Ketensturing/2013-04-09
Bijeenkomst van Ketensturing op dinsdag 9 april 2013, locatie: ICTU, Den Haag. .
Nieuw NORA-katern biedt bestuurders handvatten | Verslag ICTU Café over ketensamenwerking en ketensturing[bewerken]
NORA, de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur, is een bekend begrip onder IT-specialisten en -architecten; het is het fundament onder onze e-overheid. Veel bestuurders associëren het met modellen, koppelvlakken en standaarden, met iets technisch dus. Maar daar komt binnenkort verandering in als het ligt aan Cor Franke, projectleider doorontwikkeling NORA. Hij heeft zijn ervaring als voormalig ketenmanager van de loonaangifteketen samen met vier voormalige collega’s vertaald naar een katern dat bestuurders handvatten biedt om sturing te geven aan ketensamenwerking. Dit nieuwe katern gaat niet over techniek, maar adresseert vooral de ‘zachte kant’. Tijdens het ICTU Café van 9 april kregen de meer dan honderd deelnemers alvast een voorproefje van dit katern. De conceptversie vindt u via NORA Online.
Doorontwikkeling NORA[bewerken]
Michiel Schoo (BZK, Directie Informatiebeleid) is penvoerder van de gezamenlijke opdracht voor het beheer en de doorontwikkeling van de NORA. Hij schetst de aanleiding van de totstandkoming van dit nieuwe katern. "De NORA vormt een belangrijk kader voor de overheid. In 2012 hebben we, na een inventarisatie onder overheden, bekeken wat de belangrijkste aandachtspunten zijn. Ketensturing kwam als belangrijkste knelpunt naar boven. Vanuit BZK hebben we toen drie opdrachten verstrekt voor de doorontwikkeling." Schoo noemt in volgorde:
- Het vraagstuk van de ketenbesturing.
- Verbinding, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen midoffices, basisregistraties en e-dossiers.
- Samenwerking op het gebied van informatieveiligheid.
Tijdens dit ICTU Café staat het vraagstuk van ketensturing centraal. Franke introduceert de auteurs van het katern genaamd 'Ketens de baas':
- Menno Aardewijn, als consultant UWV betrokken bij de loonaangifteketen.
- Erik Ruiterman, managing partner bij NOVARE en voormalig adviseur van het Ketenbureau.
- Ard Pieter de Man, rector bij het SIOO en Hoogleraar bij de VU.
- Valentijn Crijns, werkzaam voor de Belastingdienst (verhinderd).
'Good or bad governance'[bewerken]
Aardewijn illustreert aan de hand van een vorstenspiegel uit de renaissance hoe in vroegere tijden morele gedragsregels werden bepaald; wat zijn de effecten van 'good or bad governance'. Als het gaat om organisatie overstijgende samenwerking dan benaderen we dit als overheid op een instrumentele, technische manier. "Er is weinig aandacht voor relationele en culturele aspecten." Het katern 'Ketens de baas' noemt hij 'een moderne variant van de vorstenspiegels.'
Vier dimensies[bewerken]
Waarmee moet je als bestuurder dan aan de slag? Ruiterman schetst dat ketenbesturing wordt georganiseerd langs vier dimensies met procedurele, inhoudelijke relationele en culturele aspecten.
"Mensen die elkaar niet kennen, maar moeten samenwerken, hebben geen vertrouwen in elkaar; je blijft bij jezelf. Samenwerken is het inleveren van een stukje autonomie ten gunste van de andere." Daarom moet je volgens Ruiterman werken 'aan een gezamenlijke mind-set'. "Hoe gaan we een gezamenlijk belang toekennen?"
"Ketensamenwerking binnen de overheid is", volgens De Man, "niet heel anders dan in het bedrijfsleven. Onderzoek bevestigt het belang van deze vier dimensies." Het katern is geschreven op basis van bredere ervaringen dan de loonaangifteketen. "Voor de ene keten geldt dat er meer aandacht uitgaat naar procedures en de andere keten naar cultuur."
Discussie[bewerken]
Tijdens het ICTU Café wordt vervolgens in drie groepen gediscussieerd over besturingsmechanismen. De centrale vraag: hoe zou jij sturing geven aan de relationele en de culturele aspecten van ketensamenwerking? De groepen bespreken een breed scala aan onderwerpen. Aan de orde komen besluitvormingsprocessen, het belang van business cases, de rol van de lijnorganisatie, tactisch leiderschap, de formulering van gezamenlijke KPI’s en het belang van horizontale verbindingen.
Twee dingen viel Franke op in de groepsdiscussies. "Gesprekken begonnen met: 'de belangen zijn tegenstrijdig en we hebben bepaalde lasten te verrekenen'. Tot: 'we hebben een aantal opinion leaders nodig die de samenwerking in gang zetten'." We beginnen eerst met zaken die we kunnen vastpakken om vervolgens aandacht te besteden aan relationele en culturele aspecten. "Mijn stellige overtuiging is dat als mensen elkaar niet kennen of vertrouwen, ketensamenwerking niks wordt. Over vertrouwen kun je geen afspraken maken." Volgens Franke moeten alle niveaus in de organisatie met elkaar verbonden zijn: op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Want: "organisaties worden verticaal gestuurd maar ketens horizontaal verbonden."
Franke vraagt het publiek naar de belangrijkste leerpunten uit de discussies:
- Zet mensen bij elkaar.
- Bepaal een gezamenlijk doel.
- Laat mensen zelf die doelen verwezenlijken.
- Neem zelf het voortouw.
- Denk groot, begin klein; zorg voor 'besmetting'.
Wat betreft het laatste punt adviseert Aardewijn dat pilots een belangrijk instrument kunnen zijn voor succesvolle ketensamenwerking. "Ze werken als katalysator. Wat ook als belangrijk werd gezien, is de creatie van onafhankelijke platforms door inzet van derden die boven de belangen staan."
De Man benadrukt dat de werkvloer soms af en toe moet terugduwen. "Dat zit niet in de cultuur van overheden." Franke herkent dit. "We vinden dat we docenten of verplegers niet moeten lastig vallen met hoe zij hun werk moeten uitvoeren, maar binnen de overheid willen bestuurders zich vaak overal mee bemoeien. Leer om op je handen te zitten."
"Bij ketensamenwerking binnen publieke organisaties vallen de baten vaak buiten de eigen organisatie. Denk dus na over gezamenlijke belangen," vult Ruiterman aan. 'Samenwerking' doen we niet voor de overheid maar voor burgers en bedrijven.
Franke sluit het ICTU Café over 'Ketens de baas' af met een quote van Jenny Thunnissen: "Ketensamenwerking is af en toe iets doen waar je geen zin in hebt. Omdat het belang van de keten en je samenwerkingspartner ermee gediend is."
Lees verder[bewerken]
- Blog van Michelle van Dijk (UWV), 'Eigen koninkrijken en de vorstenspiegel'; over het besturen van ketens in overheidsland.
- Interview met Cor Franke voor digitaalbestuur.nl, 'Van tevoren nadenken over ketensamenwerking'.
Denk mee[bewerken]
- In opdracht van BZK wordt het beheer en de doorontwikkeling van de NORA uitgevoerd door ICTU. Het katern ‘Ketens de baas’, gericht op bestuurders, ondergaat nu de laatste review. Dit laatste concept is te vinden in de [http:/www.noraonline.nl/wiki/Katern_Ketenbesturing wiki NORA Online].
- Volg ook de [http:/www.linkedin.com/groups/NORA-katern-Ketenbesturing-in-openbare-1596087.S.227144952 discussie op LinkedIn].