NORA Gebruikersraad/2016-02-16
Bijeenkomst van NORA Gebruikersraad op dinsdag 16 februari 2016, 13.00-17.00, locatie: COA. .
Vreemdelingenketen[bewerken]
De vreemdelingenketen wordt gepresenteerd in een serie van presentaties. Hoewel de focus vandaag ligt op de asielstroom is de vreemdelingenketen breder en bevat ook de reguliere visa-aanvragen, naturalisatie, gezinshereniging, toezicht en het uitzetten van ongewenste vreemdelingen.
COA[bewerken]
We zijn te gast bij een asielzoekers centrum (AZC) in Almere. Hier wonen asielzoekers en worden activiteiten aangeboden.
Ketenarchitectuur (Marianne Zijderveld)[bewerken]
De vreemdelingenketen is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vreemdelingenwet (Vw2000). Het bestaat uit een aantal processen in drie categorieën: 'instroom,' 'doorstroom' en 'uitstroom.' Instroom bestaat uit asiel, regulier of visum kort verblijf en/of toelating: de manieren waarop de vreemdeling daadwerkelijk het land binnenkomt. In de doorstroom moet in sommige gevallen verblijf geregeld worden voor vreemdelingen. Dit zal in de meeste gevallen betrekking hebben op asiel waarbij het COA zorgdraagt voor opvang. In sommige gevallen wordt een vreemdeling in bewaring geplaatst. Ook Toezicht hoort in deze categorie thuis. De politie (in sommige gevallen ondersteund door de Koninklijke Marechaussee) zorgt dat mensen die geen verblijfstitel hebben worden opgepakt. De laatste categorie is “uitstroom,” waarbinnen onrechtmatig verblijvende vreemdelingen worden uitgezet en vreemdelingen die in aanmerking komen voor de Nederlandse nationaliteit genaturaliseerd.
Om de samenwerking in de keten zo goed mogelijk te faciliteren zijn er al sinds 2003 voorzieningen gerealiseerd waarbij informatie gedeeld kan worden. Het is begonnen met de basisvoorziening vreemdelingen waarin de identiteitsgegevens van alle vreemdelingen geregistreerd zijn. In 2007 is met het gedoogakkoord geld beschikbaar gekomen om de keten beter te laten functioneren. Na enige verkenningen heeft dit geleid tot een architectuur van de vreemdelingenketen waarin de belangrijkste afspraken zijn opgenomen. In 2013 is de architectuur als ook de governance erom heen gepubliceerd in het Staatsblad om hieraan een formeel karakter te geven. De architectuur is opgebouwd in vijf delen, t.w. identiteit, digitaal werken, ketenmanagementinformatie, samenwerken en infrastructuur en uiteindelijk digitaal inzage en correctierecht. De principes kenmerken zich door het feit dat deze richtinggevende uitspraken zijn gerelateerd aan de veranderingen die spelen. Uiteraard zijn ook de relevante referentiearchitecturen van toepassing. Er is daarmee bewust gekozen voor focus i.p.v. volledigheid. Naast deze architectuur is de governance in de keten verbeterd. Zo zijn er drie deelberaden aan toegevoegd die ieder een inhoudelijk thema kennen en daar besluitvorming voor het Topberaad voorbereiden, als ook een deelberaad keteninformatisering die zorgdraagt voor alle informatiseringsvraagstukken. De deelberaden worden vervolgens weer bijgestaan door inhoudelijke raden en werkgroepen, waaronder de architectuurraad vreemdelingenketen waar architecten van de keten elkaar vinden. De architectuur stond aan de basis van een groot veranderprogramma die tot taak heeft om alle papieren uitwisselingen te digitaliseren. Elke ketenpartner heeft zijn eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de procesinrichting en de informatiehuishouding. Het programma heeft tot doel om de organisatie overstijgende informatietransacties in beeld te brengen en hier digitaliseringsvoorstellen voor te doen. In een doelarchitectuur digitaal werken is daar een aantal belangrijke uitgangspunten voor benoemd, waarvan de belangrijkste zijn:
- Maak een metadataprofiel, waarbij metadata zorgdraagt voor toegang tot de documenten. Het metadataprofiel is een essentieel onderdeel om documenten te kunnen vinden, context te geven over het document, en autorisatie mogelijk te maken. Daarbij heeft m.n. het invullen van dit metadataprofiel – het uitwerken van de standaards, de zg. ketendocumenttypelijst – veel tijd en afstemming gekost.
- De architectuur is flexibel – elke ketenpartner kan in een eigen tempo aansluiten, passend op het verandervermogen van de organisatie. De ketenpartner bepaalt de prioriteit, een centraal regiebureau faciliteert.
- Ketenpartners zijn zelf verantwoordelijk voor hun archief. Er is een Centraal Digitaal Depot voor opslag van de documenten en als een ketenpartner beslist documenten ook nog in de eigen DMS op te slaan vinden we daar niets van, behalve dat deze ketenpartner zelf verantwoordelijk is voor de actualiteit daarvan.
- De vragende partij bepaalt welke informatie hij nodig heeft. Dit impliceert dat je vooral een architectuur van ‘halen’ moet hebben en minder van ‘brengen’. Ook is de consequentie dat je afspraken moet maken over ‘triggers’ – wat zijn de processtappen van de andere ketenpartner op basis waarvan jij als ketenpartner moet handelen.
De architectuur bouwt voort op de bestaande BVV-architectuur, waarbij de ketenpartnersystemen het systeem zijn waar de gebruikers mee werken. Deze systemen bevragen vervolgens via een loketvoorziening de centrale informatiebronnen. Hoe dit er uit ziet zullen collega’s van COA, IND en DT&V laten zien. Zij zijn als eerste met de voorstellen aan de slag gegaan en hebben hierin in toch relatief korte termijn heel veel papieren uitwisselingen vervangen door een digitale versie.
Vraag: In hoeverre heeft de NORA in dit geheel geholpen? Antwoord: absoluut. In het begin hebben we de NORA er bij gepakt (vreemdeling of burger, wat maakt dat uit?). De Katern De Keten de Baas (zie Ketensturing hebben we gebruikt om op gang te komen en in het gesprek met bestuurders. NORA was een beginpunt, maar uiteindelijk hebben ze zelf in moeten vullen om een architectuur te formuleren die stuurt: wat willen we precies bereiken?
Vraag: Hebben jullie ook informatie of een gevoel bij wat er is verbeterd qua kwaliteit? Antwoord: we weten in ieder geval dat de termijnen waarin informatie uitgewisseld wordt enorm omlaag zijn gegaan. Er gaat zo vijf dagen minder overheen, tijd die nu gebruikt wordt om de vreemdeling beter voor te bereiden, schaarse middelen elders toe te wenden et cetera. Bovendien ziet de rechter dat je je vaker aan je termijn houdt. Precieze statistieken zijn (nog) niet bekend, maar er lijken minder vormfouten voor te komen. Sowieso is nu meer managementinformatie beschikbaar over het aantal fouten et cetera.
Implementatie architectuur bij het COA[bewerken]
Het COA is 4 jaar geleden begonnen met een analyse van de belangrijkste knelpunten in de Vreemdelingenketen. Op basis van de geconstateerde knelpunten in de informatieuitwisseling met de overige ketenpartners is gewerkt aan het verbeteren van de knelpunten met de sterkste business case. Het documentenloket zoals gepresenteerd voorziet daarin. De presentatie toont hoe een casemanager zijn caseload kan overzien, inclusief de bijbehorende (keten-)documenten.
Een deel van de informatie in die documenten is gestructureerd beschikbaar, de rest is te bekijken door het oorsponkelijke document in te zien met behulp van de berichtenmakelaar vanuit de gemeenschappelijke voorziening Centraal Digitaal Depot. De casemanager kan ook formulieren aanmaken vanuit het systeem. Naast formulieren voor gebruik binnen het COA kunnen ook bepaalde formulieren van de IND direct aangemaakt worden voor asielzoekers. De mate waarin de organisatie in staat is veranderingen in werkwijze te absorberen staat op gespannen voet met de hoge instroom.
Vraag: is de manier van werken in de keten vergelijkbaar met Zaakgericht Werken bij gemeenten? Antwoord: deels wel, al zijn sommige zaken incidenteler en minder voorspelbaar dan bij gemeenten. Bij 'zaakgericht' werken gaat het om een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden . Bij het COA om mensen die gevoed moeten worden, een bed moeten hebben, op tijd in de juiste bus moeten zitten, etcetera.
Vraag: valt de logistiek nog buiten dit systeem? Antwoord: nee, die wordt veelal bepaald door beschikkingen die vanuit de IND worden geleverd.
Implementatie architectuur bij IND[bewerken]
Binnen de kleine keten is het masterplan IV Kleine keten ontwikkeld. Hier vielen snel veel baten te halen en door de gedeelde aansturing vanuit de DG was hier ook snel door te pakken.
De IND ziet zichzelf als toelatingsorganisatie, met als klant de mensen die Nederland (tijdelijk) binnen willen komen of door naturalisatie Nederlander willen worden. De asielstroom is hierin goed voor minder dan de helft van de klanten. De IND telt ongeveer 3000 medewerkers en alle wijzigingen komen in een overkoepelende Change Advisory Board aan de orde. De IND was in 2013 al redelijk op weg naar digitaal werken, maar heeft toch naar aanleiding van de ketensamenwerking het een en ander opnieuw moeten bekijken. Met het plaatsen van documenten in het centraal digitaal depot bleek bijvoorbeeld dat er een groot verschil was in aantal documenten in het primaire business systeem van de IND, Indigo, en dat in het CDD - 9 miljoen versus 23 miljoen. Een aantal zaken kost meer tijd dan vooraf gedacht, bijvoorbeeld de omschakeling van zwart-wit scans naar kleuren-scans. Dit heeft al met al een jaar gekost om goed in te regelen. De informatiestroom met de Raad van de Rechtspraak is belangrijk voor de IND, maar de Raad wil bewust geen documenten in een gedeeld depot hebben staan. Dit vanuit het oogpunt van de onafhankelijkheid van de rechterlijke macht. Wel zijn ze ook daar bezig met een grote verbeterslag, zo moeten straks alle documenten eenduidig worden aangeleverd voor alle types rechtzaken en rechtbanken. Een concrete verbetering is dat ook rechtsmiddelen die buiten reguliere openingstijden zijn ingediend, zoals een hoger beroep, automatisch worden overgenomen in het systeem van de IND. Zo weten de politiediensten dat ze actuele informatie hebben in hun afweging een vreemdeling wel of niet op te pakken.
Demonstratie van het systeem: Het aanmeldgesprek is het eerste gesprek met de asielzoeker, maar de biometrie, vreemdelingennummer et cetera moeten daarvóór al zijn bepaald. Ze werken aan de mogelijkheid om als asielzoeker zelf al vóór het aanmeldgesprek digitaal een formulier in te vullen met belangrijke informatie die normaal gesproken pas in het gesprek naar boven komt.
De EU-registratie en de uitwisseling van gegevens binnen de EU gaat steeds moeilijker sinds de aanwas van de asielstromen. De registratie wordt niet in alle landen even goed gedaan, door de grote instroom en/of door tegengestelde belangen.
Vraag n.a.v. de demonstratie: dit type systemen, waarbij een soort van persoonsgebonden e-dossiers worden aangelegd, gebruiken we of willen we gebruiken op heel veel plekken in de publieke sector. Komen er wel eens vragen binnen om delen van het systeem voor hergebruik beschikbaar te stellen? Antwoord: er zijn wel veel verzoeken om een demonstratie te krijgen.
- → Actiepunt 2016-02/1: NORA Beheer en Manifestgroep: kijken of het mogelijk is om een update van het gezamenlijk onderzoek 'De Burger bediend' over e-dossiers te maken.
Implementatie architectuur bij DT&V[bewerken]
De Dienst Terugkeer en Vertrek is met 500 medewerkers een stuk kleiner dan de ketenpartners. Hoewel de Dienst vertrouwt op de informatie van de ketenpartners maakt de aard van het proces dat de identiteit van de vreemdeling bij naderende uitzetting regelmatig alsnog gewijzigd moet worden. Vooral de nationaliteit is bij geweigerde vreemdelingen regelmatig anders dan eerder in het proces is opgegeven. DT&V heeft veel geleerd over metadata van haar ketenpartners. Zo hebben ze het toekennen van metadata aan documenten gecentraliseerd, omdat reguliere medewerkers het er bij laten doen een grote spreiding in toegekende metadata oplevert. Het aantal documenten dat ze vanuit het IND krijgen is groter dan ze hadden gedacht. In enkele maanden tijd zijn er al tussen de 110.000 en 120.000 documenten gedeeld. Dat zijn allemaal documenten die vanuit de doelbinding legitiem gedeeld worden: ze zijn potentieel relevant om een vreemdeling goed te begeleiden richting terugkeer. Tegelijk zullen ze lang niet allemaal worden gelezen en gebruikt, niet alle informatie is voor alle gevallen noodzakelijk. De implementatie van logging om te zien wie toegang heeft tot welk dossier maakt het ook mogelijk om statistieken bij te houden welke (typen) documenten veel of juist weinig worden ingezien, dus wellicht komen daar interessante conclusies uit voor de toekomst.
Vraag: Willen jullie uiteindelijk toe naar gestructureerde informatie, zonder losse (pdf-) documenten? We willen informatie wel centraal neerzetten en structurereren, maar documenten digitaal helemaal loslaten kan niet: de echte wereld werkt nu eenmaal met documenten. Ook in de uitwisseling met rechtspraak, internationaal et cetera blijven documenten gebruikt worden.
Demonstratie van het systeem: Hiervoor heeft de IND een voorbeelddossier verstuurd, dat bij de DT&V binnenkomt als trigger dat er een nieuwew vreemdeling is die moet worden uitgezet. De belangrijkste informatie over de vreemdeling staat in alle schermen overzichtelijk boven in beeld, zo weet je altijd met wie je bezig bent. Elke vreemdeling wordt toegewezen aan een regievoerder, die de zaak van begin tot eind behandelt. Het is belangrijk dat de regievoerder vaart zet achter zijn werk, vooral wanneer een vreemdeling in bewaring zit in afwachting van uitzetting. De rechter beoordeelt in zo'n geval maandelijks of de bewaring nog terecht is en een van de criteria daarvoor is of er nog beweging in de zaak zit.
Vraag: Wie voert de regie op de doorlooptijden en maximale termijnen over de hele keten heen? Antwoord: Afhankelijk van de fase van het proces kijkt de partner die in de lead is naar de termijnen. Daarnaast toetst de rechter ze achteraf. Een managementinformatiesysteem over de hele keten heen maakt regie mogelijk die boven individuele cases uitstijgt.
De regievoerder krijgt alle informatie over een vreemdeling die relevant is automatisch in zijn systeem, waarbij hij genotificeerd wordt bij wijzigingen of nieuwe stukken. Om te voorkomen dat zaken bij ziekte of vakantie onnodig stil liggen kan elke regievoerder in een apart scherm ook alle binnenkomende documenten van de zaken van zijn collega's op de afdeling zien. Door te sorteren op de zieke of afwezige collega kun je zo als achtervang optreden.
Het is ook mogelijk om informatie te verzenden, direct uit het systeem. Afhankelijk van de ontvanger gaat dit direct digitaal (ketenpartners), per mail of zelfs per post, bijvoorbeeld in de communicatie met advocaten.
Lopende zaken NORA[bewerken]
Mededelingen[bewerken]
- Conform het Jaarplan 2016 zal extra aandacht uitgaan naar de Governance en de verbinding van NORA en de dochters. Vanuit ICTU wordt daartoe extra capaciteit ingezet, in de persoon van Jan van Dijk. Samen met Herriët en Eric zal hij de NORA verder op de kaart zetten de komende periode. De taakverdeling is voorlopig dat Eric de dagelijkse zaken blijft doen, Herriët de contacten met de Regieraad en OMO en Jan de verbinding met de dochters op bestuurlijk niveau gaat borgen.
- Leden van de Regieraad Interconnectiviteit hebben afgelopen december in twee sessies kennisgemaakt met de NORA. Het begint duidelijk te leven, waardoor er ook meer vragen boven komen. Zo is er het verzoek om het Vijflaagsmodel eens toe te passen op de Omgevingswet. En de vraag of (gebruik van) de NORA zelf niet ook gemonitord zou moeten worden. De Regieraad Gegegevens heeft in december een voorstel voorgelegd gekregen voor het Stelsel van Overheidsgegevens en beraad zich nu op de toekomst. Nu er in het Haagse zoveel speelt is het voorstel om in april een Gebruikersraad te beleggen in Den Haag, waarbij we zowel bijgepraat worden over de Haagse binnenkring als zaken uit de domeinen daar neer kunnen leggen.
- Albert Bouma wordt als vertegenwoordiger van de PETRA en het platform provinciearchitecten in de NORA Gebruikersraad vervangen door Derkjan Zweers, werkzaam bij de Provincie Overijssel.
- Norbert van Dijk wordt als vertegenwoordiger van Logius in de NORA Gebruikersraad opgevolgd door Richard Bor.
- Saco Bekius is recentelijk uitgenodigd om deel uit te maken van de zogenaamde Legacy Coalitie. Geïnteresseerden kunnen via hun CIO en het CIO-platform aansluiten.
- 17 maart is er een feestelijke bijeenkomst bij het Nationaal Archief, ter viering van de samenwerking met NORA op het gebied van Duurzame Toegankelijkheid en om DUTO inhoudelijk toe te lichten. Ook het verband tussen het NORA-thema Duurzame Toegankelijkheidin de wiki en de DUTO (Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) zal aan de orde komen. De bijeenkomst kent een bredere doelgroep dan architecten, dus nodig gerust collega's uit waar het relevant voor is.
- Op dinsdag 15 maart ben je van harte welkom om een kijkje te nemen bij de rechtbank en hun ICT-dienstverlener Spir-it. Deze bijeenkomst wordt georganiseerd door Spir-it en de kenniscommunity Gebruiker Centraal. Deze community zet zich in voor het ontwikkelen van betere dienstverlening waarbij het gedrag en behoeftes van gebruikers het uitgangspunt vormen. Voor meer informatie www.gebruikercentraal.nl/agenda/binnenkijken-bij-de-rechtspraak.
Verslag en actiepunten van de bijeenkomst van 2 december 2015[bewerken]
Geen commentaar op het NORA_Gebruikersraad/2015-12-02 van de vorige keer.
Enquête NORA Familie[bewerken]
Vertegenwoordigers van bijna alle architecturen van de NORA Familie hebben de enquete ingevuld. Zij hebben de resultaten inmiddels vertrouwelijk toegezonden gekregen en kunnen aangeven of er nog antwoorden buiten de rapportage gehouden moeten worden of geanonimiseerd. In de komende Gebruikersraad zullen de resultaten van de enquete (waar nodig geanonimiseerd) gedeeld worden met alle leden van de Gebruikersraad. Eén vraag is reeds verwerkt in de wiki: de relaties tussen de architecturen en de domeinen waarbinnen zij relevant zijn zijn ingevoerd in de wiki. Het opvallendste resultaat is te zien in de pagina's van de diverse Domeinen: in elk domein staan de architecturen die zelf aangeven hierbinnen relevant te zijn aangegeven. Zie bijvoorbeeld Domein Onderwijs en wetenschap en Domein Openbare orde en veiligheid.
Overheid Mobility Overleg[bewerken]
De afsluitende bijeenkomst van het OMO zal, net als de opening een jaar geleden, plaatsvinden in de context van het Bestuur Congres Mobility, op 26 mei aanstaande. Daarvoor is er op 16 maart nog een reguliere bijeenkomst, waarvoor we nog een casus zoeken van een organisatie die nog aan de vooravond staat van een nieuw project, experiment of programma dat aan Mobility raakt.
Herriët Heersink is op dit moment bezig om het net op te halen om te kijken wat het OMO opgeleverd heeft aan leerpunten, lessen en vraagstukken en wat de impact voor de NORA is: wat voor eisen stelt Mobility en voldoen we daaraan al wel met de huidige NORA? Hoe kunnen we de kennisdeling op dit gebied het beste ondersteunen binnen en vanuit de NORA community?
Omgevingswet en NORA[bewerken]
Vanuit de bespreking met de Regieraad Interconnectiviteit kwam de wens naar voren om na te gaan welke toegevoegde waarde de NORA kan leveren bij de Omgevingswet. Het gaat hierbij onder meer ook om toepassing van het Vijflaagsmodel en Linked-data / Semantiek. De volgende Gebruikersraad zullen we de eerste resultaten daarvan kunnen presenteren. Vraag: Hoe sturen we op de samenhang tussen het Digitaal Stelsel Omgevingswet en de Generieke Digitale Infrastructuur? Bas Eenhoorn zegt expliciet niet over de domeinen te gaan. DSO leidt ook tot activiteiten bij de onderliggende architecturen, zo zijn de verschillende bestuurslagen er mee bezig. De Omgevingswet zou dus inhoudelijk ook wel een Gebruikersraad waard zijn: waar zit de overlap en wat kan NORA daar in doen? De Verkenning Informatie Voorziening Omgevingswet (VIVO)levert in maart op, het lijkt goed om snel daarna de koppen bij elkaar te steken.
- → Actiepunt 2016-02/2: NORA Beheer: bekijkt of een aparte Gebruikersraad (of losse sessie) over de Omgevingswet mogelijk en wenselijk is en communiceert hierover.
Onderzoek aansluiting Nederland op de Connecting Europe Facility (CEF)[bewerken]
We hebben via een enquete en gesprekken geinventariseerd welke grensoverschrijdende dienstverlening al plaatsvindt, welke plannen er voor de komende jaren liggen en wat de positie van de CEF binnen die plannen kan zijn. Daags na deze Gebruikersraad heeft een workshop plaatsgevonden naar aanleiding van die inventarisatie, waarin de beelden zijn met elkaar zijn gedeeld en aangescherpt. Het rapport wordt met jullie gedeeld zodra deze door de betrokkenen is becommentarieerd. Er wordt nog toegewerkt naar een aanscherping van de architectuur-aspecten (denk aan de toepassing van het 5 laagsmodel) en daarna zal een NORA-advies aan BZK en EZ worden gegeven. Zij zullen, mede op basis daarvan, gezamenlijk een notitie voor de Regieraad Interconnectiviteit maken inzake de aansluiting van Nederland op de CEF. Overigens, de eerste indruk is dat nog onvoldoende bekend is over de ontwikkelingen en plannen inzake grensoverschrijdende dienstverlening om op korte termijn een grote investering te gaan doen in nieuwe koppelvlakken met Europa.
Nationaal Semantisch Vlak[bewerken]
De informatie op deze pagina is geactualiseerd en afgestemd met diverse collega’s die actief zijn met Linked Data. Zie Nationaal Semantisch Vlak. We willen dit de komende tijd breder uitzetten, delen en blijven verbeteren.
- → Actiepunt 2016-02/3: NORA Beheer: stuurt binnenkort een mail rond aan de leden van de Gebruikersraad, die ze uit kunnen zetten in hun achterban.
Europa - Reactie op European Interconnectivity Strategy / European Interconnectivity Framework[bewerken]
BZK, NORA Beheer en BFS hebben een gezamenlijke reactie gegevens op de nieuwe versie van de EIS en EIF. Naar aanleiding daarvan zal vanuit Nederland een presentatie worden verzorgd over de wijze waarop wij omgaan met architectuur en standaarden. De EU legt een nieuwe benchmark neer en gaat dit centraal meten, terwijl het verstandiger is om eerst te kijken wat er al ligt in de diverse domeinen en lidstaten en dat te ondersteunen vanuit Europa. Dat is zoals wij als NORA onze rol nationaal ook zien. In mei zal er een aparte NORA Gebruikersraad gewijd zijn aan de EU.
Referenties[bewerken]