Beleid opnames NORA-bijeenkomsten
Sinds 2020 houden we bij NORA meer digitale bijeenkomsten dan fysieke. Van tijd tot tijd nemen we deze sessies (via Teams, Webex en ondersteunende tools als Miro) op. Op deze pagina staat wat we doen om in die gevallen de privacywetgeving zowel in letter als geest te volgen.
Opnames duidelijk aankondigen en opt-out mogelijk maken[bewerken]
Als we een bijeenkomst op willen nemen starten we de opname niet direct, maar pas nadat de deelnemers redelijkerwijs de tijd hebben gehad om in te loggen (dus na de inloop). Voordat we de opname starten vertellen we dat we de bijeenkomst op zullen nemen en waarom, en geven aan dat wie camera en microfoon uitzet in principe niet in beeld komt.
We vragen deelnemers die toch bezwaren of twijfels hebben om dit aan te geven in de chat (die niet opgenomen wordt) of via een ander kanaal. Bij geen bezwaar start de opname, anders volgt discussie. Dat kan tot gevolg hebben dat de deelnemer het bezwaar intrekt, of dat de organisator namens NORA besluit dat de opname minder belangrijk is dan het bezwaar en de bijeenkomst niet wordt opgenomen. Komen we er niet op uit deze manier, dan krijgt de deelnemer met bezwaar de gelegenheid de bijeenkomst te verlaten voor de opname gestart wordt.
Mogelijkheid om achteraf alsnog bezwaar te maken en vernietiging van (een deel van de) opnamen te vragen[bewerken]
Deelnemers die er achteraf achter komen dat er iets in beeld of op de microfoon is gekomen dat gevoelig is, incorrect of indecent, of om een andere reden alsnog bezwaar hebben tegen het gebruik van de opname voor het aangegeven doel kunnen dat ten allen tijde laten weten via nora@ictu.nl.
In zo'n geval zal NORA Beheer checken bij de organisator of de indiener inderdaad aanwezig was bij de bijeenkomst en zo ja de opnames (laten) vernietigen.
Doel van de opnames helder maken en alleen opnemen als dat proportioneel is[bewerken]
Bij aankondiging van de opname vermelden we waarom een opname in onze ogen nodig is: het doel van de opname. Deelnemers kunnen zo mede beoordelen of het doel het middel (opname van camerabeelden en stem van deelnemers) rechtvaardigt en bij twijfel alternatieven voorstellen.
Voor elk van de doelen die we vanuit NORA Beheer tot nu toe hebben gehad voor het maken van een opname staat op de pagina Met welk doel kunnen we een NORA-bijeenkomst opnemen? beschreven in welk type bijeenkomsten het doel wel (en niet) van toepassing kan zijn en wat we bij dit doel voor aanvullende maatregelen nemen om de privacy van deelnemers zo veel mogelijk te beschermen.