Met welk doel kunnen we een NORA-bijeenkomst opnemen?
Als onderdeel van ons beleid rond het maken van opnames bij (digitale) bijeenkomsten van NORA hebben we 4 doelen vastgesteld, die we kunnen hebben om opnames te maken:
- als geheugensteun bij terugkoppeling en vervolgbijeenkomsten
- als service voor mensen die niet live aanwezig kunnen zijn
- om kennis uit de bijeenkomst te kunnen delen in een aantrekkelijk format (video)
- voor promotiedoeleinden, dat wil zeggen om te laten zien hoe fijn/dynamisch/interessant/leuk NORA-bijeenkomsten zijn
Elk van deze doelen is hieronder uitgewerkt, inclusief wie de opnames te zien krijgen, aanvullende maatregelen die getroffen wordt om de privacy van de deelnemers te beschermen et cetera.
Opname als geheugensteun[bewerken]
Soms maken we een opname als ondersteuning bij het maken van verslagen, uitvoeren van vervolgacties en/of het voorbereiden van volgende bijeenkomsten.
Waarom? Als organisator van een bijeenkomst kun je niet alles tegelijk en zelfs als iemand anders de aantekeningen maakt kan het moeilijk zijn om alle relevante informatie direct en vindbaar te registreren. Dat is bij digitale bijeenkomsten vaak nog moeilijker: je kunt niet horen uit welke hoek van de vergadertafel een vraag of opmerking komt, stemmen klinken soms vervormd en typen terwijl je microfoon aanstaat kan hinderlijk geluid opleveren.
Alleen intern gebruik door direct betrokkenen[bewerken]
Een opname kan in plaats van aantekeningen gebruikt worden, of als 'veiligheidsnet' dienen, waarbij je alleen terugkijkt waar je aantekeningen tekort schieten. In beide gevallen wordt de opname niet gedeeld met derden. Ook binnen het NORA team en mede-organiserende organisatie(s) wordt de opname alleen bekeken door mensen die aanwezig waren bij de bijeenkomst en/of de opname nodig hebben om:
- een verslag, sfeerimpressie of andere terugkoppeling van de bijeenkomst te maken;
- vervolgacties die in de bijeenkomst genoemd zijn op te pakken, zoals het beantwoorden van gestelde vragen of het opsturen van een gevraagd document;
- een programma en genodigden te bepalen voor vervolgbijeenkomst(en).
Aanvullende maatregelen om lekken van informatie te voorkomen[bewerken]
- Opnames worden goed beheerd (zie Beheer van opnamen & IAM);
- Opnames worden na een redelijke termijn vernietigd. Vernietiging vindt plaats direct na gebruik, dat wil zeggen wanneer het verslag is goedgekeurd, wanneer de vervolgacties zijn uitgezet bij de juiste personen en/of wanneer de volgende bijeenkomst uit de serie is aangebroken. Ongebruikte opnames worden na uiterlijk 24 maanden vernietigd.
- Bij het verwerken van de opname in publieke verslagen worden de namen en organisaties van sprekers alleen genoemd waar dat nodig is. Bij gevoelige onderwerpen gebeurd dit alleen na goedkeuring van de betrokkene. Alle aanwezigen van een bijeenkomst mogen verzoeken om zaken uit het (publieke of besloten) verslag van een bijeenkomst te halen.
Typering bijeenkomsten waarbij dit nodig is[bewerken]
Type bijeenkomsten waarbij dit doel van toepassing is:
- Bijeenkomsten in reeksen, zoals bij communities en expertgroepen;
- Bijeenkomsten met veel inhoudelijke inbreng vanuit de deelnemers, die later verwerkt moet worden door de organisatoren;
- Bijeenkomsten van de NORA Gebruikersraad, waarvan de verslagen publiek zijn en wiens beraadslagingen vaak nog jaren de richting bepalen waarin NORA wordt doorontwikkeld.
Types bijeenkomsten waarbij dit doel expliciet niet van toepassing is:
- Presentaties met beperkte mogelijkheid tot interactie / inhoudelijke inbreng
- Losstaande meetups met focus op ontmoeting, zonder inhoudelijke agenda
Opname als service voor afwezigen[bewerken]
Soms nemen we een bijeenkomst op zodat wie niet aanwezig kan zijn bij de live bijeenkomst toch kennis van nemen van wat er is gezegd en getoond.
Waarom? Omdat sommige onderwerpen niet kunnen wachten totdat iedereen kan. En omdat iedereen zaken heeft die te belangrijk zijn om te laten schieten, zelfs als het betekent dat je een NORA-bijeenkomst mist. Wanneer we signalen hebben dat er sleutelpersonen in een besloten bijeenkomst niet aanwezig kunnen zijn, of wanneer een groot aantal inschrijvers voor publieke sessies aangeven niet bij (onderdelen van) de bijeenkomst te kunnen zijn en een opname op prijs te stellen, kunnen we besluiten een opname te maken.
Alleen gebruik door genodigden[bewerken]
Bij besloten bijeenkomsten zoals expertgroepen of communities wordt de opname niet publiekelijk gedeeld, maar alleen beschikbaar gesteld aan de afwezige genodigden. De opname wordt in dit geval integraal gedeeld, tenzij er bezwaar is vanuit de aanwezigen.
Bij publieke sessies zal iedereen die zich heeft ingeschreven een link krijgen naar de opname, waarbij het doorsturen van de link naar derden niet uit te sluiten is. We behandelen een dergelijke opname dus alsof deze publiek is, dat wil zeggen dat we de opname niet integraal publiceren maar waar nodig onderdelen verwijderen of personen blurren.
Om dit laatste mogelijk te maken heeft ten minste 1 lid van NORA Beheer toegang tot de integrale opname.
Aanvullende maatregelen om lekken van informatie te voorkomen[bewerken]
- Integrale opnames worden goed beheerd (zie Beheer van opnamen & IAM);
- Besloten opnames worden via een persoonlijke link gedeeld met specifieke genodigden en blijven in de ICTU-omgeving staan (of in de omgeving van de mede-organisator)
- Publieke opnames worden vóór publicatie uitgebreid gecheckt, en waar nodig toestemming gevraagd en/of ge-edit, zodat:
- alleen presentatoren, organisatoren en deelnemers die daar expliciet toestemming voor hebben gegeven herkenbaar in beeld komen
- beelden en geluiden waarvan we als NORA Beheer redelijkerwijs kunnen vermoeden dat de 'eigenaar' er niet blij mee is niet in de publicatieversie voorkomen
- beelden of geluid dat niet voldoet aan de Sociale Code van ICTU niet in de publicatieversie voorkomen (illegale, obscene, erotische, discriminatoire en lasterlijke content et cetera)
- De integrale opnames worden direct na gebruik vernietigd, dat wil zeggen wanneer de afwezigen van een besloten bijeenkomst ze hebben kunnen bekijken, of wanneer de publicatieversie gereed is.
Typering bijeenkomsten waarbij dit nodig is[bewerken]
- Expertgroepen die op basis van de informatie uit de sessie een belangrijk besluit moeten nemen in korte tijd
- Communities die veel last hebben van overlappende vrije dagen / verplichtingen elders
- Publieke presentaties en andere 'zend-momenten' waarbij het doel is om kennis over te dragen over een belangrijk onderwerp
Types bijeenkomsten waarbij dit doel expliciet niet van toepassing is:
- Publieke bijeenkomsten met veel interactie, waarbij de deelnemers gevraagd wordt zich bloot te geven en ter plekke hun persoonlijke mening te geven
- Publieke of besloten meetups met focus op ontmoeting, zonder inhoudelijke agenda
Kennis delen in aantrekkelijk format[bewerken]
Soms nemen we een bijeenkomst op om een deel van de kennis die verzameld, gedeeld en opgebouwd wordt in een aantrekkelijk format te kunnen delen binnen en buiten de NORA Familie.
Waarom? (Bewegende) beelden, spraak en video zijn steeds belangrijker bij het bereiken van een breder publiek en zelf voor het activeren van een al geïnteresseerd specifiek publiek. Niet alleen omdat we dat steeds meer gewend zijn, maar ook omdat algoritmen van social media en zoekmachine hier voorrang aan geven boven platte tekst en wiki-content. Deel-opnames van bijeenkomsten kunnen het bereik van specifieke kennis vergroten, vormen een laagdrempelige ingang voor mensen die nog niet zijn aangesloten bij de community en kunnen door de 'deelbaarheid' ook een kettingreactie veroorzaken van mensen die zich bij een ingezette beweging aansluiten of juist kritisch tegendenken.
Integrale opname wordt intern omgezet tot publicatieversie[bewerken]
Over het algemeen nemen we een sessie of sessie-onderdeel in het geheel op, om er vervolgens korte stukjes uit te knippen tot een publicatieversie. De integrale opname wordt niet gedeeld met derden. Ook binnen het NORA team en mede-organiserende organisatie(s) wordt de opname alleen bekeken door mensen die aanwezig waren bij de bijeenkomst en/of de opname bewerken tot publicatieversie.
Tot nu toe gebeurde het bewerken van video's in eigen beheer door het NORA team. Wanneer in de toekomst gekozen wordt een deel van dit werk uit te besteden aan een extern bedrijf, of wanneer een overheidspartner de redactie op zich neemt, zullen we deze partij(en) uiteraard zorgvuldig uitkiezen en de benodigde verwerkersovereenkomst afsluiten.
Aanvullende maatregelen om lekken van informatie te voorkomen[bewerken]
- Integrale opnames worden goed beheerd (zie Beheer van opnamen & IAM);
- Opnames worden vóór publicatie uitgebreid gecheckt, en waar nodig toestemming gevraagd en/of ge-edit, zodat in de publicatieversie:
- alleen presentatoren, organisatoren en deelnemers die daar expliciet toestemming voor hebben gegeven herkenbaar in beeld komen
- beelden en geluiden waarvan we als NORA Beheer redelijkerwijs kunnen vermoeden dat de 'eigenaar' er niet blij mee is niet in de publicatieversie voorkomen
- beelden of geluid dat niet voldoet aan de Sociale Code van ICTU niet in de publicatieversie voorkomen (illegale, obscene, erotische, discriminatoire en lasterlijke content et cetera)
- sterke emoties, persoonlijke meningen en gevoelige standpunten die bijvoorbeeld op memo-velletjes geuit zijn niet direct te herleiden zijn naar een persoon
- De integrale opnames worden direct na gebruik vernietigd, dat wil zeggen zodra de publicatieversie is goedgekeurd en gepubliceerd.
Typering bijeenkomsten waarbij dit nodig is[bewerken]
- Presentaties en discussies tussen experts, waarbij te verwachten is dat begrippen helder worden uitgelegd, veel-gestelde vragen beantwoord of interessante nieuwe inzichten gedeeld worden die de moeite van het delen waard zijn
- Wedstrijden of andere bijeenkomsten waarbij de deelnemers uitgedaagd worden om helder en beknopt te formuleren
- Bijeenkomsten met een sterk visueel of dynamisch element, zoals een Miro-bord waarin deelnemers real-time reageren en samenwerken
- Tutorials en andere uitleg-sessies over architectuur, NORA, het gebruik van de wiki et cetera, die zich lenen voor een breder publiek dan de daadwerkelijk genodigden
Types bijeenkomsten waarbij dit doel expliciet niet van toepassing is:
- Besloten bijeenkomsten waarin gevoelige onderwerpen aan bod komen en deelnemers op persoonlijke titel praten
- Meetups en andere bijeenkomsten met focus op ontmoeting, zonder inhoudelijke agenda
Opname voor promotiedoeleinden[bewerken]
Soms maken we een opname waarbij het primaire doel niet is om de inhoud vast te leggen, maar vooral de sfeer van de bijeenkomst.
Waarom? Omdat we niet alleen heel waardevolle kennis delen met elkaar, maar ook gewoon leuke bijeenkomsten hebben. En nog lang niet iedereen dat weet. Innovatieve vormen, een grote mate van interactie, tevreden gezichten: soms is het het waard om eens vast te leggen op beeld, geluid of video. Ter inspiratie voor anderen, als lokkertje voor nieuwe bezoekers, ter verantwoording van je geldstromen - en zelfs om je inhoudelijke teksten en architectuurplaten mee te verfraaien en hoger te laten eindigen in de zoekresultaten.
Integrale opname wordt intern omgezet tot publicatieversie[bewerken]
Over het algemeen nemen we een deel van een sessie op, om er vervolgens korte stukjes uit te knippen tot een publicatieversie. De integrale opname wordt niet gedeeld met derden. Ook binnen het NORA team en mede-organiserende organisatie(s) wordt de opname alleen bekeken door mensen die aanwezig waren bij de bijeenkomst en/of de opname bewerken tot publicatieversie.
Tot nu toe gebeurde het bewerken van video's in eigen beheer door het NORA team. Wanneer in de toekomst gekozen wordt een deel van dit werk uit te besteden aan een extern bedrijf, of wanneer een overheidspartner de redactie op zich neemt, zullen we deze partij(en) uiteraard zorgvuldig uitkiezen en de benodigde verwerkersovereenkomst afsluiten.
Aanvullende maatregelen om lekken van informatie te voorkomen[bewerken]
- Integrale opnames worden goed beheerd (zie Beheer van opnamen & IAM);
- Opnames worden vóór publicatie uitgebreid gecheckt, en waar nodig toestemming gevraagd en/of ge-edit, zodat in de publicatieversie:
- alleen presentatoren, organisatoren en deelnemers die daar expliciet toestemming voor hebben gegeven herkenbaar in beeld komen
- beelden en geluiden waarvan we als NORA Beheer redelijkerwijs kunnen vermoeden dat de 'eigenaar' er niet blij mee is niet in de publicatieversie voorkomen
- beelden of geluid dat niet voldoet aan de Sociale Code van ICTU niet in de publicatieversie voorkomen (illegale, obscene, erotische, discriminatoire en lasterlijke content et cetera)
- inhoudelijke bijdragen zijn ofwel anoniem ofwel onleesbaar
- De integrale opnames worden direct na gebruik vernietigd, dat wil zeggen zodra de publicatieversie is goedgekeurd en gepubliceerd.
Typering bijeenkomsten waarbij dit nodig is[bewerken]
- Grote publiekssessies met veel interactie
- Innovatieve sessies en bijeenkomsten met een sterk visueel of dynamisch element, zoals een Miro-bord waarin deelnemers real-time reageren en samenwerken
- Meetups gericht op ontmoeting
- Kickoffs en bijeenkomsten waarin een expertgroep een onderwerp afrondt / publiceert - mooi voorstelmoment
- Afscheid van Gebruikersraadleden et cetera
Types bijeenkomsten waarbij dit doel expliciet niet van toepassing is:
- Inhoudelijke sessies die sterk de diepte in gaan
- Sessies / sessie-onderdelen waarin mensen gevraagd wordt zich kwetsbaar op te stellen