Hoe stel ik een visie voor gegevensmanagement op in mijn organisatie?

Uit NORA Online
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Gegevensmanagement
Onderdeel van
Thema's
Contact
Arjen Santema
Arjen.Santema@kadaster.nl
Status
Actueel
Auteurs

Corine Boersma (UWV)

In dit onderdeel gaan we in op wat een visie is in het kader van Gegevensmanagement. Uitgangspunt is dat gegevens een belangrijke rol spelen in de bedrijfsvoering van de organisatie. Gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt als ‘grondstof’ voor producten, voor het verkrijgen van inzicht of voor het afleggen van verantwoording. Daarnaast hebben organisaties te maken met wet- en regelgeving ten aanzien van privacy, denk aan de AVG, en in het geval van de overheid met transparantie vereisten, denk aan de Wet Open Overheid die in voorbereiding is.

Kortom argumenten genoeg om een strategie/visie op Gegevensmanagement te hebben!

Visie of strategie?[bewerken]

Voordat we de vraag 'Hoe stel ik een visie voor Gegevensmanagement op voor mijn organisatie?' kunnen beantwoorden, moeten we eerst weten wat we verstaan onder het woord visie.

In de context van de organisatie is een visie een toekomstbeeld. De visie bepaalt waar de organisatie aan zou moeten werken, het geeft dus aan wat de belangrijke strategische doelstellingen zijn om het toekomstbeeld te bereiken. Deze strategische doelstellingen zijn vervolgens te vertalen naar een strategie. Strategie geeft de manier aan waarop de organisatie de doelen gaat bereiken [Melker][1].

Visie en strategie liggen in elkaars verlengde, wat is een visie zonder strategie en wat is een strategie zonder visie? Daarom hebben we er hiervoor gekozen om beide begrippen bij elkaar te nemen bij de verdere uitwerking.

Waarom hebben we een gegevensstrategie nodig?[bewerken]

In de literatuur is een aantal belangrijke redenen voor het hebben van een gegevensstrategie te vinden:

  • Gegevens zijn een ‘organizational asset’ en zonder gegevensstrategie zijn er geen richtlijnen voor het omgaan met gegevens in systemen en kan iedereen zijn ‘eigen agenda’ volgen [Adelman][2].
  • “Creating an effective data environment requires change and coordination across the board, with business and IT joined at the hip. To ensure success, they must create a practical data strategy that guides process changes as well as ongoing investments in their data assets” [Barth][3].
  • De reden die Loshin geeft voor het hebben van een gegevensstrategie is: “… to balance ensuring data usability from all perspectives with developing polices and processes for oversight and governance of a company's data assets”[4].
  • “Without a centralized vision and foundation, different parts of the enterprise will view data-related capabilities differently. This inevitably leads to duplication of both data and data systems across the organization and thus makes it quite difficult to determine the 'truth' of one's data and will also drive up costs” [Lahanas][5].

In het bovenstaande zien we de volgende elementen terugkomen:

  • Gegevens als ‘asset’ voor het bedrijf (belangrijk bedrijfsmiddel);
  • Gidsen of richtlijnen;
  • Een strategie maakt goed gegevensgebruik mogelijk (via processen en beleid);
  • Een centrale visie[6];
  • Kostenbeperking.

We kunnen de vraag 'Waarom hebben we een gegevensstrategie nodig?' dus op de volgende manier beantwoorden: Om een plan te hebben dat ervoor zorgt dat gegevens op een juiste en efficiënte manier beschikbaar gesteld, verwerkt/gebruikt, beheerd en uitgewisseld kunnen worden ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en als bijdrage aan de verwezenlijking van de organisatiedoelen.

Hoe stellen we een strategie voor Gegevensmanagement op?[bewerken]

Bij het opstellen van een gegevensstrategie is het uitgangspunt altijd de bedrijfsvisie: wat wil de organisatie bereiken? Vervolgens moeten we bepalen hoe gegevens en Gegevensmanagement de bedrijfsvisie kan ondersteunen.

Daarbij kunnen we gebruikmaken van modellen zoals het Strategic Alignment Model van Henderson en Venkatram, het Amsterdam Information Model (Amsterdamse negenvlak model)[7] en het NORA Negenvlaksmodel.

Model in twee dimensies, weergegeven met tweezijdige pijlen: horizontaal van Business tot IT en verticaal van Strategy tot Operations. Binnen deze dimensies zijn vijf zeshoeken geplaatst, de middelste met een raakvlak aan de vier omringende vlakken. In de zeshoek linksboven staat Business Strategy, in dat rechtsboven IT Strategy. Linksonder is de zeshoek Organization and Process, rechtsonder de zeshoek Information Systems. De middelste zeshoek die deze vier verbindt is breder, hierin staat links Information en rechts Data.
Strategic Alignment Model van Henderson en Venkatram (bron: DMBOK, 2e editie)
Amsterdams Negenvlaksmodel, een model waarin negen ronde vlakken zijn benoemd, gelegen op het snijvlak van twee rechthoeken: verticaal een bruine rechthoek met bovenaan de tekst Information Governance en onderaan Data Quality, horziontaal een beige rechthoek met de tekst Architecture (rechts in het midden). Links boven dit beige vlak staat Business, rechts boven IT. De eerste laag is gemarkeerd als Strategy en bestaat v.l.n.r. uit de vlakken: Business Strategy & Governance, Information Strategy & Governance en IT Strategy & Governance. De tweede laag is gemarkeerd als Tactics en bestaat uit de vlakken: Organization & Processes, Information Architecture & Planning en IT Architecture & Planning. De resterende laag is Operations en bestaat uit: Business Execution, Information Management & Use en IT Services & Exploitation.
Amsterdams Negenvlaksmodel (bron:DMBOK, 2e editie)

Bij het opstellen van de gegevensstrategie is het ook noodzakelijk om te weten wat het volwassenheidsniveau is van de gegevenshuishouding[8] en het gegevensmanagement. Zoals je eerst moet kunnen lopen voordat je kan rennen is het ook noodzakelijk om het juiste niveau van ontwikkeling en inrichting van Gegevensmanagement te hebben. Voorbeeld: zonder een goede ‘gegevensorganisatie’ (grofweg wie mag en doet wat met gegevens) is elke beslissing over en met gegevens een beslissing zonder zicht op impact; zonder te weten welke gegevens in de organisatie aanwezig zijn, met welke betekenis en welke kwaliteit, zijn concepten als ‘meervoudig gebruik’, ‘eenduidige gegevensuitwisseling’, ‘straight through processing’, ‘data driven’ erg lastig te implementeren.

Er zijn verschillende modellen voor ICT- en gegevensvolwassenheid te vinden op internet. Veel modellen bevatten aandachtsgebieden en groeifases zoals bijvoorbeeld in de volgende afbeelding [Stam et al.][9].

Voorbeeld van een model voor ICT- en gegevensvolwassenheid met aandachtsgebieden en groeifasen: 5 rijen geven verschillende niveaus van volwassenheid aan op zes aandachtsgebieden (kolommen). De niveaus zijn: datamanagement als corporate assets, sturend datamanagement, centraal datamanagement, afdelings-datamanagement en ad-hoc datamanagement. Hierbij geldt ad-hoc datamanagement als het laagste volwassenheidsniveau. De aandachtsgebieden zijn: datakwaliteit, mens & cultuur, processen, beleid, beheer & architectuur en governance & ownership. Voor elk van de combinaties van niveau en aandachtsgebied is een beschrijving gegeven, die qua detailniveau te ver voert voor deze pagina. Zie [https://cdnbb01.bestebroer.com/Public/Media/df4tn8dl/1653_Naar_Winstgegevend_gegevensmanagement_Informatie.pdf artikel voor meer info
Voorbeeld van een model voor ICT- en gegevensvolwasse heid met aandachtsgebieden en groeifasen, in dit geval van Stam (et al)

Het ontwikkelen van een volwassen Gegevensmanagementfunctie kan een onderdeel van de gegevensstrategie zijn.

De praktische invulling van een gegevensstrategie[bewerken]

Als duidelijk is wat de doelen van de organisatie zijn, is het mogelijk om een matrix te maken met op de ene as deze doelstellingen en op de andere as de beschikbare en/of te ontwikkelen Gegevensmanagementproducten, zoals: gegevensbeleid en –architectuur, Enterprise gegevensmodel, gegevensmodellenregister, data governance.

Ook kan gedacht worden aan een matrix waarin de organisatiedoelstellingen zijn afgezet tegen gegevensconcepten of -technologie die deze doelstellingen ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan: blockchain, data lake, cloud, data profiling, open data, open standaarden, data ware housing, centrale gegevenslaag. Voor beide matrices geldt dat de ‘snijvlakken’ meer of minder uitgewerkt kunnen worden.

Hierbij een voorbeeld van UWV uit 2016:

trends / speerpunten Automatiseren werkprocessen Snel reageren op veranderingen Versterken samenwerking Gegevenskwaliteit Stabiliteit & continuïteit Risicogericht werken & gedragsbeïnvloeding
Cloud x x
Data Integratie x x x x x x
Big Data x x
Business Intelligence x x x
DWH / Data Lake / Hadoop x x x x
Open standaarden x x x x
Open data x x
IE&P x x x x x x
Corporate data x x x x x x
Data kwaliteit x x x x x x
Data governance x x x x x x
Mobiel werken x x
Bedrijfsregels x x x x

Een gegevensstrategie en dan ...[bewerken]

... een Roadmap[bewerken]

Op basis van de strategie is het mogelijk om een plan of 'roadmap' voor een jaar te maken waarin staat welke onderwerpen uit de strategie worden uitgewerkt.

... beheer[bewerken]

Een gegevensstrategie beslaat veelal een periode van meer dan een jaar, vijf jaar is gebruikelijk. Vanuit theoretisch standpunt gezien verandert een strategie niet snel. Echter in de wereld van gegevens en data-technologie hebben we te maken met snelle ontwikkelingen. Ook gegevensmanagement moet flexibel zijn, met name in organisaties die afhankelijk zijn van politieke besluitvorming. Het is daarom verstandig om regelmatig de impact van ontwikkelingen op de gegevensstrategie te bepalen.

En natuurlijk: verandert de strategie van de organisatie dan zal de gegevensstrategie moeten meebewegen.

(C) Corine Boersma, Data Office UWV.

Voetnoten[bewerken]

  1. ↑ Melker, G. (2010)
  2. ↑ Adelman, Moss, Abai. Data Strategy. Adisson-Wesley, 2005
  3. ↑ Barth, P. Principles for a successful Data Strategy.pdf (mei 2015)
  4. ↑ Loshin, D. CDO should take lead on Data Governance process, info strategy (mei 2015)
  5. ↑ Lahanas, S. Why Organizations need a data strategy (mei 2015)
  6. ↑ Onderbouwing van de bewering dat visie en strategie met elkaar samenhangen
  7. ↑ Bron afbeeldingen: DMBOK, 2e editie
  8. ↑ Gegevenshuishouding: Het geheel aan bedrijfsgegevens, inclusief de bijbehorende taken zoals verwerven, vastleggen, toegankelijk maken, beheren en verstrekken.
  9. ↑ Stam, D Naar winstgevend gegevensmanagement (November 2013)

Literatuurlijst[bewerken]

Auteur Titel, Bron of URL
Adelman, Moss, Abai Data Strategy. Adisson-Wesley 2005
Barth, Paul Principles for a successful Data Strategy.pdf (mei 2015)
Bearing Point Building a comprehensive strategy for enterprise data management – an executive overview (mei 2015)
DAMA The DAMA guide to the data management body of knowledge (DAMA-DMBOK guide) 2009 (1e editie) en 2017 (2e editie)
Eckerson, Wayne creating an Enterprise Data Strategy and managing data as a corporate asset (pdf, mei 2015)
Lahanas, Steven Why Organizations need a data strategy (mei 2015)
Loshin, David CDO should take lead on Data Governance process, info strategy (mei 2015)
Melker, Gert-Jan 250 Managementbegrippen; Noordhoff Uitgevers 2010
Stam, Dave et al. Naar winstgevend gegevensmanagement; November 2013 Informatie

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

Betekenisvolle gegevens.

Betekenisvolle gegevens.

Overgenomen van "https://www.noraonline.nl/index.php?title=Hoe_stel_ik_een_visie_voor_gegevensmanagement_op_in_mijn_organisatie%3F&oldid=67264"