Gegevensmanagement

Dit is het eerste prototype van dit thema. De komende maanden willen we het oorspronkelijke GEMMA-katern waar nodig omwerken voor algemeen gebruik in de publieke sector en rechtstreeks in de wiki's van NORA en GEMMA (Gemeentelijke ModelArchitectuur) verwerken. Wie mee wil denken of bij het lezen opmerkingen heeft die ons kunnen helpen vragen we om even contact op te nemen.

Agenda

donderdag 4 april 2024 - Expertgroep gegevensmanagement april 2024 donderdag 16 mei 2024 - Expertgroep gegevensmanagement mei 2024 donderdag 20 juni 2024 - Expertgroep gegevensmanagement juni 2024 donderdag 29 augustus 2024 - Expertgroep gegevensmanagement augustus 2024 donderdag 3 oktober 2024 - Expertgroep gegevensmanagement oktober 2024 donderdag 7 november 2024 - Expertgroep gegevensmanagement november 2024 → Volledige agenda NORA

Gegevensmanagement is onderdeel van het thema Data op het web.

Gegevensmanagement betreft het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie zowel op strategisch tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren. Gegevensmanagement is echter geen doel op zich maar een middel.

Doel van gegevensmanagement

Gegevensmanagement is geen doel op zich, maar een middel voor overheidsorganisaties om hun werk goed te doen. Dat werk is in de meeste gevallen het leveren van diensten of producten aan burgers en bedrijven. Omdat ze er zelf om gevraagd hebben (subsidies, vergunningen et cetera) of in het belang van anderen (belastingheffing, inspecties et cetera). Gegevens, feiten over de burger zelf en over andere belanghebbenden, zijn daarbij een van de twee grondslagen om over de aanvraag van de belanghebbende te besluiten.

Het doel van gegevensmanagement, als middel voor overheidsorganisaties, is dus dat de feitenverzameling zo wordt georganiseerd dat de overheidsorganisatie productlevering en dienstverlening kan baseren op feiten. Die feiten moeten daarvoor betrouwbaar zijn en in een veilige omgeving beschikbaar.

Twee grondslagen voor het leveren van producten en diensten

De overheid behartigt de belangen van burgers en bedrijven op basis van twee grondslagen:

• de juridische grondslag (wetten, jurisprudentie);
• de gegevensgrondslag (het feitenmateriaal dat bij een zaak hoort).

Voor het leveren van producten en diensten aan burgers en bedrijven, zoals het toekennen van subsidie of een vergunning, voert de overheidsorganisatie een proces uit om tot een rechtvaardige besluitvorming te komen over de rechten en plichten van de belanghebbende. Dat proces is gebaseerd op (1) wet- en regelgeving (de juridische grondslag) en (2) de gegevens (de feiten) van de belanghebbende (de gegevensgrondslag).

De combinatie van de juridische grondslag en de gegevensgrondslag leidt tot beslissingen die samenkomen in besluiten. De besluiten leiden tot beschikkingen over de aanvraag, die als product aan burgers en bedrijven geleverd worden. De interactie tussen overheid aan de ene kant en burgers en bedrijven aan de andere kant over het product vormt de dienstverlening.

Gegevensmanagement ondersteunt overheidsorganisaties om aan deze grondslagen te voldoen. Over het algemeen kunnen we aansluitend daarop een aantal basisvoorwaarden onderkennen:

• Voor de afnemer van gegevens is het van belang om met behulp van die gegevens de belanghebbende (burger/bedrijf) een dienst te leveren op basis van rechtvaardige besluitvorming;
• Efficiëntie van het proces bereiken dat de afnemersorganisatie dient uit te voeren;
• Een strategie ondersteunen die het langetermijnperspectief in acht neemt (bijvoorbeeld door gegevens zodanig ter beschikking te stellen dat wendbaarheid van de organisatie ondersteund wordt).

Definitie en belang

Gegevensmanagement betreft het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie zowel op strategisch tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren.

Gegevens komen voort uit feiten. Het woord 'feit' of 'feitenverzameling' kan door verschillende partijen anders geïnterpreteerd worden. Een feit is meestal een gebeurtenis in de werkelijkheid. Over deze gebeurtenissen verzamelen we gegevens, dat is de neerslag in een administratie van relevante aspecten van deze gebeurtenis (en dus niet het feit of de werkelijkheid zelf). Verschillende organisaties kunnen dan ook verschillende gegevens verzamelen over eenzelfde gebeurtenis.

Het belang van gegevensmanagement is dan ook dat we betrouwbare gegevens over gebeurtenissen verzamelen die de grondslag vormen voor een beschikking. Dat kan alleen als heel goed gedefinieerd is wat die gegevens betekenen (dus ook de context kennen waarin ze verzameld zijn en de regels kennen die onlosmakelijk met die gegevensset verbonden zijn) en als de samenhang van deze gegevens duidelijk is. Ook is het van belang om de beperkingen van de gegevensset in kaart te brengen. Elke gegevensverzameling/elk gegevensmodel is slechts een beperkte beschrijving van de werkelijkheid.

→ Begrippenkader gegevensmanagement

→ Principes van gegevensmanagement

→ Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement

Waarom is Gegevensmanagement van belang?

De eerste randvoorwaarde om data op het web te ontsluiten is de data zelf. Weet je als organisatie wel wat je aan data in huis hebt, wie het beheert, welke kwaliteit het heeft? Nog lang niet alle organisaties kunnen deze vragen met een volmondig 'ja' beantwoorden.

Bij de gemeenten bleek een aantal jaren geleden dat de dynamiek van de eigen bedrijfsprocessen snel groeide. Door de grote decentralisaties kwamen nieuwe taken naar de gemeenten toe en tegelijk bood de voortschrijdende techniek en digitalisering nieuwe mogelijkheden om gegevens en gegevensbronnen in te zetten voor de bedrijfsprocessen. Ook de ambitie van gemeenten om effectiever en efficiënter te werken leidde vaak tot de herinrichting en optimalisering van processen. Een van de belangrijkste voorwaarden om al deze veranderingen goed te faciliteren bleek een goed georganiseerd gegevensmanagement.

Direct aan de slag
Begrippen en kaders → Begrip gegevensmanagement → Thema Gegevensmanagement in GEMMA

Samen leren & zoeken
Een aantal gemeenten hebben hun eigen ervaringen gebundeld en samen met KING / GEMMA een tweetal katernen geschreven over gegevensmanagement. We zoeken nog voorbeelden uit andere organisatietypes. → Eerste workshop (3 oktober 2017) → Tweede workshop (30 november 2017) → Derde workshop (1 februari 2018) → Vierde workshop (5 april 2018) → Vijfde workshop (11 oktober 2018) → Strategisch Katern Gegevensmanagement (GEMMA) → Tactisch Katern Gegevensmanagement (GEMMA)

Meer informatie & Contact
Nuttige links Dit thema wordt verder uitgewerkt in een serie van workshops door mensen uit de praktijk. → Expertgroep Gegevensmanagement Contactpersoon is Wim Stolk, → info@stolkinformatiemanagement.nl

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

alle aspecten van gegevens die voor de afnemer van belang zijn, bijvoorbeeld actualiteit, juistheid of detail, op het niveau dat de afnemer verwacht. Dat kan leiden tot kwaliteit van het hoogste niveau of kwaliteit van het gegeven dat slechts indicatief is als de afnemer dat wenst.

Alle belanghebbenden van overheidsdienstverlening in de ruimste zin van het woord.

NORA doelt met het begrip 'overheidsorganisaties' zowel op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

De persoon of organisatie die een dienst in ontvangst neemt. Dit kan een burger, een (medewerker van een) bedrijf of instelling dan wel een collega binnen de eigen of een andere organisatie zijn.