NORA Gebruikersraad/2013-03-19

bijeenkomst van de Gebruikersraad NORA op dinsdag 19 maart 2013 van 13.30 - 15.30 uur bij ICTU, Den Haag

Onderaan de pagina staat de oorspronkelijke agenda.

Notulen

Aanwezigen op 19 maart 2013

• Bram Gaakeer (OCW) - beheer ROSA
• Willem Kossen (BKWI) - beheer KARWEI
• Helen Burger (Politie) - architectuur Politiedomein
• Marianne Zijderveld (V&J) - architectuur Vreemdelingenketen
• Freddie Muller (HWH) - beheer WILMA
• Cees van Westrenen (KING) - beheer GEMMA
• Jacques Verdaas (ICTU) - beheer MARIJ / EAR
• Miriam van de Plas (Flevoland) - beheer PETRA  
• Anton van Weel (iNUP) - architectuur Stelsel
• Norbert van Dijk (Logius) - architectuur Bouwstenen
• Marijke Abrahamse (BFS) - standaarden
• Bruun Feijen (Belastingdienst) - Architectuurraad MFG
• Hans Flick (UWV) - Architectuurraad MFG
• Remco de Boer (ArchiXL) - technisch beheer NORA-wiki
• Michiel Schoo (BZK) - penvoerder van de gezamenlijke opdracht voor beheer en doorontwikkeling NORA
• Cor Franke - projectleider doorontwikkeling NORA
• Saco Bekius (Belastingdienst) - doorontwikkeling NORA / Verbinden
• Eric Nijenhuis (UWV) - doorontwikkeling NORA / Verbinden
• Adrie Spruit (KING) - doorontwikkeling NORA / Verbinden
• André Batenburg (Zuid-Holland) - doorontwikkeling NORA / Verbinden
• Jaap van der Veen (Belastingdienst) - doorontwikkeling NORA / Beveiliging
• Eric Brouwer (ICTU) - beheer NORA / reviews
• Jasper van Lieshout (ICTU) - beheer NORA / reviews
• Joris Dirks (ICTU) - beheer NORA / wiki

Michiel Schoo zit de vergadering voor en heet iedereen welkom. Hij is verheugd met de hoge opkomst en constateert dat de ruime vergaderzaal een goede keus is.

Verslag van de bijeenkomst op 27 november 2012

Er zijn geen opmerkingen over het verslag gemaakt, waarmee het verslag is vastgesteld. Op 2 punten na zijn alle actiepunten conform plan uitgevoerd. De openstaande acties zijn:

• Er zijn nog geen reacties ontvangen op het Kennismodel NORA. Wel is voor KARWEI besloten dat die in een wiki wordt opgenomen en dat het Kennismodel wordt gebaseerd op dat van de NORA.
• Daarnaast is het beheerteam NORA recent gestart met de inventarisatie van de overerving door de NORA-dochters en daarbij komt ook het Kennismodel NORA ter sprake.
• Op dinsdag 26 maart 2013 is een overleg gepland met een delegatie uit de Gebruikersraad inzake het bevorderen van de implementatie en het gebruik van de NORA door bestuurders.

Beheerplan NORA

Het beheerteam NORA heeft een plan opgesteld voor de in 2013 uit te voeren activiteiten rond beheer. In dit plan is een schatting van inzet en kosten opgenomen. Het plan is afgestemd met BZK en de projectleider NORA en is ter kennisgeving voorgelegd aan de Gebruikersraad.

Communicatie is niet expliciet in het plan opgenomen, maar er is wel budget gereserveerd voor publicatie van de katernen en voor verbetering van de beeldtaal en presentatievormen in de wiki.

Vanuit de Manifestgroep zijn een paar aandachtpunten onderkend. ACTIE Hans Flick stuurt deze per mail aan het beheerteam NORA (red. dat is inmiddels ontvangen en verwerkt in het Beheerplan).

Stand van zaken doorontwikkeling NORA

Cor Franke heeft een notitie d.d. 7 maart 2013 ingebracht met de stand van zaken, waarvan kennis wordt genomen.

Katern Ketenbesturing

In de bijeenkomst van de Gebruikersraad van 27 november 2012 is een concept van dit katern besproken en daarnaast hebben de externe adviseurs een aantal opmerkingen over het katern gemaakt. In de notitie d.d. 7 januari 2013 heeft de projectleider aangegeven hoe al deze opmerkingen zullen worden verwerkt. Het katern is daarop aangepast op basis van die notitie. Verder hebben de auteurs naar aanleiding van inbreng vanuit de sector veiligheid (LCMS) en de KvK (ketens rond het Handelsregister) nog een aantal aanvullingen op het katern aangebracht. Vandaag ligt het definitieve concept van het katern ter instemming voor, opdat het dan op 23 april 2013 in de bijeenkomst van de Architectuur Board kan worden vastgesteld.

De Gebruikersraad vraagt of het instemmingsproces rond dit katern op gelijke wijze zou moeten verlopen als is voorgesteld voor het katern Verbinden (zie notitie "Proces van afstemming rond NORA katern Verbinden”). Gezien het specifieke karakter van dit katern, concludeert de Gebruikersraad dat een afstemmingproces via de achterban van de Gebruikersraad NORA volstaat. Een bredere consultatie zou kunnen leiden tot verwarring en onbedoelde reacties. De projectleider NORA zal een voorstel doen voor het instemmingsproces. ACTIE Cor Franke (red. dat voorstel is inmiddels ontvangen). De leden van de Gebruikersraad NORA zorgen voor een reactie op het katern vanuit hun achterban. ACTIE allen.

Bestelling e-dossiers

De uitwerking van het onderwerp e-dossiers (als onderdeel van het katern Verbinden) vindt plaats in samenwerking met de Manifestgroep. Die heeft namelijk een onderzoek onderhanden om "best practices" rond e-dossiers in kaart te brengen. In navolging van de werkwijze bij de andere (onderdelen van) nieuwe katernen, is een zogenoemde "bestelling" voorgelegd. Deze bestelling geeft de inhoud van het te ontwikkelen katern aan. Willem Kossen (BKWI) leidt de leden van de Gebruikersraad door de bestelling.

Hierbij komen, naast de algemene opmerking dat het een helder, goed leesbaar stuk is, de volgende opmerkingen en vragen naar voren:

1. De e-dossiers zijn een middel, niet een doel.
2. Vaak dienen e-dossiers als “intermediair” om partijen bij elkaar te brengen.
3. Daarna ontstaat mogelijk een meer structurele vorm van samenwerking.
4. Hou e-dossiers zo klein mogelijk, groei naar een Federatieve aanpak.
5. Omvat de bestelling ook archivering en het vraagstuk van centrale of decentrale opslag?
6. Graag ook organisatorische aspecten van e-dossiers aangeven.

De Gebruikersraad stemt, onder voorbehoud van verwerking van deze opmerkingen, in met de "bestelling" voor het onderdeel e-dossiers van het katern Verbinden. De uitwerking zal nu door de werkgroep Verbinden ter hand worden genomen. Dat zal in eerste aanleg verlopen via workshops.

Opname van principes rond de inrichting van de interne informatiehuishouding

In NORA (zowel in versie 2.0 als 3.0) is een aantal principes en afgeleide principes opgenomen die betrekking hebben op de inrichting van de interne informatiehuishouding van organisaties. Inmiddels is het katern Verbinden in ontwikkeling. Het is uitdrukkelijk de bedoeling om het eerste concept te toetsen aan NORA 2.0 en NORA 3.0. Daarbij komt onherroepelijk de vraag op of we de principes uit NORA 2.0 die over de interne informatiehuishouding gaan alsnog willen opnemen.Rond NORA is eerder een discussie gevoerd over het juiste mandaat en aangrijpingspunt van NORA. De conclusie was toen: interoperabiliteit en alles wat er nodig is om die interoperabiliteit te borgen. Afspraken over interne zaken werden als binnen scope beschouwd, zolang deze uitdrukkelijk voorwaardelijk zijn voor interoperabiliteit. Daarom staat er een flink aantal principes in NORA die (ook) over de interne informatiehuishouding van de overheidsorganisaties gaan. Voorbeelden zijn principes over besturing van de dienst d.m.v. een PDCA cyclus, het hanteren van een interne baseline kwaliteit c.q. beveiliging, verantwoordelijkheidstoedeling binnen de organisatie, zonering van systemen, het gebruik van standaard oplossingen enz. Het standpunt van de Gebruikersraad is dat het wel of niet opnemen van (afgeleide) principes die betrekking hebben op de inrichting van de interne informatiehuishouding niet te zwart / wit moet worden gezien en dat vooral met gezond verstand moet worden bepaald wat binnen de interne informatiehuishouding nodig is om interoperabiliteit te borgen. Het opnemen van (afgeleide) principes in de NORA die specifiek c.q. alleen gericht zijn op de interne informatiehuishouding heeft naar de mening van de Gebruikersraad verder geen prioriteit.

Architectuurprincipes rond duurzaamheid

De manager Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen van Logius heeft het voorstel gedaan een aantal (afgeleide) principes in de NORA op te nemen die gerelateerd zijn aan duurzaamheid.

De Gebruikersraad heeft, in het verlengde van bovenstaande discussie, geconcludeerd dat -hoe zinvol en logisch principes van duurzaamheid ook mogen zijn- het op zich niet de interoperabiliteit bevordert en dus een typisch aspect is van de interne informatiehuishouding. Het is derhalve niet wenselijk daar een afzonderlijk principe voor op te nemen in de NORA.

Relatie tussen de katernen Beveiliging en Verbinden

In de vorige Gebruikersraad is aangekondigd meer inzicht te geven in de relatie tussen de katernen Beveiliging en Verbinden. Inmiddels heeft afstemming tussen de beide werkgroepen plaatsgevonden. Daarbij is vastgesteld dat Beveiliging een belangrijk aandachtspunt is bij de verdere ontwikkeling van de wijze waarop overheidsorganisaties samenwerken. Om de brug tussen beide katernen te kunnen slaan is nog iets meer kennis nodig van met name de opzet van het katern Verbinden. In dat katern is een aantal functionele deelgebieden te herkennen waar beveiliging een expliciete rol speelt, zoals de wijze van communiceren tussen de overheid en een burger of bedrijf, toegang, de identificatie en authenticatie van ambtenaren, de wijze waarop de voortgang op een zaak wordt gerapporteerd enz. Zodra beide katernen verder gevorderd zijn (naar verwachting medio 2013) wordt de relatie gelegd tussen de beveiligingseisen en deze functionele deelgebieden. Hoe dat er uit komt te zien, hangt met name af van de gekozen publicatie vorm. Een wiki is gebouwd om dit soort verbanden expliciet te maken. In een doorlopende tekst worden de eisen als voetnoten weergegeven.

De Gebruikersraad heeft kennis genomen van de wijze waarop de beide katernen de onderlinge afstemming zullen uitvoeren.

Afstemproces katern Verbinden

Het schrijfteam voor het katern verbinden levert begin juni 2013 een concept katern op. Het is uitdrukkelijk de bedoeling dit katern af te stemmen met de Gebruikersraad, de achterban en anderen.

Het voorstel van het te volgen afstemproces is gedeeld met de Gebruikersraad en heeft instemming verkregen. Het schrijfteam voor het katern is op zoek naar actieve inbreng vanuit de Gebruikersraad en iedereen met ideeën hierover, of zicht op relevante initiatieven, kan zich melden bij Saco Bekius. ACTIE allen.

Suggestie voor nieuwe katernen

Naar aanleiding van de bijeenkomst van de Gebruikersraad op 27 november 2012 is gevraagd om suggesties voor nieuw te ontwikkelen katernen. Dat heeft de volgende 4 voorstellen opgeleverd:

1. 1. Harmoniseren van informatiemodellen
   2. Knooppunten
   3. Zaakgericht werken
   4. Digitale Duurzaamheid

Deze voorstellen zijn elk kort toegelicht door de inbrengers en de leden van de Gebruikersraad hebben daarbij de gelegenheid gehad toelichtende vragen te stellen. De leden van de Gebruikersraad krijgen nu twee weken de gelegenheid om af te stemmen met de achterban en hun beargumenteerde reactie(s) op de voorstellen te geven. ACTIE allen (red. het verzoek hiertoe is inmiddels rondgestuurd).

Op basis van de reacties zal de projectleider doorontwikkeling NORA een beargumenteerd voorstel opstellen voor de Architectuur Board. Dat voorstel wordt via een “schriftelijke” ronde nog afgestemd met de Gebruikersraad, vóór inbreng ervan in de vergadering van de Architectuur Board op 23 april 2013.

Voor alle helderheid: ook bij dit vierde katern is het uitdrukkelijk de bedoeling dat de realisatie daarvan primair plaatsvindt door betrokkenen (lees: toekomstige gebruikers), daarbij gefaciliteerd door het programma NORA.

Overige punten

• Op 9 april 2013 organiseert ICTU een ICTU-café over Ketenbesturing. De organisatie daarvan is in handen van de auteurs van het NORA katern over dat onderwerp. Het is de bedoeling om in dat café uitdrukkelijk aandacht te vragen voor (de lessen die zijn opgenomen in) het katern. De leden van de Gebruikersraad NORA zijn hierbij uitgenodigd.
• De al bestaande NORA LinkedIn groep is door het beheerteam NORA op coöperatieve wijze overgenomen van de voormalige beheerders. De leden van de Gebruikersraad zullen een uitnodiging ontvangen om tot de groep toe te treden.

Agenda

Verslag van de vorige bijeenkomst

Annotatie: Bespreking van het verslag en de actiepunten van de bijeenkomst van 27 november 2012.

Zie http://www.noraonline.nl/wiki/NORA_gebruikersraad:2012-11-27

Lopende zaken

a. Beheerplan NORA

Annotatie: Het beheerteam NORA heeft een plan opgesteld voor de in 2013 uit te voeren activiteiten rond beheer. In dit plan is een schatting van inzet en kosten opgenomen.

Media:Beheerplan2013.pdf

Gevraagd besluit: Kennis nemen van het beheerplan.

b. Stand van zaken doorontwikkeling

Annotatie: De projectleider doorontwikkeling NORA heeft een korte voortgangsrapportage opgesteld.

Media:SvZ NORA doorontwikkeling maart 2013.pdf

Gevraagde besluiten: Kennis nemen van de voortgangsrapportage. Advies geven over de inrichting van de bredere afstemming van het katern verbinden.

4. Ontwikkeling nieuwe katernen

a. Laatste concept katern Ketenbesturing

Media:NORA katern ketenbesturing concept.pdf

Annotatie: In zijn vergadering van november 2012 heeft de Gebruikersraad het concept van dit katern besproken. Daarnaast hebben de externe adviseurs een aantal opmerkingen over het katern gemaakt. In een notitie dd. 7 januari 2013 heeft de projectleider aangegeven hoe hij deze opmerkingen wil verwerken. Op deze notitie zijn geen reacties gekomen.

Het katern is inmiddels aangepast op basis van de voornoemde notitie. Verder hebben de auteurs naar aanleiding van inbreng vanuit de sector veiligheid (LCMS) en de KvK (ketens rond Handelsregister) nog een aantal aanvullingen op het katern aangebracht. In deze vergadering van de Gebruikersraad ligt het definitieve concept van het katern voor.

Gevraagd besluit: Goedkeuren van het voorliggende katern Ketenbesturing en instemmen met voorlegging ervan aan de Architectuur Board.

b. ICTU café ketenbesturing (mondeling)

Annotatie: Op 9 april 2013 organiseert ICTU een ICTU-café over ketenbesturing. De organisatie daarvan is in handen van de auteurs van het NORA katern over dat onderwerp. Het is de bedoeling om in dat café uitdrukkelijk aandacht te vragen voor (de lessen die zijn opgenomen in) het katern.

Gevraagd besluit: Kennis nemen van dit initiatief.

c. Bestelling e-dossiers

Annotatie: De uitwerking van het onderwerp e-dossiers (onderdeel van het katern Verbinden) vindt in samenwerking met de Manifestgroep plaats. Die heeft namelijk een onderzoek onderhanden naar "best practices" rond e-dossiers.

In navolging van de werkwijze bij de andere (onderdelen van) nieuwe katernen legt de projectleider doorontwikkeling NORA eerst een zogenoemde "bestelling" voor. Deze bestelling geeft de inhoud van het te ontwikkelen katern aan.

Gevraagd besluit: Instemmen met de voorliggende "bestelling" voor het onderdeel e-dossiers van het katern Verbinden.

Bestelling e-dossiers.pdf

d. Opname van principes rond de inrichting van de interne informatiehuishouding (mondeling)

Annotatie: In NORA (zowel in versie 2.0 als 3.0) is een aantal principes en afgeleide principes opgenomen die betrekking hebben op de inrichting van de interne informatiehuishouding van organisaties. Inmiddels is het katern Verbinden in ontwikkeling. Het is uitdrukkelijk de bedoeling om het eerste concept te toetsen aan NORA 2.0 en NORA 3.0 en zo de verschillen vast te stellen en die nader te beoordelen. Daarbij komt onherroepelijk de vraag op of we de principes uit NORA 2.0 die over de interne informatiehuishouding gaan alsnog willen opnemen. Het schrijfteam van het katern hoort graag de visie van de Gebruikersraad hieromtrent.

Als achtergrond daarbij het volgende (citaat uit een reactie van Jasper van Lieshout): "De discussie in de voormalige NORA expertgroep Strategie (toenmalige AB) en de Redactieraad (toenmalige GR) ging primair over het juiste mandaat en aangrijpingspunt van NORA. De conclusie was toen: interoperabiliteit en alles wat er nodig is om die interoperabiliteit te borgen. Afspraken over interne zaken werden als binnen scope beschouwd, zolang deze voorwaardelijk zijn voor interoperabiliteit. conclusie was toen: interoperabiliteit en alles wat er nodig is om die interoperabiliteit te borgen. Afspraken over interne zaken werden als binnen scope beschouwd, zolang deze voorwaardelijk zijn voor interoperabiliteit. De principes uit 2.0 zijn dan ook allemaal getoetst aan 'meerwaarde voor interoperabiliteit'. Intern gerichte principes die daarin geen functie hadden (of dubbel, of open deur) zijn geschrapt. Andere principes zijn behouden en nieuwe toegevoegd. Daarom staan er een flink aantal principes in NORA die (ook) over interne aangelegenheden gaan. Voorbeelden zijn principes over besturing van de dienst dmv PDCA, het hanteren van een interne baseline, verantwoordelijkheidstoedeling binnen de organisatie, zonering van systemen, het gebruik van standaard oplossingen etc. Bij sommige principes waren er inderdaad stevige discussies over de vraag of zij wel/niet voorwaardelijke waren voor de interoperabiliteit. Het beeld dat NORA nu geen uitspraken doet over- of consequenties heeft voor de interne IV klopt dus niet.".

Gevraagd besluit: Standpunt innemen ten aanzien van de opname in het katern Verbinden van (afgeleide) principes die betrekking hebben op de inrichting van de interne informatiehuishouding.

e. Architectuurprincipes rond duurzaamheid

Annotatie: De manager Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen van Logius heeft het voorstel gedaan een aantal (afgeleide) principes in de NORA op te nemen die gerelateerd zijn aan duurzaamheid. In de bijgaande notitie is het voorstel opgenomen.

Media:Architectuurprincipes rond duurzaamheid - concept.pdf

Gevraagd besluit: Uitspraak doen over de wenselijkheid van de opname van dit soort principes in een katern (Verbinden?) van de NORA.

f. Relatie tussen de katernen Beveiliging en Verbinden (mondeling)

Annotatie: In de vorige Gebruikersraad is aangekondigd meer inzicht te geven in de relatie tussen de katernen Beveiliging en Verbinden. Inmiddels heeft afstemming tussen de beide werkgroepen plaatsgevonden, met de volgende uitkomst:

Beveiliging is een belangrijk aandachtspunt bij de verdere ontwikkeling van de wijze waarop overheidsorganisaties samenwerken. Zodoende is binnen de teams die aan deze twee katernen werken stil gestaan bij de wijze waarop de brug tussen beide wordt geslagen. Hierbij is iets meer kennis nodig van met name de opzet van het katern Verbinden. In dit katern is een aantal functionele deelgebieden te herkennen. Voorbeelden zijn: de wijze van communiceren tussen de overheid en een burger of bedrijf, de identificatie en authenticatie van ambtenaren en de wijze waarop de voortgang op een zaak wordt gerapporteerd, etc. Zodra beide katernen in een ver gevorderd stadium zijn, leggen we een relatie tussen de beveiligingseisen en deze functionele deelgebieden. Hoe dit er uit komt te zien, hangt met name af van de gekozen publicatie vorm. Een wiki is gebouwd om dit soort verbanden expliciet te maken. In een doorlopende tekst worden de eisen als voetnoten weergegeven.

Gevraagd besluit: Kennis nemen van de wijze waarop de beide katernen de onderlinge afstemming zullen uitvoeren.

g. Afstemproces katern Verbinden

Annotatie: Het schrijfteam voor het katern verbinden levert begin juni 2013 een concept katern op. Het is uitdrukkelijk de bedoeling dit katern af te stemmen met de Gebruikersraad (en anderen). Hierbij is een voorstel gevoegd voor dat afstemproces.

Gevraagd besluit: Instemmen met het procesvoorstel.

Suggestie voor nieuwe katernen

Annotatie: In de vorige vergadering van de Gebruikersraad hebben we gevraagd om suggesties voor nieuw te ontwikkelen katernen. Dat heeft de volgende voorstellen opgeleverd: a. (methoden voor) harmoniseren van informatiemodellen; b. knooppunten; c. zaakgericht werken.

Het is de bedoeling elk van deze voorstellen kort (5 minuten!) te laten toelichten door degene die het voorstel heeft gedaan en de leden van de Gebruikersraad daarbij de gelegenheid te geven toelichtende vragen te stellen.

De leden van de Gebruikersraad krijgen daarna twee weken de gelegenheid om hun reactie(s) op de voorstellen te geven. Op basis van die reacties stelt de projectleider doorontwikkeling NORA een beargumenteerd voorstel voor de Architectuur Board op. Hij stemt dit voorstel (in een schriftelijke ronde) met de Gebruikersraad af voor inbreng ervan in de vergadering van de Architectuur Board op 23 april 2013.

Voor alle helderheid: ook bij dit vierde katern is het uitdrukkelijk de bedoeling dat de realisatie daarvan primair plaatsvindt door betrokkenen (lees: toekomstige gebruikers), daarbij gefaciliteerd door het programma NORA.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

Het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en –opslag of archivering ter ondersteuning van de primaire processen.

Interoperabiliteit is het vermogen van organisaties (en hun processen en systemen) om effectief en efficiënt informatie te delen met hun omgeving

Het bekend maken van de identiteit van personen, organisaties of IT-voorzieningen.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.