Besturing en governance gegevensmanagement
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Arjen Santema
- info@stolkinformatiemanagement.nl
- Status
- Actueel
- Auteurs
Wim Stolk (Gemeentelijke Expertgroep Gegevensmanagement), Jaap van den Berg (DUO)
Governance[bewerken]
Governance is een internationaal gebruikte term om besturing aan te geven in een gereguleerde setting, bijvoorbeeld als het gaat om het kunnen voldoen aan wetgeving of als het gaat om voldoen aan hiërarchisch gestelde eisen. Het "voldoen aan" wordt ook vaak omschreven als compliancy.
Er is sprake van governance als de uitvoering is geregeld. Tegelijkertijd kan de uitvoering niet een eigen route kiezen en is deze afhankelijk van duidelijke sturing.
De governance van gegevensmanagement in de NORA wordt als volgt opgebouwd:
- Betrokkenheid vanuit het management
- Organiseren
- Beleid vaststellen
- Producten vaststellen
- Uitvoeren, Monitoren, Evalueren en besturen van het geheel
Betrokkenheid vanuit het management[bewerken]
De omvang, het gebruik en de regelgeving rondom gegevens neemt toe met de dag. Populaire uitdrukkingen als 'gegevens zijn de nieuwe olie' van vandaag worden gebruikt om maar duidelijk te maken dat gegevens de nieuwe bron voor het werk van vandaag de dag zijn. Met het gebruik dat toeneemt, ontstaat er meer regelgeving, toepassing en vraagstukken rondom gegevens. Om dit vraagstuk handelbaar te maken geeft de NORA door middel van dit thema een handreiking om de governance met bijbehorende inrichting, rollen en producten om met gegevensmanagement de grip op gegevens te vergroten. Het onderwerp valt en staat met aandacht voor gegevens vanuit de top van de organisatie, of het nu de minister, de secretaris-generaal, de bestuurder of de directeur is: als op strategisch niveau niet de aandacht is geregeld zal de grip op gegevens nooit op de juiste manier worden ingericht.
Concreet houdt het in dat er binnen de organisatie een bestuurder op strategisch niveau de portefeuillehouder is van het onderwerp gegevensmanagement. De bestuurder is eindverantwoordelijk voor een visie op gegevens, het inrichten van een organisatie onderdeel om dit vraagstuk te adresseren en bijvoorbeeld de financiën en FTE toe te wijzen. Natuurlijk dient de visie in lijn te zijn met de strategische doelstellingen van de organisatie, bij voorkeur gebaseerd op een meerjaren plan om een gedegen (architectuur en ICT) basis te kunnen leggen om de doelstellingen van de organisatie te kunnen realiseren.
Beleid vaststellen[bewerken]
De strategische doelstellingen, vertaald naar jaarlijkse resultaten worden ondersteund met een informatiebeleidsplan. Dit (meerjarig) informatiebeleidsplan wordt weer ondersteund met architectuur, sectorplannen en of een projectportfolio. In een enkel geval is gegevensmanagementbeleid als specifiek onderwerp beschreven. Vaak komt het voor dat gegevensmanagement gerelateerde onderwerpen in de diverse genoemde documenten is beschreven. Een gedeelte binnen de architectuur (eenmalig uitvragen, meervoudig gebruiken) of in een sectorplan (inrichting van de gegevensbeheer organisatie) of in een projectportfolio (project X om de gegevenskwaliteit te verhogen).
Organiseren[bewerken]
De governance én de gegevensmanagementrollen vragen om een overleg en plek in de organisatie om op gereguleerde basis met elkaar af te stemmen. Door middel van een regulier overleg zal de governance worden gerealiseerd tussen de verschillende strategische- tactische en operationele lagen enerzijds en op Business, ICT en Technische niveau anderzijds. Door overleggen op de juiste niveaus in te regelen ontstaat er een logisch geheel van missie-visie versus beleid en governance en uitvoering en resultaat. Het uitgangspunt is dus dat gegevensmanagement op strategisch niveau een portefeuillehouder heeft die door middel van regulier overleg een vinger aan de pols houdt als het gaat om onderwerpen: zijn we in control van onze gegevens, is de kwaliteit van onze gegevens op orde, hebben we een toekomstbestendige gegevenshuishouding gecreëerd en gaan we op de correcte manier met onze gegevens om. De portefeuillehouder spreekt hiervoor met bijvoorbeeld een CIO of met de regisseur gegevensmanagement die veelvuldig in contact staat met de verschillende rollen binnen het gegevensmanagement werkveld. Afhankelijk van de organisatie kan gegevensmanagement in een CIO office worden geadresseerd of bijvoorbeeld een stafbureau van Bedrijfsvoering. Gegevensmanagement is géén technische aangelegenheid, maar een samenspel tussen het primaire proces en de ondersteuning vanuit de informatiehuishouding. Naast de regisseur zijn er diverse rollen beschreven zie hiervoor: de NORA gegevensmanagement rollen.
Producten vaststellen[bewerken]
Gegevensmanagement zal een aantal producten gebruiken om voor de verschillende rollen inzichtelijk te maken over welke gegevens wordt gesproken. Dit kunnen producten zijn die al bestaan, zoals architectuurplaten als een gegevenslandschap, of een gegevenswoordenboek van een basisregistratie. Het kunnen ook organisatie-specifieke producten zijn, zoals een gegevensleveringsovereenkomst waarin een koppeling van een bron met een applicatie wordt omschreven, inclusief een verantwoording van de doelbinding van het gebruik van gegevens. De producten en rollen zijn onderling afhankelijk: als er sprake is een product, dan zal deze ook onderhouden moeten worden. Of als er sprake is van een rol, zal deze rol ook zijn eigen instrumenten en of producten inzetten om de rol te kunnen uitvoeren.
De uitvoering van de governance grijpt in elkaar: met producten en instrumenten kan er door de verschillende rollen worden gestuurd op de uitvoering van het gegevensbeheer. Zonder uitvoering is er geen governance en zonder governance kan de uitvoering stuurloos worden. Deze gegevensmanagement producten worden in een ander onderdeel van deze wiki beschreven. Zie: Producten en instrumenten
Uitvoeren, monitoren, evalueren en besturen van het geheel.[bewerken]
Gegevensmanagement is niet een eenmalige (herstel)actie. Het gaat om een continu proces om de grip op de gegevens te houden. Met alle voorgaande stappen is het mogelijk om een gehele cyclus van prioriteit, strategie, tactiek en uitvoering op te lijnen. Dat vraagt ook om een evaluatie cyclus. De governance valt en staat met uitvoeren, monitoren van de uitvoering, evalueren van de uitvoering en gestelde strategie, heroriënteren en opnieuw prioriteren en weer met frisse moed naar de volgende fase doorgroeien.