Ketensturing/De wereld van ketens/De keuze voor ketens als organisatievorm
| Ketensturing |
|---|
| Ketensturing/De wereld van ketens |
| op deze pagina: |
De keuze voor ketens als organisatievorm
Naast ketens zijn er veel andere vormen van samenwerking mogelijk. Ketens zijn complex en niet zonder risico’s, en daarom niet altijd de meest aangewezen vorm van samenwerking. De keuze voor een keten is afhankelijk van een aantal specifieke voorwaarden. Om zicht te krijgen in die voorwaarden wordt hierna een aantal veel voorkomende samenwerkingsvormen besproken aan de hand van het continuüm in figuur: 'Een continuüm van organisatievormen'. In deze figuur zijn de vormen geclassificeerd aan de hand van de mate van integratie die tussen de betrokken organisaties plaatsvindt én aan de hand van de beoogde duur van de samenwerking (lange termijn of snel opzegbaar). De intensiteit van de samenwerking neemt van linksonder naar rechtsboven toe, evenals de aan de samenwerking verbonden risico’s.
Convenant[bewerken]
Convenanten kunnen op vele manieren worden vormgegeven. In de praktijk zijn convenanten vaak algemene intentieverklaringen die een appèl doen op de goede wil. Ze worden veelal gebruikt bij losse samenwerkingsrelaties, die niet gericht zijn op de kernactiviteiten van organisaties. Wanneer samenwerking verder moet gaan dan intenties, is het nodig om de samenwerkingsafspraken afdwingbaar te maken. Er zijn dan verdergaande afspraken nodig over gezamenlijke besluitvorming, doorzettingsmacht in de betrokken organisaties en kosten- en batendeling. In dat geval komen andere samenwerkingsvormen in aanmerking.
Klant-leverancier relaties[bewerken]
De klant-leverancier relatie is een van de meest voorkomende vormen van samenwerking. Deze relatie werkt prima bij eenduidige producten, wanneer er sprake is van eenrichtingsverkeer van klant naar leverancier en wanneer de toekomst voorspelbaar is. Er zit in een klant-leverancier relatie geen ‘open einde’: aantal, prijs en kwaliteit kunnen vrij goed worden vastgelegd. Klant-leverancier relaties kennen geen gezamenlijke verantwoordelijkheid voor levering aan eindafnemers: het ketenniveau wordt niet geoptimaliseerd, verantwoordelijkheden worden op elkaar afgeschoven. Uitbesteding is een invulling van klant-leverancier relatie. Uitbesteding kan plaatsvinden aan de markt, maar uitbesteding van de ene aan de andere publieke partij komt ook vaak voor. Bij dit laatste valt bijvoorbeeld te denken aan een kleinere gemeente die bepaalde taken laat uitvoeren door een grotere buurgemeente.
[bewerken]
De afgelopen jaren is het shared service center (SSC) in de publieke sector populair geworden. SSC’s hebben meestal betrekking op ondersteunende processen en niet op kernprocessen. Bovendien worden de activiteiten die in een SSC worden ondergebracht afgescheiden van de oorspronkelijke organisaties, waarna deze organisaties de afgescheiden activiteiten weer bij het SSC inkopen. Dit heeft tot voordeel dat kennis en expertise wordt gebundeld en schaalvoordelen kunnen ontstaan. Een SSC kan delen van een keten helpen optimaliseren, maar niet de hele keten. Het voordeel van een SSC is dat het onder één management valt, waardoor optimalisering eenvoudiger kan plaatsvinden. De Justitiële Informatiedienst (JustID), waarin onder andere het Openbaar Ministerie, de politie, de Dienst Justitiële Inrichtingen, gemeenten en de rechterlijke macht samenwerken aan digitale dossiers, is hier een voorbeeld van. JustID is geen onderdeel van de keten, maar voorziet de ketenschakels van informatie. Ook het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI) kan beschouwd worden als een SSC op het gebied van informatie-uitwisseling binnen de keten voor werk en inkomen. Regionale uitvoeringsdiensten (RUDs) zijn eveneens een vorm van SSC’s, met als bijzonder kenmerk dat de afnemers van een RUD niet in alle gevallen verplicht zijn alle diensten die een RUD aanbiedt ook daadwerkelijk af te nemen.
Joint venture[bewerken]
Een joint venture is een gezamenlijke organisatie die door partners wordt opgezet. Hierbij bezitten de betrokken organisaties ieder een deel van de aandelen. In een joint venture kan een nieuwe business worden opgezet of kunnen delen van bestaande organisaties worden gecombineerd. Dit kan zinvol zijn in geval van ketensamenwerking, bijvoorbeeld om schaalvoordelen te benutten of om een hogere effectiviteit te bereiken. Doordat een joint venture een onafhankelijke leiding kent, kan er op het betreffende onderdeel van de keten krachtig gestuurd worden.
Fusie[bewerken]
Een fusie van organisaties heeft als voordeel dat die organisaties onder een gezamenlijke leiding komen. Dat ondervangt het gebrek aan overkoepelend gezag. Deze optie is echter alleen nuttig wanneer de kernactiviteiten van de betrokken partners voor het overgrote deel overlappen en blijvende samenwerking noodzakelijk is om voordelen in de kernactiviteiten te realiseren. Wanneer samenwerking slechts op een deel van de activiteiten nodig is, is de fusie een te zwaar middel. Fusies zijn tijdrovend, kostbaar en leiden vaak niet tot het gewenste resultaat.
Naast de genoemde vormen wordt ook de term federaties of netwerken vaak gebruikt. Dit zijn samenwerkingsverbanden waar vele partners bij betrokken zijn. Anders dan een keten heeft een federatie of netwerk geen ‘lineaire’ connotatie (pijplijn) met ‘schakels’. De term netwerk of federatie wordt door verschillende partijen op verschillende manieren geïnterpreteerd. Sommigen gebruiken de term voor lossere samenwerkingsverbanden die ad hoc worden ingezet om bepaalde doelen te bereiken. Anderen definiëren netwerken juist als duurzame structuren, waarin vele partijen samenwerken. Het netwerk van Toyota met zijn toeleveranciers is bijvoorbeeld al tientallen jaren actief. Ook wordt soms gesproken van het netwerk van een organisatie, waarbij dan bedoeld wordt alle samenwerkingsverbanden die de organisatie heeft (bijvoorbeeld het netwerk van Philips). Tenslotte zijn er ook nog netwerken op regionaal niveau (het netwerk in het Westland of Silicon Valley) of op sectorniveau (het netwerk in de IT-sector). Vanwege de vele betekenissen die het begrip netwerk in de praktijk heeft, is dit begrip niet in het 'continuüm van organisatievormen' meegenomen.
| Een goed voorbeeld van samenwerking in de vorm van een netwerk is de regionale rampenbestrijdingsketen. Dit is geen keten in de gebruikelijke zin van het woord; het betreft een samenwerkingsverband dat zeer incidenteel operationeel is en altijd tijdelijk van aard. De sturing zit vooral in de procedurele voorbereiding om alles - als het er op aan komt – optimaal te laten verlopen. Het betreft hier met name de informatieverstrekking, de communicatie en de processen. Het is duidelijk dat op het moment waarop dit netwerk in werking treedt goede samenwerking, wederzijds begrip, heldere afspraken en eenduidige regie cruciaal zijn. |
Conclusie[bewerken]
Uit het bovenstaande overzicht volgt dat de keuze voor ketensamenwerking alleen te verkiezen is wanneer aan de volgende voorwaarden cumulatief is voldaan:
- Er is intensieve samenwerking nodig (dus meer dan een klant-leverancier relatie of convenant);
- De samenwerking vindt plaats op een deelgebied en niet op alle terreinen van de betrokken organisatie (dan zou een fusie nodig zijn);
- De activiteiten waarop de samenwerking betrekking heeft zijn niet af te scheiden van de organisaties: de samenwerking is rechtstreeks tussen de kernprocessen van de partners (anders zou een joint venture of SSC mogelijk zijn);
- De samenwerking is langdurig en niet eenmalig (het convenant en de klant-leverancier relatie zijn dus geen alternatief).
Als verbijzondering in de publieke sector geldt dat joint ventures en fusies, gezien de departementale indeling en gescheiden (politieke) verantwoordelijkheden, niet waarschijnlijk zijn. Ketens zijn dan de meest vergaande vorm van samenwerking waarbij de (ministeriële) autonomie van de partners nog behouden blijft. Gegeven de intensiteit en duur van de relatie blijft er vaak geen andere samenwerkingsvorm over dan ketensamenwerking.
| Als de loonaangifteketen in extensie wordt beschouwd, zien we een combinatie van samenwerkingsvormen. Het hart van de keten wordt gevormd door ketensamenwerking tussen de Belastingdienst, UWV en het CBS.
Aan de voorkant van de keten wordt de samenwerking met (grote) werkgevers in toenemende mate ondersteund door convenanten. En aan de achterkant van de keten wordt de relatie met de afnemers van informatie uit de loonaangifteketen ondersteund door leveringscontracten, zoals die in klant-leverancier relaties gewoon zijn. |