E-Depot
Wat is een eDepot?[bewerken]
Een eDepot is een voorziening met functionaliteit voor de opslag en het beheer van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Een eDepot kan grote hoeveelheden bestanden opslaan. Maar het is meer dan alleen geheugenruimte: de opgeslagen informatie moet ook weer opvraagbaar zijn. Nu en over lange tijd. Dit vraagt om speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software waarmee informatie bruikbaar en zichtbaar wordt. Slimme technieken ordenen informatie en maken het leesbaar wordt op elk beeldscherm, in welke vorm de informatie destijds dan ook het eDepot ingegaan is.[1] Een goede basis hiervoor is het OAIS-model zoals beschreven in de ISO-norm 14721: 2012 [2].
Waarom is een eDepot van belang?[bewerken]
Digitaal archiveren levert veel voordelen op. Zo kan iedereen achter zijn computer de archieven van de overheid raadplegen. Goed toegeruste eDepots borgen de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie voor de toekomst. Door eDepots met elkaar te verbinden kun je bovendien in meerdere archieven tegelijk zoeken. De koppeling van streekarchieven, research data en het Nationaal Archief verbindt nationale informatie met elkaar, maar ook op Europees niveau worden archieven op termijn aan elkaar gekoppeld. In de toekomst kun je hopelijk met je computer archieven uit de hele wereld in huis halen.
Veel organisaties zullen hun afgesloten digitale archiefobjecten daarom tijdig of zelfs vervroegd over willen brengen in eDepots. Hiervoor is het belangrijk om al bij de (her-)inrichting van de eigen informatie- en archiefarchitectuur te zorgen dat dit straks mogelijk is. Archiefobjecten moeten voldoen aan bepaalde eisen om overgebracht te worden in een eDepot. Als hieraan al bij het ontstaan van archiefobjecten wordt voldaan voorkomt dit een hoop werk en frustratie.
Zo voorkomt het correct, volledig en schoon werken bij de archiefvorming archiverings- en bewerkingsachterstanden. Het is dus van belang dat organisaties die hun archief over willen brengen naar een eDepot en de beheerders van dat eDepot goed en vroegtijdig communiceren over de eisen die permanente bewaring stelt. De archiefvormers kunnen daar dan al aan het begin van de levenscyclus van archiefobjecten rekening mee houden. Daarnaast zijn ook afspraken wie waar verantwoordelijk voor is vóór en tijdens de daadwerkelijke overbrenging een hoop problemen voorkomen.
| Direct aan de slag |
|---|
|
| Meer informatie & Contact |
|---|
|
Voor meer informatie over dit thema:
|
|