E-Depot

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Historie

Naarmate in het vorige decennium de digitalisering van informatie voortschreed, ook bij de overheid, ontstonden er zorgen over de duurzaamheid van digitale overheidsinformatie. Door veranderingen in de zich snel ontwikkelende Informatie- en CommunicatieTechnologie (ICT) zou veel eenmaal opgeslagen digitale overheidsinformatie in de toekomst verloren gaan. Dit inzicht werd vastgelegd in diverse publicaties over de toekomst van het digitale geheugen van de publieke sector, waaronder:

• het rapport 'Toekomst voor ons digitaal geheugen (1)', november 2009, van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD);
• een bijbehorende strategische agenda 'Toekomst voor ons digitaal geheugen (2)', juni 2010, NCDD.

In datzelfde decennium, dus voor 2010, waren al initiatieven gestart om te komen tot e-Depot-achtige oplossingen gericht op het in stand houden van eenmaal gevormd digitaal archief. Daarbij baseerde men zich op het OAIS-model zoals beschreven in de ISO-norm 14721: 2003.

Vrijwel tegelijkertijd werd ook een concreet voorstel ontwikkeld om de benoemde problematiek aan te pakken door samenwerking bij het ontwikkelen van zogenoemde . Dat voorstel bestond uit:

• het rapport e-Depot, Duurzame digitale toegang tot overheidsinformatie (PDF, 1,78 MB), mei 2010, van de landelijke Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD);
• het voorstel e-Depot, Duurzame digitale toegang tot overheidsinformatie (PDF, 1,56 MB), mei 2010, ACDD.

De gedachte en tevens business case hierachter was dat het op langere termijn in stand en bruikbaar houden van eenmaal gevormd digitaal archief complexe technieken en functionaliteit vereiste waarvan niet kon worden verwacht dat alle overheidsorganisaties deze zelf zouden gaan aanschaffen en operationeel maken.

Deze ontwikkelingen leidden in 2012 tot de publicatie van het zogenoemde ED3-rapport:

• Eisen Duurzaam Digitaal Depot (PDF, 281 kB) van het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI).

In dit rapport is het e-Depot gepositioneerd als een digitale archiefbewaarplaats maar met de mogelijkheid deze ook te gebruiken als een digitale archiefruimte voor dus nog niet overgebracht digitaal archief. Ook wordt in dit rappoirt uitgegaan

. Een wat formele omschrijving van E-depot luidt: Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Iedere organisatie die beschikt over langdurig of permanent te bewaren archiefobjecten zal ooit zijn stukken naar een E-depot moeten overbrengen. Het ligt voor de hand dat meerdere organisaties een E-depot delen. Zo vormt het Nationaal Archief de archiefbewaarplaats voor de departementen. Iedere overheidsorganisatie met permanent te bewaren digitaal archief zal, landelijk of regionaal, over een E-depot moeten kunnen beschikken.

Overbrenging naar E-depot

Tijdige of vervroegde overbrenging van afgesloten digitale archiefobjecten ligt voor de hand. E-depots zijn immers gespecialiseerd in de langdurige bewaring van digitale archiefobjecten. Ervan uitgaande dat het E-depot voldoende is toegerust en goed functioneert, zijn de archiefobjecten daar goed beheerd en blijven voor de toekomst duurzaam toegankelijk.

Reeds bij de inrichting van de eigen informatie- en archiefarchitectuur en bij het ontstaan van archiefobjecten, dient al rekening gehouden te worden met de eisen die gesteld worden vanuit de regelgeving en die voor de overbrenging naar het E-depot gelden. Zo vormt een belangrijke bijdrage, die al bij de archiefvorming geleverd kan worden, het correct, volledig en schoon werken “aan de voordeur” en het voorkomen van archiverings- en bewerkingsachterstanden. De verantwoordelijkheidsverdeling tussen de archief-overbrengende organisatie en het ontvangende E-depot dient goed geregeld en overeengekomen te zijn. Vanuit het E-depot dienen vroegtijdig de eisen voor permanente bewaring te worden gecommuniceerd, zodat de archiefvormende organisaties daar aan het begin van de levenscyclus van het archiefobject rekening mee kunnen houden.

Op dit moment (medio 2014) zien we vooral initiatieven voor het ontwikkelen en doorontwikkelen van e-Depotoplossingen op regionaal niveau (bij regionale archiefdiensten/regionale historische centra), op landelijk niveau (het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek) en enkele grote gemeenten (Amsterdam, Rotterdam).

Bestaand materiaal bij het deelaandachtsgebied e-Depots is:

• Voorstel gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen en -services (PDF, 1,56 MB) van de ArchiefCoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD)
• Rapport gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen en -services (PDF, 1,78 MB) van ACDD
• Eisen duurzaam digitaal depot (ED3) (PDF, 281 kB) van het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI)
• Website van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)
• Website van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's (WVI): op weg naar een gezamenlijk e-Depot
• Addressing the uncertain future of preserving the past: Towards a robust strategy for digital archiving and preservation (PDF, 1,5 MB) een rapport van RAND Europe, in opdracht van de Koninklijke Bibliotheek.

Redactie en contact

De redacteuren van deze pagina zijn Jan Möller van het ministerie van I&M en Adrie Spruit (medewerker van ICTU en KING).

Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.

Betekenisvolle gegevens.

Betekenisvolle gegevens.

NORA doelt met het begrip 'overheidsorganisaties' zowel op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.