E-Depot
Een E-depot is een digitale archiefbewaarplaats. Een wat formele omschrijving van E-depot luidt: Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Iedere organisatie die beschikt over langdurig of permanent te bewaren archiefobjecten zal ooit zijn stukken naar een E-depot moeten overbrengen. Het ligt voor de hand E-depots te delen. Zo vormt het Nationaal Archief de archiefbewaarplaats voor de departementen. Iedere overheidsorganisatie zal, landelijk of regionaal, over een E-depot moeten kunnen beschikken.
De oorspronkelijke gedachte achter het fenomeen e-Depot had te maken met het besef dat de toegankelijkheid van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden verloren kan gaan door het verdwijnen van gangbare programmatuur en formaten. Oplossingen daarvoor zouden voor veel overheidsorganisaties afzonderlijk te complex zijn, en zouden daarom beter de vorm kunnen hebben van gemeenschappelijke voorzieningen.
Oplossingen om het verdwijnen van programmatuure en opslagformaten op te vangen bestaan onder andere uit:
- converteren van formaten die verdwijnen naar nieuwe gangbare formaten;
- oude programmatuur operationeel houden, inclusief het emuleren van de besturingssystemen waaronder die programmatuur moet draaien;
- het ontsluiten van verouderde formaten met viewers.
Dergelijke functionaliteit vormt het meest specifieke onderdeel van systemen in de categorie e-Depots, naast meer generieke functionaliteit voor archiefsystemen zoals voor ontvangen/opnemen, opslaan, administreren, zoeken en leveren van gearchiveerde informatie.
Op dit moment (medio 2014) zien we vooral initiatieven voor het ontwikkelen en doorontwikkelen van e-Depotoplossingen op regionaal niveau (bij regionale archiefdiensten/regionale historische centra), op landelijk niveau (nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek) en enkele grote gemeenten (Amsterdam, Rotterdam).
Bestaand materiaal bij het deelaandachtsgebied e-Depots is:
- Voorstel gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen en -services (PDF, 1,56 MB) van de ArchiefCoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD)
- Rapport gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen en -services (PDF, 1,78 MB) van ACDD
- Eisen duurzaam digitaal depot (ED3) (PDF, 281 kB) van het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI)
- Website van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)
- Website van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's (WVI): op weg naar een gezamenlijk e-Depot
- Addressing the uncertain future of preserving the past: Towards a robust strategy for digital archiving and preservation (PDF, 1,5 MB) een rapport van RAND Europe, in opdracht van de Koninklijke Bibliotheek.