Praktijkvoorbeeld Informatie- en archiefbeheer gemeente Putten
Putten is een gemeente in de provincie Gelderland met ruim 24.000 inwoners. Niet groot dus, maar bij informatiebeheerders en archiefspecialisten bekend om hoe deze gemeente haar informatie- en archiefbeheer heeft georganiseerd en ook al gedigitaliseerd. Dit praktijkvoorbeeld beschrijft op hoofdlijnen hoe Putten dat doet.
Zoals voor alle overheidsorganisaties is ook voor Putten landelijke wet- en regelgeving een belangrijk uitgangspunt bij het opzetten en uitvoeren van haar informatie- en archiefbeheer. Daarbij gaat het niet alleen om de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. Ook andere wet- en regelgeving van belang. De gemeente heeft dit op haar website op een rij gezet, als onderdeel van het Documentair Structuurplan (hoofdstuk 2, paragraaf 2.1 Archiefwet- en -regelgeving). Putten geeft daarbij in het ook aan of en in welke mate men voldoet aan de genoemde wet- en regelgeving.
Belangrijke landelijke basisdocumenten voor Putten zijn:
- de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten;
- de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen.
Belangrijke eigen documenten en besluiten voor de opzet en uitvoering van het informatie- en archiefbeheer van Putten zijn:
- het al genoemde Documentair Structuurplan (DSP) (http://www.putten.nl/gemeentearchief/Gemeentearchief/Archiefbeheer/Documentair_Structuur_Plan_DSP);
- de Archiefverordening gemeente Putten (http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Putten/86258/86258_1.html);
- het Besluit Informatiebeheer gemeente Putten (http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Putten/135856/135856_1.html);
- het Handboek Vervanging gemeente Putten (link naar bestand);
- de Rapportage NEN-normering informatie- en archiefbeheer. Dit betreft een toetsing van het informatie- en archiefbeheer van Putten aan de norm NEN 15489: Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement <link naar bestand>.
De rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot informatie- en archiefbeheer zijn vastgelegd in de Archiefverordening, het Besluit Informatiebeheer en het Documentair Structuurplan.
Digitalisering
Een belangrijk uitgangspunten is Zaakgericht werken. Daarbij zijn de werkprocessen deels beschreven. Het archiveringsproces is geheel beschreven en staat als onderdeel van het Documentair Structuurplan op internet (http://www.putten.nl/gemeentearchief/Gemeentearchief/Archiefbeheer/Documentair_Structuur_Plan_DSP/Bijlage_4).
De vorming van nieuw archief vindt digitaal plaats. Er wordt gewerkt met digitale parafen. Het bestaande papieren archief is deels vervangen door digitaal archief. Dat is geregeld met een Besluit Vervanging. Voor het (kunnen) nemen van dat besluit is het hiervoor al genoemde Handboek Vervanging opgesteld.
De gemeente heeft een eigen archiefbewaarplaats. Overbrenging vindt dus daarnaartoe plaats. Sinds 2015 heeft de gemeente daarvoor ook een digitale omgeving, het e-Depot. Het e-Depot is dus de digitale archiefbewaarplaats van Putten. Digitaal gevormd archief wordt daarnaartoe overgebracht na 10 jaar.
Wat betreft geautomatiseerde informatiesystemen is er een DMS-RMA (voor Document Management en Record Management) op basis van Verseon van Circle Software. Dit DMS-RMS fungeert ook als de digitale variant van de archiefruimte. Het e-Depot en daarmee de digitale archiefbewaarplaats is gebaseerd op Ceelo, eveneens van Circle Software.
Archiveren van 'lastige' informatiesoorten e-Mail die in aanmerking komt voor archivering wordt opgeslagen in het DMS-RMA. Voor het management en de medewerkers is daarvoor een document met richtlijnen beschikbaar. Daarin staan onder andere de volgende aanwijzingen voor het beantwoorden van de vraag of iets beschouwd moet worden als een (te archiveren) archiefstuk: - elk document (inkomend, uitgaand en intern) of e-mail waarin de inhoud van een werkproces besproken wordt; - elk document of e-mail waarin procesafspraken gemaakt worden; - elk document of e-mail wat (mogelijk) bewijskracht heeft (intern en extern); - elk document of e-mail met (mogelijk) juridische, financiële of personele consequenties; - elk document of e-mail waarop een inhoudelijke reactie verwacht wordt.
Het archiveren van de gemeentelijke website is uitbesteed aan een externe dienstverlener (archiefweb.eu). Er worden periodiek snapshots gemaakt en jaarlijks ontvangt Putten het resultaat daarvan voor opname in het eigen digitale archief.
Verantwoordelijkheden In het hiervoor genoemde document met richtlijnen voor management en medewerkers staan ook de verantwoordelijkheden met betrekking tot archivering benoemd. Enkele voorbeelden daaruit zijn: - elke medewerker van de gemeente Putten is verantwoordelijk voor het in Verseon (DMS-RMA) registreren van digitale stukken die niet via de afdeling Interne Zaken zijn binnengekomen; - elke medewerker is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling en de compleetheid van de zaak waarvoor hij/ zij verantwoordelijk is; - elke medewerker is verantwoordelijk voor het veilig stellen van belangrijke informatie vanaf de G-schijf in Verseon; - elke medewerk dient zakelijke e-mail op te slaan bij de zaak waartoe deze e-mails behoren; - de afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de tijdige afhandeling van zaken door hun medewerkers; - de archivaris en het hoofd van de afdeling Interne Zaken (IZ) zijn verantwoordelijk voor het jaarlijks opstellen en uitvoeren van een risicoanalyse; - de afdeling BPOB is verantwoordelijk voor het jaarlijks verwijderen van informatie ouder dan twee jaar van de G-schijf en van (Own)Cloud. En ook: - het bestuurlijk besluitvormingsproces wordt door de verantwoordelijke medewerker(s) gemaakt en vastgelegd in Verseon (DMS-RMA); - contracten worden door de verantwoordelijke medewerker(s) opgeslagen in Verseon; - klachten worden door de verantwoordelijke medewerker(s) geregistreerd in Verseon; - handhavingsprocedures worden door de verantwoordelijke medewerker(s) geregistreerd in Verseon; - de afdelingshoofden zien er, met behulp van de werklijsten in Verseon, op toe dat hun medewerkers zaken tijdig afhandelen; - de afdeling Interne Zaken maakt in samenspraak met de betreffende afdelingshoofden afspraken over de schoning en actualisering van bestaande werklijsten. Zie verder het document 'Procedure (risicovolle) informatie 358656' <link naar document>.
Visie Wat betreft visie en inzichten gaat Putten er van uit dat informatie- en archiefbeheer dient te beginnen bij de bron oftewel waar informatie ontstaat of anderszins beschikbaar komt. Men ziet informatie- en archiefbeheer als een specifiek aandachts- en vakgebied. Het is niet hetzelfde als ICT of I&A, maar een goede verbinding tussen beide vakgebieden is wel belangrijk. Tenslotte moet informatie- en archiefbeheer een integraal onderdeel zijn van alle bedrijfsprocessen.
Contactpersoon
Voor meer informatie over dit praktijkvoorbeeld is Jan Willem Rip, beleidsmedewerker bij de gemeente Putten, beschikbaar en wel via jwrip@putten.nl.