Besturing en governance gegevensmanagement

Uit NORA Online
Versie door Avwinkelhof (Overleg | bijdragen) op 26 mrt 2019 om 14:33 (overbodig woord verwijderd)

(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)
Ga naar: navigatie, zoeken
Logo van het subthema gegevensmanagement,de tekst Gegevensmanagement met een serie nulletjes en eentjes die op verschillende manieren zijn gegroepeerd en gearceerd. Plus in de onderhoek het logo van Data op het web, een spinneweb met nulletjes en eentjes er in en de tekst Data op het web.

Onderdeel van Gegevensmanagement.

Status: 1.0 - eerste publieke versie
Auteurs: Wim Stolk (Gemeentelijke Expertgroep Gegevensmanagement), Jaap van den Berg (DUO)
Feedback pagina: info@stolkinformatiemanagement.nl

Governance

Governance is een internationaal gebruikte term waarmee het bestuur in een gereguleerde setting wordt uitgedrukt, bijvoorbeeld als het gaat om het kunnen voldoen aan wetgeving of als het gaat om voldoen aan hiërarchisch gestelde eisen. Het "voldoen aan" wordt ook vaak omschreven als compliancy.

Er is sprake van governance als de uitvoering van gegevensbeheer is geregeld. Tegelijkertijd kan de uitvoering niet een eigen route kiezen en is deze afhankelijk van duidelijke sturing.

De governance van gegevensmanagement in de NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur wordt als volgt opgebouwd:

  1. Betrokkenheid vanuit het management
  2. Organiseren
  3. Beleid vaststellen
  4. Producten vaststellen
  5. Uitvoeren, monitoren, evalueren en besturen van het geheel

Betrokkenheid vanuit het management

De omvang, het gebruik en de regelgeving rondom gegevens neemt toe met de dag. Populaire uitdrukkingen als 'gegevens zijn de nieuwe olie van vandaag' worden gebruikt om maar duidelijk te maken dat gegevens de nieuwe bron voor het werk van vandaag de dag zijn. Met het gebruik dat toeneemt, ontstaat er meer regelgeving, toepassing en vraagstukken rondom gegevens. Om dit vraagstuk handelbaar te maken geeft de NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur een handreiking om met de governance en bijbehorende inrichting, rollen en producten de grip op gegevens te vergroten. Het onderwerp valt en staat met aandacht voor gegevens vanuit de top van de organisatie, of het nu de minister, de secretaris-generaal, de bestuurder of de directeur is: als op strategisch niveau niet de aandacht is geregeld, zal de grip op gegevens nooit op de juiste manier worden ingericht.

Concreet houdt het in dat er binnen de organisatie een bestuurder op strategisch niveau de portefeuillehouder is van het onderwerp gegevensmanagement. De bestuurder is eindverantwoordelijk voor een visie op gegevens, het inrichten van een organisatie-onderdeel om dit vraagstuk te adresseren en bijvoorbeeld de financiën en FTE toe te wijzen. Natuurlijk dient de visie in lijn te zijn met de strategische doelstellingen van de organisatie, bij voorkeur gebaseerd op een meerjarenplan om een gedegen (architectuurEen beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen. en ICT) basis te kunnen leggen om de doelstellingen van de organisatie te kunnen realiseren.

Organiseren

De governance én de gegevensmanagementrollen vragen om een overleg en plek in de organisatie om op gereguleerde basis met elkaar af te stemmen. Onderwerpen als het beleggen van eigenaarschap van gegevens, een verdeling van rollen, taken en bevoegdheden is nodig om duidelijkheid te scheppen. Vervolgens kan door middel van regulier overleg de governance gerealiseerd worden tussen de verschillende strategische, tactische en operationele lagen enerzijds en op Business, Informatievoorziening en Technische niveau anderzijds. Door overleggremia op de juiste niveaus te regelen ontstaat een logisch geheel van missie/visie versus beleid & governance en uitvoering & resultaat.

Het uitgangspunt is dus dat gegevensmanagement op strategisch niveau een portefeuillehouder heeft die door middel van regulier overleg een vinger aan de pols houdt als het gaat om onderwerpen: zijn we in control van onze gegevens, is de kwaliteit van onze gegevens op orde, hebben we een toekomstbestendige gegevenshuishouding gecreëerd en gaan we op de correcte manier met onze gegevens om?

De portefeuillehouder spreekt hiervoor met bijvoorbeeld een CIO of met de regisseur gegevensmanagement die veelvuldig in contact staat met de verschillende rollen binnen het gegevensmanagementwerkveld. Let wel: als de betrokkenheid van het management op voorhand geregeld moet zijn, dan moet vanaf het begin de bestuurlijke relevantie van gegevens voldoende aandacht krijgen. Afhankelijk van de organisatie kan gegevensmanagement in een CIO office worden geadresseerd of bijvoorbeeld in een stafbureau van Bedrijfsvoering. De beste keuze voor het beleggen van gegevensmanagement is van de specifieke dynamiek in een organisatie afhankelijk. Zowel centraal, decentraal als federatief is mogelijk en stelt zijn eigen eisen aan de inrichting van de rollen. Tevens wordt hier met nadruk aangegeven dat Gegevensmanagement géén technische aangelegenheid is, maar een samenspel tussen het primaire proces en de ondersteuning vanuit de informatiehuishoudingHet totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en –opslag of archivering ter ondersteuning van de primaire processen..

In een apart hoofdstuk zijn de diverse rollen beschreven van gegevensmanagement, denk aan de eerder genoemde portefeuillehouder of de regisseur gegevensmanagement, maar ook aan de bronhouder, architect en afnemerDe persoon of organisatie die een dienst in ontvangst neemt. Dit kan een burger, een (medewerker van een) bedrijf of instelling dan wel een collega binnen de eigen of een andere organisatie zijn.. Lees hier verder over de rollen.

Beleid vaststellen

De strategische doelstellingen, vertaald naar jaarlijkse resultaten worden ondersteund met een informatiebeleidsplan. Dit (meerjarige) informatiebeleidsplan wordt weer ondersteund met architectuurEen beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen., sectorplannen en/of een projectportfolio. In een enkel geval is gegevensmanagementbeleid als specifiek onderwerp beschreven. Vaak komt het voor dat gegevensmanagement-gerelateerde onderwerpen in de diverse genoemde documenten is beschreven. Een gedeelte binnen de architectuurEen beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen. (eenmalig uitvragen, meervoudig gebruiken) of in een sectorplan (inrichting van de gegevensbeheer organisatie) of in een projectportfolio (project X om de gegevenskwaliteit te verhogen).

Producten vaststellen

Gegevensmanagement zal een aantal producten gebruiken om voor de verschillende rollen inzichtelijk te maken over welke gegevens wordt gesproken. Dit kunnen producten zijn die al bestaan, zoals architectuurplaten als een gegevenslandschap, of een gegevenswoordenboek van een basisregistratieEen bij wet als basisregistratie aangemerkte registratie.. Het kunnen ook organisatie-specifieke producten zijn, zoals een gegevensleveringsovereenkomst waarin een koppeling van een bron met een applicatie wordt omschreven, inclusief een verantwoording van de doelbindingHet principe dat iemand (persoon of organisatie) alleen informatie mag vragen, opslaan, gebruiken, delen ten behoeve van welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. van het gebruik van gegevens. De producten en rollen zijn onderling afhankelijk: als er sprake is een product, dan zal deze ook onderhouden moeten worden. Of als er sprake is van een rol, zal deze rol ook zijn eigen instrumenten en/of producten inzetten om de rol te kunnen uitvoeren.

De uitvoering van de governance grijpt in elkaar: met producten en instrumenten kan er door de verschillende rollen worden gestuurd op de uitvoering van het gegevensbeheer. Zonder uitvoering is er geen governance en zonder governance kan de uitvoering stuurloos worden. Deze gegevensmanagement producten worden in een ander onderdeel van deze wiki beschreven. Zie: Producten en instrumenten

Uitvoeren, monitoren, evalueren en besturen van het geheel

Gegevensmanagement is niet een eenmalige (herstel)actie. Het gaat om een continu proces om de grip op de gegevens te houden. Met alle voorgaande stappen is het mogelijk om een geheel cyclus van prioriteit, strategie, tactiek en uitvoering op te lijnen. Dat vraagt ook om een evaluatiecyclus. De governance valt en staat met uitvoeren, monitoren van de uitvoering, evalueren van de uitvoering en gestelde strategie, heroriënteren en opnieuw prioriteren en weer met frisse moed naar de volgende fase doorgroeien.