beleid vooraf gingen[bewerken]
Aan het beleid zoals in 2013 geformuleerd gingen een paar ontwikkelingen vooraf:
- In 2011 sloot Nederland zich aan bij het Open Government Partnership (OGP). Dit samenwerkingsverband van meer dan vijftig landen richt zich op het beter laten functioneren van overheden door te streven naar meer openheid. Deze doelstelling is uitgewerkt in de Open Government Declaration. Bij deelname aan het OGP hoort het opstellen van een actieplan. Voor Nederland resulteerde dat dus in het opstellen van de hiervoor genoemde Visie Open Overheid en Actieplan Open Overheid.
- In januari 2012 deed Alex Brenninkmeijer, de Nationale ombudsman, de volgende uitspraak: "De Nederlandse overheid is ‘een publieke zaak’ en het vertrouwen van iedereen in de publieke zaak is gediend met transparantie en openheid. Het is in strijd met het publieke belang om strategisch om te gaan met informatie van de overheid en zo andere belangen te dienen dan transparantie".[1]
- De Raad voor het openbaar bestuur, kortweg de Rob, publiceerde in september 2012 het adviesrapport ‘Gij zult openbaar maken’ (PDF, 270 kB). In dat advies zegt de Rob dat transparante besluitvorming en (actieve) openbaarheid noodzakelijk zijn om nieuwe verbindingen te leggen tussen het politieke bestuur en de burgers. Veel meer dan tot nu toe, zo gaf de Rob aan, moet het accent liggen op systematisch actief openbaar en toegankelijk maken van alle informatie waarover de overheid beschikt en waarvoor geen geheimhoudingsplicht geldt.
Hoe vanuit Informatiebeheer invulling te geven aan actieve openbaarmaking[bewerken]
Het meest praktische kanaal voor omvangrijke ontsluiting van overheidsinformatie is internet. Behalve dat dat voorzieningen in de vorm van passende informatiesystemen vergt, is het belangrijk dat overheidsinformatie is voorbereid op actieve openbaarmaking. Daarbij zijn vier dingen essentieel:
- de desbetreffende overheidsinformatie moet in digitale vorm beschikbaar zijn en dus als zodanig zijn bewaard;
- de informatie moet op metagegevensniveau zijn voorzien van een indicatie of deze openbaar is en (vanaf) wanneer. Omdat het beleid is dat overheidsinformatie openbaar is tenzij, bestaat de beste variant voor het specificeren van openbaarheid uit het benoemen op metagegevensniveau van de beperkingen (waarom niet en voor welke periode, dat laatste vaak uitgedrukt in 'voor hoe lang niet openbaar' vanaf bijvoorbeeld de creatiedatum of 'niet openbaar tot datum x');
- de informatie moet voorzien van metagegevens die de inhoud en context van de informatie beschrijven zodat burgers de informatie op internet kunnen vinden;
- de informatie moet, zolang het beschikbaar blijft, bij raadpleging worden gerepresenteerd of weergegeven in een formaat dat burgers kunnen lezen (bijvoorbeeld als PDF met een gangbare PDF-viewer of in een gangbare browser).
Ad 2
Het onder 2 genoemde impliceert dat standaarden voor metadatering een of meer elementen moeten bevatten over op het aspect openbaarheid gerichte indicaties. Voor bijvoorbeeld het Toepassingsprofiel Metadatering lokale overheden (TMLO) (Metagegevens (Begrip)) is dat het geval, waarbij die indicaties overigens zijn verdeeld over twee elementen van het profiel:
- element 17: Vertrouwelijkheid, met als definitie 'Indicatie van niveau van vertrouwelijkheid van informatie (record)', en bedoeld voor gebruik in de periode tot overbrenging naar een archiefbewaarplaats;
- element 18: Openbaarheid', met als definitie: 'Mogelijke beperkingen aan de raadpleging', en bedoeld voor de periode na overbrenging.
Bij beide elementen kan men een of meerdere combinaties specificeren van een 'niveau' (resp. benoemd als 'clasificatie/niveau' en 'omschrijving beperkingen') én de periode waarvoor dat niveau van toepassing is. Bij element 18 zijn 'openbaar' en 'beperkt openbaar' benoemd als mogelijke waarden voor het benoemen van het openbaarheidsniveau, in het profiel 'omschrijving beperkingen' genoemd. Bij element 17 is in het profiel 'vertrouwelijk' als een van de mogelijke waarden van het te benoemen vertrouwelijkheidsniveau benoemd. De ontwerper van het profiel heeft gemeld dat waarden als 'openbaar' of 'beperkt openbaar' hier ook gebruikt kunnen worden.
Als niveaus van 'vertrouwelijkheid' en 'openbaarheid' wijzigen, dan kan dat (moeten) leiden tot een actie, zoals publicatie. Dergelijke acties kan men op metagegevensniveau vastleggen ('inplannen') met gebruikmaking van element 13: Eventplan van het profiel.
Meer informatie[bewerken]
- [Overheid houdt teveel documenten onnodig geheim];
- [Uitgangspunten aanpak openbaarheid];
- Publicatie: De open overheid en archivering (PDF, 183 kB).
- Van alle informatie die de overheid beheert heeft een aanzienlijk deel de status van archief. De visie Open overheid heeft ook daarop betrekking. Deze publicatie legt de link tussen archivering en actieve openbaarmaking. Ook wordt uitgelegd hoe organisaties zo kunnen archiveren dat het resultaat is voorbereid op het digitaal openbaar maken ervan.
Redactie en contact[bewerken]
Reacties in de vorm van aanvullingen, verbetersuggesties of eigen materiaal kunnen naar Adrie Spruit (adrie.spruit@ictu.nl), de redacteur van deze pagina, met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.