Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Het duurzaam toegankelijk bewaren van alle digitale overheidsinformatie binnen een organisatie vergt een groot aantal maatregelen. Deze pagina geeft een eerste aanzet voor de belangrijkste stappen op hoofdlijnenniveau (andere onder het thema Digitale duurzaamheid vallende pagina's geven een deel van de uitwerking op meer detailniveau, zoals bijvoorbeeld de pagina over Metagegevens (Begrip).

Hier volgen de stappen op hoofdlijnen:

1. Identificeer Digitale duurzaamheid als een probleem en uitdaging voor de organisatie.
2. Benoem een portefeuillehouder op het niveau van beleidsmedewerker of projectleider én op managementniveau.
3. Start een verdergaande oriëntatie van het probleem en de uitdaging en start een traject voor het creëren van organisatiebrede bewustwording en een organisatiebreed draagvlak voor verbeteractiviteiten.
4. Ontwikkel een gedragen projectvoorstel en benoem daarin onder andere het vanaf punt 6 benoemde.
5. Ga waar mogelijk parallel aan het maken van een projectvoorstel ook alvast met de inhoud vanaf punt 6 aan de slag, al is het maar in inventariserende zin. Bedenk daarbij dat in de praktijk elke overheidsorganisatie al bestaande rollen en verantwoordelijkheden heeft op dit terrein zoals onder noemers als archivering, dossiervorming, DIV, beveiliging, ontsluiting en openbaarmaking.
6. Inventariseer de soorten informatie die uw organisatie gebruikt en bewaart en benoem ze.
7. Benoem per soort informatie een bijbehorend beheerregime. Doe dat ook voor die soorten informatie waarvoor regels voor het opslaan, bewaren en beheren en ontsluiten ervan nog niet expliciet zijn vastgelegd (want juist daar zit een deel van de uitdaging waarvoor het thema Digitale duurzaamheid de organisatie stelt).
8. Beschrijf de benoemde beheerregimes op basis van de bestaande situatie (bewaren betekent vrijwel altijd dat er minimaal iets bekend is over hoe dat gebeurt).
9. Stel vast waar de lacunes zitten, benoem die, rapporteer ze en zorg dat de organisatie het uitwerken van hetgeen nog ontbreekt op de agenda zet en vervolgens opneemt in een plan (dat kan een meerjarenplan zijn, maar zorg dat als iets nog moet gebeuren het als zodanig ook een plek krijgt). Ga bij het benoemen van de lacunes mede uit van hetgeen hierna volgt over de inhoudelijke aandachtsgebieden.
10. Stel vast waar wat betreft het opslaan, bewaren en beheren en ontsluiten van overheidsinformatie nog hybride situaties (informatie op papier naast digitale informatie zonder dat het digitale deel volledig leidend en volledig dekkend is), benoem die situaties, leg ze vast, zet zorg dat de organisatie ook het verbeteren van die situaties op de agenda zet en opneemt in een meerjarenplan.
11. Beschrijf hoe de organisatie per combinatie van benoemde informatiesoort en benoemd beheerregime invulling geeft of gaat geven aan minimaal de volgende belangrijke aandachtsgebieden bij Digitale duurzaamheid:
    1. de bij het opslaan en beheren van informatie te gebruiken opslagformaten, opslagmedia, hardware (apparatuur) en software (programmatuur oftewel geautomatiseerde informatiesystemen) (stel daarvoor formeel ook standaarden vast);
    2. de bij het opslaan, beheren, ontsluiten en gebruiken toe te passen metagegevens;
    3. hoe de toegang, ontsluiting en (wel of niet actieve) openbaarmaking te regelen;
    4. de toe te passen principes en regels;
    5. een kwaliteitssysteem voor controle en handhaving;
    6. de overkoepelende en structurele aansturing (governance).
12. Werk uit en beschrijf wat qua inrichting, omgeving en middelen nodig is om punt 11 beschrevene per informatiesoort en beheerregime in te voeren en uit te voeren, en denk daarbij aan:
    1. de in te vullen rollen en verantwoordelijkheden en de benodigde kennis en menskracht eenmalig en structureel;
    2. de op te stellen regels en regelingen (bedenk dat er veelal al het een en ander is, zoals - volgens de Archiefwet - een ..) en de benodigde ondersteunende opleidingen en instrumenten;
    3. de in te richten en uit te voeren processen en handelingen (verschillende handelingen zullen geïntegreerd moeten worden in bestaande werkprocessen);
    4. de benodigde (informatie-)systeemfuncties (vergeet niet uit te gaan van wat er al is, zoals een archiefsysteem, een DMS, een zakenbeheersysteem etc.);
    5. de benodigde opslagmogelijkheden (idem), opslagmedia en databaseomgevingen, de in te voeren opslagformaten en de te implementeren informatiemodellen voor de opslag van informatie en bijbehorende metagegevens;
    6. de benodigde koppelingen tussen systemen;
    7. de benodigde hardware en netwerktechnologie (denk aan de hoeveelheden informatie en informatiestromen en de daarvoor benodigde performance).
13. Stel op basis van hetgeen nodig is een of meer implementatieplannen op.
14. Voer deze plannen uit.
15. Evalueer de uitgevoerde implementatie(s) en nieuw ontstane omgevingen en situaties en herhaal.

NORA doelt met het begrip 'overheidsorganisaties' zowel op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.