E-Depot: verschil tussen versies

Uit NORA Online
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
(adrie.spruit@ictu.nl naar nora@ictu.nl)
({{Duurzame Toegankelijkheid}} toegevoegd)
 
(39 tussenliggende versies door 7 gebruikers niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
{{Concept|}}
__NOTOC__{{DISPLAYTITLE:e-Depot}}{{Duurzame Toegankelijkheid}}{{DuTo}}
__NOTOC__
====Historie====
In 1999 zette Jeff Rothenberg het probleem van digitale duurzaamheid wereldwijd op de agenda met zijn publicatie {{Bestand met info|Ensuring the Longevity of Digital Information 1999.pdf|'Ensuring the Longevity of Digital Information'}}.


Naarmate in het vorige decennium de digitalisering van informatie voortschreed, ontstonden er ook bij de overheid zorgen over de duurzaamheid van digitale overheidsinformatie. Door veranderingen in de zich snel ontwikkelende Informatie- en CommunicatieTechnologie (ICT) zou veel eenmaal opgeslagen digitale overheidsinformatie in de toekomst verloren gaan. Dit inzicht werd vastgelegd in diverse publicaties over de toekomst van het digitale geheugen van de publieke sector, waaronder:
* het {{Bestand met info|NCDD Toekomst Dig geheugen Rapport 2009.pdf|rapport 'Toekomst voor ons digitaal geheugen (1)'}} , november 2009, van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD);
* een bijbehorende {{Bestand met info|NCDD Toekomst Dig geheugen Agenda 2010.pdf|strategische agenda 'Toekomst voor ons digitaal geheugen (2)'}}, juni 2010, NCDD.


In datzelfde decennium, dus voor 2010, waren al initiatieven gestart om te komen tot e-Depot-achtige oplossingen gericht op het in stand houden van eenmaal gevormd digitaal archief. Daarbij baseerde men zich op het OAIS-model zoals beschreven in de ISO-norm 14721: 2003.


Vrijwel tegelijkertijd werd ook een concreet voorstel ontwikkeld om de benoemde problematiek aan te pakken door samenwerking bij het ontwikkelen van zogenoemde . Dat voorstel bestond uit:
* het {{Bestand met info|Rapport_e-Depot.pdf|rapport e-Depot, Duurzame digitale toegang tot overheidsinformatie}}, mei 2010, van de landelijke Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD);
* het {{Bestand met info|Acdd_voorstel_gemeenschappelijke_e-depotvoorzieningen_en_services.pdf|voorstel e-Depot, Duurzame digitale toegang tot overheidsinformatie}}, mei 2010, ACDD.
De gedachte en tevens business case hierachter was dat het op langere termijn in stand en bruikbaar houden van eenmaal gevormd digitaal archief complexe technieken en functionaliteit vereiste waarvan niet kon worden verwacht dat alle overheidsorganisaties deze zelf zouden gaan aanschaffen en operationeel maken.


Deze ontwikkelingen leidden in 2012 tot de publicatie van het zogenoemde ED3-rapport:
* {{Bestand met info|ED3_v1.pdf|Eisen Duurzaam Digitaal Depot}} van het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI).


====Positionering van een e-Depot====
In de hiervoor genoemde stukken Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid wordt een e-Depot gepositioneerd als een voorziening met functionaliteit voor de opslag en het beheer van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.


Het ED3-rapport van het LOPAI positioneert het e-Depot echter als een digitale archiefbewaarplaats met de mogelijkheid deze ook te gebruiken als een digitale archiefruimte voor dus nog niet overgebracht digitaal archief. Ook wordt er in dit rapport van uitgegaan dat een e-Depot als systeemomgeving ook raadpleegfunctionaliteit bevat, hetgeen niet in elke benadering van dit onderwerp het geval is. In andere benaderingen gaat men er van uit dat voor raadpleging een aparte systeemomgeving beschikbaar is welke is aangesloten op een e-Depot als opslag- en beheeromgeving.  
==Wat is een e-Depot?==
Een e-Depot is een voorziening met functionaliteit voor de opslag, het beheer en de ontsluiting van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.


Een wat formele omschrijving van E-depot luidt: Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Iedere organisatie die beschikt over langdurig of permanent te bewaren archiefobjecten zal ooit zijn stukken naar een e-Depot moeten overbrengen. Het ligt voor de hand dat meerdere organisaties een E-depot delen. Zo vormt het Nationaal Archief de archiefbewaarplaats voor de departementen. Iedere overheidsorganisatie met permanent te bewaren digitaal archief zal, landelijk of regionaal, over een E-depot moeten kunnen beschikken.
Een e-Depot kan grote hoeveelheden bestanden opslaan. Maar het is meer dan alleen geheugenruimte: de opgeslagen informatie moet ook weer opvraagbaar zijn. Nu en over lange tijd. Dit vraagt om speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software waarmee informatie bruikbaar en zichtbaar wordt; slimme technieken ordenen informatie en maken het leesbaar op elk beeldscherm, in welke vorm de informatie destijds dan ook het e-Depot ingegaan is.


In februari 2015 leverde KING het {{Bestand met info|Onderzoek e-Depot dec overheden 2015m02d05.pdf|onderzoeksrapport 'Functionaliteit e-depot decentrale overheden'}} op.
==Waarom is een e-Depot van belang?==
Digitaal archiveren levert veel voordelen op. Zo kan iedereen achter zijn computer de archieven van de overheid raadplegen. Goed toegeruste e-Depots borgen de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie voor de toekomst. Door e-Depots met elkaar te verbinden kun je bovendien in meerdere archieven tegelijk zoeken; zo zijn in Nederland streekarchieven, onderzoeksdata en het Nationaal Archief met elkaar verbonden. Maar ook op Europees niveau zullen archieven op termijn aan elkaar gekoppeld worden. In de toekomst kun je hopelijk via de computer archieven uit de hele wereld in huis halen.


====Overbrenging naar een e-Depot====
Veel organisaties zullen hun afgesloten digitale archiefstukken daarom tijdig of zelfs vervroegd over willen brengen in e-Depots. Hiervoor is het belangrijk om al bij de (her-)inrichting van de eigen informatiearchitectuur te zorgen dat dit straks mogelijk is. Een digitaal archief moet voldoen aan bepaalde eisen om overgebracht te kunnen worden naar een e-Depot. Door hiermee rekening te houden vanaf het moment van het ontstaan van digitale informatie, kan een hoop onnodig werk worden voorkomen.
Tijdige of vervroegde overbrenging van afgesloten digitale archiefobjecten ligt voor de hand. E-depots zijn  immers gespecialiseerd in de langdurige bewaring van digitale archiefobjecten. Ervan uitgaande dat het E-depot voldoende is toegerust en goed functioneert, zijn de archiefobjecten daar goed beheerd en blijven voor de toekomst duurzaam toegankelijk.


Reeds bij de inrichting van de eigen informatie- en archiefarchitectuur en bij het ontstaan van archiefobjecten, dient al rekening gehouden te worden met de eisen die gesteld worden vanuit de regelgeving en die voor de overbrenging naar het E-depot gelden. Zo vormt een belangrijke bijdrage, die al bij de archiefvorming geleverd kan worden, het correct, volledig en schoon werken “aan de voordeur” en het voorkomen van archiverings- en bewerkingsachterstanden. De verantwoordelijkheidsverdeling tussen de archief-overbrengende organisatie en het ontvangende E-depot dient goed geregeld en overeengekomen te zijn. Vanuit het E-depot dienen vroegtijdig de eisen voor permanente bewaring te worden gecommuniceerd, zodat de archiefvormende organisaties daar aan het begin van de levenscyclus van het archiefobject rekening mee kunnen houden.
Zo voorkomt het correct, volledig en schoon werken bij de archiefvorming dat er archiverings- en bewerkingsachterstanden ontstaan. Het is dus van belang dat organisaties die hun archief over willen brengen naar een e-Depot en de beheerders van dat e-Depot goed en vroegtijdig communiceren over de eisen die permanente bewaring stelt. De archiefvormers kunnen daar dan al aan het begin van de levenscyclus van archiefobjecten rekening mee houden.


====Initiatieven====
==Nuttige link==
Op dit moment (eind 2014) zien we vooral initiatieven voor het ontwikkelen en doorontwikkelen van e-Depotoplossingen op regionaal niveau (bij regionale archiefdiensten/regionale historische centra), op landelijk niveau (het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek) en bij enkele grote gemeenten (Amsterdam, Rotterdam).  
* Informatie over het [https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/wat-is-een-e-depot e-Depot van het Nationaal Archief].


====Meer informatie====
<noinclude>{{Duurzame Toegankelijkheid voet}}</noinclude>
Zie:
* [http://www.ncdd.nl/blog/?page_id=313 Website van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)]
* [http://duurzaamtoegankelijk.blogspot.nl/ Website van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's (WVI): op weg naar een gezamenlijk e-Depot]
* [http://www.kb.nl/sites/default/files/docs/rand_report_e-depot_TR510_3c_Cover.pdf Addressing the uncertain future of preserving the past: Towards a robust strategy for digital archiving and preservation (PDF, 1,5 MB)] een rapport van RAND Europe, in opdracht van de Koninklijke Bibliotheek.
[[categorie:Digitale Duurzaamheid]]
[[categorie:Bestaand materiaal Digitale Duurzaamheid]]
 
 
====Redactie en contact====
Reacties zoals aanvullingen en suggesties kunnen naar Xander van der Linde, coördinator NORA Digitale duurzaamheid, [mailto:nora@ictu.nl nora@ictu.nl] met een c.c. naar [mailto:architectuur@ictu.nl architectuur@ictu.nl].

Huidige versie van 25 jan 2023 om 15:39


Duurzame Toegankelijkheid
Onderdeel van
Thema's
Contact
Steven Ham
steven.ham@nationaalarchief.nl
Status
Actueel
De pagina's over Duurzame Toegankelijkheid worden t/m Q2 2023 opnieuw bekeken en geactualiseerd.
De themapagina's van Duurzame Toegankelijkheid zijn onder bewerking.
De pagina's over Duurzame Toegankelijkheid worden op dit moment opnieuw bekeken en geactualiseerd. We verwachten dat dit in Q2 2024 klaar is. Wil je meedenken of heb je vragen, neem dan contact op via steven.ham@nationaalarchief.nl




Wat is een e-Depot?[bewerken]

Een e-Depot is een voorziening met functionaliteit voor de opslag, het beheer en de ontsluiting van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Een e-Depot kan grote hoeveelheden bestanden opslaan. Maar het is meer dan alleen geheugenruimte: de opgeslagen informatie moet ook weer opvraagbaar zijn. Nu en over lange tijd. Dit vraagt om speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software waarmee informatie bruikbaar en zichtbaar wordt; slimme technieken ordenen informatie en maken het leesbaar op elk beeldscherm, in welke vorm de informatie destijds dan ook het e-Depot ingegaan is.

Waarom is een e-Depot van belang?[bewerken]

Digitaal archiveren levert veel voordelen op. Zo kan iedereen achter zijn computer de archieven van de overheid raadplegen. Goed toegeruste e-Depots borgen de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie voor de toekomst. Door e-Depots met elkaar te verbinden kun je bovendien in meerdere archieven tegelijk zoeken; zo zijn in Nederland streekarchieven, onderzoeksdata en het Nationaal Archief met elkaar verbonden. Maar ook op Europees niveau zullen archieven op termijn aan elkaar gekoppeld worden. In de toekomst kun je hopelijk via de computer archieven uit de hele wereld in huis halen.

Veel organisaties zullen hun afgesloten digitale archiefstukken daarom tijdig of zelfs vervroegd over willen brengen in e-Depots. Hiervoor is het belangrijk om al bij de (her-)inrichting van de eigen informatiearchitectuur te zorgen dat dit straks mogelijk is. Een digitaal archief moet voldoen aan bepaalde eisen om overgebracht te kunnen worden naar een e-Depot. Door hiermee rekening te houden vanaf het moment van het ontstaan van digitale informatie, kan een hoop onnodig werk worden voorkomen.

Zo voorkomt het correct, volledig en schoon werken bij de archiefvorming dat er archiverings- en bewerkingsachterstanden ontstaan. Het is dus van belang dat organisaties die hun archief over willen brengen naar een e-Depot en de beheerders van dat e-Depot goed en vroegtijdig communiceren over de eisen die permanente bewaring stelt. De archiefvormers kunnen daar dan al aan het begin van de levenscyclus van archiefobjecten rekening mee houden.

Nuttige link[bewerken]

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Betekenisvolle gegevens.

Betekenisvolle gegevens.

Overgenomen van "https://www.noraonline.nl/index.php?title=E-Depot&oldid=66919"