Opslagformaten
Wat is een 'opslagformaat'?[bewerken]
Het opslagformaat van digitale informatie is het formaat oftewel de structuur waarin die informatie is opgeslagen op een gegevensdrager.
De digitale duurzaamheid en de digitale toegankelijkheid van digitale informatie is sterk afhankelijk van het formaat waarin het is opgeslagen. Gangbare opslagformaten van tekstverwerkingsprogramma's bijvoorbeeld verouderen vrij snel. Daarom worden tekstdocumenten vaak gearchiveerd in PDF-A, een relatief stabiel en op duurzame toegankelijkheid gericht opslagformaat.
Wat is nodig?[bewerken]
Informatie heeft vele verschijningsvormen, van tekstdocumenten tot spreadsheets, van webpagina's tot e-mail en van databasebestanden tot digitale plattegronden en kaarten. Bij elke categorie horen specifieke opslagformaten, vaak gericht op het bewerken en/of actueel houden van informatie.
Maar gearchiveerde informatie wordt juist ongewijzigd bewaard, als digitaal bewijs van het handelen van een organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Daarnaast wordt gearchiveerde informatie vaak langdurig bewaard waardoor het risico bestaat dat het formaat waarin het is opgeslagen na verloop van tijd niet meer gelezen kan worden door veranderingen van programmatuur en apparatuur. Dat leidt ertoe dat men gearchiveerde informatie bij voorkeur opslaat in een gestandaardiseerd en voor iedereen beschikbaar formaat, dat maximaal lang beschikbaar blijft en dat bovendien beter past bij het ongewijzigd bewaren van informatie dan bij het bewerken van informatie. PDF/A is zo'n formaat.
Tekstdocumenten[bewerken]
Voor te gebruiken opslagformaten van primair op tekst gebaseerde documenten is een Handreiking beschikbaar. Dit is de Handreiking open documentstandaarden voor de overheid (PDF, 1,3 MB).
Voorbeelden in de categorie waarop de handreiking zich richt zijn: rapporten, memo’s, brieven, formulieren en presentaties. Deze documenten kunnen eventueel grafische afbeeldingen, multimedia content of interactieve elementen bevatten. Deze staan hierbij steeds in dienst van de tekst (de handreiking is dus niet bruikbaar voor alleen afbeeldingen zoals foto's en bouwtekeningen en evenmin voor geografische oftewel ruimtelijke informatie).
De handreiking gaat uit van drie standaard opslagformaten: ODF, PDF/A-1 en PDF 1.7. Daarnaast gaat de handreiking ewr van uit dat men bij het werken met documenten vijf stadia kan onderscheiden. Per stadium is de geschiktheid van de genoemde opslagformaten anders. Door vast te stellen in welk stadium een document zich bevindt, kan uit de genoemde formaten een verantwoorde keuze worden gemaakt.
De onderscheiden stadia zijn in de praktijk niet altijd opeenvolgend. Het eerste stadium omvat de creatie van een document. In het tweede stadium werken meerdere personen of organisaties samen aan een document. Stadium drie betreft de uitwisseling van documenten. Er worden dan geen wijzigingen in het document aangebracht. In het vierde stadium wordt het document gepubliceerd voor het gebruik door een breder publiek. Tot slot worden documenten gearchiveerd.
Geo-informatie[bewerken]
Geo-informatie is de term voor informatie met een ruimtelijke component oftewel locatiegegevens. Geografische kaarten en ruimtelijke plannen zoals bestemmingsplannen zijn opgebouwd uit geo-informatie. Maar het belang van geo-informatie gaat verder. Een vaak genoemde ervaringsregel is dat 80% van alle informatie een ruimtelijke component heeft. Dat betekent dat deze informatie, van regelgeving tot bodemgeschiktheid en van subsidies tot percentages ouderen in een wijk, te koppelen is aan een locatie. Bijvoorbeeld een adres, een wijk, een gemeente of een plek langs een weg. Dergelijke voorbeelden noemen we een ruimtelijke component. Vertaald naar een locatie kan dit daadwerkelijk op een kaart, met een GIS of een navigatiesysteem in beeld worden gebracht.
Door niet-geo-informatie te koppelen met een locatie, dus met geo-informatie, kan men dergelijke van oorsprong niet-geo-informatie ruimtelijk analyseren (waar wonen veel ouderen? en passen de openbaar vervoervoorzieningen ter plekke daar voldoende bij? en waar is de bodem geschikt of minder geschikt voor het bouwen van een nieuwe woonwijk?). Daarnaast kan men niet-geo-infomatie combineren met andere niet-geo-informatie als het mogelijk is beide informatiesoorten met elkaar te verbinden op basis van gemeenschappelijke locatiegegevens. Op die manier is geo-informatie zelfs bruikbaar voor het analyseren van louter administratieve informatie (op bijvoorbeeld correlaties).
Tenslotte wordt geo-informatie steeds vaker gebruikt om overheidsinformatie op kaartmateriaal af te beelden en zo visueel te presenteren. Dat gebeurt zowel bij dienstverlening aan burgers en bedrijven (waar in mijn wijk vind ik welke voorzieningen; bij een aanvraag op een kaart aangeven waarop de aanvraag betrekking heeft) als bij het beheren van de openbare ruimte als het ontwikkelen en uitvoeren van beleid (ruimtelijke plannen, milieu- en omgevingsrecht).
Bij dit - in belang toenemend - gebruik van geo-informatie is het duurzaam toegankelijk opslaan ervan een belangrijke factor, ook omdat de aard van geo-informatie relatief complex is en het opslaan en bewaren ervan specifieke opslagformaten vereist. Wat daarbij helpt is dat er al veel is gestandaardiseerd in de wereld van geo-informatie. Er is een Raamwerk van geo-standaarden beschikbaar. Dat raamwerk helpt overheidsorganisaties om de juiste set standaarden te kiezen voor een goed werkende geo-informatievoorziening. Een uitgebreid overzicht van standaarden voor het toegankelijk en uitwisselbaar maken en houden van geo-informatie staat op de Wegwijzer geo-standaarden van het kennisinstituut Geonovum. Geonovum ontwikkelt en beheert veel van die standaarden. Verschillende van die standaarden staan ook op de Pas-toe-of-leg-uit-lijst van het Forum Standaardisatie. Zie Geo-Standaarden en dan doorklikken.
Zie ook (op de website van Geonovum):
- Geo-standaarden algemeen met links naar Europese en internationale standarden en naar een Nederlandse NEN-norm (NEN 3610);
- NORA dossier Geo-informatie.
Overige documentatie[bewerken]
- Standaarden voor bestandsformaten, een document van het Belgische Expertisecentrum eDavid;
- Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast: Bewaren van e-mail (PDF, 1,34 MB).
Redactie en contact[bewerken]
Reacties zoals aanvullingen en correcties kunnen naar Xander van der Linde, coördinator NORA Digitale duurzaamheid, nora@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.