Gegevensmanagement/workshop 2
Bijeenkomst van Expertgroep Gegevensmanagement op donderdag 30 november 2017, 10.30-12.30 uur, locatie: ICTU.
Doel: Definities, behoeften en bestaande kennis (o.a. UWV) samenvoegen tot werkdefinitie en 'inhoudsopgave' NORA-thema Gegevensmanagement.
Doelgroep: Leden NORA Expertgroep Gegevensmanagement .
Tweede bijeenkomst expertgroep Gegevensmanagement
ISDM model (PDF, 431 kB) Verslag (PDF, 576 kB)
Afspraak volgende keer[bewerken]
De deelnemers sturen hun suggesties voor de ‘inhoudsopgave’ voor gegevensmanagement naar Wim en Marieke. Volgende keer (1 februari bij OCW, met het Nationaal Archief als gastheer) bespreken we wat we al hebben voor de inhoudsopgave (zowel bestaande kennis als vragen) en kijken naar de prioriteiten. Daarnaast geeft het Nationaal Archief een presentatie over hun praktijk en vragen.
Presentatie aanpak UWV[bewerken]
Corine Boersma gaf een presentatie over de manier waarop het UWV gegevensmanagement aanpakt. Daar zijn ze in feite al meer dan vijfentwintig jaar mee bezig, van de eerste opzet van een gegevenswoordenboek tot het huidige UWV-brede data office, met nauwe banden met het CIO Office. Een rode draad is de ontwikkeling van gegevensbeheer naar gegevensmanagement, met een eigen gegevensmanagement framework. Het data office heeft vier focusgebieden:
- de (gegevens-)architectuur
- Beleid en standaarden
- data governance
- advies en expertise
In de presentatie worden deze gebieden verder uitgewerkt en komen een serie gegevensarchitectuurmodellen en de samenhang hiertussen aan bod, waaronder het bedrijfsobjectenmodel (zowel kernmodel als domeinmodel), canoniek gegevensmodel, functionele gegevensmodellen en doelmodellen.
Naast modellen zijn ook tien gegevensprincipes opgesteld, die integraal onderdeel uitmaken van de enterprise architectuur van het UWV. Deze principes gelden bij nieuw- en verbouw, dus bij het opstellen van elk nieuw PSA moeten ze worden meegenomen. Dat geldt ook voor het canonieke gegevensmodel. Natuurlijk wordt er in de praktijk ook wel eens afgeweken, zeker als het gaat om redundantie van gegevens. Het is dan zaak duidelijk aan te geven waarom (tijdelijke) redundantie niet vermeden kan worden en hoe je daar op termijn mee om gaat.
Opmerkingen, vragen en vergelijkingen met de eigen praktijk[bewerken]
Gaat dit framework alleen over het UWV zelf, of is ook de keten betrokken? Er wordt wel rekening gehouden met de keten in de principes, maar er is geen formele afstemming geweest over het framework zelf. Over UWV als aanbieder van informatie stelt een van de principes dat gegevens toegankelijk gesteld worden aan alle bedrijfsprocessen van het UWV zelf èn haar ketenpartners, voor zover daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Aan de afnemerskant stelt een ander principe dat eerst gekeken moet worden of een gegeven al beschikbaar is, binnen het UWV of bij een ketenpartner.
Het kernmodel van het bedrijfsobjectenmodel beschrijft objecten die uitwisselbaar zijn, binnen UWV of binnen de keten. Veel andere domeinen hebben ook zo’n model, is het wenselijk en mogelijk om die modellen bij elkaar te brengen? Begrippen worden op dit moment nog niet consistent gebruikt en gedefinieerd tussen domeinen, ede omdat de wetgeving niet consistent is hierin. Voor bepaalde begrippen zou je de modellen echter wel willen relateren op lange termijn, zodat je gegevens uit domeinen kunt relateren aan elkaar. In het huidige model zijn de meeste relaties nog niet getypeerd, dat zal in de toekomst wel meer het geval zijn.
Het UWV is duidelijk serieus bezig met data management. Hoe is support geregeld en geborgd op bestuurdersniveau? Er is een coalitie gegevensmanagement op het directieniveau. Daaronder is een kaderstellend overleg gegevensmanagement, dat wordt gevoed vanuit lokale gegevensmanagement-overleggen.
Zijn gegevens van de business of van gegevensmanagement of IT? Eigenaarschap ligt altijd in de business. Het is niet altijd even makkelijk om dat eigenaarschap ook goed in te laten vullen door de business, zeker als de baten elders liggen. Kwaliteit wordt bijvoorbeeld als belangrijk benoemd, maar het nemen van maatregelen om de kwaliteit te verbeteren blijft nog wel eens uit. Kwaliteit is sowieso gekoppeld aan het gebruik, waarbij hergebruik in een andere setting wel eens andere kwaliteitseisen stelt. Bij het UWV wordt het beoordelen van de kwaliteit daarom bij de afnemer van de gegevens gelegd: zijn de gegevens die worden aangeboden van genoeg kwaliteit om te gebruiken voor het eigen doel? Tussen aanbieder en afnemer van gegevens binnen UWV en de ketenpartners wordt daarom een afspraak gemaakt, waarin vermeld is welke gegevens van welke kwaliteit op welke manier worden aangeleverd.
Er is veel herkenning van wat het UWV aan het doen is, al is nog niet elke organisatie zo ver gevorderd. In een kort rondje geven de aanwezigen aan wat ze herkennen, waar ze andere keuzen gemaakt hebben en waar ze op dit moment mee bezig zijn.
Werkdefinitie gegevensmanagement[bewerken]
Definitie GEMMA[bewerken]
"Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken."
Genoemde redenen om definitie GEMMA aan te passen / aan te vullen[bewerken]
- Vermijd ‘is’ om aan te geven dat het een werkdefinitie is, niet de ultieme waarheid
- ‘Beschikken’ is te beperkt, ook verwerven, ontsluiten, leveren, beheren, gebruiken, vernietigen. De term ‘verwerken’ uit de AVG kan hiervoor al een betere insteek zijn.
- De definitie is wel erg intern gericht: gegevensmanagement doe je niet alleen voor/binnen je eigen organisatie maar over het algemeen in ketens of netwerken van organisaties. Wat is dan de juiste term? Keten wordt misschien niet door iedereen zo herkend (meerdere ketens/netwerk of ad hoc levering, internationale uitwisseling). Afnemer als term heeft ook nadelen (zo heeft NORA van ‘perspectief afnemer’ ‘perspectief gebruiker’ gemaakt omdat afnemers niet geassocieerd werd met echte mensen), Gebruiker is misschien weer te beperkend.
- Niet alle activiteiten die herkend worden als onderdeel van gegevensmanagement zijn even voor de hand liggend als je de definitie leest: het richten, inrichten en besturen van de gegevenshuishouding is niet evident, maar wel belangrijk onderdeel van gegevensmanagement. Er zit een strategisch, tactisch en operationeel onderdeel aan.
- Juiste gegevens, moment, kwaliteit: is dat niet dubbel? Kwaliteit herbergt al een aantal zaken: juistheid, actualiteit, transparantie, authenticiteit en betrouwbaarheid van de gegevens. Of sluit je hier met ‘juist’ aan bij ‘rechtmatig, doelmatig en conform maatschappelijke verplichtingen?’ Privacy is onderdeel van kwaliteit.
- Het doel van gegevensmanagement kan er explicieter in: je doet het om de doelen van de organisatie te ondersteunen, of om je afnemers te ondersteunen bij hun doelen (dienst/product/verdere verrijking gegevens). Je afnemers hebben dus een belangrijke rol.
Werkdefinitie gegevensmanagement[bewerken]
Versie 1[bewerken]
Gegevensmanagement kan omschreven worden als de gegevenshuishouding in een organisatie om gegevens van de juiste kwaliteit te verwerken voor zowel interne als externe afnemers. Of
Versie 2[bewerken]
Gegevensmanagement kan omschreven worden als het geheel van activiteiten in een organisatie met in achtneming van regelgeving om gegevens op het juiste moment van de juiste kwaliteit te verwerken voor haar afnemers. Of
Versie 3[bewerken]
Het doel van gegevensmanagement is dat (her-)gebruikers en verwerkers van gegevens, binnen en buiten de eigen organisatie, beschikken over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit. Alle activiteiten die nodig zijn om de gegevenshuishouding zo in te richten en te beheren, van strategisch tot operationeel, vallen binnen de noemer gegevensmanagement.
Toelichting woorden uit definitie[bewerken]
Gegevenshuishouding=[bewerken]
Alle gegevens (in breedste zin van het woord) in een organisatie, inclusief bijbehorende taken zoals uitvragen, registratie, controle, uitwisselen en onderhoud.
Of
Het geheel aan bedrijfsgegevens, inclusief de bijbehorende taken zoals verwerven, vastleggen, toegankelijk maken, beheren en verstrekken (UWV).
(her-)gebruikers en verwerkers van gegevens[bewerken]
Het gaat hier om legitiem (her-)gebruik en verwerking, dus rechtmatig, doelmatig en conform maatschappelijke verplichtingen. Het toetsen van die legitimiteit valt binnen gegevensmanagement.
gegevens van de juiste kwaliteit[bewerken]
Kwaliteit omvat juistheid, actualiteit, transparantie, authenticiteit en betrouwbaarheid van gegevens. Alleen de (her-)gebruiker kan bepalen welke kwaliteit nodig is. De gegevensaanbieder kan bepalen welke kwaliteit mogelijk is en onder welke voorwaarden. Met maken van afspraken over ontsluiting en kwaliteit tussen aanbieder en gebruiker valt binnen gegevensmanagement.
Gegeven[bewerken]
Weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat (NORA).
Extern / binnen en buiten de eigen organisatie[bewerken]
Er zijn maar weinig organisaties die niet in een netwerk van gegevensgebruik werken, of die zonder externe gegevens kunnen bestaan. Door middel van gegevensmanagement zijn we in staat om gegevens kwalitatief te kunnen delen.
Verwerking[bewerken]
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. (AVG)