Metagegevens Duurzame Toegankelijkheid
Wat is het?[bewerken]
Metagegevens bevatten informatie over informatie en zijn een belangrijk onderdeel van het aandachtsgebied Informatiebeheer. In de praktijk bevatten metagegevens informatie over concrete eenheden van informatie aangeduid met termen als informatieobject, gegevensobject of informatie-element. Daarbij kan men metagegevens indelen naar wat ze beschrijven:
- de inhoud van informatie (identificatie, naam/titel, versie, omschrijving, classificatie/thema, trefwoorden);
- de bron en context van informatie (creatiedatum, auteur, zaak, product, werkproces, betrokken actoren);
- de inhoudelijke en technische structuur en de verschijningsvorm van informatie (onderdeel van een dossier, aggregatieniveau, relaties/links, PDF/A-formaat, verschijningsvorm A4);
- het beheer van informatie en dat door de tijd heen en dat niet alleen in registrerende zin dus over de beheergeschiedenis (betrouwbaarheid, foutcontroles, kwaliteit, authenticiteit, beheerder per beheerperiode, datum overgebracht, datum openbaar gemaakt, gebruikte techniek), maar ook in de betekenis van aanwijzingen en regels voor het beheer (beheerregime, archiefstatus, bewaartermijn, openbaarheid, toegangsrechten).
In de praktijk hebben metagegevens over het algemeen de vorm van gestructureerde informatie.
Metagegevens worden opgeslagen in combinatie met het informatieobject of informatie-element waarop ze betrekking hebben. Maar behalve per object of element kan dat ook op een geaggregeerd niveau gebeuren, bijvoorbeeld op het niveau van een zaakdossier met daarin meerdere informatieobjecten of -elementen of zelfs een pakket bestaande uit meerdere dossiers, bijvoorbeeld bij het overdragen van een archief of deel van een archief.
Waarom zijn metagegevens belangrijk?[bewerken]
Overheidsinformatie moet aan verschillende eisen voldoen. Die eisen hebben betrekking op diverse aspecten van overheidsinformatie zoals onder andere inhoud, context, vindbaarheid, beschikbaarheid, leesbaarheid, authenticiteit, openbaarheid en het beheer van die informatie. Metagegevens zijn daarbij onmisbaar, om de inhoud en context te beschrijven, om de informatie te kunnen vinden en lezen, om de informatie te beveiligen en om het beheer te regelen en te beschrijven.
Zonder metagegevens is overheidsinformatie niet goed leesbaar en bruikbaar en niet goed te beheren. Daarom zijn metagegevens een belangrijk aandachtspunt bij het uitwisselen en hergebruiken van overheidsinformatie en bij het ontsluiten van overheidsinformatie naar burgers (dienstverlening) en het publiek (openbaarmaking). Dat inzicht heeft er toe geleid dat de overheid eisen stelt aan het gebruik van metagegevens en met standaarden streeft naar uniformiteit in het gebruik van de soort metagegevens. Want ook metagegevens moeten gelezen en begrepen kunnen worden en dat niet alleen door de organisatie waar de desbetreffende overheidsinformatie is ontstaan.
Metagegevens zijn ook essentieel als overheidsorganisaties op enig moment en in lijn met de Archiefwet delen van hun digitale archief overbrengen naar een regionale of landelijke archiefdienst. Zo'n dienst stelt namelijk eisen aan de metagegevens bij het in beheer nemen van digitaal archief. In de praktijk komt dat er op neer dat de archiefinstelling eist dat digitaal archief voldoet aan de landelijke metagegevensstandaard die de instelling zelf ook heeft geadopteerd, zoals bijvoorbeeld het hierna genoemde Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).
Het toevoegen van metagegevens[bewerken]
Informatie en ook overheidsinformatie is niet goed bruikbaar zonder toegevoegde metagegevens. Dat betekent dat alle informatie die de overheid belangrijk genoeg vindt om kort of lang te bewaren, voorzien moet zijn van metagegevens. Vertaald naar de praktijk betekent dat dat al direct bij de creatie van informatie metagegevens worden toegevoegd, ook bij bijvoorbeeld een concept-brief die nog verder bewerkt moet worden en nog geen enkele formele betekenis heeft. Want dat concept moet terug te vinden zijn en als het gevonden wordt, moet duidelijk zijn dat het een concept is en bij welke zaak het hoort en wie er aan gewerkt heeft en wanneer.
Maar daarna houdt het niet op. Zelfs als een verstuurde brief of een genomen besluit eenmaal is gearchiveerd met inhoud die niet meer mag en kan wijzigen omdat het gebruikt moet kunnen worden als digitaal bewijs, zelfs dan kunnen de bijbehorende metagegevens nog wijzigen of worden aangevuld, bijvoorbeeld met gegevens over de beheergeschiedenis of gegevens die de openbaarmaking ervan regelen.
Metagegevens horen dus niet alleen bij informatie die in aanmerking komt voor archivering of al gearchiveerd is, alle kort of lang te bewaren overheidsinformatie dient voorzien te zijn van metagegevens noodzakelijk voor diverse al genoemde aspecten zoals onder andere vindbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid. Het toevoegen van metagegevens begint al bij de creatie van informatie en vervolgens blijft het aanpassen en/of toevoegen van extra metagegevens een aandachtspunt gedurende de gehele levensloop van informatie.
Technisch gezien kunnen metagegevens op verschillende manieren worden toegevoegd aan een informatieobject. De belangrijkste indeling daarbij is naar:
- ingesloten in het informatieobject. De metagegevens vormen dan tezamen met de informatie of het informatieobject waarop ze betrekking hebben een nieuw informatieobject;
- gelinkt aan de desbetreffende informatie dus met een digitale relatie of link naar het desbetreffende informatieobject (of gegevensobject of informatie-element). Dit laatste kan in de databasestructuur binnen een informatiesysteem, maar gescheiden opslag is ook mogelijk met de metagegevens in bijvoorbeeld een centraal archiefsysteem en van daaruit een relatie of link naar de informatie in een ander systeem waarop de metagegevens betrekking hebben.
Hierbij zijn nog weer varianten op meer detailniveau mogelijk, zoals alle metagegevens per informatieobject of dossier (geaggregeerd informatieobject) bundelen in een XML-document en dat insluiten/embedden in het object waarop ze betrekking hebben.
Overzicht van normen en standaarden[bewerken]
Voor de eisen aan metagegevens zijn normen, en voor het streven naar uniformiteit zijn standaarden beschikbaar. Onderstaand een overzicht van die normen en standaarden inclusief hun ontstaansgeschiedenis, samenhang en werkingsgebied.
Dublin Core[bewerken]
| Soort en status | Dublin Core staat voor een wereldwijde set algemene standaarden en richtlijnen voor metadatering. |
| Werkingsgebied | Content op internet. |
| Omschrijving | Wereldwijde standaard voor het met metagegevens beschrijven van content op het internet. |
| Ontstaansgeschiedenis | De Dublin Core is in 1995 ontstaan tijdens een werkconferentie van metadata- en webspecialisten in het hoofdkantoor van OCLC (een wereldwijd samenwerkingsverband van bibliotheken) in Dublin (Ohio) in de Verenigde Staten. |
| Beheerorganisatie | Het Dublin Core Metadata Initiative (DCMI). |
| Verwijzingen en/of document(en) | Dublin Core Metadata Initiative |