E-Depot

Wat is een eDepot?

Een eDepot is een voorziening met functionaliteit voor de opslag en het beheer van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Een eDepot kan grote hoeveelheden bestanden opslaan. Maar het is meer dan alleen geheugenruimte. Het garandeert de houdbaarheid van digitale informatie voor langere tijd. Dit vraagt ook om speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software waarmee informatie bruikbaar en zichtbaar wordt. Slimme technieken waardoor informatie geordend en leesbaar wordt op elk beeldscherm. (bron: http://www.nationaalarchief.nl/digitaal-archiveren/informatie-archiveren-het-e-depot, dd 7 maart 2016)

Daarbij baseert men zich op het OAIS-model zoals beschreven in de ISO-norm 14721: 2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model.

Waarom is een eDepot van belang?

Digitaal archiveren levert vele voordelen op. Zo kan iedereen achter zijn computer de archieven van de overheid raadplegen. Ook zijn eDepots met elkaar te verbinden, zodat we niet alleen in een streekarchief, research data of in het Nationaal Archief kunnen zoeken, maar op Europees niveau archieven aan elkaar kunnen koppelen. Op deze manier haal je in de toekomst archieven uit de hele wereld, via je computer, in huis.

Tijdige of vervroegde overbrenging van afgesloten digitale archiefobjecten ligt voor de hand. eDepots zijn immers gespecialiseerd in de langdurige bewaring van digitale archiefobjecten. Ervan uitgaande dat het eDepot voldoende is toegerust en goed functioneert, zijn de archiefobjecten daar goed beheerd en blijven voor de toekomst duurzaam toegankelijk.

Reeds bij de inrichting van de eigen informatie- en archiefarchitectuur en bij het ontstaan van archiefobjecten, dient al rekening gehouden te worden met de eisen die gesteld worden vanuit de regelgeving en die voor de overbrenging naar het eDepot gelden. Zo vormt een belangrijke bijdrage, die al bij de archiefvorming geleverd kan worden, het correct, volledig en schoon werken “aan de voordeur” en het voorkomen van archiverings- en bewerkingsachterstanden. De verantwoordelijkheidsverdeling tussen de archief-overbrengende organisatie en het ontvangende eDepot dient goed geregeld en overeengekomen te zijn. Vanuit het eDdepot dienen vroegtijdig de eisen voor permanente bewaring te worden gecommuniceerd, zodat de archiefvormende organisaties daar aan het begin van de levenscyclus van het archiefobject rekening mee kunnen houden.

Direct aan de slag
→ Handleiding en stappenplan in gebruik nemen eDepot → eDepot Archeologie → KING onderzoeksrapport 'Functionaliteit eDepot decentrale overheden' (PDF, 1,23 MB)

Samen leren & zoeken
→ ISO-norm 14721: 2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model → Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard → Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories – Recommended Practice – CCSDS 652.0-M-1. September 2011

Meer informatie & Contact
Voor meer informatie over dit thema: → Contact: nora@ictu.nl