Opslagformaten
Wat is een 'opslagformaat'?[bewerken]
Het opslagformaat van digitale informatie is het formaat oftewel de structuur waarin die informatie is opgeslagen op een gegevensdrager.
De digitale duurzaamheid en de digitale toegankelijkheid van digitale informatie is sterk afhankelijk van het formaat waarin het is opgeslagen. Gangbare opslagformaten van tekstverwerkingsprogramma's bijvoorbeeld verouderen vrij snel. Daarom worden tekstdocumenten vaak gearchiveerd in PDF-A, een relatief stabiel en op duurzame toegankelijkheid gericht opslagformaat.
Wat is nodig?[bewerken]
Informatie heeft vele verschijningsvormen, van tekstdocumenten tot spreadsheets, van webpagina's tot e-mail en van databasebestanden tot digitale plattegronden en kaarten. Bij elke categorie horen specifieke opslagformaten, vaak gericht op het bewerken en/of actueel houden van informatie.
Maar gearchiveerde informatie wordt juist ongewijzigd bewaard, als digitaal bewijs van het handelen van een organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Daarnaast wordt gearchiveerde informatie vaak langdurig bewaard waardoor het risico bestaat dat het formaat waarin het is opgeslagen na verloop van tijd niet meer gelezen kan worden door veranderingen van programmatuur en apparatuur. Dat leidt ertoe dat men gearchiveerde informatie bij voorkeur opslaat in een gestandaardiseerd en voor iedereen beschikbaar formaat, dat maximaal lang beschikbaar blijft en dat bovendien beter past bij het ongewijzigd bewaren van informatie dan bij het bewerken van informatie. PDF/A is zo'n formaat.
Tekstdocumenten[bewerken]
Voor te gebruiken opslagformaten van primair op tekst gebaseerde documenten is een Handreiking beschikbaar. Dit is de Handreiking open documentstandaarden voor de overheid (PDF, 1,3 MB).
Voorbeelden in de categorie waarop de handreiking zich richt zijn: rapporten, memo’s, brieven, formulieren en presentaties. Deze documenten kunnen eventueel grafische afbeeldingen, multimedia content of interactieve elementen bevatten. Deze staan hierbij steeds in dienst van de tekst (de handreiking is dus niet bruikbaar voor alleen afbeeldingen zoals foto's en bouwtekeningen en evenmin voor geografische oftewel ruimtelijke informatie).
De handreiking gaat uit van drie standaard opslagformaten: ODF, PDF/A-1 en PDF 1.7. Daarnaast gaat de handreiking ewr van uit dat men bij het werken met documenten vijf stadia kan onderscheiden. Per stadium is de geschiktheid van de genoemde opslagformaten anders. Door vast te stellen in welk stadium een document zich bevindt, kan uit de genoemde formaten een verantwoorde keuze worden gemaakt.
De onderscheiden stadia zijn in de praktijk niet altijd opeenvolgend. Het eerste stadium omvat de creatie van een document. In het tweede stadium werken meerdere personen of organisaties samen aan een document. Stadium drie betreft de uitwisseling van documenten. Er worden dan geen wijzigingen in het document aangebracht. In het vierde stadium wordt het document gepubliceerd voor het gebruik door een breder publiek. Tot slot worden documenten gearchiveerd.
Beschikbare documenten[bewerken]
- Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast: Bewaren van e-mail (PDF, 1,34 MB)
- Standaarden voor bestandsformaten
Redactie en contact[bewerken]
De redacteuren van deze pagina zijn Jan Möller van het ministerie van I&M en Adrie Spruit (medewerker van ICTU en KING).
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.