Gegevensmanagement/workshop 3
Bijeenkomst van Expertgroep Gegevensmanagement op donderdag 1 februari 2018, 10.30-12.30 uur, locatie: Ministerie OCW, Den Haag.
Doel: Verder met werkdefinitie gegevensmanagement en samenvoegen van behoeften en bestaande kennis tot een gewenste 'inhoudsopgave' voor het NORA-thema Gegevensmanagement.
Doelgroep: Leden NORA Expertgroep Gegevensmanagement .
Derde bijeenkomst expertgroep Gegevensmanagement
Volgende bijeenkomst en verslag vorige bijeenkomst[bewerken]
Er zijn geen opmerkingen over het verslag (PDF, 576 kB)van de vorige bijeenkomst.
De volgende bijeenkomst zal per datumprikker gepland worden en plaatsvinden bij Kennisnet. Henk zal een presentatie geven vanuit de behoefte die speelt bij ROSA / in de onderwijsketens.
Presentatie normenkader Duurzame Toegankelijkheid[bewerken]
Eric Saaman van de DUTO (Nationaal Archief) geeft een presentatie (PDF, 764 kB) over Duurzame Toegankelijkheid en de impact hiervan op gegevensmanagement. Hij begint met een filmpje over het gebouw van Rijkswaterstaat dat p een gegeven moment begon te trillen en waarvan in het onderzoek bleek dat de oorspronkelijke berekeningen over de hoeveelheid spanning die het gebouw aan kon niet meer beschikbaar waren. Hieruit blijkt maar weer dat archiveren op een heleboel manieren meerwaarde kan hebben: je weet niet van te voren welke gegevens je nog nodig hebt en hoe je het dan wilt gebruiken. Archiveren is meer dan bewaren, het bewaren is slechts een middel voor toekomstig gebruik. Duurzaam in duurzaam toegankelijk staat voor bestand tegen verandering. Dan gaat het niet alleen om technische verandering (bestanden moeten nog te openen zijn als de oorspronkelijke programmatuur en hardware verouderd is), maar ook verandering in behoeften en gebruikersgroepen. Primair gebruik van gegevens gebeurt meestal door mensen die de context precies begrijpen en weten hoe ze het moeten interpreteren. Secundair gebruik kent een heel diverse en onvoorspelbare gebruikersgroep, van de amateur-genealoog tot de Onderzoeksraad voor de Veiligheid of wie er in nabije of verre toekomst nog meer interesse heeft.
Vijf concrete eisen aan informatie vanuit Duurzame Toegankelijkheid zijn daarom dat het Vindbaar, Beschikbaar, Leesbaar, Interpreteerbaar en Betrouwbaar is.
Alle vormen van informatie vallen onder de archiefplicht, van documenten tot filmpjes en whatsappjes . Dat betekent niet per se dat je alles voor altijd duurzaam toegankelijk moet houden: de verplichting is om serieus na te denken en keuzes te maken. Wie verantwoordelijk is voor een proces is ook verantwoordelijk voor de archivering. Archivering stond vroeger vaak op afstand van de primaire processen, die hun documenten na gebruik inleverden bij een archiefkelder in eigen huis of verzonden naar het Nationaal Archief. Dat is echter een ding van het verleden: om zaken duurzaam toegankelijk te maken moet je al beginnen bij het eerste vastleggen van informatie. Om interpreteerbaar te zijn moet de betekenis van gegevens namelijk vastgelegd worden en de context van de gegevens helder zijn. Dat kan een archiveerder later niet alsnog doen, maar vereist de kennis van degene die de gegevens creëert en verzamelt. Het principe van DUTO is dat de data zichzelf beschrijft.
Om gegevens de begrijpen is de context belangrijk. Tegelijk is het niet wenselijk als elke organisatie alles zelf moest vastleggen: zaken als wetten en besluiten wil je op één plek goed vastleggen en er vervolgens naar kunnen refereren. Er is nog geen geïntegreerd initiatief om dat te realiseren, maar het Nationaal Archief probeert hier wel in te adviseren, bijvoorbeeld in de context van de Omgevingswet. Uiteindelijk hebben alle organisaties er baat bij om archivering als bv Nederland aan te pakken: dubbelingen kosten nodeloos geld en maken hergebruik complexer. Dit raakt aan het NORA thema Semantiek, in het bijzonder het Nationaal Semantisch Vlak en het thema Data op het web, in het bijzonder Linked Data. Ook het herziene Informatie-objecten systematisch beschreven over het beschrijven van informatie-objecten in informatiemodellen is hierbij relevant.
Besluit: Marieke zorgt dat er vanuit de NORA iemand uitleg komt geven over in ieder geval informatie-object en informatiemodel, voor zover ze raken aan gegevensmanagement. In overleg met Wim bepalen we wanneer dat het handigste is. Hopelijk kan Duurzame Toegankelijkheid het begrip archivering opnieuw definiëren in de hoofden van mensen en kan de borging er van in Gegevensmanagement zorgen dat ‘archivering by design’ de norm wordt in plaats van de uitzondering. Een discussiepunt dat de werkgroep gegevensmanagement mee zou moeten nemen wat Eric Saaman betreft is op welk niveau je wilt managen, beschrijven en modelleren: DUTO omarmt de NORA eenheid van informatie-object als het niveau waarop je beschrijft en metagegevens vastlegt.
Is Duurzaam Toegankelijk maken een wettelijke verplichting? Ja, maar er is meer detailniveau nodig om er ook echt aan te kunnen voldoen en te monitoren. DUTO is daar een poging toe, requirements die je mee kunt nemen bij bouw en verbouw. Komt er ook een sanctie op non-compliance, zoals we bij de AVG zien? Waarschijnlijk niet, al zou dat wel momentum helpen creëren.
Is er een spanningsveld tussen de AVG en Duurzame Toegankelijkheid? Ja, archivering probeert zoveel mogelijk beschikbaar te maken, AVG beperkt dat. Je kunt natuurlijk het recht op toegang wel goed inregelen om privacyschending te voorkomen, maar feit is dat de meest geraadpleegde informatie in het Nationaal Archief persoonsgegevens zijn van onze voorouders, die volgens de AVG wellicht niet eens verzameld hadden mogen worden. Het is heel interessant om te zien wie er vroeger in dienst was van de VOC, maar willen we dat onze eigen arbeidsgeschiedenis gearchiveerd wordt? Natuurlijk kun je hier een termijn op stellen voor het openbaar wordt, maar hoe lang duurt het totdat het niet meer privacygevoelig is?
werkdefinitie Gegevensmanagement[bewerken]
Presentatie Wim Stolk met varianten definitie (PDF, 1,14 MB) De drie varianten uit het verslag van vorige keer zijn door Wilfried nog aangevuld met de definitie zoals hij bij de Belastingdienst hanteert. Er is geen meerderheid voor een van de varianten. In de discussie blijkt dat er eigenlijk geen inhoudelijke meningsverschillen zijn, alleen nuances in waar de nadruk op zou moeten liggen, wat er in de werkdefinitie thuis hoort en wat daar buiten een plekje krijgt n stijlvoorkeuren.
De doelgroep voor de werkdefinitie moeten zowel architecten en beleidsmedewerkers als bestuurders moeten zijn, zodat de architect hem zonder vertaalslag kan gebruiken om support te winnen. De taal moet dus begrijpelijk zijn en de zinnen goed leesbaar. Niet alle informatie hoeft in de definitie, zolang je daarvandaan door kunt klikken naar de verdere uitwerking.
NORA thema’s hebben een ‘voorblad’ dat in ieder geval antwoord geeft op de vragen ‘Wat is het’ en ‘Waarom is het belangrijk?’ Het doel van gegevensmanagement hoeft dus niet per se in de definitie te staan, maar kan in de kop er onder aan de orde komen.
Hoe zit het met gegevensmanagement in een keten, ligt de verantwoordelijkheid voor gegevensmanagement altijd in de eigen organisatie, of wordt die ook uitbesteed? Ofwel de keten zelf is de organisatie die verantwoordelijk is, of je maakt afspraken binnen de keten tussen gegevensleverancier en afnemer. In dat geval houd je zelf de verantwoordelijkheid: houdt de ander zich niet aan de afspraken, bijvoorbeeld door oneigenlijk gebruik, dan kun je besluiten niet meer te leveren. Wordt daar dan ook op geaudit? Dat doet de Belastingdienst bijvoorbeeld wel met de banken. Het checken of gegevens verstrekt mogen worden is dus expliciet een activiteit die valt binnen gegevensmanagement.
Besluit: Roland, Arnoud, Wilfried en Wim werken verder aan de definitie, op basis van de genoemde elementen. De losse elementen kunnen, of ze nu woordelijk in de definitie terugkomen of niet, elk uitgewerkt worden als onderdeel van het verdere thema.
Elementen:
- integraal (niet los van andere processen)
- Intern en extern gebruik
- Intern en extern gegevensmanagement / binnen en buiten de organisatie
- kwaliteit
- activiteiten / geheel van activiteiten
- gegevens
- structureel toepassen
- juiste moment / haakje naar duurzaam toegankelijk
- duurzaam beschikbaar maken van gegevens
Inhoudsopgave[bewerken]
Dit is een manier om de deelonderwerpen van het thema gegevensmanagement te benoemen waaronder zowel de behoefte als het aanbod aan kennis en tools geclusterd kunnen worden. Het is altijd mogelijk om deelonderwerpen later anders te noemen, samen te voegen of in een andere volgorde te presenteren.
De aanwezigen noemen elk een aantal onderdelen die volgens hen thuishoren in dit thema, vanuit aanbod of behoefte:
- Werkdefinitie / wat is het?
- Doel / Waarom is dit belangrijk?
- Principes gegevensmanagement
- Hoe stel ik een visie voor gegevensmanagement op in mijn organisatie?
- Besturing/governance
- Rollen (referentie / best practices)
- Architectuur
- Regelgeving (privacy, beveiliging, wettelijke grondslag gebruik et cetera)
- Gegevensleveringsovereenkomst
- Kwalteits-handreiking / criteria
- Activiteiten / instrumenten die beschikbaar zijn
- Metadatering (zie ook metagegevens en Linked Data)
- Gegevenswoordenboeken (wat zijn het, hoe gebruik je ze et cetera)
- Metadatamangement
- Modellering (informatie-object, informatiemodel, gegevensmodellering et cetera, zie ook Handreiking XXX
- Soorten gegevens / typering gegevens
Besluit: Iedereen draagt voor de volgende keer aan wat ze nog missen, ofwel omdat ze en best practice / instrument hebben liggen dat ze waardevol vinden ofwel omdat ze dat niet hebben maar daar juist behoefte aan hebben.