Het doel van gegevensmanagement
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Jaap van den Berg
- jaap.vandenberg@duo.nl
- Status
- Actueel
- Auteurs
Jaap van den Berg (DUO), Wilfried Bloemberg (Belastingdienst), Roland Kaijen (SVB)
Doel van gegevensmanagement[bewerken]
Gegevensmanagement is geen doel op zich, maar een middel voor overheidsorganisaties om hun werk goed te doen. Dat werk is in de meeste gevallen het leveren van diensten of producten aan burgers en bedrijven. Omdat ze er zelf om gevraagd hebben (subsidies, vergunningen et cetera) of in het belang van anderen (belastingheffing, inspecties et cetera). Gegevens, feiten over de burger zelf en over andere belanghebbenden, zijn daarbij een van de twee grondslagen om over de aanvraag van de belanghebbende te besluiten.
Het doel van gegevensmanagement, als middel voor overheidsorganisaties, is dus dat de feitenverzameling zo wordt georganiseerd dat de overheidsorganisatie productlevering en dienstverlening kan baseren op feiten. Die feiten moeten daarvoor betrouwbaar zijn en in een veilige omgeving beschikbaar.
Twee grondslagen voor het leveren van producten en diensten[bewerken]
De overheid behartigt de belangen van burgers en bedrijven op basis van twee grondslagen:
- de juridische grondslag (wetten, jurisprudentie);
- de gegevensgrondslag (het feitenmateriaal dat bij een zaak hoort).
Voor het leveren van producten en diensten aan burgers en bedrijven, zoals het toekennen van subsidie of een vergunning, voert de overheidsorganisatie een proces uit om tot een rechtvaardige besluitvorming te komen over de rechten en plichten van de belanghebbende. Dat proces is gebaseerd op (1) wet- en regelgeving (de juridische grondslag) en (2) de gegevens (de feiten) van de belanghebbende (de gegevensgrondslag).
De combinatie van de juridische grondslag en de gegevensgrondslag leidt tot beslissingen die samenkomen in besluiten. De besluiten leiden tot beschikkingen over de aanvraag, die als product aan burgers en bedrijven geleverd worden. De interactie tussen overheid aan de ene kant en burgers en bedrijven aan de andere kant over het product vormt de dienstverlening.
Gegevensmanagement ondersteunt overheidsorganisaties om aan deze grondslagen te voldoen. Over het algemeen kunnen we aansluitend daarop een aantal basisvoorwaarden onderkennen:
- Voor de afnemer van gegevens is het van belang om met behulp van die gegevens de belanghebbende (burger/bedrijf) een dienst te leveren op basis van rechtvaardige besluitvorming;
- Efficiëntie van het proces bereiken dat de afnemersorganisatie dient uit te voeren;
- Een strategie ondersteunen die het langetermijnperspectief in acht neemt (bijvoorbeeld door gegevens zodanig ter beschikking te stellen dat wendbaarheid van de organisatie ondersteund wordt).
Definitie en belang[bewerken]
Gegevensmanagement betreft het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie zowel op strategisch tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren.
Gegevens komen voort uit feiten. Het woord 'feit' of 'feitenverzameling' kan door verschillende partijen anders geïnterpreteerd worden. Een feit is meestal een gebeurtenis in de werkelijkheid. Over deze gebeurtenissen verzamelen we gegevens, dat is de neerslag in een administratie van relevante aspecten van deze gebeurtenis (en dus niet het feit of de werkelijkheid zelf). Verschillende organisaties kunnen dan ook verschillende gegevens verzamelen over eenzelfde gebeurtenis.
Het belang van gegevensmanagement is dan ook dat we betrouwbare gegevens over gebeurtenissen verzamelen die de grondslag vormen voor een beschikking. Dat kan alleen als heel goed gedefinieerd is wat die gegevens betekenen (dus ook de context kennen waarin ze verzameld zijn en de regels kennen die onlosmakelijk met die gegevensset verbonden zijn) en als de samenhang van deze gegevens duidelijk is. Ook is het van belang om de beperkingen van de gegevensset in kaart te brengen. Elke gegevensverzameling/elk gegevensmodel is slechts een beperkte beschrijving van de werkelijkheid.