Metagegevens Duurzame Toegankelijkheid

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Wat zijn metagegevens?

Metagegevens zijn gegevens over informatie. Ze beschrijven aspecten van informatie zoals de creatiedatum, de auteur en het proces of de zaak waar de desbetreffende informatie bij hoort. Maar ook beheeraspecten van informatie zoals de bewaartermijn en de openbaarheid van informatie worden met metagegevens beschreven en zo digitaal vastgelegd. Metagegevens vormen een belangrijk onderdeel van het aandachtsgebied Informatiebeheer. In de praktijk bevatten metagegevens informatie over concrete afgebakende eenheden van informatie aangeduid met termen als informatieobject, gegevensobject, informatie-element of digitaal object.

Men kan metagegevens indelen naar wat ze beschrijven:

• de inhoud van informatie (identificatie, naam/titel, versie, omschrijving, classificatie/thema, trefwoorden);
• de bron en context van informatie (creatiedatum, auteur, zaak, product, werkproces, betrokken actoren);
• de inhoudelijke en technische structuur en de verschijningsvorm van informatie (onderdeel van een dossier, aggregatieniveau, relaties/links, PDF/A-formaat, verschijningsvorm A4);
• het beheer van informatie en dat door de tijd heen en dat niet alleen in registrerende zin dus over de beheergeschiedenis (betrouwbaarheid, foutcontroles, kwaliteit, authenticiteit, beheerder per beheerperiode, datum overgebracht, datum openbaar gemaakt, gebruikte techniek), maar ook in de betekenis van aanwijzingen en regels voor het beheer (beheerregime, archiefstatus, bewaartermijn, openbaarheid, toegangsrechten).

In de praktijk hebben metagegevens over het algemeen de vorm van gestructureerde informatie.

Metagegevens worden opgeslagen in combinatie met het informatieobject of informatie-element waarop ze betrekking hebben. Maar behalve per object of element kan dat ook op een geaggregeerd niveau gebeuren, bijvoorbeeld op het niveau van een zaakdossier met daarin meerdere informatieobjecten of -elementen of zelfs een pakket bestaande uit meerdere dossiers, bijvoorbeeld bij het overdragen van een archief of deel van een archief. Daarnaast vormen metagegevens wel altijd een combinatie met het object of element waarop ze betrekking hebben, maar wordt zo'n combinatie niet altijd als fysieke eenheid opgeslagen en ook niet per definitie in een en hetzelfde systeem. Zo zijn er archiefsystemen die vooral metagegevens bevatten waarbij deze metagegevens verwijzen naar objecten in andere systemen waarop ze betrekking hebben.

Waarom zijn metagegevens belangrijk?

Overheidsinformatie moet aan verschillende eisen voldoen. Die eisen hebben betrekking op diverse aspecten van overheidsinformatie zoals onder andere inhoud, context, vindbaarheid, beschikbaarheid, leesbaarheid, authenticiteit, openbaarheid en het beheer van die informatie. Metagegevens zijn daarbij onmisbaar, om de inhoud en context te beschrijven, om de informatie te kunnen vinden en lezen, om de informatie te beveiligen en om het beheer te regelen en te beschrijven.

Zonder metagegevens is overheidsinformatie niet goed leesbaar en bruikbaar en niet goed te beheren. Daarom zijn metagegevens een belangrijk aandachtspunt bij het uitwisselen en hergebruiken van overheidsinformatie en bij het ontsluiten van overheidsinformatie naar burgers (dienstverlening) en het publiek (openbaarmaking). Dat inzicht heeft er toe geleid dat de overheid eisen stelt aan het gebruik van metagegevens en met standaarden streeft naar uniformiteit in het gebruik van de soort metagegevens. Want ook metagegevens moeten gelezen en begrepen kunnen worden en dat niet alleen door de organisatie waar de desbetreffende overheidsinformatie is ontstaan.

Metagegevens zijn ook essentieel als overheidsorganisaties op enig moment en in lijn met de Archiefwet delen van hun digitale archief overbrengen naar een regionale of landelijke archiefdienst. Zo'n dienst stelt namelijk eisen aan de metagegevens bij het in beheer nemen van digitaal archief. In de praktijk komt dat er op neer dat de archiefinstelling eist dat digitaal archief voldoet aan de landelijke metagegevensstandaard die de instelling zelf ook heeft geadopteerd, zoals bijvoorbeeld het hierna genoemde Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Het toevoegen van metagegevens

Informatie en ook overheidsinformatie is niet goed bruikbaar zonder toegevoegde metagegevens. Dat betekent dat alle informatie die de overheid belangrijk genoeg vindt om kort of lang te bewaren, voorzien moet zijn van metagegevens. Vertaald naar de praktijk betekent dat dat al direct bij de creatie van informatie metagegevens worden toegevoegd, ook bij bijvoorbeeld een concept-brief die nog verder bewerkt moet worden en nog geen enkele formele betekenis heeft. Want dat concept moet terug te vinden zijn en als het gevonden wordt, moet duidelijk zijn dat het een concept is en bij welke zaak het hoort en wie er aan gewerkt heeft en wanneer.

Maar daarna houdt het niet op. Zelfs als een verstuurde brief of een genomen besluit eenmaal is gearchiveerd met inhoud die niet meer mag en kan wijzigen omdat het gebruikt moet kunnen worden als digitaal bewijs, zelfs dan kunnen de bijbehorende metagegevens nog wijzigen of worden aangevuld, bijvoorbeeld met gegevens over de beheergeschiedenis of gegevens die de openbaarmaking ervan regelen.

Metagegevens horen dus niet alleen bij informatie die in aanmerking komt voor archivering of al gearchiveerd is, alle kort of lang te bewaren overheidsinformatie dient voorzien te zijn van metagegevens noodzakelijk voor diverse al genoemde aspecten zoals onder andere vindbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid. Het toevoegen van metagegevens begint al bij de creatie van informatie en vervolgens blijft het aanpassen en/of toevoegen van extra metagegevens een aandachtspunt gedurende de gehele levensloop van informatie.

Technisch gezien kunnen metagegevens op verschillende manieren worden toegevoegd aan een informatieobject. De belangrijkste indeling daarbij is naar:

• ingesloten in het informatieobject. De metagegevens vormen dan tezamen met de informatie of het informatieobject waarop ze betrekking hebben een nieuw informatieobject;
• gelinkt aan de desbetreffende informatie dus met een digitale relatie of link naar het desbetreffende informatieobject (of gegevensobject of informatie-element). Dit laatste kan in de databasestructuur binnen een informatiesysteem, maar gescheiden opslag is ook mogelijk met de metagegevens in bijvoorbeeld een centraal archiefsysteem en van daaruit een relatie of link naar de informatie in een ander systeem waarop de metagegevens betrekking hebben.

Hierbij zijn nog weer varianten op meer detailniveau mogelijk, zoals alle metagegevens per informatieobject of dossier (geaggregeerd informatieobject) bundelen in een XML-document en dat insluiten/embedden in het object waarop ze betrekking hebben.

Overzicht van normen en standaarden

Voor de eisen aan metagegevens zijn normen, en voor het streven naar uniformiteit zijn standaarden beschikbaar. Onderstaand een overzicht van die normen en standaarden inclusief hun ontstaansgeschiedenis, samenhang en werkingsgebied.

Dublin Core

Soort en status	Dublin Core staat voor een wereldwijde set algemene standaarden en richtlijnen voor metadatering.
Werkingsgebied	Content op internet.
Omschrijving	Wereldwijde standaard voor het met metagegevens beschrijven van content op het internet.
Ontstaansgeschiedenis	De Dublin Core is in 1995 ontstaan tijdens een werkconferentie van metadata- en webspecialisten in het hoofdkantoor van OCLC (een wereldwijd samenwerkingsverband van bibliotheken) in Dublin (Ohio) in de Verenigde Staten.
Beheerorganisatie	Het Dublin Core Metadata Initiative (DCMI).
Verwijzingen en/of document(en)	Dublin Core Metadata Initiative Dublin Core Metadata Element Set Plus diverse andere standaarden en richtlijnen

NEN-ISO 23081-2:2009 nl: Informatie en documentatie - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 2: Conceptuele en implementatieaspecten

Soort en status	Nederlandse NEN-ISO-norm.
Werkingsgebied	Metagegevens algemeen.
Omschrijving	De NEN-ISO 23081 biedt een kader voor het aanmaken, beheren en gebruiken van metagegevens ten behoeve van informatie- en archiefmanagement met daarin ook aandacht voor de implementatie en toepassing van metagegevens, dit alles binnen het raamwerk van de NEN-ISO 15489: Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement. De norm stelt het niet verplicht om een bepaalde reeks metagegevens ten behoeve van informatie- en archiefmanagement in te voeren omdat de details van deze metagegevens van elkaar zullen verschillen naar gelang de eisen van de organisatie of specifieke eisen inzake jurisdictie. De norm behandelt echter wel de belangrijkste bestaande reeksen metagegevens en doet dat overeenkomstig de eisen van de NEN-ISO 15489. Deel 1 biedt een kader voor het aanmaken, beheren en gebruiken van metagegevens bij informatie- en archiefmanagement en geeft uitleg over de leidende principes. Deel 2 geeft een toelichting op en achtergrondinformatie bij deel 1 en geeft richtlijnen voor de implementatie van deel 1.
Ontstaansgeschiedenis	De normen zijn uitgewerkt binnen het raamwerk van de NEN-ISO 15489 Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement.
Beheerorganisatie	Het Nederlands Normalisatie-instituut te Delft.
Verwijzingen en/of document(en)	NEN-ISO 23081 - deel 1 NEN-ISO 23081 - deel 2

Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie

Soort en status	De Richtlijn is een kader voor de Nederlandse overheden.
Werkingsgebied	Nederlandse overheidsinformatie.
Omschrijving	De Richtlijn als zodanig wordt niet rechtstreeks toegepast, maar vormt het vertrekpunt voor een een vertaling naar toepassingsprofielen per bestuurslaag of organisatie. Dergelijke profielen moeten zijn toegesneden op de informatiebehoefte van zowel de desbetreffende bestuurslaag en organisatie als van de samenleving.
Ontstaansgeschiedenis	De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie is de uitwerking van de NEN-ISO-23081-norm voor gebruik binnen de Nederlandse overheid. De Richtlijn is afgestemd met de Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS) en gericht op samenhang en samenwerking binnen de elektronische overheid.
Beheerorganisatie	Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Verwijzingen en/of document(en)	Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (document) Richtlijn metagegevens overheidsinformatie Toelichting Richtlijn Metagegevens Overheid

Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid

Soort en status	Opgenomen in het Rijksstandaardenregister.
Werkingsgebied	Rijksdienst (ministeries en daaronder ressorterende diensten).
Omschrijving	Rijksbrede afspraken over de manier van vastleggen van metagegevens plus afspraken over welke metagegevens minimaal nodig zijn.
Ontstaansgeschiedenis	Het Toepassingsprofiel Rijk is gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie. Vastgesteld per 15 december 2009 door de Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO).
Beheerorganisatie	Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (OBR) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Verwijzingen en/of document(en)	Informatie bij het Forum Standaardisatie Document bij het Nationaal Archief

Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) versie 1.1

Soort en status	Op 14 april 2014 vastgesteld door de Stuurgroep Archief 2020.
Werkingsgebied	Overheidsinformatie bij decentrale overheden: provincies, waterschappen en gemeenten.
Omschrijving	Specificatie van de minimaal verplichte metagegevens in het genoemde werkingsgebied plus een beschrijving van de toepassing ervan.
Ontstaansgeschiedenis	Het TMLO versie 1.1 is een doorontwikkeling van het Toepassingsprofiel Lokale Overheden versie 1.0 van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot, zoals op 5 april 2013 vastgesteld door het Convent van RHC’s en Nationaal Archief.
Beheerorganisatie	Het bij het Nationaal Archief ondergebrachte programma Archief 2020.
Verwijzingen en/of document(en)	Informatie bij het programma Archief 2010

Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS)

Soort en status	Staat op de Pas-toe-of-leg-uit-lijst Open standaarden van het Forum Standaardisatie.
Werkingsgebied	Overheidsinformatie op internet.
Omschrijving	De metadatastandaard voor informatie van de Nederlandse overheid op internet.
Ontstaansgeschiedenis	De OWMS is gebaseerd op de internationale metadatastandaard van het Dublin Core Metadata Initiative (DCMI).
Beheerorganisatie	Werkmaatschappij KOOP.
Verwijzingen en/of document(en)	De OWMS Beheerorganisatie KOOP

Redactie en contact

Reacties in de vorm van aanvullingen, verbetersuggesties of eigen materiaal kunnen naar Adrie Spruit (adrie.spruit@ictu.nl), de redacteur van deze pagina, met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Het bekend maken van de identiteit van personen, organisaties of IT-voorzieningen.

De mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

De mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

Een kwaliteitsattribuut van een informatieobject. Het toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject.

Houdt in dat informatie binnen redelijke termijn kan worden gevonden.

Betekenisvolle gegevens.

Betekenisvolle gegevens.

Een samenhangend geheel van gegevensverzamelingen en de daarbij behorende personen, procedures, processen en programmatuur alsmede de voor het informatiesysteem getroffen voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie.

Het domein (organisatorisch, taakvelden) binnen de overheid waarin het element (principe, standaard, voorziening..) wordt of kan worden toegepast. Bijvoorbeeld: gemeenten, provincies, waterschappen, Rijk, zorginstellingen, primair onderwijs.