Beheer van gegevenswoordenboeken: verschil tussen versies
(met categorie Over Gegevenswoordenboeken) |
(met categorie gegevensmanagement organiseren) |
||
| (6 tussenliggende versies door 2 gebruikers niet weergegeven) | |||
| Regel 1: | Regel 1: | ||
{{Gegevensmanagement|auteurs= | <noinclude>{{Gegevensmanagement|auteurs=Werkgroep gegevenswoordenboeken|status=DISCUSSIEVERSIE|feedback=H.Nijstad@kennisnet.nl}}[[Categorie:Over Gegevenswoordenboeken]][[Categorie:Gegevensmanagement organiseren]]</noinclude> | ||
Een gegevenswoordenboek geeft weer hoe “de wereld eruitziet” binnen het beschreven domein. Vaak is dit behoorlijk stabiel, maar op onderdelen zal er voortschrijdend inzicht ontstaan. Dit betekent dat in de loop van de tijd (delen van) een gegevenswoordenboek moet worden herzien. | Een gegevenswoordenboek geeft weer hoe “de wereld eruitziet” binnen het beschreven domein. Vaak is dit behoorlijk stabiel, maar op onderdelen zal er voortschrijdend inzicht ontstaan. Dit betekent dat in de loop van de tijd (delen van) een gegevenswoordenboek moet worden herzien. Continuïteit in beheer en onderhoud is dus nodig. Omdat dit onderhoud vaak slechts incidenteel nodig is, is het van belang om het specifiek in de organisatie te beleggen, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de actualiteit en kwaliteit. Het initieel opstellen is vaak onderdeel van een project, het beheer moet in de bestaande organisatie belegd worden. Als het gegevenswoordenboek wordt afgeleid van een beheerd informatiemodel is er geen aparte beheerorganisatie nodig. Het gegevenswoordenboek wijzigt dan mee met het informatiemodel. | ||
== | ==BOMOS als kader om beheer en governance in te richten== | ||
Het beheer van een gegevenswoordenboek heeft veel gemeen met het beheer van een standaard. Voor het goed beheren van standaarden is een methodiek ontwikkeld: de [https://www.forumstandaardisatie.nl/thema/ontwikkelen-en-beheren-van-open-standaarden BOMOS methodiek]. Afhankelijk van de reikwijdte en het belang van het gegevenswoordenboek kun je BOMOS meer of minder volledig toepassen en volgen. Ook voor het inrichten van de [[Governance van gegevenswoordenboeken]] kan de BOMOS worden gebruikt. | |||
Als het gegevenswoordenboek een verzameling is van gerelateerde begrippen uit verschillende domeinen (of organisaties), dan is het van belang om de kennis uit de verschillende domeinen goed te betrekken in het beheerproces. Daar waar het gaat om het definiëren van de begrippen kan dit door te werken met een centrale (kern)redactie. Deze redactie kan | ===Redactie van een gegevenswoordenboek=== | ||
Als het gegevenswoordenboek een verzameling is van gerelateerde begrippen uit verschillende domeinen (of organisaties), dan is het van belang om de kennis uit de verschillende domeinen goed te betrekken in het beheerproces. Daar waar het gaat om het definiëren van de begrippen kan dit door te werken met een centrale (kern)redactie. Deze redactie kan ervoor zorgen dat er eenheid komt in de formulering van de definities en kan de onderlinge samenhang van de begrippen bewaken. | |||
Als de begrippen uit verschillende domeinen afkomstig zijn, kan per domein een | Als de begrippen uit verschillende domeinen afkomstig zijn, kan per domein een domeinredacteur worden benoemd. Een deskundige die de verantwoordelijkheid heeft om de begrippen uit zijn domein te definiëren en domeinoverstijgende begrippen met anderen af te stemmen. Deze domeinredacteuren vormen samen met een eindredacteur de redactie van het gegevenswoordenboek. | ||
Om | ===Beleggen van domeinredactie en eindredactie bij de juiste afdelingen=== | ||
Om ervoor te zorgen dat dit beheerproces echt in de organisatie is ingebed is het belangrijk om de taak van redactie en de rol van de diverse domeinredacteuren te benoemen en (formeel) te beleggen bij een of meerdere afdelingen. De managers van deze afdelingen kunnen hiervoor middelen begroten en zijn aan te spreken op de voortgang van het redactieproces. Daarnaast kunnen deze managers een bemiddelende rol spelen indien zich een conflict voordoet over een te kiezen definitie. Daarom is aan te raden om de verantwoordelijkheid voor het gehele redactieproces expliciet aan één manager toe te wijzen. | |||
De redactie van het gegevenswoordenboek vormt | ===Loket- en kennisfunctie van de redactie=== | ||
De redactie van het gegevenswoordenboek vormt het loket voor het ontvangen, afhandelen en terugkoppelen van bevindingen. Hiervoor hebben zij bijvoorbeeld een eigen e-mailadres. Het onderhoud zal uiteenlopen van het verbeteren van schrijffouten, tot inhoudelijke verbetering van bestaande definities en het toevoegen van nieuwe begrippen. Bij het wijzigen van begrippen moet worden vastgelegd waarom de wijziging is gedaan en wat de overwegingen hierbij waren. Dit is ook handig als achtergrond voor het beantwoorden van eventueel toekomstige vragen over het begrip. | |||
Wanneer er een groot belang is bij de precieze formulering van een begrip is naast het inrichten van een redactieproces ook van belang om te zorgen voor een toetsing van de opgeleverde definities. Dit kan door het inrichten van een klankbordgroep of een gebruikersraad die de begrippen kan toetsen en kan adviseren over verbeteringen. Afhankelijk van de situatie kan de eindverantwoordelijkheid voor het vaststellen van een definitieve versie van het gegevenswoordenboek liggen bij de gebruikersraad of bij de redactie. In de [https://www.forumstandaardisatie.nl/thema/ontwikkelen-en-beheren-van-open-standaarden BOMOS standaard] is goed beschreven hoe dit kan worden ingericht. | ===Toetsingsproces op ingrijpende wijzigingen=== | ||
== | Wanneer er een groot belang is bij de precieze formulering van een begrip is naast het inrichten van een redactieproces ook van belang om te zorgen voor een toetsing van de opgeleverde definities. Dit kan door het inrichten van een klankbordgroep of een gebruikersraad die de begrippen kan toetsen en kan adviseren over verbeteringen. Afhankelijk van de situatie kan de eindverantwoordelijkheid voor het vaststellen van een definitieve versie van het gegevenswoordenboek liggen bij de gebruikersraad of bij de redactie. In de [https://www.forumstandaardisatie.nl/thema/ontwikkelen-en-beheren-van-open-standaarden BOMOS standaard] is goed beschreven hoe dit kan worden ingericht. | ||
Er zijn | ==Kadaster: een voorbeeld van de invulling van het beheerproces in de praktijk== | ||
Er zijn veel manieren waarop het beheerproces praktisch kan worden uitgevoerd. Wat handig is en wat werkt, is per organisatie verschillend en ook afhankelijk van de beschikbare tooling. Het proces dat hierna beschreven wordt, is overgenomen uit de procesbeschrijving van het Kadaster en is gebaseerd op invoer vanuit excel naar het linked data theater, de voorloper van de dotweb stack. | |||
Hierna wordt op basis van de onderstaande figuur beschreven hoe het proces voor het definiëren en onderhouden van begrippen kan verlopen. In de figuur zijn de gele blokken in de vorm van een pijl de processen en de rechthoekige blokjes de materialen en middelen die nodig zijn in het proces. | Hierna wordt op basis van de onderstaande figuur beschreven hoe het proces voor het definiëren en onderhouden van begrippen kan verlopen. In de figuur zijn de gele blokken in de vorm van een pijl de processen en de rechthoekige blokjes de materialen en middelen die nodig zijn in het proces. | ||
[[Afbeelding:Proces van definiëren en onderhouden van begrippen.png|thumb|none|700px|alt=NOG IN TE VULLEN!]] | [[Afbeelding:Proces van definiëren en onderhouden van begrippen.png|thumb|none|700px|alt=NOG IN TE VULLEN!]] | ||
==Het definitieproces== | ===Het definitieproces=== | ||
Het proces begint met een voorraad van te definiëren begrippen. Door de Domeinredacteur worden deze opgenomen in het Definitie Raamwerk. Het definitie raamwerk is hier een tabblad in een excelfile waarmee de begrippen kunnen worden gedefinieerd (Dit kan natuurlijk ook specialistische software zijn waarin de begrippen worden beheerd en onderhouden). In de onderstaande figuur is hier een voorbeeld van te zien. | Het proces begint met een voorraad van te definiëren begrippen. Door de Domeinredacteur worden deze opgenomen in het Definitie Raamwerk. Het definitie raamwerk is hier een tabblad in een excelfile waarmee de begrippen kunnen worden gedefinieerd (Dit kan natuurlijk ook specialistische software zijn waarin de begrippen worden beheerd en onderhouden). In de onderstaande figuur is hier een voorbeeld van te zien. | ||
De | De definitie-raamwerken met begrippen vormen samen de werkvoorraad van de begrippen die in de volgende stap volgens de definitieregels worden gedefinieerd. Dit proces van definiëren van begrippen bestaat uit het opstellen van een definitie en waar mogelijk refereren aan een wettelijke grondslag (dit zal vooral voor juridische begrippen kunnen). Bij het definiëren van begrippen zijn ook weer andere begrippen nodig die toegevoegd kunnen worden aan de werkvoorraad door ze in een definitieframe op te nemen. Aan de andere kant kan het blijken dat een begrip niet zinvol te definiëren is (bijvoorbeeld “naam”) of in een ander domein thuis hoort. Dit worden de ter afkeuring beoordeelde begrippen. | ||
De definities van de begrippen moeten worden gevalideerd door de domeineigenaar. Dit wil zeggen dat de domeineigenaar controleert of de gekozen definitie klopt binnen de context van zijn domein. Uit deze validatie komen gevalideerde begrippen en afgekeurde begrippen. De afgekeurde begrippen ontstaan als de domeineigenaar besluit dat een begrip bij nader inzien niet tot het domein behoort. | De definities van de begrippen moeten worden gevalideerd door de domeineigenaar. Dit wil zeggen dat de domeineigenaar controleert of de gekozen definitie klopt binnen de context van zijn domein. Uit deze validatie komen gevalideerde begrippen en afgekeurde begrippen. De afgekeurde begrippen ontstaan als de domeineigenaar besluit dat een begrip bij nader inzien niet tot het domein behoort. | ||
| Regel 28: | Regel 32: | ||
[[Afbeelding:excel brk-intern-begrip.png|thumb|none|700px|alt=Excelwerkblad met onder elkaar de eigenschappen URI, Label, Status, Naam, Definitie en Uitleg (kolom A). Kolom b is leeg, op de titel Language na. Kolom C bevat de waarde die per eigenschap is ingevoerd, in dit geval voor het begrip Beslaglegger.]] | [[Afbeelding:excel brk-intern-begrip.png|thumb|none|700px|alt=Excelwerkblad met onder elkaar de eigenschappen URI, Label, Status, Naam, Definitie en Uitleg (kolom A). Kolom b is leeg, op de titel Language na. Kolom C bevat de waarde die per eigenschap is ingevoerd, in dit geval voor het begrip Beslaglegger.]] | ||
Na de verificatie kunnen de geverifieerde begrippen worden gepubliceerd, waarna de begrippen kunnen worden geraadpleegd en gebruikt door de gebruikers. | Na de verificatie kunnen de geverifieerde begrippen worden gepubliceerd, waarna de begrippen kunnen worden geraadpleegd en gebruikt door de gebruikers. | ||
==Het beheerproces== | ===Het beheerproces=== | ||
Vanuit het gebruik van de begrippen komen bevindingen naar voren (inhoudelijk en tekstueel). Deze kunnen worden gemeld via een formulier op de website van de begrippenlijst. Deze bevindingen worden geregistreerd en besproken in de redactieraad. Kleine tekstuele wijzigingen worden direct doorgevoerd op de geverifieerde begrippen en kunnen opnieuw worden gepubliceerd. Inhoudelijke bevindingen worden na beoordeling in de redactieraad doorgegeven aan de domeinredacteur die het begrip van een verbeterde definitie voorziet in het reguliere definitieproces. Hierna wordt de nieuwe definitie voorgelegd aan de domeineigenaar en de eindredacteur ter verificatie. | Vanuit het gebruik van de begrippen komen bevindingen naar voren (inhoudelijk en tekstueel). Deze kunnen worden gemeld via een formulier op de website van de begrippenlijst. Deze bevindingen worden geregistreerd en besproken in de redactieraad. Kleine tekstuele wijzigingen worden direct doorgevoerd op de geverifieerde begrippen en kunnen opnieuw worden gepubliceerd. Inhoudelijke bevindingen worden na beoordeling in de redactieraad doorgegeven aan de domeinredacteur die het begrip van een verbeterde definitie voorziet in het reguliere definitieproces. Hierna wordt de nieuwe definitie voorgelegd aan de domeineigenaar en de eindredacteur ter verificatie. | ||
==Definitieregels== | ===Definitieregels=== | ||
# Elke definitie kent de vorm "<begrip> is een <algemener begrip> <nadere omschrijving>" of "<begrip is een onderdeel van <geheel-begrip> <nadere omschrijving>". | # Elke definitie kent de vorm "<begrip> is een <algemener begrip> <nadere omschrijving>" of "<begrip is een onderdeel van <geheel-begrip> <nadere omschrijving>". | ||
# Alle vaktermen of termen die een specifieke betekenis hebben in het domein worden ook als begrip verder uitgelegd. | # Alle vaktermen of termen die een specifieke betekenis hebben in het domein worden ook als begrip verder uitgelegd. | ||
# In ieder geval het <algemener begrip>, <geheel-begrip> en minimaal 1 term in de <nadere omschrijving> zijn verder uitgewerkt. | # In ieder geval het <algemener begrip>, <geheel-begrip> en minimaal 1 term in de <nadere omschrijving> zijn verder uitgewerkt. | ||
# Uitzondering op bovenstaande regels is de situatie dat een definitie alleen nog maar bestaat uit termen die elke Nederlander kan begrijpen (dus feitelijk: een definitie op B1 niveau), geen vaktermen zijn en geen specifieke betekenis meer hebben in het domein. | # Uitzondering op bovenstaande regels is de situatie dat een definitie alleen nog maar bestaat uit termen die elke Nederlander kan begrijpen (dus feitelijk: een definitie op B1 niveau), geen vaktermen zijn en geen specifieke betekenis meer hebben in het domein. | ||
Versie van 3 apr 2019 13:13
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Arjen Santema
- H.Nijstad@kennisnet.nl
- Status
- Actueel
- Auteurs
Werkgroep gegevenswoordenboeken
Een gegevenswoordenboek geeft weer hoe “de wereld eruitziet” binnen het beschreven domein. Vaak is dit behoorlijk stabiel, maar op onderdelen zal er voortschrijdend inzicht ontstaan. Dit betekent dat in de loop van de tijd (delen van) een gegevenswoordenboek moet worden herzien. Continuïteit in beheer en onderhoud is dus nodig. Omdat dit onderhoud vaak slechts incidenteel nodig is, is het van belang om het specifiek in de organisatie te beleggen, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de actualiteit en kwaliteit. Het initieel opstellen is vaak onderdeel van een project, het beheer moet in de bestaande organisatie belegd worden. Als het gegevenswoordenboek wordt afgeleid van een beheerd informatiemodel is er geen aparte beheerorganisatie nodig. Het gegevenswoordenboek wijzigt dan mee met het informatiemodel.
BOMOS als kader om beheer en governance in te richten
Het beheer van een gegevenswoordenboek heeft veel gemeen met het beheer van een standaard. Voor het goed beheren van standaarden is een methodiek ontwikkeld: de BOMOS methodiek. Afhankelijk van de reikwijdte en het belang van het gegevenswoordenboek kun je BOMOS meer of minder volledig toepassen en volgen. Ook voor het inrichten van de Governance van gegevenswoordenboeken kan de BOMOS worden gebruikt.
Redactie van een gegevenswoordenboek
Als het gegevenswoordenboek een verzameling is van gerelateerde begrippen uit verschillende domeinen (of organisaties), dan is het van belang om de kennis uit de verschillende domeinen goed te betrekken in het beheerproces. Daar waar het gaat om het definiëren van de begrippen kan dit door te werken met een centrale (kern)redactie. Deze redactie kan ervoor zorgen dat er eenheid komt in de formulering van de definities en kan de onderlinge samenhang van de begrippen bewaken.
Als de begrippen uit verschillende domeinen afkomstig zijn, kan per domein een domeinredacteur worden benoemd. Een deskundige die de verantwoordelijkheid heeft om de begrippen uit zijn domein te definiëren en domeinoverstijgende begrippen met anderen af te stemmen. Deze domeinredacteuren vormen samen met een eindredacteur de redactie van het gegevenswoordenboek.
Beleggen van domeinredactie en eindredactie bij de juiste afdelingen
Om ervoor te zorgen dat dit beheerproces echt in de organisatie is ingebed is het belangrijk om de taak van redactie en de rol van de diverse domeinredacteuren te benoemen en (formeel) te beleggen bij een of meerdere afdelingen. De managers van deze afdelingen kunnen hiervoor middelen begroten en zijn aan te spreken op de voortgang van het redactieproces. Daarnaast kunnen deze managers een bemiddelende rol spelen indien zich een conflict voordoet over een te kiezen definitie. Daarom is aan te raden om de verantwoordelijkheid voor het gehele redactieproces expliciet aan één manager toe te wijzen.
Loket- en kennisfunctie van de redactie
De redactie van het gegevenswoordenboek vormt het loket voor het ontvangen, afhandelen en terugkoppelen van bevindingen. Hiervoor hebben zij bijvoorbeeld een eigen e-mailadres. Het onderhoud zal uiteenlopen van het verbeteren van schrijffouten, tot inhoudelijke verbetering van bestaande definities en het toevoegen van nieuwe begrippen. Bij het wijzigen van begrippen moet worden vastgelegd waarom de wijziging is gedaan en wat de overwegingen hierbij waren. Dit is ook handig als achtergrond voor het beantwoorden van eventueel toekomstige vragen over het begrip.
Toetsingsproces op ingrijpende wijzigingen
Wanneer er een groot belang is bij de precieze formulering van een begrip is naast het inrichten van een redactieproces ook van belang om te zorgen voor een toetsing van de opgeleverde definities. Dit kan door het inrichten van een klankbordgroep of een gebruikersraad die de begrippen kan toetsen en kan adviseren over verbeteringen. Afhankelijk van de situatie kan de eindverantwoordelijkheid voor het vaststellen van een definitieve versie van het gegevenswoordenboek liggen bij de gebruikersraad of bij de redactie. In de BOMOS standaard is goed beschreven hoe dit kan worden ingericht.
Kadaster: een voorbeeld van de invulling van het beheerproces in de praktijk
Er zijn veel manieren waarop het beheerproces praktisch kan worden uitgevoerd. Wat handig is en wat werkt, is per organisatie verschillend en ook afhankelijk van de beschikbare tooling. Het proces dat hierna beschreven wordt, is overgenomen uit de procesbeschrijving van het Kadaster en is gebaseerd op invoer vanuit excel naar het linked data theater, de voorloper van de dotweb stack.
Hierna wordt op basis van de onderstaande figuur beschreven hoe het proces voor het definiëren en onderhouden van begrippen kan verlopen. In de figuur zijn de gele blokken in de vorm van een pijl de processen en de rechthoekige blokjes de materialen en middelen die nodig zijn in het proces.
Het definitieproces
Het proces begint met een voorraad van te definiëren begrippen. Door de Domeinredacteur worden deze opgenomen in het Definitie Raamwerk. Het definitie raamwerk is hier een tabblad in een excelfile waarmee de begrippen kunnen worden gedefinieerd (Dit kan natuurlijk ook specialistische software zijn waarin de begrippen worden beheerd en onderhouden). In de onderstaande figuur is hier een voorbeeld van te zien.
De definitie-raamwerken met begrippen vormen samen de werkvoorraad van de begrippen die in de volgende stap volgens de definitieregels worden gedefinieerd. Dit proces van definiëren van begrippen bestaat uit het opstellen van een definitie en waar mogelijk refereren aan een wettelijke grondslag (dit zal vooral voor juridische begrippen kunnen). Bij het definiëren van begrippen zijn ook weer andere begrippen nodig die toegevoegd kunnen worden aan de werkvoorraad door ze in een definitieframe op te nemen. Aan de andere kant kan het blijken dat een begrip niet zinvol te definiëren is (bijvoorbeeld “naam”) of in een ander domein thuis hoort. Dit worden de ter afkeuring beoordeelde begrippen.
De definities van de begrippen moeten worden gevalideerd door de domeineigenaar. Dit wil zeggen dat de domeineigenaar controleert of de gekozen definitie klopt binnen de context van zijn domein. Uit deze validatie komen gevalideerde begrippen en afgekeurde begrippen. De afgekeurde begrippen ontstaan als de domeineigenaar besluit dat een begrip bij nader inzien niet tot het domein behoort.
De gevalideerde begrippen worden vervolgens geverifieerd, wat betekent dat wordt gekeken of de definities technisch goed in het definitie raamwerk zijn opgenomen en niet strijdig zijn met definities die in andere domeinen al bestaan. Deze stap kan leiden tot afgekeurde begrippen en tot opnieuw te valideren begrippen als de definitie wordt aangepast in relatie tot een al bestaande definitie. Deze stap vindt plaats in overleg tussen de eindredacteur en de domeineigenaar.
Na de verificatie kunnen de geverifieerde begrippen worden gepubliceerd, waarna de begrippen kunnen worden geraadpleegd en gebruikt door de gebruikers.
Het beheerproces
Vanuit het gebruik van de begrippen komen bevindingen naar voren (inhoudelijk en tekstueel). Deze kunnen worden gemeld via een formulier op de website van de begrippenlijst. Deze bevindingen worden geregistreerd en besproken in de redactieraad. Kleine tekstuele wijzigingen worden direct doorgevoerd op de geverifieerde begrippen en kunnen opnieuw worden gepubliceerd. Inhoudelijke bevindingen worden na beoordeling in de redactieraad doorgegeven aan de domeinredacteur die het begrip van een verbeterde definitie voorziet in het reguliere definitieproces. Hierna wordt de nieuwe definitie voorgelegd aan de domeineigenaar en de eindredacteur ter verificatie.
Definitieregels
- Elke definitie kent de vorm "<begrip> is een <algemener begrip> <nadere omschrijving>" of "<begrip is een onderdeel van <geheel-begrip> <nadere omschrijving>".
- Alle vaktermen of termen die een specifieke betekenis hebben in het domein worden ook als begrip verder uitgelegd.
- In ieder geval het <algemener begrip>, <geheel-begrip> en minimaal 1 term in de <nadere omschrijving> zijn verder uitgewerkt.
- Uitzondering op bovenstaande regels is de situatie dat een definitie alleen nog maar bestaat uit termen die elke Nederlander kan begrijpen (dus feitelijk: een definitie op B1 niveau), geen vaktermen zijn en geen specifieke betekenis meer hebben in het domein.