Digitale Duurzaamheid

In de NORA Gebruikersraad en het NORA Architectuurboard, waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het voorstel daartoe Voorstel katern Digitale Duurzaamheid (PDF, 60 kB).

Met een uitvraag bij specialisten is een lijst opgesteld met te beantwoorden en uit te werken vragen en vraagstukken. Die lijst is inmiddels beschikbaar en aan het beantwoorden van de vragen en het uitwerken van de vraagstukken is begonnen.

Over de inhoud die ontstaat zijn contacten met het Nationaal Archief, met de daar ondergebrachte programma's Archief 2020 en Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) en het met Archief 2020 verbonden deelprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO).

Architecten met deskundigheid op het gebied van onder andere informatiebeheer en archivering nodigen we uit mee te denken over de inhoud, evenals archiefspecialisten. Ook ontvangen we graag inhoudelijk materiaal en praktijkvoorbeelden.

Zie ook:

Wat is Digitale duurzaamheid?[bewerken]

Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale overheidsinformatie.

Dat is het korte antwoord. Dat vervolgens nog wel vragen oproept zoals 'Wat verstaan we onder overheidsinformatie?' en 'Wat is de positie van het thema Digitale duurzaamheid binnen het grotere geheel van overheidsinformatievoorziening?' En ook: wat betekent in dit verband de term Informatiebeheer?

Onder overheidsinformatie verstaan we alle informatie die wordt gebruikt of beschikbaar komt in werkprocessen die overheidsorganisaties in het kader van hun taakstelling uitvoeren. Men spreekt in dit verband ook wel van 'werkprocesgebonden informatie'.

De uitdaging
De transitie bij de overheid naar digitaal werken levert een nieuwe uitdaging op: hoe kunnen we digitale overheidsinformatie zo bewaren en beheren dat deze in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft? Dit terwijl de apparatuur, de programmatuur, de bestandsformaten én de opslagmedia die worden gebruikt bij het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen.

Informatiebeheer
De term Informatiebeheer staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren en het waar nodig vernietigen van informatie. Daarbij gaat het om informatie die in werkprocessen ontstaat of daar op een andere manier beschikbaar komt, waarna deze binnen het aandachtsgebied Informatiebeheer wordt bewaard, beheerd en weer beschikbaar gesteld. Dit laatste aan diezelfde werkprocessen, maar ook voor verantwoording en bedrijfsvoering, naar burgers in het kader van dienstverlening en naar het publiek in het kader van openbaarmaking van overheidsinformatie.

Binnen dit brede aandachtsgebied Informatiebeheer vallen belangrijke deelaandachtsgebieden zoals dossiervorming en archivering.

Van Digitale duurzaamheid wordt ook wel gezegd dat het gericht is op het goed laten functioneren van het digitale geheugen van de overheid, en dat het moet voorkomen dat de overheid een dementerende overheid wordt.

Zie voor een uitgebreidere uitwerking de pagina Wat is Digitale duurzaamheid?

Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?[bewerken]

Overheidsorganisaties werken al digitaal want met computers. Maar hoe betrouwbaar en bruikbaar is de digitale informatie van overheidsoirganisaties, nu en in de toekomst? Zijn de digitale dossiers compleet? Of wordt er ook gewerkt met papier dat niet in dat digitale dossier terecht komt? Wat betekent dat voor de betrouwbaarheid van werkprocessen?

Wat is de relatie met digitale dienstverlening? In mei 2013 stuurde het kabinet de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede kamer. Daarin staat dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook - en terecht - dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Want als de overheid wil dat de burger zichzelf kan helpen bij een digitaal loket, dan is die informatie niet meer iets extra's maar een voorwaarde. Dat digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als een overheidsorganisatie niet alleen digitaal werkt maar haar informatie ook digitaal bewaart en in een digitale en op de computer van de burger leesbare vorm beschikbaar kan stellen.

Risico's Elke overheidsorganisatie moet haar handelen later kunnen verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame is bewaard? Onder andere daarom stelt de Archiefwet eisen aan het bewaren van overheidsinformatie. Is de informatie die de organisatie vandaag opslaat nog leesbaar als de organisatie over tien jaar in een door een burger, bedrijf of instelling aangespannen zaak voor de rechter staat? Of gaat het dan zoals met de informatie die we nog niet zo lang geleden op een floppy disk zetten, en die we nu .... inderdaad niet meer kunnen lezen?

De open overheid' Het kabinet heeft in 2013 in de Visie Open Overheid en het Actieplan Open overheid gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te gaan maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Het enige praktische kaqnaal daarvoor is internet. Maar dan moet de desbetreffende informatie wel in digitale vorm beschikbaar zijn. Dat geldt ook voor informatie over zaken die op enig moment zijn afgedaan en vervolgens gearchiveerd zijn.

En zo zijn er meer redenen een goede invulling te geven aan Digitale duurzaamheid en digitaal Informatiebeheer. Samenvattend is het in ieder geval van belang:

voor de bedrijfsvoering;
voor tijd-, plaats en apparaatonafhankelijk werken;
voor verantwoording en bewijsvoering;
voor het realiseren van een open en op de maatschappij gerichte overheid;
in verband met ketensamenwerking;

om cultuurhistorische redenen.

Zie voor een uitgebreidere toelichting de pagina Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?

Wat zijn de kaders voor Digitale duurzaamheid?[bewerken]

Op landelijk niveau is beleid geformuleerd en vastgesteld en zijn ook programma's gestart, met name vanuit de archiefwereld. Zie daarvoor:

Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011 (PDF, 159 kB).
Archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,19 MB).
Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,71 MB). Dit en het vorige document leidden tot het al genoemde landelijke programma Archief 2020 dat in 2013 startte.
Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk (PDF, 44 kB) (gaat onder andere over de keuze van het kabinet dat het Nationaal Archief zich gaat ontwikkelen tot een kennisinstituut voor informatie- en archiefbeheer voor de gehele overheid);
het programma Archief 2020;
het programma Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR);
het met Archief 2020 verbonden deelprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO).

Omdat Digitale duurzaamheid sterk verbonden is met archivering en archivering een belangrijk aandachtsgebied is binnen het bredere terrein van digitaal Informatiebeheer, is er vooral vanuit de archiefwereld al veel kader beschikbaar. Uiteraard is de Archiefwet en bijbehorende regelgeving. Daarnaast zijn verschillende normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Ook zijn standaarden beschikbaar zoals voor het toevoegen van metagegevens aan alle te bewaren overheidsinformatie. De pagina Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid? geeft een uitgebreid overzicht. Mist u daar iets? Laat het ons weten (contactgegevens onderaan deze pagina).

Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?[bewerken]

Het belang van Digitale duurzaamheid en digitaal Informatiebeheer betekent nog niet dat alle oplossingen al in beeld zijn. Wel wordt daar hard aan gewerkt, onder andere in de hiervoor genoemde programma's.

Binnen organisaties is het vooral een kwestie van inrichten van processen en de bijbehorende informatievoorziening en vervolgens uitvoeren. In veel gevallen zal hetgeen moet gebeuren omvangrijk zijn. Dat vraagt dan om een programmatische aanpak, middelen en inzicht en draagvlak bij bestuur en organisatie. Zie voor zo'n aanpak op hoofdlijnen de concept-uitwerking op Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?.

Bij de uitvoering zullen organisaties stuiten op diverse vragen en vraagstukken. Veel van die vragen en vraagstukken zijn al verzameld bij de doelgroep van NORA, waaronder proces- en informatiearchitecten bij de verschillende bestuurslagen. Het resultaat daarvan staat op Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid met waar mogelijk ook al verwijzingen naar antwoorden en uitwerkingen.

Opzet en uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid[bewerken]

De uitwerking van het thema gebeurt langs de lijnen van de volgende hoofdvragen (deze structuur is ook aanwezig in de al genoemde lijst Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid:

Wat is Digitale duurzaamheid?
Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?
Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid?
Welke principes zijn van toepassing bij Digitale duurzaamheid?
Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid? (inrichten en uitvoeren)
Wat betekent ketensamenwerking voor Digitale duurzaamheid en onder andere archivering?
Waar vind ik praktijkvoorbeelden van Digitale duurzaamheid?

Het antwoord op de Wat-vraag benoemt het aandachtsgebied en bakent dat af, ook in relatie tot het werkproces. Het antwoord op de Waarom-vraag schetst het belang van het thema en de bijbehorende vraagstukken en is in principe mede gericht op managers en bestuurders. Het antwoord op de Wat-zijn-de-kaders-vraag laat zien dat er al veel materiaal is, vooral op het niveau van wet- en regelgeving, beleid, normen en standaarden. Dat betekent wel dat relatief veel materiaal over eisen gaat en daarmee nog niet over oplossingen voor inrichten en uitvoeren. De antwoorden daarvoor vallen onder de Hoe implementeer-ik-het-vraag. De ingang naar die antwoorden loopt, voor zover ze al beschikbaar zijn, via de al genoemde Vragenlijst. Aan de antwoorden op de laatste twee hoofdvragen moet nog begonnen worden.

Contact[bewerken]

Aanvullingen in de vorm van te beantwoorden vragen, inhoudelijk materiaal (dat mogelijk al antwoorden biedt op de te beantwoorden vragen) en aanbiedingen in de vorm van menskracht voor meeontwikkelen en meedenken over digitale duurzaamheid kunnen naar Adrie Spruit, adrie.spruit@ictu.nl met een cc. aan architectuur@ictu.nl. Over meeontwikkelen en/of meedenken kunnen we maatwerkafspraken maken. We gaan uit van de mogelijkheden van wie zich aanbiedt.