Digitale Duurzaamheid

In de NORA Gebruikersraad en het NORA Architectuurboard, waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het voorstel daartoe Voorstel katern Digitale Duurzaamheid (PDF, 60 kB).

Met een uitvraag bij specialisten is een lijst opgesteld met te beantwoorden en uit te werken vragen en vraagstukken. Die lijst is inmiddels beschikbaar en aan het beantwoorden van de vragen en het uitwerken van de vraagstukken is begonnen.

Over de inhoud die ontstaat zijn contacten met het Nationaal Archief, met de daar ondergebrachte programma's Archief 2020 en Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) en het met Archief 2020 verbonden deelprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO).

Architecten met deskundigheid op het gebied van onder andere informatiebeheer en archivering nodigen we uit mee te denken over de inhoud, evenals archiefspecialisten. Ook ontvangen we graag inhoudelijk materiaal en praktijkvoorbeelden.

Zie ook:

• Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid
• Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid

Wat is Digitale duurzaamheid?

Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale overheidsinformatie.

Dat is het korte antwoord. Dat vervolgens nog wel vragen oproept zoals 'Wat verstaan we onder overheidsinformatie?' en 'Wat is de positie van het thema Digitale duurzaamheid binnen het grotere geheel van overheidsinformatievoorziening?' En ook: wat betekent in dit verband de term Informatiebeheer?

Onder overheidsinformatie verstaan we alle informatie die wordt gebruikt of beschikbaar komt in werkprocessen die overheidsorganisaties in het kader van hun taakstelling uitvoeren. Men spreekt in dit verband ook wel van 'werkprocesgebonden informatie'.

De uitdaging
De transitie bij de overheid naar digitaal werken levert een nieuwe uitdaging op: hoe kunnen we digitale overheidsinformatie zo bewaren en beheren dat deze in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft? Dit terwijl de apparatuur, de programmatuur, de bestandsformaten én de opslagmedia die worden gebruikt bij het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen.

Informatiebeheer
De term Informatiebeheer staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren en het waar nodig vernietigen van informatie. Daarbij gaat het om informatie die in werkprocessen ontstaat of daar op een andere manier beschikbaar komt, waarna deze binnen het aandachtsgebied Informatiebeheer wordt bewaard, beheerd en weer beschikbaar gesteld. Dit laatste aan diezelfde werkprocessen, maar ook voor verantwoording en bedrijfsvoering, naar burgers in het kader van dienstverlening en naar het publiek in het kader van openbaarmaking van overheidsinformatie.

Binnen dit brede aandachtsgebied Informatiebeheer vallen belangrijke deelaandachtsgebieden zoals dossiervorming en archivering.

Van Digitale duurzaamheid wordt ook wel gezegd dat het gericht is op het goed laten functioneren van het digitale geheugen van de overheid, en dat het moet voorkomen dat de overheid een dementerende overheid wordt.

Zie voor een uitgebreidere uitwerking de pagina Wat is Digitale duurzaamheid?

Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?

Overheidsorganisaties werken al digitaal want met computers. Maar hoe betrouwbaar en bruikbaar is de digitale informatie van overheidsorganisaties, nu voor gebruik in werkprocessen en later als er iets verantwoord moet worden? Zijn de digitale dossiers compleet? Of wordt er ook gewerkt met papier dat niet in een digitaal dossier terecht komt? Of is het juist omgekeerd en werkt uw organisatie nog met papieren dossiers die in het huidige digitale tijdperk per definitie niet goed toegankelijk zijn?

De relatie met digitale dienstverlening

In mei 2013 stuurde het kabinet de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede kamer. Daarin staat dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook - en terecht - dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Want als de overheid wil dat burgers zich bij een digitaal loket zelf kunnen helpen, dan is de beschikbaarheid daar van digitale informatie niet meer iets extra's maar een voorwaarde. En informatie daar digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als een overheidsorganisatie niet alleen digitaal werkt maar haar informatie ook digitaal bewaart en dat doet in een voor de computer van de burger leesbaar digitaal formaat.

Bestuurlijke risico's

Elke overheidsorganisatie moet haar handelen later kunnen verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame is bewaard. Onder andere daarom stelt de Archiefwet eisen aan het bewaren van overheidsinformatie. En in een digitale wereld pakken die eisen anders uit dan in de papieren wereld. Papier is geduldig en zolang het niet vergaat, blijft het leesbaar. Maar digitale informatie is per definitie vluchtig. Daarom moet elke overheidsorganisatie zich afvragen of hetgeen vandaag digitaal wordt opgeslagen, over tien jaar, als men dan voor bijvoorbeeld de rechter staat, nog wel leesbaar en vindbaar is. De floppy disk van destijds is nu niet meer leesbaar. Goed digitaal opslaan is niet voldoende. Als ICT-techniek verandert, en dat zal blijven doorgaan, dan moet ook uw organisatie maatregelen hebben genomen om de opgeslagen digitale informatie 'mee te veranderen'. Zonder die maatregelen kiest u feitelijk voor het lopen van forse risico's, op uitvoerend niveau, op managementniveau en op bestuurlijk niveau.

De open overheid

In 2013 heeft het kabinet met de Visie open overheid (PDF, 625 kB) en het Actieplan open overheid (PDF, 667 kB) gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te gaan maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Het zal duidelijk zijn dat het enige praktische kanaal voor het op omvangrijke schaal openbaar maken van overheidsinformatie, internet is. Maar dan moet die informatie wel in digitale vorm bewaard zijn en beschikbaar en leesbaar zijn. Dat geldt ook voor informatie over zaken die al zijn afgedaan en die vervolgens is gearchiveerd. Ook dat moet in een goed georganiseerde overheidsorganisatie digitaal gebeuren, want het via internet ontsluiten van papier gaat nou eenmaal niet.

Zo zijn er meer redenen om een goede invulling te geven aan Digitale duurzaamheid en digitaal Informatiebeheer. Samenvattend is het in ieder geval van belang tot en met een voorwaarde voor:

• de bedrijfsvoering;
• tijd-, plaats en apparaatonafhankelijk werken;
• verantwoording en bewijsvoering;
• actieve openbaarheid en een open en transparante houding naar de maatschappij;
• ketensamenwerking (niet goed mogelijk zonder digitale koppelingen);
• het bewaren en naar het publiek ontsluiten van informatie die cultuurhistorisch van betekenis is.

Zie voor een uitgebreidere toelichting de pagina Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?

Wat zijn de kaders voor Digitale duurzaamheid?

Op landelijk niveau is beleid geformuleerd en vastgesteld en zijn ook programma's gestart, met name vanuit de archiefwereld. Maar ook het landelijke beleid voor actieve openbaarmaking is in dit verband als doel belangrijk en bepalend. Hieronder een selectie van de belangrijkste wet- en regelgeving, beleidsstukken en plannen:

• Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011 (PDF, 159 kB).
• Archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,19 MB).
• Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,71 MB). Dit en het vorige document leidden tot het al genoemde landelijke programma Archief 2020 dat in 2013 startte.
• Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk (PDF, 44 kB) (gaat onder andere over de keuze van het kabinet dat het Nationaal Archief zich gaat ontwikkelen tot een kennisinstituut voor informatie- en archiefbeheer voor de gehele overheid);
• het programma Archief 2020;
• het programma Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR);
• het met Archief 2020 verbonden deelprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO).

Omdat Digitale duurzaamheid sterk verbonden is met archivering en archivering een belangrijk aandachtsgebied is binnen het bredere terrein van digitaal Informatiebeheer, is er vooral vanuit de archiefwereld al veel kader beschikbaar. Uiteraard is de Archiefwet en bijbehorende regelgeving. Daarnaast zijn verschillende normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Ook zijn standaarden beschikbaar zoals voor het toevoegen van metagegevens aan alle te bewaren overheidsinformatie. De pagina Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid? geeft een uitgebreid overzicht. Mist u daar iets? Laat het ons weten (contactgegevens onderaan deze pagina).

Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?

Het belang van Digitale duurzaamheid en digitaal Informatiebeheer betekent nog niet dat alle oplossingen al in beeld zijn. Wel wordt daar hard aan gewerkt, onder andere in de hiervoor genoemde programma's.

Binnen organisaties is het vooral een kwestie van inrichten van processen en de bijbehorende informatievoorziening en vervolgens uitvoeren. In veel gevallen zal hetgeen moet gebeuren omvangrijk zijn. Dat vraagt dan om een programmatische aanpak, middelen en inzicht en draagvlak bij bestuur en organisatie. Zie voor zo'n aanpak op hoofdlijnen de concept-uitwerking op Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?.

Bij de uitvoering zullen organisaties stuiten op diverse vragen en vraagstukken. Veel van die vragen en vraagstukken zijn al verzameld bij de doelgroep van NORA, waaronder proces- en informatiearchitecten bij de verschillende bestuurslagen. Het resultaat daarvan staat op Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid met waar mogelijk ook al verwijzingen naar antwoorden en uitwerkingen.

Opzet en uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid

De uitwerking van het thema gebeurt langs de lijnen van de volgende hoofdvragen (deze structuur is ook aanwezig in de al genoemde lijst Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid:

1. Wat is Digitale duurzaamheid?
2. Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?
3. Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid?
4. Welke principes zijn van toepassing bij Digitale duurzaamheid?
5. Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid? (inrichten en uitvoeren)
6. Wat betekent ketensamenwerking voor Digitale duurzaamheid en onder andere archivering?
7. Waar vind ik praktijkvoorbeelden van Digitale duurzaamheid?

Het antwoord op de Wat-vraag benoemt het aandachtsgebied en bakent dat af, ook in relatie tot het werkproces. Het antwoord op de Waarom-vraag schetst het belang van het thema en de bijbehorende vraagstukken en is in principe mede gericht op managers en bestuurders. Het antwoord op de Wat-zijn-de-kaders-vraag laat zien dat er al veel materiaal is, vooral op het niveau van wet- en regelgeving, beleid, normen en standaarden. Dat betekent wel dat relatief veel materiaal over eisen gaat en daarmee nog niet over oplossingen voor inrichten en uitvoeren. De antwoorden daarvoor vallen onder de Hoe implementeer-ik-het-vraag. De ingang naar die antwoorden loopt, voor zover ze al beschikbaar zijn, via de al genoemde Vragenlijst. Aan de antwoorden op de laatste twee hoofdvragen moet nog begonnen worden.

Contact

Aanvullingen in de vorm van te beantwoorden vragen, inhoudelijk materiaal (dat mogelijk al antwoorden biedt op de te beantwoorden vragen) en aanbiedingen in de vorm van menskracht voor meeontwikkelen en meedenken over digitale duurzaamheid kunnen naar Adrie Spruit, adrie.spruit@ictu.nl met een cc. aan architectuur@ictu.nl. Over meeontwikkelen en/of meedenken kunnen we maatwerkafspraken maken. We gaan uit van de mogelijkheden van wie zich aanbiedt.

NORA doelt met het begrip 'overheidsorganisaties' zowel op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.

Communicatiekanaal dat bij de dienstverlening wordt gebruikt. Elk kanaal kent verschillende vormen waarin informatie kan worden gedeeld.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.