Hoe stel ik een visie voor gegevensmanagement op in mijn organisatie?
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Arjen Santema
- nora@ictu.nl
- Status
- Actueel
- Auteurs
Roland Kaijen (SVB), Jaap van den Berg (DUO), Wim Stolk (voorzitter Expertgroep Gegevensmanagement)
In dit onderdeel gaan we in op wat een visie is in het kader van Gegevensmanagement. Met gegevensmanagement wordt het verwerken van gegevens bedoeld op zo'n manier dat de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid wordt gerealiseerd.
Gegevens spelen een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van de organisatie/keten. Gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt als ‘grondstof’ voor producten, voor het verkrijgen van inzicht of voor het afleggen van verantwoording. Met betrekking tot deze gegevens hebben organisaties te maken met wet- en regelgeving, bijvoorbeeld ten aanzien van privacy, denk aan de AVG, en in het geval van de overheid ook met transparantie vereisten, zoals de Wet Open Overheid (in voorbereiding).
Vanwege het belang van gegevens in de bedrijfsvoering van een organisatie of keten en vanwege de wet- en regelgeving die ermee gemoeid is, is het noodzakelijk om een visie op te stellen voor gegevensmanagement.
Visie of strategie?[bewerken]
Voordat we de vraag 'Hoe stel ik een visie voor Gegevensmanagement op voor mijn organisatie?' kunnen beantwoorden, moeten we eerst weten wat we verstaan onder het woord visie.
In de context van een organisatie of keten is een visie een toekomstbeeld. De visie bepaalt waar de organisatie aan zou moeten werken, het geeft dus aan wat de belangrijke strategische doelstellingen zijn om het toekomstbeeld te bereiken. Deze doelstellingen zijn vervolgens te vertalen naar een strategie. Strategie geeft de manier aan waarop de organisatie de doelen gaat bereiken [1].
Visie en strategie liggen in elkaars verlengde: wat is een visie zonder strategie en wat is een strategie zonder visie? Daarom hebben we er hiervoor gekozen om beide begrippen bij elkaar te nemen bij de verdere uitwerking.
Waarom hebben we een gegevensstrategie nodig?[bewerken]
In de literatuur zijn een aantal belangrijke redenen voor het hebben van een gegevensstrategie te vinden:
- Gegevens zijn een ‘organizational asset’ en zonder gegevensstrategie zijn er geen richtlijnen die aangeven hoe met gegevens in systemen om te gaan en kan iedereen zijn ‘eigen agenda’ volgen [2].
- “Creating an effective data environment requires change and coordination across the board, with business and IT joined at the hip. To ensure success, they must create a practical data strategy that guides process changes as well as ongoing investments in their data assets” [3].
- Volgens Loshin is een gegevensstrategie nodig, omdat: “… to balance ensuring data usability from all perspectives with developing polices and processes for oversight and governance of a company's data assets”[4].
- “Without a centralized vision and foundation, different parts of the enterprise will view data-related capabilities differently. This inevitably leads to duplication of both data and data systems across the organization and thus makes it quite difficult to determine the 'truth' of one's data and will also drive up costs” [5].
Op basis van de bovenstaande citaten uit de literatuur, kunnen we vijf belangrijke punten onderscheiden:
- Gegevens zijn een ‘asset’ voor het bedrijf (belangrijk bedrijfsmiddel);
- Gidsen of richtlijnen zijn nodig;
- Een strategie maakt goed gegevensgebruik mogelijk (via processen en beleid);
- Een centrale visie[6] is van belang;
- Een strategie leidt tot kostenbeperking.
We kunnen de vraag 'Waarom hebben we een gegevensstrategie nodig?' dus op de volgende manier beantwoorden: Om een plan te hebben dat ervoor zorgt dat gegevens op een juiste en efficiënte manier beschikbaar gesteld, verwerkt/gebruikt, beheerd en uitgewisseld kunnen worden ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en als bijdrage aan de verwezenlijking van de organisatiedoelen.
Nu komen we bij de vraag hóe we een strategie opstellen.
Hoe stellen we een strategie voor Gegevensmanagement op?[bewerken]
Bij het opstellen van een strategie is het uitgangspunt altijd de bedrijfsvisie: wat wil de organisatie bereiken? Vervolgens moeten we bepalen hoe gegevens en Gegevensmanagement de bedrijfsvisie kan ondersteunen.
Daarbij kunnen we gebruikmaken van modellen zoals het Strategic Alignment Model van Henderson en Venkatram, het Amsterdam Information Model of het Amsterdamse negenvlak model genoemd [7] en het NORA Negenvlaksmodel (dat is doorontwikkeld naar het Vijflaagsmodel)
Bij het opstellen van de gegevensstrategie is het noodzakelijk om te weten wat het volwassenheidsniveau is van de gegevenshuishouding[8] en het gegevensmanagement. Zoals je eerst moet kunnen lopen voordat je kan rennen is het ook noodzakelijk om het juiste niveau van ontwikkeling en inrichting van Gegevensmanagement te hebben. Voorbeeld: zonder een goede ‘gegevensorganisatie’ (grofweg wie mag en doet wat met gegevens) is elke beslissing over en met gegevens een beslissing zonder zicht op impact; zonder te weten welke gegevens in de organisatie aanwezig zijn, met welke betekenis en welke kwaliteit, zijn concepten als ‘meervoudig gebruik’, ‘eenduidige gegevensuitwisseling’, ‘straight through processing’, ‘data driven’ erg lastig te implementeren.
Er zijn verschillende modellen voor ICT- en gegevensvolwassenheid te vinden op internet. Veel modellen bevatten aandachtsgebieden en groeifases zoals bijvoorbeeld in de volgende afbeelding [9].
Het ontwikkelen van een volwassen Gegevensmanagementfunctie kan een onderdeel van de gegevensstrategie zijn.
De praktische invulling van een gegevensstrategie[bewerken]
Als duidelijk is wat de doelen van de organisatie zijn, is het mogelijk om een matrix te maken met op de ene as deze doelstellingen en op de andere as de beschikbare en/of te ontwikkelen Gegevensmanagementproducten, zoals: gegevensbeleid en –architectuur, Enterprise gegevensmodel, gegevensmodellenregister, data governance, etc.
Ook kan gedacht worden aan een matrix waarin de organisatiedoelstellingen zijn afgezet tegen gegevensconcepten of -technologie die deze doelstellingen ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan: blockchain, data lake, cloud, data profiling, open data, open standaarden, data ware housing, centrale gegevenslaag. Voor beide matrices geldt dat de ‘snijvlakken’ meer of minder uitgewerkt kunnen worden.
Hierbij een voorbeeld van UWV uit 2016:
| trends / speerpunten | Automatiseren werkprocessen | Snel reageren op veranderingen | Versterken samenwerking | Gegevenskwaliteit | Stabiliteit & continuïteit | Risicogericht werken & gedragsbeïnvloeding |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cloud | x | x | ||||
| Data Integratie | x | x | x | x | x | x |
| Big Data | x | x | ||||
| Business Intelligence | x | x | x | |||
| DWH / Data Lake / Hadoop | x | x | x | x | ||
| Open standaarden | x | x | x | x | ||
| Open data | x | x | ||||
| IE&P | x | x | x | x | x | x |
| Corporate data | x | x | x | x | x | x |
| Data kwaliteit | x | x | x | x | x | x |
| Data governance | x | x | x | x | x | x |
| Mobiel werken | x | x | ||||
| Bedrijfsregels | x | x | x | x |
Een gegevensstrategie, en dan….[bewerken]
… een Roadmap[bewerken]
Op basis van de strategie is het mogelijk om een plan of roadmap voor een jaar te maken waarin staat welke onderwerpen uit de strategie worden uitgewerkt.
… het Beheer[bewerken]
Een gegevensstrategie beslaat veelal een periode van meer dan een jaar, vijf jaar is gebruikelijk. Vanuit theoretisch standpunt gezien verandert een strategie niet snel. Echter in de wereld van gegevens en data technologie hebben we te maken met snelle ontwikkelingen. Ook gegevensmanagement in organisaties die afhankelijk zijn van politieke besluitvorming moet flexibel zijn. Het is daarom verstandig om regelmatig de impact van ontwikkelingen op de gegevensstrategie te bepalen.
En natuurlijk: verandert de strategie van de organisatie dan zal de gegevensstrategie moeten meebewegen. (C) Corine Boersma, UWV.
Voetnoten[bewerken]
- ↑ Melker, G. (2010)
- ↑ Adelman, Moss, Abai. Data Strategy. Adisson-Wesley, 2005
- ↑ Barth, P. Principles for a successful Data Strategy.pdf (mei 2015)
- ↑ Loshin, D. CDO should take lead on Data Governance process, info strategy (mei 2015)
- ↑ Lahanas, S. Why Organizations need a data strategy (mei 2015)
- ↑ Onderbouwing van de bewering dat visie en strategie met elkaar samenhangen
- ↑ Bron afbeeldingen: DMBOK, 2e editie
- ↑ Gegevenshuishouding: Het geheel aan bedrijfsgegevens, inclusief de bijbehorende taken zoals verwerven, vastleggen, toegankelijk maken, beheren en verstrekken.
- ↑ Stam, D Naar winstgevend gegevensmanagement (November 2013)
Literatuurlijst[bewerken]
| Auteur | Titel, Bron of URL |
|---|---|
| Adelman, Moss, Abai | Data Strategy. Adisson-Wesley 2005 |
| Barth, Paul | Principles for a successful Data Strategy.pdf (mei 2015) |
| Bearing Point | Building a comprehensive strategy for enterprise data management – an executive overview (mei 2015) |
| DAMA | The DAMA guide to the data management body of knowledge (DAMA-DMBOK guide) 2009 (1e editie) en 2017 (2e editie) |
| Eckerson, Wayne | creating an Enterprise Data Strategy and managing data as a corporate asset (pdf, mei 2015) |
| Lahanas, Steven | Why Organizations need a data strategy (mei 2015) |
| Loshin, David | CDO should take lead on Data Governance process, info strategy (mei 2015) |
| Melker, Gert-Jan | 250 Managementbegrippen; Noordhoff Uitgevers 2010 |
| Stam, Dave et al. | Naar winstgevend gegevensmanagement; November 2013 Informatie |