Beleid opnames NORA-bijeenkomsten
Sinds 2020 houden we bij NORA meer digitale bijeenkomsten dan fysieke. Van tijd tot tijd nemen we deze sessies (via Teams, Webex en ondersteunende tools als Miro) op. Op deze pagina staat wat we doen om in die gevallen de privacywetgeving zowel in letter als geest te volgen.
Opnames duidelijk aankondigen en opt-out mogelijk maken[bewerken]
Als we een bijeenkomst op willen nemen starten we de opname niet direct, maar pas nadat de deelnemers redelijkerwijs de tijd hebben gehad om in te loggen (dus na de inloop). Voordat we de opname starten vertellen we dat we de bijeenkomst op zullen nemen en waarom, en geven aan dat wie camera en microfoon uitzet in principe niet in beeld komt.
We vragen deelnemers die toch bezwaren of twijfels hebben om dit aan te geven in de chat (die niet opgenomen wordt) of via een ander kanaal. Bij geen bezwaar start de opname, anders volgt discussie. Dat kan tot gevolg hebben dat de deelnemer het bezwaar intrekt, of dat de organisator namens NORA besluit dat de opname minder belangrijk is dan het bezwaar en de bijeenkomst niet wordt opgenomen. Komen we er niet op uit deze manier, dan krijgt de deelnemer met bezwaar de gelegenheid de bijeenkomst te verlaten voor de opname gestart wordt.
Mogelijkheid om achteraf alsnog bezwaar te maken en vernietiging van (een deel van de) opnamen te vragen[bewerken]
Deelnemers die er achteraf achter komen dat er iets in beeld of op de microfoon is gekomen dat gevoelig is, incorrect of indecent, of om een andere reden alsnog bezwaar hebben tegen het gebruik van de opname voor het aangegeven doel kunnen dat ten allen tijde laten weten via nora@ictu.nl.
In zo'n geval zal NORA Beheer checken bij de organisator of de indiener inderdaad aanwezig was bij de bijeenkomst en zo ja de opnames (laten) vernietigen.
Doel van de opnames helder maken en alleen opnemen als dat proportioneel is[bewerken]
Bij aankondiging van de opname vermelden we waarom een opname in onze ogen nodig is: het doel van de opname. Deelnemers kunnen zo mede beoordelen of het doel het middel (opname van camerabeelden en stem van deelnemers) rechtvaardigt en bij twijfel alternatieven voorstellen.
Voor elk van de doelen die we vanuit NORA Beheer tot nu toe hebben gehad voor het maken van een opname staat op de pagina Met welk doel kunnen we een NORA-bijeenkomst opnemen? beschreven in welk type bijeenkomsten het doel wel (en niet) van toepassing kan zijn en wat we bij dit doel voor aanvullende maatregelen nemen om de privacy van deelnemers zo veel mogelijk te beschermen.
Beheer van opnamen & IAM[bewerken]
<wacht op stukje tekst vanuit ICTU, het gaat om een Sharepoint omgeving en een Nederlandse server>
Wat wordt er opgenomen?[bewerken]
Als je in Teams een opname start komt niet alles in de opname terecht. Zichtbaar in de opname:
- Presentator & presentatie
- Gedeeld scherm
- Camerabeelden van een deelnemer in Spotlight in groot formaat
- Camerabeelden van de deelnemers (als ze de camera aan hebben staan) in kleiner formaat - hoe meer deelnemers hoe kleiner en bij te veel deelnemers met de camera aan komt niet iedereen in beeld)
- Profielafbeelding of initialen van de deelnemers die de camera uit hebben staan - ook hier geldt dat de profielen krimpen bij meer deelnemers en niet iedereen in beeld is
- Naam van de deelnemers, zoals opgegeven in een eigen MS Teams-account of bij inloggen als gast - deze is tijdens presentaties vrij klein
- Symbool van opgestoken hand of emoji, op het moment dat de deelnemer deze gebruikt
- Gekleurd kader om camerabeeld of profiel van deelnemer die het woord neemt
NIET zichtbaar in de opname:
- chat-berichten (zowel algemeen als privé)
- documenten, whiteboards of andere tabbladen die zijn toegevoegd aan de teams-vergadering, behalve op momenten dat deze door een deelnemer in beeld gedeeld worden
Hoorbaar in de opname:
- Audio van deelnemers die de microfoon aan hebben staan
- Presentator-geluid inclusief filmpjes et cetera
Hoe voorkom ik dat ik in beeld kom / hoorbaar ben?[bewerken]
Je hebt een aantal opt-out mogelijkheden, afhankelijk van je wensen:
- Ik wil niet dat mensen mijn huis / omgeving zien, of er komen soms mensen langslopen die niet in beeld willen. Dus ik kies binnen Teams een digitale achtergrond (blur of plaatje).
- Ik wil mijn beeltenis niet delen. Dus ik zet mijn camera uit en kies geen (herkenbare) profielfoto.
- Ik wil niet dat collega's of bekenden later zien dat ik bij deze bijeenkomst was. Dus ik log niet in met mijn werk-account maar als gast, onder een pseudoniem dat ik in de chat verklaar.
- Ik wil mijn eigen stem niet terug-horen in een opname, dus ik houd mijn mond en zet de microfoon uit. Vragen stellen en reageren doe ik in de chat.
- Ik wil niet dat mijn mening of standpunten breder gedeeld worden dan deze bijeenkomst. Dus dat laat ik weten aan de secretaris of organisator, vóór of tijdens de vergadering. Die houd daar rekening mee in het verwerken van de opname.
- Ik heb toestemming gegeven, maar nu loopt mijn kind naakt het beeld in halverwege de opname! Dus ik vraag NORA Beheer of de organisator om de opname te stoppen en (delen) te verwijderen.
- Ik vind het ongepast dat deze bijeenkomst opgenomen wordt en voel me gehinderd in mijn deelname. Het doel dat wordt gegeven is volgens mij niet proportioneel en ik kan zo niet vrijuit spreken. Dus ik zeg dat in de vergadering, zet het in de chat of stuur een berichtje naar NORA Beheer, zodat ze de opname niet starten.