Metagegevens Duurzame Toegankelijkheid

Uit NORA Online
Ga naar: navigatie, zoeken
Dit thema wordt opgebouwd. De pagina's bevatten deels nog onjuiste verwijzingen. Voor vragen over dit onderwerp kunt u terecht bij nora@ictu.nl


Dit betreft metagegevens gezien vanuit Duurzame Toegankelijkheid. Breder gezien is in NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur het begrip Metagegevens vastgesteld, voorheen ook gespeld als meta-gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd.

Inhoud

Wat zijn metagegevens?

MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. zijn gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.[1] MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. zijn dus gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd over informatie. In de praktijk bevatten metagegevens informatie over concrete afgebakende eenheden van informatie aangeduid met termen als informatieobject, gegevensobject, informatie-element en digitaal object. MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. vormen een belangrijk onderdeel van het aandachtsgebied Informatiebeheer.

Men kan metagegevens indelen naar wat ze beschrijven:

  • de inhoud van informatie (identificatieHet bekend maken van de identiteit van personen, organisaties of IT-voorzieningen., naam/titel, versie, omschrijving, classificatie/thema, trefwoorden);
  • de bron en context van informatie (creatiedatum, auteur, zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden, product, werkproces, betrokken actoren);
  • de inhoudelijke en technische structuur en de verschijningsvorm van informatie (onderdeel van een dossier, aggregatieniveau, relaties/links, PDF/A-formaat, verschijningsvorm A4);
  • het beheer van informatie en dat door de tijd heen en dat niet alleen in registrerende zin dus over de beheergeschiedenis (betrouwbaarheidDe mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid., foutcontroles, kwaliteit, authenticiteitEen kwaliteitsattribuut van een informatieobject. Het toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject., beheerder per beheerperiode, datum overgebracht, datum openbaar gemaakt, gebruikte techniek), maar ook in de betekenis van aanwijzingen en regels voor het beheer (beheerregime, archiefstatus, bewaartermijn, openbaarheid, toegangsrechten).

In de praktijk hebben metagegevens over het algemeen de vorm van gestructureerde informatie.

MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. worden opgeslagen in combinatie met het informatieobject of informatie-element waarop ze betrekking hebben. Maar behalve per object of element kan dat ook op een geaggregeerd niveau gebeuren, bijvoorbeeld op het niveau van een zaakdossier met daarin meerdere informatieobjecten of -elementen of zelfs een pakket bestaande uit meerdere dossiers, bijvoorbeeld bij het overdragen van een archief of deel van een archief. Daarnaast vormen metagegevens wel altijd een combinatie met het object of element waarop ze betrekking hebben, maar wordt zo'n combinatie niet altijd als fysieke eenheid opgeslagen en ook niet per definitie in een en hetzelfde systeem. Zo zijn er archiefsystemen die vooral metagegevens bevatten waarbij deze metagegevens verwijzen naar objecten in andere systemen waarop ze betrekking hebben.

Waarom zijn metagegevens belangrijk?

Overheidsinformatie moet aan verschillende eisen voldoen. Die eisen hebben betrekking op diverse aspecten van overheidsinformatie zoals onder andere inhoud, context, vindbaarheidHoudt in dat informatie binnen redelijke termijn kan worden gevonden., beschikbaarheidgegevens worden opgeslagen volgens duurzame normen en afhankelijk van de organisatiekeuze beschikbaar gesteld aan verschillende afnemers. Dit kan zich bijvoorbeeld uiten in technische, privacy afgeschermde, digitale, open of gesloten vormen., leesbaarheid, authenticiteitEen kwaliteitsattribuut van een informatieobject. Het toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject., openbaarheid en het beheer van die informatie. MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. zijn daarbij onmisbaar, om de inhoud en context te beschrijven, om de informatie te kunnen vinden en lezen, om de informatie te beveiligen en om het beheer te regelen en te beschrijven.

Zonder metagegevens is overheidsinformatie niet goed leesbaar en bruikbaar en niet goed te beheren. Daarom zijn metagegevens een belangrijk aandachtspunt bij het uitwisselen en hergebruiken van overheidsinformatie en bij het ontsluiten van overheidsinformatie naar burgers (dienstverlening) en het publiek (openbaarmaking). Dat inzicht heeft er toe geleid dat de overheid eisen stelt aan het gebruik van metagegevens en met standaarden streeft naar uniformiteit in het gebruik van de soort metagegevens. Want ook metagegevens moeten gelezen en begrepen kunnen worden en dat niet alleen door de organisatie waar de desbetreffende overheidsinformatie is ontstaan.

MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. zijn ook essentieel als overheidsorganisaties op enig moment en in lijn met de Archiefwet delen van hun digitale archief overbrengen naar een regionale of landelijke archiefdienst. Zo'n dienst stelt namelijk eisen aan de metagegevens bij het in beheer nemen van digitaal archief. In de praktijk komt dat er op neer dat de archiefinstelling eist dat digitaal archief voldoet aan de landelijke metagegevensstandaard die de instelling zelf ook heeft geadopteerd, zoals bijvoorbeeld het hierna genoemde Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Het toevoegen van metagegevens

InformatieBetekenisvolle gegevens. en ook overheidsinformatie is niet goed bruikbaar zonder toegevoegde metagegevens. Dat betekent dat alle informatie die de overheid belangrijk genoeg vindt om kort of lang te bewaren, voorzien moet zijn van metagegevens. Vertaald naar de praktijk betekent dat dat al direct bij de creatie van informatie metagegevens worden toegevoegd, ook bij bijvoorbeeld een concept-brief die nog verder bewerkt moet worden en nog geen enkele formele betekenis heeft. Want dat concept moet terug te vinden zijn en als het gevonden wordt, moet duidelijk zijn dat het een concept is en bij welke zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden het hoort en wie er aan gewerkt heeft en wanneer.

Maar daarna houdt het niet op. Zelfs als een verstuurde brief of een genomen besluit eenmaal is gearchiveerd met inhoud die niet meer mag en kan wijzigen omdat het gebruikt moet kunnen worden als digitaal bewijs, zelfs dan kunnen de bijbehorende metagegevens nog wijzigen of worden aangevuld, bijvoorbeeld met gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd over de beheergeschiedenis of gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd die de openbaarmaking ervan regelen.

MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. horen dus niet alleen bij informatie die in aanmerking komt voor archivering of al gearchiveerd is, alle kort of lang te bewaren overheidsinformatie dient voorzien te zijn van metagegevens noodzakelijk voor diverse al genoemde aspecten zoals onder andere vindbaarheidHoudt in dat informatie binnen redelijke termijn kan worden gevonden., leesbaarheid en bruikbaarheid. Het toevoegen van metagegevens begint al bij de creatie van informatie en vervolgens blijft het aanpassen en/of toevoegen van extra metagegevens een aandachtspunt gedurende de gehele levensloop van informatie.

Technisch gezien kunnen metagegevens op verschillende manieren worden toegevoegd aan een informatieobject. De belangrijkste indeling daarbij is naar:

  • ingesloten in het informatieobject. De metagegevens vormen dan tezamen met de informatie of het informatieobject waarop ze betrekking hebben een nieuw informatieobject;
  • gelinkt aan de desbetreffende informatie dus met een digitale relatie of link naar het desbetreffende informatieobject (of gegevensobject of informatie-element). Dit laatste kan in de databasestructuur binnen een informatiesysteemEen samenhangend geheel van gegevensverzamelingen en de daarbij behorende personen, procedures, processen en programmatuur alsmede de voor het informatiesysteem getroffen voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie., maar gescheiden opslag is ook mogelijk met de metagegevens in bijvoorbeeld een centraal archiefsysteem en van daaruit een relatie of link naar de informatie in een ander systeem waarop de metagegevens betrekking hebben.

Hierbij zijn nog weer varianten op meer detailniveau mogelijk, zoals alle metagegevens per informatieobject of dossier (geaggregeerd informatieobject) bundelen in een XML-document en dat insluiten/embedden in het object waarop ze betrekking hebben.

Overzicht van normen en standaarden

Voor de eisen aan metagegevens zijn normen, en voor het streven naar uniformiteit zijn standaarden beschikbaar. Onderstaand een overzicht van die normen en standaarden inclusief hun ontstaansgeschiedenis, samenhang en werkingsgebiedHet domein (organisatorisch, taakvelden) binnen de overheid waarin het element (principe, standaard, voorziening..) wordt of kan worden toegepast. Bijvoorbeeld: gemeenten, provincies, waterschappen, Rijk, zorginstellingen, primair onderwijs..

Dublin Core

Soort en status Dublin Core staat voor een wereldwijde set algemene standaarden en richtlijnen voor metadatering.
Werkingsgebied Content op internet.
Omschrijving Wereldwijde standaard voor het met metagegevens beschrijven van content op het internet.
Ontstaansgeschiedenis De Dublin Core is in 1995 ontstaan tijdens een werkconferentie van metadata- en webspecialisten in het hoofdkantoor van OCLC (een wereldwijd samenwerkingsverband van bibliotheken) in Dublin (Ohio) in de Verenigde Staten.
Beheerorganisatie Het Dublin Core Metadata Initiative (DCMI).
Verwijzingen en/of document(en) Dublin Core Metadata Initiative

Dublin Core Metadata Element Set

Plus diverse andere standaarden en richtlijnen


NEN-ISO 23081-1:2006 nl: InformatieBetekenisvolle gegevens. en documentatie - Processen voor informatie- en archiefbeheer - MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. voor archiefbescheiden - Deel 1: Principes

NEN-ISO 23081-2:2009 nl: InformatieBetekenisvolle gegevens. en documentatie - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 2: Conceptuele en implementatieaspecten

Soort en status Nederlandse NEN-ISO-norm.
Werkingsgebied MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. algemeen.
Omschrijving De NEN-ISO 23081 biedt een kader voor het aanmaken, beheren en gebruiken van metagegevens ten behoeve van informatie- en archiefmanagement met daarin ook aandacht voor de implementatie en toepassing van metagegevens, dit alles binnen het raamwerk van de NEN-ISO 15489: InformatieBetekenisvolle gegevens. en documentatie - InformatieBetekenisvolle gegevens.- en archiefmanagement.

De norm stelt het niet verplicht om een bepaalde reeks metagegevens ten behoeve van informatie- en archiefmanagement in te voeren omdat de details van deze metagegevens van elkaar zullen verschillen naar gelang de eisen van de organisatie of specifieke eisen inzake jurisdictie. De norm behandelt echter wel de belangrijkste bestaande reeksen metagegevens en doet dat overeenkomstig de eisen van de NEN-ISO 15489.

Deel 1 biedt een kader voor het aanmaken, beheren en gebruiken van metagegevens bij informatie- en archiefmanagement en geeft uitleg over de leidende principes.

Deel 2 geeft een toelichting op en achtergrondinformatie bij deel 1 en geeft richtlijnen voor de implementatie van deel 1.

Ontstaansgeschiedenis De normen zijn uitgewerkt binnen het raamwerk van de NEN-ISO 15489 InformatieBetekenisvolle gegevens. en documentatie - InformatieBetekenisvolle gegevens.- en archiefmanagement.
Beheerorganisatie Het Nederlands Normalisatie-instituut te Delft.
Verwijzingen en/of document(en) NEN-ISO 23081 - deel 1

NEN-ISO 23081 - deel 2


Richtlijn MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Overheidsinformatie

Soort en status De Richtlijn is een kader voor de Nederlandse overheden.
Werkingsgebied Nederlandse overheidsinformatie.
Omschrijving De Richtlijn als zodanig wordt niet rechtstreeks toegepast, maar vormt het vertrekpunt voor een een vertaling naar toepassingsprofielen per bestuurslaag of organisatie. Dergelijke profielen moeten zijn toegesneden op de informatiebehoefte van zowel de desbetreffende bestuurslaag en organisatie als van de samenleving.
Ontstaansgeschiedenis De Richtlijn MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Overheidsinformatie is de uitwerking van de NEN-ISO-23081-norm voor gebruik binnen de Nederlandse overheid. De Richtlijn is afgestemd met de Overheid.nl Web Metadata StandaardEen document dat een set van regels bevat die beschrijven hoe mensen materialen, producten, diensten, technologieën, taken, processen en systemen dienen te ontwikkelen en beheren (OWMS) en gericht op samenhang en samenwerking binnen de elektronische overheid.
Beheerorganisatie Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Verwijzingen en/of document(en) Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie

(document) Richtlijn metagegevens overheidsinformatie

Toelichting Richtlijn Metagegevens Overheid


Toepassingsprofiel MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Rijksoverheid

Soort en status Opgenomen in het Rijksstandaardenregister.
Werkingsgebied Rijksdienst (ministeries en daaronder ressorterende diensten).
Omschrijving Rijksbrede afspraken over de manier van vastleggen van metagegevens plus afspraken over welke metagegevens minimaal nodig zijn.
Ontstaansgeschiedenis Het Toepassingsprofiel Rijk is gebaseerd op de Richtlijn MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Overheidsinformatie.

Vastgesteld per 15 december 2009 door de Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO).

Beheerorganisatie Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (OBR) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Verwijzingen en/of document(en) Informatie bij het Forum Standaardisatie

Document bij het Nationaal Archief


Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) versie 1.1

Soort en status Op 14 april 2014 vastgesteld door de Stuurgroep Archief 2020.
Werkingsgebied Overheidsinformatie bij decentrale overheden: provincies, waterschappen en gemeenten.
Omschrijving Specificatie van de minimaal verplichte metagegevens in het genoemde werkingsgebiedHet domein (organisatorisch, taakvelden) binnen de overheid waarin het element (principe, standaard, voorziening..) wordt of kan worden toegepast. Bijvoorbeeld: gemeenten, provincies, waterschappen, Rijk, zorginstellingen, primair onderwijs. plus een beschrijving van de toepassing ervan.
Ontstaansgeschiedenis Het TMLO versie 1.1 is een doorontwikkeling van het Toepassingsprofiel Lokale Overheden versie 1.0 van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot, zoals op 5 april 2013 vastgesteld door het Convent van RHC’s en Nationaal Archief.
Beheerorganisatie Het bij het Nationaal Archief ondergebrachte programma Archief 2020.
Verwijzingen en/of document(en) Informatie bij het programma Archief 2010


Overheid.nl Web Metadata StandaardEen document dat een set van regels bevat die beschrijven hoe mensen materialen, producten, diensten, technologieën, taken, processen en systemen dienen te ontwikkelen en beheren (OWMS)

Soort en status Staat op de Pas-toe-of-leg-uit-lijst Open standaarden van het Forum Standaardisatie.
Werkingsgebied Overheidsinformatie op internet.
Omschrijving De metadatastandaard voor informatie van de Nederlandse overheid op internet.
Ontstaansgeschiedenis De OWMS is gebaseerd op de internationale metadatastandaard van het Dublin Core Metadata Initiative (DCMI).
Beheerorganisatie Werkmaatschappij KOOP.
Verwijzingen en/of document(en) De OWMS

Beheerorganisatie KOOP


  1. Bron: NEN-ISO 15489-1 (nl): InformatieBetekenisvolle gegevens. en documentatie - InformatieBetekenisvolle gegevens.- en archiefmanagement - Deel 1: Algemeen, 3. Termen en definities, waar bij 3.12 metagegevens staat: "gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven". In NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur laten we dit betrekking hebben op alle (overheids-)informatie.
Persoonlijke instellingen
Naamruimten

Varianten
Handelingen
Hulpmiddelen