Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?
Naar navigatie springen
Naar zoeken springen
Het thema Digitale Duurzaamheid is 'historische informatie' in NORA. De inhoud van dit onderwerp komt in beheer van het Nationaal Archief onder het thema 'Duurzame Toegankelijkheid'
Achtergronden hierover zijn te lezen in de notitie: 'Duurzame Overheidinformatie' (PDF, 751 kB).
Het duurzaam toegankelijk bewaren van alle digitale overheidsinformatie binnen een organisatie vergt een groot aantal maatregelen. Deze pagina geeft een eerste aanzet voor de belangrijkste stappen op hoofdlijnenniveau (andere onder het thema Digitale duurzaamheid vallende pagina's geven een deel van de uitwerking op meer detailniveau, zoals bijvoorbeeld de pagina over Metagegevens (Begrip).
Hier volgen de stappen op hoofdlijnen:
- Identificeer Digitale duurzaamheid als een probleem en uitdaging voor de organisatie (zie ook Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?) en benoem een portefeuillehouder op het niveau van beleidsmedewerker of projectleider én op managementniveau.
- Start een verdergaande oriëntatie van het probleem en de uitdaging en start een traject voor het creëren van organisatiebrede bewustwording en een organisatiebreed draagvlak voor verbeteractiviteiten.
- Formuleer beleid en ontwikkel een gedragen projectvoorstel en benoem daarin onder andere het vanaf punt 6 benoemde (of benoem het formuleren van beleid als onderdeel van het projectvoorstel).
Ga waar mogelijk parallel aan het maken van een projectvoorstel ook alvast met de inhoud vanaf punt 4 aan de slag, al is het maar in inventariserende zin. Bedenk daarbij dat in de praktijk elke overheidsorganisatie al bestaande rollen en verantwoordelijkheden heeft op dit terrein zoals onder noemers als archivering, dossiervorming, DIV, beveiliging, ontsluiting en openbaarmaking. - Inventariseer de soorten informatie die uw organisatie gebruikt en bewaart, benoem ze, benoem per soort informatie de bijbehorende risico's (zie ook Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?) en benoem als antwoord op die risico's alvast (voorlopige en later uit te werken) informatiebeheerregimes (zie ook Wat is Digitale duurzaamheid?). Dat kan ook een (deels) al bestaand beheerregime zijn zoals bijvoorbeeld al aanwezig voor te archiveren en gearchiveerde informatie.
Vergeet daarbij niet nieuwe soorten informatie zoals die bijvoorbeeld gecommuniceerd wordt op 'social media' met Twitter als bekendste voorbeeld. - Beschrijf de benoemde informatiebeheerregimes op basis van de bestaande situatie (bewaren betekent vrijwel altijd dat er minimaal iets bekend is over hoe dat gebeurt), stel vast waar de lacunes zitten, benoem die, rapporteer ze en zorg dat de organisatie het uitwerken van hetgeen nog ontbreekt op de agenda zet en vervolgens opneemt in een plan (dat kan een meerjarenplan zijn, maar zorg dat als iets nog moet gebeuren het als zodanig ook een plek krijgt). Ga bij het benoemen van de lacunes mede uit van hetgeen hierna volgt over de inhoudelijke aandachtsgebieden.
Stel ook vast waar wat betreft het opslaan, bewaren en beheren en ontsluiten van overheidsinformatie nog hybride situaties (informatie op papier naast digitale informatie zonder dat het digitale deel volledig leidend en volledig dekkend is), benoem die situaties, leg ze vast en zorg dat de organisatie ook het verbeteren van die situaties op de agenda zet en opneemt in een meerjarenplan. - Beschrijf hoe de organisatie per combinatie van benoemde informatiesoort en benoemd beheerregime invulling geeft of gaat geven aan minimaal de volgende belangrijke aandachtsgebieden bij Digitale duurzaamheid:
- de bij het opslaan en beheren van informatie te gebruiken opslagformaten, opslagmedia, hardware (apparatuur) en software (programmatuur oftewel geautomatiseerde informatiesystemen) (stel daarvoor formeel ook standaarden vast);
- de bij het opslaan, beheren, ontsluiten en gebruiken toe te passen metagegevens (zie ook Metagegevens (Begrip));
- hoe de toegang, ontsluiting en (wel of niet actieve) openbaarmaking te regelen;
- de toe te passen principes en regels (zie ook Welke principes zijn van toepassing bij Digitale duurzaamheid?);
- een kwaliteitssysteem voor controle en handhaving;
- de overkoepelende en structurele aansturing (governance).
- Geef hierbij minimaal invulling aan de transitie naar digitaal archiveren oftewel het vormen van digitaal archief en het beheren van digitaal archief. Na invoering daarvan zouden hybride situaties met onvolledige papieren dossiers en onvolledige digitale dossiers niet meer of slechts in uitzonderingssituaties mogen voorkomen. Besef daarbij dat hetgeen de Archiefwet voorschrijft niet verandert, maar dat digitaal invulling geven aan de Archiefwet wel tot grote veranderingen leidt, van de manier van werken én van de daarvoor benodigde informatievoorziening. Maak ook een duidelijk onderscheid tussen het vormen van digitaal archief en het beheren van eenmaal gevormd digitaal archief. Dat laatste zullen veel overheidsorganisaties in de toekomst kunnen uitbesteden of overlaten aan een archiefinstelling met een digitale archiefbewaarplaats in de vorm van een e-Depot[1], maar dat geldt niet voor het vormen van digitaal archief. Dat zullen overheidsorganisaties echt zelf moeten doen (en zelf moeten leren), en dat dan ook nog eens als een integraal onderdeel van het (digitale) werkproces.
- Werk uit en beschrijf wat qua inrichting, omgeving en middelen nodig is om het bij punt 11 beschrevene per informatiesoort en beheerregime in te voeren en uit te voeren, en denk daarbij aan:
- de in te vullen rollen en verantwoordelijkheden, de benodigde kennis en menskracht eenmalig en structureel en de voor de nieuwe manier van werken noodzakelijke instrumenten, opleidingen en instructies (tot en met voor de behandelend ambtenaar);
- de op te stellen regels en regelingen. Bedenk dat er veelal al het een en ander is, zoals een Besluit Informatiebeheer (verplicht volgens de Archiefwet), een Beheerplan Informatiehuishouding (zoals bijvoorbeeld benoemd in de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten), een Selectielijst (vaak op bestuurslaagniveau ontwikkeld, maar de Archiefwet verplicht het hebben en gebruiken van zo'n lijst) en de eigen Archiefverordening (eveneens verplicht volgens de Archiefwet;
- de in te richten en uit te voeren processen en handelingen (verschillende handelingen zullen geïntegreerd moeten worden in bestaande werkprocessen);
- de benodigde (informatie-)systeemfuncties (vergeet niet uit te gaan van wat er al is, zoals een archiefsysteem, een DMS, een zakenbeheersysteem etc.);
- de benodigde opslagmogelijkheden (idem), opslagmedia en databaseomgevingen, de in te voeren opslagformaten en de te implementeren informatiemodellen voor de opslag van informatie en bijbehorende metagegevens;
- de benodigde koppelingen tussen systemen;
- de benodigde hardware en netwerktechnologie (denk aan de hoeveelheden informatie en informatiestromen en de daarvoor benodigde performance).
- Stel op basis van hetgeen nodig is een of meer implementatieplannen op.
- Voer deze plannen uit.
- Evalueer de uitgevoerde implementatie(s) en nieuw ontstane omgevingen en situaties en herhaal.
Redactie en contact[bewerken]
Reacties zoals aanvullingen en suggesties kunnen naar Xander van der Linde, coördinator NORA Digitale duurzaamheid, nora@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.
- ↑ Of e-Depot-achtige oplossing, want de beelden van wat overheidsorganisaties in de toekomst willen verstaan onder een e-Depot blijken nogal te verschillen.