Digitaal beheer en Preservation
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Steven Ham
- steven.ham@nationaalarchief.nl
- Status
- Actueel
- De pagina's over Duurzame Toegankelijkheid worden t/m Q2 2023 opnieuw bekeken en geactualiseerd.
Wat is digitaal beheer?[bewerken]
Een aanzienlijke hoeveelheid informatieobjecten wordt lang bewaard aangezien de bruikbaarheid hoog is en de 20 jaar overbrengingstermijn voor overheidsinformatie is daarmee nog maar een formele scheidslijn maar logisch en technisch is deze scheidslijn niet meer bepalend voor de duurzame toegankelijkheid. Zeker niet in het licht van Open data.
Om duurzame toegankelijkheid te realiseren, is systematisch beheer en planning van de bewaring van digitale objecten noodzakelijk. Dat vereist informatie over die objecten, methoden om ze in stand te houden en hulpmiddelen in de vorm van ondersteunende software voor planning en software voor conversie en migratie. Voor het beheer zijn continue procedures en controles nodig, op:
- Bestandsformaten, kanalen, media;
- kwaliteitscontrole van informatie objecten en –systemen;
- permanente risico analyse;
- back-up kopieën en hun revisies;
- beveiliging, toegankelijkheid;
Alle beheerhandelingen in het kader van de duurzame toegankelijkheid dienen gecontroleerd plaats te vinden en gedocumenteerd te worden.
Waarom is preservation van belang?[bewerken]
De snelle ontwikkeling en verspreiding van verschillende soorten hardware, wijzen van digitale codering, besturingssystemen en algemene of gespecialiseerde software, zorgen ervoor dat veroudering van de techniek een probleem is. Nieuwe versies van software en hardware volgen elkaar snel op. Media voor digitale opslag vertonen in de tijd spontaan verval. Opslagformaten veranderen. Dit alles vormt bedreigingen voor de toegankelijkheid.
Maatregelen om deze bedreigingen het hoofd te bieden kunnen niet meer gesitueerd worden aan het einde van het werkproces. De keuze van techniek, inrichting, kenmerken (metadata) zijn voorwaardelijk voor de duurzame toegankelijkheid.
Er zijn verschillende manieren om digitale informatie door de tijd te bewaren en te beheren. Welke methode het meest geschikt is, hangt af van de soort informatie die moet worden bewaard, de bewaartermijn en de kosten. De belangrijkste bewaringsmethoden zijn Technologiebehoud, Omzetten naar open standaarden en Migratie.
Technologiebehoud[bewerken]
Zonder andere maatregelen leidt informatiebehoud tot de inrichting van een computermuseum: het zo lang mogelijk operationeel houden van oude soft- en eventueel hardware. Dat museum wordt op verschillende plaatsen in de wereld onderhouden. Een andere vorm van technologiebehoud is de software repository. Een plaats waar oude software om niet wordt beheerd en beschikbaar gesteld. Onder de vlag van UNESCO en de NDE wordt dit uitgangspunt onderzocht. Tot slot bieden een aantal systemen reeds een viewer die een informatie object zichtbaar kan maken. In record management en eDepot software zijn soms standaard, collecties van viewers opgenomen, die gebruikers in staat stellen om vele bestandsformaten leesbaar te houden.
Omzetten naar open standaarden[bewerken]
Duurzame toegankelijkheid van een informatieobject is makkelijker als informatie over de eigenschappen bekend en vrijelijk beschikbaar zijn, zoals PDF-A en XML. Gebruik van deze standaarden vermindert de afhankelijkheid van (software)leveranciers, die uit commercieel belang niet snel geneigd zullen zijn om informatie te geven over opslagformaten en bovendien regelmatig met nieuwe versies komen. Het is dus raadzaam om bij de inrichting van processen of proces redesign reeds te kiezen voor open standaarden. De Archiefregeling zegt dat: ”Uiterlijk bij overbrenging dienen digitale archiefbescheiden te worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat, dat voldoet aan een open standaard”. Het Nationaal Archief heeft in haar preservation policy daar een voorbehoud bij geplaatst nl. Indien vlak voor overbrenging informatie moet worden omgezet naar een open standaard/formaat is het raadzaam om hierover vooraf advies te vragen aan het NA aangezien er bij deze omzetting ongewenst informatieverlies kan optreden. Indien de archiefvormer voor de keuze staat om een procesapplicatie aan te schaffen en in te richten is het raadzaam om een risicoanalyse uit te voeren: welk proces ondersteunt deze toepassing, welke informatie wordt daarbij gevormd, ontvangen en (her)gebruikt, welke functionaliteit moet behouden blijven in de toekomst (doel van informatie), welk maatschappelijk belang dient deze informatie en welke mate van duurzame toegankelijkheid past daarbij? Op basis van deze risicoanalyse kan dan een keuze voor een open of gesloten formaat worden gemaakt.
Migratie[bewerken]
Migratie is de overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform. Dit betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen, die de functionaliteit (vorm en structuur) ervan kan beïnvloeden. Migratie vindt ook plaats indien een bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuw ontworpen applicatie. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Migratie is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar kan ook de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen. Bij migratie kan gegevensverlies optreden en het dient dan ook zorgvuldig en gecontroleerd plaats te vinden.
Nuttige links[bewerken]
- Het Nationaal Archief kent een Preservation Policy.
- De Open Preservation Foundation (OPF) is een internationaal samenwerkingsverband dat kennis en technologie ondersteunt voor het toegankelijk houden van digitaal cultureel erfgoed op de lange termijn.
- Het kennisplatform preservation op KIA.