DUTO-kenmerken
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Steven Ham
- steven.ham@nationaalarchief.nl
- Status
- Actueel
- De pagina's over Duurzame Toegankelijkheid worden t/m Q2 2023 opnieuw bekeken en geactualiseerd.
De DUTO-kenmerken[bewerken]
Wanneer informatie aan de DUTO-kenmerken voldoet, kan deze een bijdrage leveren aan publieke waarden, legitimiteit van overheidshandelen en organisatiedoelen. De DUTO-kenmerken zijn:
- • vindbaar;
- • beschikbaar;
- • leesbaar;
- • interpreteerbaar;
- • betrouwbaar;
- • toekomstbestendig.
Er is geen onderlinge hiërarchie tussen deze kenmerken. Waar het accent op ligt, kan situationeel verschillen. Zonder nadere toelichting, zijn deze DUTO-kenmerken niet meer dan algemene, multi-interpretabele termen. Op deze pagina wordt daarom beschreven wat de termen vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig betekenen in de context van duurzame toegankelijkheid. En hoe deze zich verhouden tot de NORA-kwaliteitsdoelen. Zodat duidelijk is wat hieronder verstaan wordt en organisaties deze kunnen vertalen naar eisen en maatregelen.
Vindbaar[bewerken]
Stelling
Informatie kan snel en eenvoudig gevonden worden door gebruikers die daar recht toe hebben.
Beschrijving
Informatie moet binnen korte termijn en binnen redelijke inspanning gevonden kunnen worden. Het betekent dat informatie zich binnen die condities laat vinden door middel van een zoekfunctie, idealiter onafhankelijk van tijd, plaats en systeem. En dat de raadpleeglocatie bekend moet zijn.
Niet alle informatie kan of mag zonder meer door iedereen gevonden kunnen worden. Denk hierbij aan informatie over personen, of staatsgeheime informatie.
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Vindbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Vindbaar’.
Rationale
Als informatie niet gevonden kan worden, dan kan deze ook niet worden gebruikt.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: goede dienstverlening ervaren, onderzoek kunnen uitvoeren;
- Organisatie: taken efficiënt en effectief uitvoeren;
- Legitimiteit: kunnen reconstrueren van besluiten, verantwoording kunnen afleggen.
Mogelijke implicaties
- Definieer primaire en secundaire gebruikers.
- Bied gebruikers een overzicht aan van waar zij informatie kunnen vinden.
- Bied gebruikers een zoekfunctie aan waarmee zij informatie kunnen vinden.
- Zorg dat informatie alleen vindbaar is voor degenen die daartoe het recht hebben.
- Zorg dat termijn en inspanning voor het vinden van informatie (plus wijze van weergeven en ranken van resultaten) zijn afgestemd op de behoefte en verwachtingen van gebruikers en de beschikbare zoektechnologie.
- Zorg dat informatie kan worden gevonden zonder (specifieke) training en/of kennis van de zoekfunctionaliteit of de gezochte informatie.
Voorbeelden
- Informatie vindbaar maken door middel van publicatie op een website, bijvoorbeeld via mijnoverheid.nl.
- Implementatie van enterprise search.
- Zoekindex creëren op basis van tekstgegevens en metadata.
Beschikbaar[bewerken]
Stelling
Informatie is beschikbaar voor (her)gebruik, ongeacht het doel, het tijdstip en de actor, voor zo ver wettelijk en beleidsmatig is toegestaan.
Beschrijving
Informatie wordt voor verschillende doelen gebruikt en hergebruikt. Daarvoor is het nodig dat deze informatie zoveel mogelijk beschikbaar is in een vorm die aansluit bij de wijze van (her)gebruik. Dit kunnen dus meerdere vormen naast elkaar zijn.
Informatie kan snel en eenvoudig worden gebruikt. Bij voorkeur op elk tijdstip, vanaf elke plaats en zonder kosten. Met daarbij de garantie dat beschikbaarstelling van informatie niet onrechtmatig wordt beperkt of geweigerd.
Informatie is zoveel als mogelijk beschikbaar voor zoveel mogelijk (potentiële) afnemers. Informatie die in principe openbaar is, kan onderdelen bevatten die niet openbaar zijn. Bijvoorbeeld omdat ze privacygevoelig zijn, de belangen van de staat kunnen schaden of er auteursrecht van toepassing is. Een overheidsorganisatie hoeft deze niet-openbare onderdelen niet toegankelijk te maken voor externe afnemers. Vaak mag dat zelfs niet eens. Van informatie die deels als openbaar is geclassificeerd, wordt het openbare deel ter beschikking gesteld. Bijvoorbeeld door informatie te anonimiseren, pseudonimiseren of aggregeren. Voor informatie die niet als openbaar is geclassificeerd (zie Classificatie van informatie) kunnen additionele beperkingen voor interne afnemers van toepassing zijn.
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Beschikbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Beschikbaar’.
Rationale
Informatie kan op verschillende manieren worden (her)gebruikt. Als informatie wordt aangeboden in een vorm die niet aansluit bij het belang van de afnemer (zie module: de waarde van DUTO), dan kan deze de informatiewaarde niet benutten.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: onderzoek kunnen uitvoeren, participeren in besluitvorming, hergebruiken data t.b.v. economie en maatschappij;
- Organisatie: bevorderen van ketensamenwerking;
- Legitimiteit: kunnen reconstrueren van besluiten.
Mogelijke implicaties
- Leg het openbaarheidsniveau van informatie vast.
- Zorg dat informatie die daarvoor in aanmerking komt (her)gebruikt kan worden.
- Stel een document beschikbaar in een bestandsformaat dat samenhangt met het doel waarvoor het bestand wordt gebruikt.
- Bepaal bij de inrichting van een informatiebron de informatiewaarde door te inventariseren voor welke (potentiële) afnemers welke vorm van beschikbaarheid nodig is, hoe zich dit in de tijd ontwikkelt en welke eventuele restricties van toepassing zijn. Op basis hiervan worden passende maatregelen getroffen.
Voorbeelden beschikbaar
- Presentatieversies van gescande documenten beschikbaar stellen in een ander formaat (bijvoorbeeld .jpeg) dan een preserveringsversie (wat een veel groter en zwaarder .tiff bestand kan zijn).
- Gegevens in .csv formaat beschikbaar stellen voor machinale verwerking.
- Beperkt openbare digitale informatie beschikbaar stellen in de studiezaal van een archiefdienst.
- Digitaliseren van papieren documenten en deze beschikbaar stellen via een website.
- Beschikbaar stellen van data via een platform als data.overheid.nl.
- Foto’s waar geen gebruiksbeperkingen voor gelden beschikbaar stellen via een beeldbank (bijvoorbeeld Wikimedia).
- Informatie actief openbaar maken via het platform PLOOI.
Leesbaar[bewerken]
Stelling
Informatie is weer te geven en te verwerken door mensen en/of machines.
Beschrijving
Informatie is leesbaar zonder dat daarvoor speciale toepassingen of hulpmiddelen nodig zijn. Dit betekent dat er gebruik gemaakt wordt van duurzame en open bestandsformaten voor het beschikbaar stellen van informatie. Bij doorontwikkeling van de gebruikte formaten (naar een nieuwe versie) blijft de in het oude gebruikte formaat opgeslagen informatie leesbaar of wordt deze actief gemigreerd naar het nieuwe formaat. Het kan zijn dat informatie voor verschillende doeleinden (zoals preservering, of presentatie) in verschillende formaten wordt opgeslagen. Voor machinematige verwerking van gegevens is het van belang dat het gegevensmodel is beschreven en gestandaardiseerd. En afgestemd op (mogelijke) inhoud en gebruik van de informatie. Om de leesbaarheid te borgen zijn ook afspraken over schrift en leestekens van belang, zeker als documenten een internationaal karakter hebben (als onderdeel van (technisch) informatiemodel).
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Leesbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Begrijpelijk’.
Rationale
Informatie dient nu en in de toekomst leesbaar te zijn voor mens en/of machine.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: onderzoek kunnen uitvoeren, participeren in besluitvorming, hergebruiken data t.b.v. economie en maatschappij;
- Organisatie: bevorderen van ketensamenwerking;
- Legitimiteit: kunnen reconstrueren van besluiten.
Mogelijke implicaties
- Stel informatie ter beschikking in een marktconform bestandsformaat.
- Voorkom leveranciersafhankelijkheid bij het gebruik van een bestandsformaat.
- Zorg dat het gebruikte bestandsformaat onafhankelijk van hulpmiddelen of speciale toepassingen te gebruiken is.
- Maak gebruik van gestandaardiseerde gegevensmodellen en gegevenswoordenboeken ten behoeve van machinematige verwerking van gegevens.
Voorbeelden
- Het kunnen openen van documenten in een viewer.
- Afspelen van videomateriaal.
- Het kunnen openen van webpagina’s in een browser.
- Het inlezen van een bestand in een database.
- Het via een API ophalen van gegevens uit aan bronregister.
Interpreteerbaar[bewerken]
Stelling
Het is duidelijk wat de betekenis van informatie is en wat de context is waarin het is ontvangen, gecreëerd en/of gebruikt.
Beschrijving
Om informatie te kunnen interpreteren dient duidelijk te zijn wat de betekenis van de informatie en de onderliggende gegevens zijn. En in welke context zij ontvangen dan wel gecreëerd zijn. Om dit voor elkaar te krijgen is het nodig om metadata vastleggen en beschikbaar stellen. Met behulp van metadata kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen beantwoord worden.
- Waar gaat de informatie over?
- Wanneer is het aangemaakt en/of aangepast?
- In het kader van welke activiteiten werd de informatie aangemaakt of ontvangen?
- Over wie of welke locatie gaat de informatie?
- Is informatie aan elkaar gerelateerd? En hoe?
- Welke gebeurtenissen (zoals beheermaatregelen) met betrekking tot informatie hebben plaatsgevonden?
Het beantwoorden van deze vragen is niet een eenmalige aangelegenheid, maar een continu proces. Informatie kan door de tijd heen bijvoorbeeld in verschillende contexten (her)gebruikt worden. Of er kunnen beheermaatregelen getroffen worden (zoals een migratie), die moeten worden vastgelegd. De samenhang met andere informatie is ook belangrijk om inzichtelijk te maken.
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Interpreteerbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Overzichtelijk’.
Rationale
Om informatie in te kunnen zetten voor verschillende doeleinden is het belangrijk om de informatie te kunnen interpreteren. Als de informatie niet binnen de juiste context kan worden geplaatst betekent dat ook dat er minder waarde kan worden gegeven aan die informatie.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: goede dienstverlening ervaren, onderzoek kunnen uitvoeren, behouden van erfgoed, participeren in besluitvorming, hergebruiken data t.b.v. economie en maatschappij;
- Organisatie: taken efficiënt en effectief uitvoeren, beheersen van kansen en risico's, bevorderen van ketensamenwerking;
- Legitimiteit: rechtszekerheid bieden, kunnen reconstrueren van besluiten, verantwoording kunnen afleggen, voldoen aan integrale wet- en regelgeving.
Mogelijke implicaties
- Leg metagegevens over informatie en de context van die informatie worden vast.
- Stel documenten samen met metagegevens beschikbaar gesteld aan gebruikers.
- Maak gebruikers duidelijk wat de onderlinge samenhang van informatie is.
Voorbeelden
- Bij de publicatie van een officieel besluit is het voor een gebruiker duidelijk wanneer het besluit genomen is, door wie en waar het besluit betrekking op heeft.
- Idealiter is het voor gebruikers mogelijk om alle informatie die betrekking heeft op de totstandkoming van het besluit (zoals ontwerpen, zienswijzen) in samenhang te raadplegen en te interpreteren.
Betrouwbaar[bewerken]
Stelling
Duurzaam toegankelijke informatie is volledig en gebaseerd op feitelijk correcte gegevens.
Beschrijving
Duurzaam toegankelijke informatie betekent de zekerheid dat digitale informatie daadwerkelijk is opgeslagen op het aangegeven moment, overeenkomt met de werkelijkheid en dat er daarna niets onrechtmatig aan de inhoud is gewijzigd. De informatie die wordt vastgelegd is:
- Juist, actueel en compleet (in de zin van beschikbaarheid);
- Integer, authentiek en herleidbaar (in de zin van de bron);
- Traceerbaar en beheersbaar (inzicht in welke wijzigingen hebben plaatsgevonden en of deze geautoriseerd zijn);
- Feitelijk en plausibel (in de zin van kwaliteit).
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Betrouwbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Integer’.
Rationale
Duurzaam toegankelijke informatie heeft alleen waarde als de betrouwbaarheid, vanaf het ontstaan en voor zo lang als noodzakelijk, blijvend kan worden gegarandeerd.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: goede dienstverlening ervaren, participeren in besluitvorming, hergebruiken data t.b.v. economie en maatschappij;
- Organisatie: taken efficiënt en effectief uitvoeren, bevorderen van ketensamenwerking;
- Legitimiteit: rechtszekerheid bieden, kunnen reconstrueren van besluiten, verantwoording kunnen afleggen, voldoen aan integrale wet- en regelgeving.
Mogelijke implicaties
- Monitor, controleer en valideer de informatie tijdens de gehele levenscyclus. Rapporteer afwijkingen en tref de juiste maatregelen om de betrouwbaarheid te waarborgen.
- Zorg dat de informatie kan worden gevolgd vanaf de oorsprong tot aan het verwerken, opslaan, bewerken en beschikbaar stellen (datalineage).
- Maak wijzigingen traceerbaar.
Voorbeelden
- Vastleggen van herkomst, doorgevoerde aanpassing en/of wijziging zoals b.v. het bestandsformaat.
- Audits en rapportages t.a.v. kwaliteit en compliance.
- Periodieke controles (op juistheid en volledigheid).
- Gebruik maken van authentieke bronnen.
- Een audit-trail waarin wijzigingen inzichtelijk worden gemaakt.
Toekomstbestendig[bewerken]
Stelling
Duurzaam toegankelijke informatie is nu en in de toekomst te verwerken voor iedereen die daar belang bij heeft, voor zo lang als noodzakelijk.
Beschrijving
Organisatie, beleid, techniek en processen zijn ingericht op het vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar maken en houden van informatie gedurende de gehele levensduur. Op die manier worden maatregelen getroffen om (onacceptabel en onbedoeld) informatieverlies te voorkomen.
Zo wordt er bij het ontwerp van informatiesystemen vooraf nagedacht (by design) vanuit een analyse van de omgeving en van technologische ontwikkelingen. Welke technieken ga je bijvoorbeeld gebruiken. Op die manier is te voorkomen dat gewerkt wordt met de techniek van gisteren dan wel met nog onvoldoende robuuste en volwassen technieken. Het gebruik van open standaarden en formaten kan zorgen voor minder informatieverlies tijdens migratie.
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Toekomstbestendig maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Beschikbaar’.
Rationale
Veranderingen in techniek, organisatie of gebruikerswensen mogen niet van negatieve invloed zijn op de duurzame toegankelijkheid van informatie. Hetzelfde geldt voor bitrot. Dit betekent dat er vooraf maatregelen genomen worden om informatie toekomstbestendig te maken, zodat deze toegankelijk blijft voor de van toepassing zijnde vormen van (her)gebruik.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Organisatie: taken efficiënt en effectief uitvoeren, beheersen van kansen en risico's;
- Legitimiteit: kunnen reconstrueren van besluiten, verantwoording kunnen afleggen, voldoen aan integrale wet- en regelgeving.
Mogelijke implicaties
- Zorg dat informatie in de toekomst gereproduceerd en gedeeld kan worden.
- Analyseer welke gevolgen veranderingen (in techniek, organisatie, of gebruikerswensen) hebben voor de duurzame toegankelijkheid van informatie.
- Beperk leveranciersafhankelijkheid.
Voorbeelden
Relevante wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor de toekomstbestendigheid van informatie zijn:
Techniek
- Verandering in applicaties ( verandering in functie of uitfasering).
- Veroudering van bestandsformaten, software of informatiedragers.
- Bijvoorbeeld bitrot: het 'omvallen' van bits en bytes door technisch verval van het opslagmedium.
- Nieuwe technieken als AI, blockchain, cloud-opslag (SAAS), e.d.
Organisatie
- Organisatorische veranderingen zoals een reorganisatie, gewijzigd beleid, (andere koers, prioriteiten), wijzigingen in architectuur en verandering in rollen/functies.
Gebruikerswensen
- Vraag naar nieuwe applicaties, technieken of methodes om het werk te ondersteunen. Zoals zoeken en vinden of datagedreven werken.
Kaders[bewerken]
| Toelichting | Publicatiedatum | |
|---|---|---|
| AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) | Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (pdf) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum nog maar één privacywet geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet Bescherming Persoonsgegevens is daarmee komen te vervallen.
Nederland heeft de Europese AVG verwerkt in de Nederlandse UAVG (Uitvoeringswet AVG). Buiten de overheidssector spreekt men ook in Nederland vaak van de GDPR (voor General Data Protection Regulation) i.p.v. AVG, hiermee wordt dezelfde verordening aangeduid. De voorloper van de AVG, de Europese privacyrichtlijn, werd vastgesteld toen internet nog in de kinderschoenen stond. Herziening van de Europese privacywetgeving was met name daarom hard nodig.
Het resultaat is een algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en een aparte richtlijn (pdf) voor gegevensbescherming bij opsporing en vervolging. In Nederland is de richtlijn per 1 januari 2019 geïmplementeerd in de Wet politiegegevens (Wpg) en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) en blijft hier verder buiten beschouwing. De AVG zorgt onder meer voor:
| 25 mei 2018 |
| Actieplan Open Overheid | Het Actieplan Open Overheid bevat de ambities en acties van het kabinet en haar partners ter bevordering van een open overheid. De eerste versie van dit actieplan is in september 2013 aangeboden aan de Kamer, met de plannen voor 2014 en 2015. In december 2015 is het actieplan 2016-2017 aangeboden. | 15 december 2015 |
| Archiefbesluit | Het Archiefbesluit 1995 is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. In principe gaat het Archiefbesluit in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet 1995, maar geeft het meer gedetailleerde regels. De huidige versie van het Archiefbesluit is uit 1995, met de laatste wijziging in 2013. De link verwijst altijd naar de huidig geldende versie. | 1 januari 2013 |
| Archiefregeling | De Archiefregeling geeft nadere uitwerking aan de artikelen 11 (duurzaamheid), 12 (ordening en toegang) en 13 (archiefruimtes en -bewaarplaatsen) van het Archiefbesluit. De regeling bevat ook vele normen en standaarden voor materialen, media en ruimtes e.d. | 1 januari 2014 |
| Archiefwet | De Archiefwet stelt algemene eisen aan het beheer van alle archiefbescheiden van de overheid. Het hoofdbeginsel van de wet is dat alle overheidsorganen verplicht zijn de archiefbescheiden (ongeacht de vorm of informatiedrager) die onder hen berusten, in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
De huidige versie van de Archiefwet is uit 1995, met de laatste wijziging in 2015. De link verwijst altijd naar de huidig geldende versie. De nieuwe versie van 2021 is te vinden via Rijksoverheid.nl | 18 juli 2015 |
| Baseline Informatiehuishouding Rijk 2009 | De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (versie 1.0) is op 24 juni vastgesteld in de Stuurgroep Informatie op Orde. Het betreft de kerndocumenten bestaande uit een Managementstatement, de 7 normen en de Basics, het toelichtende document inclusief managementsamenvatting. De Baseline is een op de huidige wetgeving gebaseerde basisset van normen, eisen en maatregelen die betrekking hebben op de (digitale) informatiehuishouding van het Rijk. Met de Baseline is de manager op het departement beter in staat om te voldoen aan de actuele informatie-eisen die gelden voor zijn primaire processen. Om de Baseline te kunnen implementeren, is ook Zelfevaluatie instrument ontwikkeld. | 24 juni 2009 |
| Wet open overheid (Woo) | De Wet open overheid (Woo) is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De wet is bedoeld om de overheid transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. De Woo maakt toegang tot publieke informatie expliciet tot een recht van burgers. De Woo voorziet in een opener overheid dan de Wob, bijvoorbeeld door actieve openbaarmaking van verschillende informatiecategorieën verplicht te stellen. De Woo is een initiatiefwet, die op 21 januari 2021 is aangenomen door de Tweede Kamer en op 5 oktober 2021 door de Eerste Kamer. | 1 mei 2022 |