Opslagformaten

Wat is een 'opslagformaat'?

Het opslagformaat van digitale informatie is het formaat oftewel de structuur waarin die informatie is opgeslagen op een gegevensdrager. De digitale duurzaamheid en de digitale toegankelijkheid van digitale informatie is sterk afhankelijk van het formaat waarin het is opgeslagen. Gangbare opslagformaten van tekstverwerkingsprogramma's bijvoorbeeld verouderen vrij snel. Daarom worden tekstdocumenten vaak gearchiveerd in PDF/A (Portable Document Format Archivable), een relatief stabiel en op duurzame toegankelijkheid gericht opslagformaat. Ook ODF (Open Document Format) is een geschikt formaat voor duurzame toegankelijkheid van tekstdocumenten.

Waarom zijn opslagformaten van belang?

Informatie heeft vele verschijningsvormen, van tekstdocumenten tot spreadsheets, van webpagina's tot e-mail en van databasebestanden tot digitale plattegronden en kaarten. Bij elke categorie horen specifieke opslagformaten, vaak gericht op het bewerken en/of actueel houden van informatie. Maar gearchiveerde informatie wordt juist ongewijzigd bewaard, als digitaal bewijs van het handelen van een organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Daarnaast wordt gearchiveerde informatie vaak langdurig bewaard waardoor het risico bestaat dat het formaat waarin het is opgeslagen na verloop van tijd niet meer gelezen kan worden door veranderingen van programmatuur en apparatuur. Dat leidt ertoe dat men gearchiveerde informatie bij voorkeur opslaat in een gestandaardiseerd en voor iedereen beschikbaar formaat, dat maximaal lang beschikbaar blijft en dat bovendien beter past bij het ongewijzigd bewaren van informatie dan bij het bewerken van informatie.

Direct aan de slag

Met welke wettelijke- en beleidskaders moet je rekening houden? Welke aanknopingspunten zijn er vanuit architectuur naar principes, bouwstenen en standaarden waarmee je een vliegende start kunt maken? Relevante beleidskaders: → Kaders bestandsformaten → Archiefwiki over Artikel 26 van de Archiefregeling 2009: Algemene eisen aan opslagformaten voor digitale archiefbescheiden. Informatie over specifieke opslagformaten: → NOiV-handreiking (tekst)documentformaten (PDF, 1,3 MB) → Testbed Digitale Informatie over bewaren van e-mail (PDF, 1,34 MB) → Geo-formaten

Samen leren & zoeken

Diverse organisaties hebben kennis van opslagformaten, vaak vanuit een sectorspecifieke focus. Binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed hebben de vijf ‘hubs’ Beeld en Geluid, DANS, KB, Nationaal Archief en RCE bijvoorbeeld (ook) specifiek kennis over audio- en videoformaten, wetenschappelijke formaten, formaten voor publicaties, overheidsinformatieformaten resp. cultuurerfgoedformaten. De volgende organisaties houden zich (ook) bezig met (duurzame) opslagformaten: → Forum Standaardisatie → NCDD → DEN → OPF

Meer informatie & Contact
Zie: → Standaarden voor bestandsformaten, een document van het Belgische Expertisecentrum eDavid Voor meer informatie over dit thema: → Contact: kennismakelaar@nationaalarchief.nl → Contact: nora@ictu.nl

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Betekenisvolle gegevens.

Betekenisvolle gegevens.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.