Opslagformaten
Wat is een 'opslagformaat'?[bewerken]
Het opslagformaat van digitale informatie is het formaat oftewel de structuur waarin die informatie is opgeslagen op een gegevensdrager.
De digitale duurzaamheid en de digitale toegankelijkheid van digitale informatie is sterk afhankelijk van het formaat waarin het is opgeslagen. Gangbare opslagformaten van tekstverwerkingsprogramma's bijvoorbeeld verouderen vrij snel. Daarom worden tekstdocumenten vaak gearchiveerd in PDF-A, een relatief stabiel en op duurzame toegankelijkheid gericht opslagformaat.
Wat is nodig?[bewerken]
Informatie heeft vele verschijningsvormen, van tekstdocumenten tot spreadsheets, van webpagina's tot e-mail en van databasebestanden tot digitale plattegronden en kaarten. Bij elke categorie horen specifieke opslagformaten, vaak gericht op het bewerken en/of actueel houden van informatie.
Maar gearchiveerde informatie wordt juist ongewijzigd bewaard, als digitaal bewijs van het handelen van een organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Daarnaast wordt gearchiveerde informatie vaak langdurig bewaard waardoor het risico bestaat dat het formaat waarin het is opgeslagen na verloop van tijd niet meer gelezen kan worden door veranderingen van programmatuur en apparatuur. Dat leidt ertoe dat men gearchiveerde informatie bij voorkeur opslaat in een gestandaardiseerd en voor iedereen beschikbaar formaat, dat maximaal lang beschikbaar blijft en dat bovendien beter past bij het ongewijzigd bewaren van informatie dan bij het bewerken van informatie. PDF/A is zo'n formaat.
Tekstdocumenten[bewerken]
Voor te gebruiken opslagformaten van primair op tekst gebaseerde documenten is een Handreiking beschikbaar. Dit is de Handreiking open documentstandaarden voor de overheid (PDF, 1,3 MB).
Voorbeelden in de categorie waarop de handreiking zich richt zijn: rapporten, memo’s, brieven, formulieren en presentaties. Deze documenten kunnen eventueel grafische afbeeldingen, multimedia content of interactieve elementen bevatten. Deze staan hierbij steeds in dienst van de tekst (de handreiking is dus niet bruikbaar voor alleen afbeeldingen zoals foto's en bouwtekeningen en evenmin voor geografische oftewel ruimtelijke informatie).
De handreiking gaat uit van drie standaard opslagformaten: ODF, PDF/A-1 en PDF 1.7. Daarnaast gaat de handreiking ewr van uit dat men bij het werken met documenten vijf stadia kan onderscheiden. Per stadium is de geschiktheid van de genoemde opslagformaten anders. Door vast te stellen in welk stadium een document zich bevindt, kan uit de genoemde formaten een verantwoorde keuze worden gemaakt.
De onderscheiden stadia zijn in de praktijk niet altijd opeenvolgend. Het eerste stadium omvat de creatie van een document. In het tweede stadium werken meerdere personen of organisaties samen aan een document. Stadium drie betreft de uitwisseling van documenten. Er worden dan geen wijzigingen in het document aangebracht. In het vierde stadium wordt het document gepubliceerd voor het gebruik door een breder publiek. Tot slot worden documenten gearchiveerd.
Geografische informatie/Ruimtelijke informatie[bewerken]
Geo-informatie is de term voor informatie met een ruimtelijke component (locatie). 'Geo' is hierin de afkorting van geografische (ruimtelijke). De term geografische informatie wordt vrijwel nooit voluit geschreven. Bij alle Ruimtelijke Wetenschappen en in alle GIS-systemen speelt geo-informatie een prominente rol. Geo-informatie is de bron van alle digitale kaarten.
Een veel gestelde ervaringsregel is dat 80% van alle informatie een ruimtelijke component heeft. Dat betekent dat deze informatie, van regelgeving tot bodemgeschiktheid en van subsidies tot percentages allochtonen in een wijk, te koppelen is aan een locatie. Bijvoorbeeld een adres, een wijk, een gemeente of een plek langs een weg. Dergelijke voorbeelden noemen we een ruimtelijke component. Vertaald naar een locatie kan dit daadwerkelijk op een kaart, met een GIS of een navigatiesysteem in beeld worden gebracht. De informatie die gekoppeld wordt met een dergelijke ruimtelijke component is zelf géén geo-informatie.
Wanneer informatie gekoppeld kan worden met een locatie (lees: met geo-informatie) zijn deze gegevens ruimtelijk te analyseren. Daarnaast zijn zij dankzij de koppeling op basis van locatie te combineren met andere gegevens zónder (administratieve) entiteit-relaties. Ook is die informatie dan in beeld te brengen met een kaart. Dat betekent vaak een meerwaarde, omdat clustering en (causale) geografische relaties zonder locatie/kaart vrijwel niet opgemerkt zouden kunnen worden; zie onder GIS.
Geo-standaarden op de website van Geonovum, met ondere het document 'Raamwerk van geo-standaarden'. Dat raamwerk helpt overheidsorganisaties om de juiste set standaarden te kiezen voor een goed werkende geo-informatievoorziening.
Geonovum ontwikkelt en beheert de standaarden die nodig zijn om geo-informatie toegankelijk en uitwisselbaar te maken. De meest generieke standaarden vormen samen de basisset geo-standaarden.
De overheid beter laten presteren met geo-informatie. Dat is waar wij dagelijks aan werken. Geonovum maakt geo-informatie van de publieke sector toegankelijk, ontwikkelt de standaarden die daarvoor nodig zijn en helpt geo-informatie beter te benutten. Geonovum werkt samen met het Forum Standaardisatie en het Nationaal Beraad Digitale Overheid
Meer documentatie[bewerken]
- Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast: Bewaren van e-mail (PDF, 1,34 MB)
- Standaarden voor bestandsformaten, een document van het Belgische Expertisecentrum eDavid.
Redactie en contact[bewerken]
De redacteuren van deze pagina zijn Jan Möller van het ministerie van I&M en Adrie Spruit (medewerker van ICTU en KING).
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.