Stelsel van het heden (basisregistraties als elementaire bouwstenen)

Stelsel van Basisregistraties

Onderdeel van

Thema's

Contact

basisregistraties@minbzk.nl

Status

Actueel

Versie

DEFINITIEF

Auteurs

Andre van Brussel, Wim Bakkeren, Anton van Weel, Ronald Slomp, Arnoud Quanjer

Inhoud Stelsel van Basisregistraties

• Huidige indeling
• Toekomstvisie
• Alle basisregistraties
• Stelselarchitectuur
  • Samenvatting
  • Visie
  • Stelselregie
  • Basisregistraties
  • Stelseldiensten
  • Positie in de overheid

Definitie van basisregistratie en authentiek gegeven

De basisregistraties fungeren overheidsbreed als unieke bronnen van specifieke sets van gegevens. Dat maakt ze tot de elementaire bouwstenen van het stelsel: ze realiseren de visie op het stelsel zoals beschreven in hoofdstuk 2. De definitie van ‘basisregistratie’ is als volgt:

Een basisregistratie is een bij wet als basisregistratie aangemerkte registratie.

Iedere basisregistratie bevat authentieke en meestal ook niet-authentieke gegevens. Kamerstuk 26 387 nummer 11 definieert het authentieke deel van een registratie als volgt:

[…] “een kwalitatief hoogwaardig en met expliciete garanties voor de borging van die kwaliteit omkleed bestand van, gezien het geheel van wettelijke taken, vitale en/of veelvuldig en om uiteenlopende redenen benodigde gegevens over personen, instellingen, zaken, verrichtingen of gebeurtenissen, dat bij wet als de enig officieel erkende registratie voor de betreffende gegevens is aangemerkt en dat in het gehele land verplicht wordt gebruikt door alle overheidsinstanties, alsook zo mogelijk door private organisaties, tenzij het gebruik om zwaarwegende redenen zoals privacybescherming expliciet is uitgesloten”.

— Kamerstuk 26 387 nummer 11

Handreiking 1 van het programma SBG zegt het volgende over de herkomst van het begrip ‘authentiek’ in deze definitie:

Het Burgerlijk Wetboek kent het begrip authentiek document. De Burgerlijke Stand en het Kadaster houden registers van authentieke documenten bij. Vanuit Stroomlijning Basisgegevens is het begrip ‘authentieke registratie’ geïntroduceerd voor databases, waaraan je in de elektronische wereld een vergelijkbare status toekent als de genoemde registers in de papieren wereld.

— Handreiking 1 - Een intelligente, geen alwetende overheid - Het beleid achter Stroomlijning Basisgegevens, Stroomlijning Basisgegevens, 2002

Op basis van bovenstaande definitie van het authentieke deel van een registratie geldt dus voor een authentiek gegeven dat:

• het een hoge kwaliteit heeft die met expliciete garanties geborgd is;
• het vitaal is of veelvuldig benodigd is, gezien vanuit het geheel van wettelijke taken;
• er bij wet één officieel erkende registratie voor is aangemerkt;
• het authentieke gegeven in die erkende registratie verplicht gebruikt wordt door alle overheidsinstanties.

Een authentiek gegevens is dus een in een basisregistratie opgenomen gegeven dat bij wettelijk voorschrift als authentiek is aangemerkt. Gegevens kunnen alleen authentiek zijn, als de overheid in kan staan voor de kwaliteit er van en er (bij terugmeldingen) eigen onderzoek kan plaatsvinden. De authentieke gegevens in de basisregistraties zijn van hoogwaardige kwaliteit zodat deze zonder nader onderzoek bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken te gebruiken zijn. Voor het niet-authentieke deel van een basisregistratie geldt dat het gebruik niet verplicht maar wel wenselijk is.

SBG Handreiking 2 definieert de kwaliteit van registraties als volgt:

Onder kwaliteit van registraties wordt verstaan de mate van juistheid, actualiteit en volledigheid van de gegevens die zijn opgenomen in de registratie.

— SBG Handreiking 2

Twaalf eisen aan basisregistraties

Een basisregistratie voldoet aan de volgende twaalf eisen, die een verdere uitwerking zijn van de eerste zes in hoofdstuk 2 beschreven inrichtingsprincipes:

1. De registratie is bij wet geregeld.
2. De afnemers hebben een terugmeldplicht

(dit geldt alleen voor afnemers met een publiekrechtelijke taak en voor de authentieke gegevens).

1. De basisregistratie wordt verplicht gebruikt door de hele overheid (dit geldt alleen voor afnemers met een publiekrechtelijke taak en voor de authentieke gegevens). Deze eis betekent tevens dat afnemers met een publiekrechtelijke taak de gegevens die beschikbaar zijn als authentiek gegeven niet zelf meer mogen uitvragen bij burgers en bedrijven.
2. Er is duidelijkheid over de aansprakelijkheid.
3. De realisatie en exploitatie geschieden tegen redelijke kosten en er is eenduidigheid over de verdeling ervan.
4. Er is duidelijkheid over inhoud en bereik van de registratie.
5. Er zijn sluitende afspraken en procedures tussen de houder van het register enerzijds en de leveranciers en de afnemers van gegevens anderzijds.
6. Er zijn duidelijke procedures met betrekking tot de toegankelijkheid van de basisregistratie.
7. Er is een stringent regime van kwaliteitsborging.
8. Er is vastgelegd dat en hoe afnemers van gegevens op een niet-vrijblijvende wijze betrokken worden bij de besluitvorming over de registratie.
9. De positie van de basisregistratie binnen het Stelsel van Basisregistraties is duidelijk en de relaties met de basisregistraties zijn beschreven.
10. De zeggenschap over de basisregistratie berust bij een bestuursorgaan en er is een minister verantwoordelijk voor het realiseren, respectievelijk het functioneren van de registratie.

De volledige formulering van de twaalf eisen in Kamerstuk 26 387 nummer 18 is als volgt (de oorspronkelijke formulering spreekt van vijf eisen met twaalf subeisen).

Eis 1: Heldere wetgeving

1.1 De registratie is bij wet geregeld [Eis 1 volgens bovenstaande nummering] Om een authentieke registratie te laten functioneren is het noodzakelijk dat aan deze registratie dezelfde (juridische) consequenties worden verbonden als aan de afzonderlijke gegevensregistraties die door de beoogde afnemers zelf werden bijgehouden. Het aanwezig zijn van authentieke registratie dient te betekenen dat het voor de gebruiker van de betreffende gegevens in principe niet langer noodzakelijk is zelf onder- zoek te doen naar de juistheid van dit gegeven (als er echter in het gebruik procedures zijn voor het bepalen van de juistheid, dan hoeven die zeker niet zonder meer te vervallen). Het gegeven kan met andere woorden voor de taakuitoefening van de gebruiker worden gehanteerd alsof deze gebruiker het gegeven zelfstandig heeft verzameld.

1.2 De afnemers hebben een terugmeldplicht [Eis 2 volgens bovenstaande nummering] Ook een authentieke registratie is geen absoluut foutloze registratie, evenmin als de afzonderlijke gegevensregistraties die nu door de beoogde afnemers zelf werden bijgehouden. Aan gegevens in een authentieke registratie worden vanwege het overheidsbrede belang echter wel hogere eisen gesteld, o.m. ten aanzien van de procedures voor signalering en correctie van onjuiste gegevens. Het brede gebruik van de authentieke registratie draagt in zich reeds waar- borgen dat de kwaliteit van de gegevens beter is dan iedere afzonderlijke organisatie voor zich kan realiseren. Door het brede gebruik zullen meer signalen van onjuistheden naar boven komen, waardoor een zelfreinigende werking ontstaat. Om dit mechanisme te waarborgen zullen afnemers verplicht moeten worden tot deze zogenaamde terugmelding. Als afnemers twijfelen aan de juistheid van de gegevens in de authentieke registratie dan hebben zij de plicht dit te melden aan de houder. De houder heeft vervolgens ook de plicht de melding serieus te onderzoeken en zo nodig correcties door te voeren.

1.3 De authentieke registratie wordt verplicht gebruikt door de hele overheid [Eis 3 volgens bovenstaande nummering] De authentieke registratie wordt verplicht gebruikt door de hele overheid en de als authentiek aangewezen gegevens kunnen in de werkprocessen zonder nader onderzoek gebruikt worden. Om het effect te bereiken dat (a) burgers en bedrijven nog slechts eenmaal gegevens hoeven aan te leveren, (b) de kwaliteit van de registratie inderdaad «hors categorie» is en (c) de uitwisseling van gegevens tussen overheden gestroomlijnd wordt, is het gebruik van authentieke registraties – indien beschikbaar – verplicht voor alle publieke en private instanties die uitvoering geven aan publieke taken. Het is derhalve niet toegestaan gegevens die reeds binnen een authentieke registratie aanwezig zijn, opnieuw te verzamelen. Daarop zijn geen uitzonderingen, tenzij om zwaarwegende redenen als privacybescherming. Dit betekent eveneens dat een afnemer de aangewezen gegevens uit de authentieke registratie zonder nader onderzoek kan gebruiken in zijn werk- proces. Wanneer een burger constateert dat zijn gegevens onjuist zijn opgenomen (en hem b.v. om die reden een bepaalde voorziening wordt ontzegd), dan moet deze naar de authentieke registratie om het betreffende gegeven te laten wijzigen.

1.4 Er is duidelijkheid over de aansprakelijkheid [Eis 4 volgens bovenstaande nummering] De komst van authentieke registraties en het stelsel van authentieke registraties werpt de veelgestelde vraag op naar de relatie met aansprakelijkheid. De vraag naar aansprakelijkheid in verband met authentieke registraties bevat tevens de vraag naar het geregeld zijn van de verantwoordelijkheid en het kunnen aanspreken van betrokken partijen in geval zich er fouten of schade zou voordoen. Er dient dan ook duidelijkheid te bestaan over aansprakelijkheid.

Eis 2: Transparante financiën

2.1 De realisatie en exploitatie geschieden tegen redelijke kosten en er is eenduidigheid over de verdeling ervan [Eis 5 volgens bovenstaande nummering] De introductie van authentieke registraties veronderstelt redelijke en transparante kosten voor de dienstverlening. Aan het authentieke registratieconcept is immers onlosmakelijk verbonden dat de baten elders (i.e. in andere sectoren of andere organisaties) neerslaan dan waar de kosten worden gemaakt. Voor het daaruit voortvloeiende bekostigings- vraagstuk dient de eerstverantwoordelijk minister voor de betreffende registratie in samenspraak met de beoogde beheerder en beoogde afnemers een oplossing te vinden. Als algemeen uitgangspunt voor de bekostiging van authentieke registraties geldt dat generale bekostiging geen automatisme is, hoewel generale bekostiging evenmin à priori wordt uitgesloten indien het belang van een bepaalde registratie daartoe noopt.

Eis 3: Duidelijke inhoud en structuur

3.1 Er Is duidelijkheid over inhoud en bereik van de registratie [Eis 6 volgens bovenstaande nummering] Omdat bij introductie van een authentieke registratie de directe band tussen het verzamelen van gegevens en het uitvoeren van een wettelijke taak vervalt, dient (over de grenzen van verschillende organisaties en wetgeving heen) glashelder te zijn wat de inhoud van de registratie is. Belangrijke aspecten zijn de definities van de gegevens in de authentieke registratie en het domein (de objecten van registratie) waarover gegevens worden vastgelegd. Deze gegevens dienen voor iedere authentieke registratie vastgelegd te zijn in een gegevenswoordenboek.

Eis 4: Duidelijke verantwoordelijkheden en procedures

4.1 Er zijn sluitende afspraken en procedures tussen de houder van het register enerzijds en de leveranciers en de afnemers van gegevens anderzijds [Eis 7 volgens bovenstaande nummering] Gezien het belang van authentieke registraties in de informatie- huishouding van de overheid, is het cruciaal dat er sluitende afspraken worden gemaakt tussen alle betrokkenen. Dit lijkt een open deur maar is vanwege het feit dat authentieke registraties een belangrijke rol hebben bij het bevorderen van gemeenschappelijk en gezamenlijk gegevens- hergebruik binnen de Nederlandse overheid toch behoorlijk ingewikkeld. Voorbeelden van procedures waar duidelijke afspraken over gemaakt moeten worden zijn «change management» en formaten voor uitwisseling van gegevens. Verder is het van belang dat de verschillende rollen van de betrokken partijen ten opzichte van de authentieke registratie en ten opzichte van elkaar expliciet benoemd zijn en dat de onderlinge verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

4.2 Er zijn duidelijke procedures met betrekking tot de toegankelijkheid van de authentieke registratie [Eis 8 volgens bovenstaande nummering] Er zal binnen het stelsel van authentieke registraties sprake zijn van openbare en gesloten registraties, m.n. gezien de privacygevoeligheid van een groot aantal gegevens waarom het gaat. Bij openbare authentieke registratie zal de nadruk met betrekking tot de toegankelijkheid liggen op zaken als leveringsvoorwaarden terwijl bij gesloten authentieke registraties de nadruk zal liggen op autorisatieprocedures. Indien een houder van een registratie geautoriseerd wenst te worden voor het gebruik maken van gegevens die in een gesloten authentieke registratie zijn opgenomen, vindt hierover expliciete besluitvorming plaats volgens een geformaliseerde procedure. Autorisatieverzoeken worden getoetst aan de bij de inrichting van de authentieke registratie geformuleerde randvoorwaarden ten aanzien van de mate waarin de registratie openbaar is en de uitgangspunten aangaande de privacy.

4.3 Er is een stringent regime van kwaliteitsborging [Eis 9 volgens bovenstaande nummering] De officiële status van «enige bron» vereist dat de lat zeer hoog wordt gelegd waar het gaat om de juistheid, actualiteit en volledigheid van de gegevens in een authentieke registratie. Hierdoor dient gegarandeerd te zijn dat de kwaliteit van de gegevens in de authentieke registratie beter is dan iedere organisatie op eigen houtje ooit kan realiseren. Het gaat dan ten eerste om de verplichte melding van twijfelgevallen door de afnemers aan de houder van de authentieke registratie (vergelijk eis 1.2) en het aldus creëren van «zelfreinigende databases». Ten tweede is het van belang dat de kwaliteit van de gegevens in de authentieke registratie voor alle afnemers transparant is. Hierbij gaat het om de inzichtelijkheid van alle kwaliteitsborgingsprocedures en verder is ook het gerealiseerde kwaliteitsniveau van belang: hierdoor wordt vermeden dat er spook- verhalen ontstaan over de kwaliteit van de gegevens.

4.4 Er is vastgelegd dat en hoe afnemers van gegevens op een niet-vrijblijvende wijze betrokken worden bij de besluitvorming over de registratie [Eis 10 volgens bovenstaande nummering] Omdat de eisen die worden gesteld aan een authentieke registratie in de loop van de tijd veranderen, zal soms bijsturing van de inhoud, organisatie, bestuurlijke ophanging en/of wetgeving van een authentieke registratie noodzakelijk zijn. De afnemers moeten hierop op een niet-vrijblijvende wijze invloed kunnen uitoefenen. Het niet-vrijblijvende karakter is met name van belang omdat afnemers voor het uitvoeren van hun taak afhankelijk zijn van gegevens uit een authentieke registratie.

Eis 5: Onderdeel van het stelsel

5.1 De positie van de authentieke registratie binnen het stelsel van authentieke registraties is duidelijk en de relaties met de basisregistraties zijn beschreven [Eis 11 volgens bovenstaande nummering] Doelstelling van het stelsel van authentieke registraties is onder meer het verbeteren van gemeenschappelijk en gezamenlijk gegevensgebruik door het maken van een aantal duidelijke afspraken over de afbakening en aanduiding van de verschillende relevante objecten van registratie (vergelijk eis 4.1). Voor het optimaal functioneren van het stelsel is het daarbij van groot belang dat het stelsel intern consistent is. Om dit te waarborgen dient bij het toevoegen van een nieuwe authentieke registratie aan het stelsel te worden nagegaan of het toe te voegen object van registratie gerelateerd is aan reeds elders binnen het stelsel voorkomende objecten van registratie. Daarnaast dient te zijn aangegeven hoe de in de authentieke registratie opgenomen gegevens eenduidig zijn te relateren aan gegevens uit de basisregistraties.

5.2 De zeggenschap over de authentieke registratie berust bij een bestuursorgaan en er is een minister verantwoordelijk voor het realiseren, resp. het functioneren van de registratie [Eis 12 volgens bovenstaande nummering]

Authentieke registraties zijn van groot belang voor het functioneren van de overheid. Het lijkt daarom in de rede te liggen dat de overheid altijd zelf zeggenschap behoudt over authentieke registraties. Daarmee wordt nog geen uitspraak gedaan over de plaats waar het daadwerkelijk beheer van een authentieke registratie plaatsvindt. Mits wordt voldaan aan alle aan een authentieke registratie te stellen eisen, kan het operationeel beheer van een authentieke registratie onder duidelijke voorwaarden eventueel door een semi-overheidsinstelling of een organisatie in de private sector worden uitgevoerd. Vanwege het feit dat de aanwijzing van een authentieke registratie ingrijpende consequenties heeft voor de overheid (denk hierbij bijvoorbeeld aan het verplichte gebruik) is het noodzakelijk dat een minister hiervoor politieke verantwoordelijkheid neemt.

— Kamerstuk 26 387 nummer 18

Naast deze specifieke eisen dienen basisregistraties uiteraard ook te voldoen aan andere, meer algemene eisen die van toepassing zijn op alle overheidsinstanties, bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging, privacy, openbaarheid van bestuur en algemene wetgeving zoals de algemene wet bestuursrecht. Basisregistraties zijn zelf verantwoordelijk voor het treffen van maatregelen om te voldoen aan alle van toepassing zijnde eisen. Dit is in lijn met eis 12 zoals hierboven beschreven. Het is ook in lijn met inrichtingsprincipe 4 zoals beschreven in paragraaf Inrichtingsprincipes voor het stelsel. Dat principe stelt dat basisregistraties aansluiten bij bestaande overheidsstructuren en vallen onder de verantwoordelijkheid van de minister die daar, gezien de inhoud van de registratie, het eerst voor in aanmerking komt.

Taak- en rolverdeling bij basisregistraties

De belangrijkste bijdrage van een basisregistratie is het beschikbaar stellen van kwalitatief hoogwaardige gegevens. Een basisregistratie wint daartoe deze gegevens in, verwerkt en bewaart deze gegevens en verstrekt ze aan afnemers. Een basisregistratie borgt de kwaliteit van de gegevens en onderzoekt daartoe de kwaliteit van de gegevens op eigen initiatief of naar aanleiding van terugmeldingen van afnemers. Een basisregistratie ondersteunt afnemers bij het aansluiten op de basisregistratie en het afnemen van de gegevens. Daarnaast dient de besturing van de basisregistratie te zijn ingericht, moeten alle voorwaarden (zoals beleid, wetgeving en financiering) zijn ingevuld en moet de (door)ontwikkeling van de basisregistratie worden afgestemd op behoeften van afnemers en ontwikkelingen in de maatschappij en in de overheid.

Deze taken van een basisregistratie zijn verdeeld over een aantal rollen die zijn belegd bij verschillende partijen. De hieronder beschreven rollen opdrachtgever, beheerder en afnemer zijn ook onderkend in het Digiprogramma 2015. De overige hieronder beschreven rollen (toezichthouder en bronhouder) worden in het Digiprogramma niet gehanteerd.

• Opdrachtgever (ook wel ‘registratiehouder’)

De opdrachtgever is het voor de basisregistratie verantwoordelijke ministerie dat opdrachtgever is voor de ‘verstrekker’ (de beheerder van de landelijke voorziening).

De rol opdrachtgever is in het kader van de GDI als volgt beschreven: “De opdrachtgever is verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de beleidsontwikkeling en -uitvoering van een voorziening, het beleggen van en de sturing op de inrichting van het beheer en exploitatie, de doorontwikkeling en budget.”

De rol ‘opdrachtgever voor een basisregistratie’ komt wat betreft verantwoordelijkheden overeen met de GDI-rol ‘opdrachtgever’. Voor alle huidige basisregistraties is de rol ‘opdrachtgever’ belegd bij een ministerie.

• Toezichthouder

De toezichthouder is de partij die er voor verantwoordelijk is dat wordt toegezien of de basisregistratie conform eisen, afspraken en wetgeving opereert. Een basisregistratie heeft één of meer verantwoordelijken voor toezicht. Over het algemeen is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de bepalingen die in de wet voor de basisregistratie zijn opgenomen.

Momenteel is het toezicht voor de meeste basisregistraties ingevuld met periodieke audits door onafhankelijke partijen in opdracht van de opdrachtgever en/of de verstrekker en/of de bronhouders. Voor één basisregistratie, de WOZ, is momenteel een aparte toezichthouder benoemd.

• Bronhouder

Een bronhouder is verantwoordelijk voor het inwinnen en bijhouden van de authentieke en niet-authentieke gegevens in een basisregistratie en voor het borgen van de kwaliteit van die gegevens.

Een basisregistratie heeft één of meer bronhouders.

Een bronhouder is bij wet verantwoordelijk voor de juiste, volledige en tijdige registratie van gegevens, door middel van:

• Registratie van de uitkomsten van eigen waarnemingen. Over het algemeen dienen deze waarnemingen 'gedocumenteerd' te worden zodat is vastgelegd hoe de waarneming tot stand is gekomen. Deze documentatie van de waarneming behoort niet altijd ook tot de basisregistratie.
• Overname uit andere bronnen; over het algemeen bronnen met een formele status. Voorbeelden van andere bronnen zijn akten, vergunningen en besluiten (bijvoorbeeld van gemeenteraden), maar ook aangiften (bijvoorbeeld door burgers) en gegevensleveringen (bijvoorbeeld het verblijfsrecht door rechtbanken). Deze gegevens zijn te beschouwen als 'waarnemingen door anderen dan de bronhouder’. De leveranciers van deze over te nemen gegevens hebben veelal leveringsplicht: een burger dient zijn verhuizing door te geven en de griffier van de rechtbank dient het verblijfsrecht door te geven.
• Ambtshalve vaststellingen. Bij het onbekend zijn van een gegeven (geen eigen waarneming en/of geen andere bron) kan een ambtshalve vaststelling plaatsvinden.

• Verstrekker (ook wel ‘houder landelijke voorziening (HLV)’ of ‘beheerder landelijke voorziening’)

De verstrekker is de partij die de landelijke voorziening voor het verstrekken van gegevens beheert, exploiteert en doorontwikkelt. De verstrekker is verantwoordelijk voor het verstrekken van de gegevens. De verstrekker is ook verantwoordelijk voor het faciliteren van het gebruik: voor het leveren van kennis en ondersteuning aan afnemers ten behoeve van het aansluiten op de landelijke voorziening en het vervolgens afnemen van gegevens uit de landelijke voorziening. Een basisregistratie heeft één verstrekker.

Deze rol komt overeen met de rol beheerder zoals onderkend in de GDI (het Digiprogramma 2015). De rol Beheerder is daar, meer algemeen, als volgt gedefinieerd. “De beheerder is verantwoordelijk voor het uitvoeren van beheer en exploitatie en doorontwikkeling van een voorziening.”

Onderstaande figuur geeft de hiervoor beschreven rol- en taakverdeling voor basisregistraties weer, met uitzondering van de toezichthoudersrol.

Tot slot is er de rol van ‘afnemer van basisregistraties’:

• Afnemer (ook wel ‘gebruiker’)

Een afnemer is eenieder die gegevens afneemt van een basisregistratie voor gebruik in de eigen processen.

Afnemers zijn zowel bestuursorganen met een publiekrechtelijke taak als private partijen die de gegevens gebruiken voor niet-publiekrechtelijke activiteiten.

Voor bestuursorganen met een publiekrechtelijke taak is het afnemen en gebruiken van de relevante authentieke gegevens verplicht.

Een basisregistratie heeft vele afnemers.

De gangbare term is ‘afnemer’ maar de feitelijke rol is ‘gebruiker’. De essentie van de rol is het gebruiken van gegevens uit de basisregistratie. Deze architectuur gebruikt over het algemeen de gangbare term ‘afnemer’.

De GDI (Het Digiprogramma 2015) onderkent ook de rol ‘afnemer’. De rol is daar, meer algemeen, als volgt gedefinieerd. “De afnemer(s) is/zijn de organisatie(s) die gebruik maakt/maken van de GDI-voorziening ten behoeve van zijn primair proces en/of dienstverlening aan burgers en/of bedrijven.

Een afnemer van een basisregistratie kan gegevens rechtstreeks afnemen of via een knooppunt of intermediair. Een knooppunt is een voorziening of organisatie die het afnemers makkelijk maakt aan te sluiten op beschikbare gegevensbronnen, waaronder de basisregistraties. Een knooppunt werkt als een intermediair tussen de houders van bronnen en de afnemende organisaties, door de gegevenslogistiek te regelen (integratie, conversie en distributie) en door afspraken en gemeenschappelijke voorzieningen te beheren.

Eén en dezelfde organisatie kan verschillende rollen hebben bij verschillende basisregistraties. Een organisatie kan bijvoorbeeld zowel bronhouder, verstrekker als afnemer zijn. Bronhouders zijn over het algemeen afnemers van andere basisregistraties in het kader van het ‘leggen van verbindingen’ tussen de eigen gegevens en gerelateerde gegevens in de andere basisregistraties, zoals beschreven in paragraaf Verbindingen tussen basisregistraties hieronder.

Verbindingen tussen basisregistraties

De basisregistraties staan niet op zich, maar vormen een stelsel van onderling verbonden registraties. Eis 11 aan de basisregistraties zegt immers:

De positie van de authentieke registratie binnen het stelsel van authentieke registraties is duidelijk en de relaties met de basisregistraties zijn beschreven. Doelstelling van het stelsel van authentieke registraties is onder meer het verbeteren van gemeenschappelijk en gezamenlijk gegevensgebruik door het maken van een aantal duidelijke afspraken over de afbakening en aanduiding van de verschillende relevante objecten van registratie []. Voor het optimaal functioneren van het stelsel is het daarbij van groot belang dat het stelsel intern consistent is. Om dit te waarborgen dient bij het toevoegen van een nieuwe authentieke registratie aan het stelsel te worden nagegaan of het toe te voegen object van registratie gerelateerd is aan reeds elders binnen het stelsel voorkomende objecten van registratie. Daarnaast dient te zijn aangegeven hoe de in de authentieke registratie opgenomen gegevens eenduidig zijn te relateren aan gegevens uit de basisregistraties.

Deze eis spreekt van gemeenschappelijk en gezamenlijk gegevensgebruik. SBG Handreiking 1 omschrijft beide begrippen als volgt:

* gemeenschappelijk gebruik van gegevens: gegevens worden in beginsel slechts éénmaal verzameld en vervolgens meervoudig bij de uitvoering van verschillende wetten gebruikt;

• gezamenlijk gebruik van gegevens: ten behoeve van de uitvoering van één overheidstaak worden gegevens uit verschillende registraties samengevoegd.

— SBG Handreiking 1

Het gezamenlijk gebruik van gegevens (het samenvoegen bij gebruik) vraagt om het aan elkaar kunnen relateren van gegevens, zowel de gegevens uit de verschillende basisregistraties onderling als de gegevens uit de basisregistraties met gegevens uit andere registraties.

Niet alleen eis 11 vraagt om samenhang in gegevens. Ook inrichtingsprincipe 7 voor het stelsel stelt dat gegevens in samenhang gebruikt moeten kunnen worden:

Het stelsel borgt, in de eindsituatie, dat afnemers deze gegevens in samenhang kunnen gebruiken en dat in samenhang kan worden teruggemeld. Het stelsel gedraagt zich naar afnemers als één geheel.

Om aan eis 11 en inrichtingsprincipe 7 te voldoen dienen de gegevens in de basisregistraties aan elkaar gerelateerd te zijn. Dit kan op drie manieren die hieronder zijn toegelicht. Deze toelichting is gebaseerd op het artikel ‘Samenhang in het stelsel’ van ir. R.P.E. van Rossem in Geo-Info, maart 2008.

Expliciete verbindingen

De eerste manier is het expliciet vastleggen van verwijzingen tussen gegevens in verschillende basisregistraties. In dat geval wordt bij een object van registratie in de ene basisregistratie een verwijzing opgenomen naar een object van registratie in een andere basisregistratie door middel van het overnemen van een identificerend kenmerk van dat object (een sleutel). Een voorbeeld is het opnemen van een Burgerservicenummer als verwijzing naar de persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen.

Dergelijke verbindingen maken het mogelijk dat afnemers gegevens uit verschillende basisregistraties combineren. Dergelijke verbindingen maken ook mogelijk dat een basisregistratie de ‘verbonden’ gegevens uit een andere basisregistratie overneemt en doorlevert aan afnemers zodat de afnemers de ‘verbonden’ gegevens niet zelf bij de andere basisregistratie hoeven af te nemen. Dergelijke expliciete verwijzingen worden ook wel administratieve of hergebruik-verbindingen genoemd.

Deze expliciete verbindingen ontstaat bij de registratie van gegevens. De bronhouder die verantwoordelijk is voor die registratie, is (als afnemer van andere basisregistraties) wettelijk verplicht om de gerelateerde gegevens uit andere basisregistraties te gebruiken en is daarmee verantwoordelijk voor het leggen van de juiste verbindingen. Een aantal van de stelselafspraken beschreven in hoofdstuk 3 heeft betrekking op deze verplichting tot het leggen van de juiste verbindingen.

Expliciete verbindingen zijn door afnemers bruikbaar als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:

• Ten eerste dienen de gegevens in de ene basisregistratie verwijzingen te bevatten naar de gerelateerde gegevens in de andere basisregistratie.
• Ten tweede dient de basisregistratie de verwijzende gegevens (de identificerende sleutels) te leveren aan zijn afnemers. Dit maakt de verbinding daadwerkelijk bruikbaar voor de afnemer. De afnemer weet zo welke gegevens afkomstig uit verschillende basisregistraties bij elkaar horen en kan de gegevens combineren.

Een aantal van de stelselafspraken beschreven in hoofdstuk 3 moeten ervoor zorgen dat aan deze twee voorwaarden wordt voldaan.

Bij deze vorm van verbinden dient de afnemende basisregistratie er voor te zorgen dat de verwijzingen en eventueel overgenomen gegevens consistent blijven met de gegevens in de leverende basisregistratie.

Impliciete verbindingen

De tweede manier van verbinden van gegevens in verschillende basisregistraties is een impliciete manier. Er wordt geen expliciete verwijzing opgenomen, maar beide basisregistraties hanteren hetzelfde gegevensdomein of eventueel verschillende gegevensdomeinen die in elkaar omgezet kunnen worden. Een voorbeeld is het hanteren van hetzelfde coördinatenstelsel of van coördinatenstelsels die in elkaar om te zetten zijn. Dit stelt afnemers in staat om geometrische verbanden tussen gegevens uit verschillende basisregistraties te leggen; verbanden als ‘op dezelfde coördinaten’ of ‘binnen een bepaalde afstand ten opzichte van elkaar’. Het leggen van verbanden op basis van datum en tijd is een ander voorbeeld van impliciete verbindingen. Deze manier van verbinden vraagt om afspraken over de te hanteren gegevensdomeinen.

Overnemen van gegevens zonder verwijzing

De derde manier van verbinden is het overnemen van gegevens uit een andere basisregistratie, maar zonder expliciete verwijzing, zonder het opnemen en doorleveren van de bijbehorende identificerende sleutel. Een voorbeeld is het overnemen van straatnaam en woonplaatsnaam uit de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) in de Basisregistratie Topografie (BRT). Afnemers van de BRT krijgen in dit geval niet de bijbehorende BAG-sleutel meegeleverd.

Eventueel kan bij het overnemen sprake zijn van een bewerking van de overgenomen gegevens. Een voorbeeld hiervan is het overnemen van de bestuurlijke gemeentegrenzen uit de Basisregistratie Kadaster (BRK) in de BRT als geometrische gemeentegrenzen op een ander schaalniveau.

Ook bij deze vorm van verbinden dient de afnemende basisregistratie er voor te zorgen dat de overgenomen gegevens consistent blijven met de gegevens in de leverende basisregistratie.

Producten van basisregistraties

Zoals beschreven in paragraaf Taak- en rolverdeling bij basisregistraties heeft een basisregistratie verschillende taken die allemaal in het teken staan van het verstrekken van kwalitatief hoogwaardige gegevens. Een basisregistratie levert in het kader van deze taken een aantal soorten producten aan afnemers, namelijk:

• gegevensproducten (ook wel ‘gegevensleveringen’, ‘leveringen’ of ‘verstrekkingen’);
• kennis en ondersteuning;
• voorzieningen voor terugmelden.

De afbeelding hieronder toont deze soorten producten van basisregistraties ten opzichte van de taken en rollen. De afbeelding toont tevens de processen ‘gebruikersinbreng’ en ‘kwaliteitsborging’ die in de paragrafen Gebruikersinbreng en Kwaliteitsborging hieronder zijn beschreven.

De producten en processen zijn in de afbeelding ingedeeld naar de taak waar ze primair aan bijdragen en naar de rol die verantwoordelijk is voor die taak. Bij de daadwerkelijke uitvoering van een taak kunnen verschillende rollen betrokken zijn. Een voorbeeld: de verstrekker kan betrokken zijn bij het organiseren van gebruikersinbreng terwijl de verantwoordelijkheid daarvoor bij de opdrachtgever ligt. Een ander voorbeeld: de verstrekker is over het algemeen de beheerder van de voorziening voor terugmelden. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de gegevens en het verwerken van terugmeldingen ligt echter bij de bronhouders.

De verschillende productsoorten zijn hieronder nader toegelicht.

Gegevensproducten - in het kader van het verstrekken van gegevens

De hoofdproducten van een basisregistratie zijn de gegevensproducten. Met deze producten vult een basisregistratie de taak van het verstrekken van kwalitatief hoogwaardige basisgegevens in. Er zijn verschillende vormen van gegevensproducten te onderkennen. In de ‘Impactanalyse Financiering stelsel van basisregistraties’ zijn vier hoofdvormen van gegevensproducten onderscheiden. De namen en omschrijvingen van deze vier hoofdvormen zijn enigszins aangepast ter verduidelijking. De vier hoofdvormen zijn:

• Inzage via webportaal, viewer of app

Er is sprake van een mens-machine-interface voor directe levering van de gegevens. Via een zogenaamd webportaal (viewer) of app, dat in beheer is bij de verstrekker van de gegevens, kan de afnemer zonder grote vertraging (in de orde van seconden) de gewenste gegevens inzien.

• Directe gegevenslevering via systeem.

Een applicatie van de afnemer zonder menselijke tussenkomst en zonder grote vertraging (in de orde van seconden) gegevens uit een basisregistratie opvragen.

• Herhalende gegevenslevering (abonnement)

Het initiatief voor levering van gegevens ligt bij de verstrekker van gegevens en vindt plaats op basis van een abonnement. Het moment van leveren hangt af van vooraf overeengekomen leveringscriteria. De levering kan tijds-, mutatie- of gebeurtenisgedreven zijn. Naast gebeurtenisgedreven leveren van gegevens bestaat ook de behoefte om alleen de notificatie te ontvangen (Eerste afspraken over notificeren binnen de overheid, VNG, juli 2020).

• Eenmalige uitgestelde gegevenslevering (bestand of bericht)

Eenmalige verstrekking van gegevens waarbij het beantwoorden van de gegevensvraag en het samenstellen van de gegevenslevering (bestand of bericht) tijd kost en levering plaatsvindt op een tussen afnemer en verstrekker overeengekomen tijdstip.

Een volledig overzicht van de categorieën is beschikbaar, inclusief de omschrijving van de onderliggende karakteristieken.

Kennis en ondersteuning - in het kader van het faciliteren van gebruik

Naast de hierboven beschreven gegevensproducten leveren basisregistraties ook kennis en ondersteuning aan (potentiële) afnemers. Dit leveren van kennis en ondersteuning stelt afnemers in staat om de gegevensproducten van de basisregistraties af te nemen. De basisregistratie geeft zo invulling aan de taak ‘het faciliteren van gebruik’. Bovendien draagt het bij aan de invulling van de eisen dat er duidelijkheid is over de inhoud en het bereik van de registratie (eis 6), er sluitende procedures en afspraken zijn (eis 7) en er duidelijke procedures met betrekking tot de toegankelijkheid zijn (eis 8). Het leveren van kennis- en ondersteuning zorgt er weliswaar niet voor dat er procedures zijn maar wel dat ze voor afnemers beschikbaar en duidelijk zijn.

De kennis en ondersteuning van basisregistraties dienen, op basis van de eisen aan basisregistraties en op basis van de behoeften van afnemers, duidelijkheid te geven over:

• welke producten beschikbaar zijn (een productencatalogus);
• wat de inhoud van de producten is (welke gegevens met het product geleverd worden), vanwege eis 6;
• wat de kosten van het product zijn, vanwege eis 5;
• welke procedures en voorwaarden van toepassing zijn, vanwege eis 7;
• wat de toegankelijkheid is (welke autorisatie benodigd is), vanwege eis 8;
• wat het serviceniveau van het product is, vanwege eis 7;
• wat het loket is voor vragen en problemen en hoe incidentbeheer is ingericht;
• wat de (release)planning voor het productportfolio is.

Voorzieningen voor terugmelden - in het kader van kwaliteitsborging

Naast de gegevensproducten en kennis- en ondersteuning biedt een basisregistratie één of meer mogelijkheden aan afnemers om terug te melden. Dit stelt de afnemers in staat om te voldoen aan hun terugmeldplicht (eis 2) en draagt bij aan het borgen van de kwaliteit van de basisregistratie.

Gebruikersinbreng

Met het proces ‘gebruikersinbreng’ geeft een basisregistratie invulling aan eis 10 dat is vastgelegd dat en hoe afnemers op een niet-vrijblijvende wijzen betrokken worden bij de besluitvorming over de registratie. Onder de noemer ‘gebruikersinbreng’ schaart deze stelselarchitectuur ook ‘behoeftebeheer’ (er voor zorgen dat het productenportfolio aan blijft sluiten op de behoeften van de afnemers) en ‘probleembeheer’ (er voor zorgen dat er structurele oplossing komen voor de problemen die de oorzaak zijn van incidenten). Deze problemen kunnen zowel technisch, semantisch, organisatorisch als juridisch van aard zijn. Gebruikersinbreng, behoeftebeheer en probleembeheer zijn nauw aan elkaar verwant. Alle drie richten ze zich op het afstemmen van de besluitvorming, de (door)ontwikkeling en het beheer en de exploitatie, op de behoeften van de omgeving.

Ondanks dat de gangbare term voor de gebruikers van de basisregistraties ‘afnemers’ is, is de gangbare term voor de inbreng van deze afnemers ‘gebruikersinbreng’. Bovendien is gebruikersinbreng breder dan alleen de inbreng van afnemers: ook de inbrengers van de gegevens en de verstrekker worden bij gebruikersinbreng tot de ‘gebruikers’ gerekend (zie paragraaf De organisatie van gebruikersinbreng hieronder).

Het belang van gebruikersinbreng

Handreiking 4 van SBG beschrijft het belang van gebruikersinbreng:

* Inbrengers van gegevens

Dit zijn al dan niet publiekrechtelijke partijen die gegevens aanleveren voor de authentieke registratie. Deze inbrengers zijn veelal de geregistreerden zelf of tussenpartijen. Voorbeelden van inbrengers, tevens geregistreerden, zijn burgers […]. Voorbeelden van tussenpersonen zijn de notarissen […] bij het Kadaster en de postkantoren […] bij […] de RDW).

* Afnemers van gegevens

Dit zijn al dan niet publiekrechtelijke partijen die gegevens bij de registerhouder betrekken ten behoeve van de eigen werkzaamheden. […] Verder is er een duidelijk onderscheid te maken tussen grootgebruiker van de authentieke registratie en incidentele afnemers van gegevens.

* Beheerorganisatie

De beheerorganisatie als registerhouder, beheerder en bewerker van de authentieke registratie, is zelf ook een gebruiker van de authentieke registratie met een direct belang bij het functioneren van de authentieke registratie. Directe gebruikers van de registratie zijn de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de invoer en het beheren van de gegevens in het informatiesysteem van de authentieke registratie. Maar ook het management van de organisatie, verantwoordelijk voor het functioneren van de authentieke registratie, gebruikt gegevens uit de registratie voor de eigen resultaatmeting en kwaliteitsbewaking. De organisatie zal de authentieke registratie zo efficiënt mogelijk proberen te beheren. :Daarnaast zal de organisatie streven naar een hoge klanttevredenheid en veelal contractuele verantwoordelijkheid dragen voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de gegevens in de registratie.

De organisatie van gebruikersinbreng

De handreiking beschrijft het belang van wetgeving om gebruikersinbreng te regelen en het maken van afspraken voor zaken die niet per wet geregeld zijn.

Bij het opzetten van een authentieke registratie is er een aantal instrumenten dat gebruikt kan worden om de gebruikersinbreng vorm te geven. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor de wetgeving. Daarin kunnen veel zaken geregeld worden met betrekking tot de gebruikersinbreng op zowel strategisch, tactisch als zelfs operationeel niveau. Voor zaken die niet per wet geregeld zijn, kunnen individuele afspraken met gebruikers(groepen) gemaakt worden in zogenaamde gegevens- leverantieovereenkomsten.

Over de organisatie van gebruikersinbreng op strategisch niveau zegt de handreiking:

Voor de gebruikersinbreng op strategisch niveau zal gebruikgemaakt moeten worden van een of andere vorm van gebruikersoverleg. […] In het gebruikersoverleg kunnen vertegenwoordigers van de voornaamste inbrengers respectievelijk afnemers zitting nemen, eventueel aangevuld met deskundigen op bepaalde inhoudelijke zaken. Het gebruikersoverleg kan onder andere betrokken zijn bij het opzetten respectievelijk wijzigen van het functionele ontwerp van de authentieke registratie (gegevens en administratieve organisatie) en bij het opstellen van meerjaren beleidsplannen. […]

Over de organisatie van gebruikersinbreng op tactisch en operationeel niveau zegt de handreiking:

Naast het formele in de wet vastgelegde gebruikersoverleg voor strategische zaken, kan de registerhouder (al dan niet geïnstitutionaliseerde) overlegvormen opzetten ten behoeve van het gebruikersoverleg op tactisch of operationeel niveau. […] Daarnaast is het mogelijk om het strategisch gebruikersoverleg te ondersteunen met sectorale overlegvormen gericht op specifieke gebruikersgroepen. Dit is vooral handig wanneer de afnemers uit zeer verschillende sectoren afkomstig zijn. […] Op tactisch en operationeel niveau is het niet altijd praktisch om een formeel gebruikersoverleg in te richten, bijvoorbeeld door het grote aantal betrokken gebruikers en/of het niet georganiseerd zijn van de gebruikers. […] Wanneer er geen geïnstitutionaliseerde of andere structurele overlegvormen zijn opgezet, is het van belang procedurele afspraken te maken over de omgang met opmerkingen en vragen geplaatst door gebruikers.

Kwaliteitsborging

Met het proces ‘kwaliteitsborging’ geeft een basisregistratie invulling aan eis 9 dat er een stringent regime van kwaliteitsborging is. Kwaliteitsborging zorgt er voor dat de kwaliteit van de basisregistratie bekend is en van het juiste niveau is.

Kwaliteit is een belangrijk aspect in het Stelsel van Basisregistraties. Het begrip is onderdeel van de definitie van (het authentieke deel) van een basisregistratie en een belangrijk element in de twaalf eisen aan een basisregistratie. Eis 9 bevat zowel de plicht voor afnemers tot terugmelden als de plicht voor basisregistraties om de kwaliteit van gegevens transparant te maken en inzicht te geven in alle kwaliteitsborgingsprocedures.

Kortom, kwaliteitsborging is een belangrijk proces en eis 9 stelt dat dit proces transparant dient te zijn. Het dient transparant te zijn:

• wat de gerealiseerde kwaliteit is van een basisregistratie, uitgedrukt met behulp van duidelijke indicatoren en afgezet tegen vastgestelde normen;
• hoe de basisregistratie de gerealiseerde kwaliteit heeft bepaald;
• welke maatregelen een basisregistratie treft om de kwaliteit te garanderen en verbeteren.

De gerealiseerde kwaliteit per basisregistratie en bijbehorende normen zijn gepubliceerd en worden periodiek geactualiseerd. Daarnaast is de gerealiseerde kwaliteit van diverse koppelingen tussen basisregistraties inzichtelijk.

Stadia in kwaliteitsborging

Handreiking 2 van SBG beschrijft kwaliteitsborging in meer detail. Het onderkent de volgende stadia in kwaliteitsborging.

In het kwaliteitsborgingproces kunnen drie stadia worden onderscheiden:

• kwaliteitsborging bij de bron (door maatregelen rondom inwinning, het gebruik van brondocumenten en het gebruik van gegevens uit andere authentieke registraties);
• kwaliteitsborging tijdens het verwerkingsproces (door maatregelen als opname in mutatieregistratie, fiattering gegevens en het uitvoeren van ambtshalve correcties);

•* kwaliteitsborging door gebruik van gegevens (door maatregelen als een [terugmeldplicht] van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden).

Kwaliteitsborging bij de bron

Over kwaliteitsborging bij de bron zegt de handreiking:

Opname en mutaties van gegevens kunnen slechts zijn gebaseerd op:

• inwinning van gegevens door of namens de houder van de authentieke registratie op grond van een specifieke gebeurtenis die als zodanig is benoemd bij het instellen van de authentieke registratie;
• overname van gegevens door de houder van de authentieke registratie uit een officieel brondocument dat als zodanig is benoemd bij de instelling van de authentieke registratie;
• overname van gegevens door de houder van de authentieke registratie uit andere authentieke registraties als gevolg van een wijziging in die andere authentieke registraties;
• ambtshalve correctie van gegevens in de authentieke registratie als gevolg van door de registratiehouder of afnemers van gegevens in die registratie geconstateerde onjuistheden, die na een nauwkeurig onderzoek als zodanig zijn aangeduid.

Over inwinnen van gegevens zegt de handreiking:

[…] Onder inwinnen van gegevens wordt verstaan een combinatie van het doelgericht observeren van bepaalde verschijnselen in de werkelijkheid waarin men is in geïnteresseerd en het beschrijven daarvan door middel van alfanumerieke tekens en geometrische omschrijvingen.

Over overname van gegevens uit officiële brondocumenten zegt de handreiking:

[…] Onder overnemen van gegevens wordt verstaan het bijeenbrengen van gegevens vanuit bestaande gegevensbronnen. Hierbij hoeft niet alleen te worden gedacht aan officiële akten, maar ook aan andere geautoriseerde documenten waarin verslag wordt gedaan van relevante feiten. Gedacht kan worden aan vergunningen, collegebesluiten en raadsbesluiten en ambtelijke verklaringen.

Over het overnemen van gegevens uit een andere authentieke registratie zegt de handreiking:

Naast inwinning en overname uit brondocumenten kan ook het overnemen van gegevens uit andere authentieke registraties de basis vormen voor mutaties in een authentieke registratie. Het is met name deze bron van gegevens die bijdraagt aan de werking van een stelsel van authentieke registraties. Grondgedachte daarvan is immers dat gegevens die reeds voorkomen in een andere authentieke registratie, niet nogmaals door de houder van een authentieke registratie worden ingewonnen. Van een voldoende kwaliteit van de in die registratie opgenomen gegevens kan worden uitgegaan, totdat het tegendeel blijkt bij de uitvoering van de eigen werkprocessen. Op dat moment moet echter niet de eigen authentieke registratie worden aangepast, maar moet de houder van die andere authentieke registratie op de hoogte worden gebracht van de onjuistheid en moet verificatie en zonodig mutatie in de authentieke registratie plaatsvinden. Een dergelijk proces leidt op termijn tot een belangrijke kwaliteitsverbetering van de authentieke registraties in het stelsel.

Kwaliteitsborging tijdens de verwerking

Over kwaliteitsborging tijdens het verwerkingsproces zegt de handreiking:

De herleiding van de in de verschillende bronnen opgenomen informatie naar gegevens in een authentieke registratie stelt eisen aan de houder van de authentieke registratie. Het vereist het vermogen om niet-gestructureerde informatie uit de bronnen op de juiste wijze te herleiden tot de objecten waarover in de registratie gegevens zijn opgenomen. Dit bewerkingsproces is een belangrijke, potentiële bron van onjuistheden in een authentieke registratie, omdat daarbij subjectieve interpretaties kunnen plaatsvinden. Om die reden dienen er dan ook ten aanzien van het verwerkingsproces kwaliteitsborgende maatregelen te worden genomen.

Kwaliteitsborging tijdens het gebruik

Over kwaliteitsborging door gebruik van gegevens zegt de handreiking:

Een achterliggende gedachte bij een stelsel van authentieke registraties is dat kwalitatief goede registraties ontstaan door een wisselwerking tussen het proces van vastlegging van gegevens en het gebruik ervan. Kwaliteit is daarbij vooral van belang omdat authentieke registraties gegevens bevatten waaraan een bepaalde juridische status wordt toegekend.

Over terugmelding door afnemers zegt de handreiking:

Onder meer interne controles bij de afnemer van gegevens uit een authentieke registratie kunnen leiden tot de constatering dat gegevens in de authentieke registratie onjuist of onvolledig zijn. Verder bestaat de mogelijkheid dat een afnemer geconfronteerd wordt met een geregistreerde in een authentieke registratie die aangeeft dat bepaalde gegevens die afkomstig zijn uit de authentieke registratie, onjuist zijn. Per afnemer zal moeten worden bezien of in dat geval de afnemer de geregistreerde dient te verwijzen naar de houder van de authentieke registratie (weinig klantvriendelijk) of zelf optreedt als intermediair tussen de geregistreerde en de houder van de authentieke registratie.

Over correctierecht voor geregistreerden zegt de handreiking:

In veel gevallen zal een geregistreerde in een authentieke registratie zelfstandig constateren dat gegevens over hem of haar dan wel over handelingen die aan hem of haar zijn gerelateerd (bijvoorbeeld gegevens over een beschikking of een vergunning), onjuist zijn opgenomen in de authentieke registratie. Zo'n onjuistheid kan bijvoorbeeld blijken uit een kennisgeving waarin wordt aangegeven dat gegevens over de geregistreerde zijn opgenomen in een authentieke registratie, dan wel uit andere correspondentie met een overheidsorganisatie (bijvoorbeeld uit de inhoud van een verstrekte vergunning). In dat geval dient het tot de verantwoordelijkheid van de geregistreerde te worden gemaakt, dat deze de onjuistheden meldt aan de houder van de authentieke registratie, of aan de overheidsorganisatie waarmee in het kader van de desbetreffende overheidshandelingen contacten worden onderhouden.

Als geregistreerden niet weten waar ze moeten zijn om een onjuist gegeven in een overheidsregistratie te laten herstellen, kunnen zij terecht bij het meldpunt fouten in overheidsregistraties (MFO). Dit meldpunt brengt mensen en overheidsorganisaties met elkaar in contact om samen naar een oplossing te zoeken. Daarom werkt het meldpunt intensief samen met de verstrekkers en bronhouders van basisregistraties en eventuele andere instanties.

De organisatie van kwaliteitsborging

Over interne kwaliteitstoetsing zegt de handreiking:

Om het vertrouwen van afnemers te verkrijgen en te behouden, is het noodzakelijk dat er ten aanzien van de authentieke registratie een expliciete, interne regeling voor kwaliteitstoetsing bestaat. Deze interne regeling dient uiteraard ook regelmatig te worden toegepast.

Over externe kwaliteitstoetsing zegt de handreiking:

Middels interne kwaliteitsmaatregelen en terugmeldingsmechanismen van afnemers dient gewerkt te worden aan een registratie die het predikaat ‘authentiek’ verdient. Dit neemt niet weg dat het wenselijk is regelmatig externe toetsing van de kwaliteit van de authentieke registratie te laten plaatsvinden. Een dergelijke externe toetsing zal meestal plaatsvinden in de vorm van een audit. Verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een audit is in principe de houder van de registratie. Daarnaast kan bij de inrichting van de gebruikersorganisatie ten aanzien van het beheer, ook aan deze beheerorganisatie het recht worden verleend om (al dan niet op regelmatige basis) audits op de kwaliteit van de authentieke registratie te laten uitvoeren.

Huidige besturing van basisregistraties

Elke basisregistratie heeft een eigen besturing. Deze besturing staat naast de besturing van het stelsel zoals beschreven paragraaf Governance van het stelsel van basisregistraties. In onderstaande tabel is de huidige organisatie per basisregistratie weergegeven.

Basisregistratie	Opdrachtgever	Toezichthouder	Verstrekker	Bronhouders
BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen)	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties	Kadaster (via PDOK)	Gemeenten
BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie)	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties	Kadaster (via PDOK)	Gemeenten, Provincies, Waterschappen, ProRail, Defensie, EZK, I&W
BRI (Basisregistratie Inkomen)	Ministerie van Financiën	Niet benoemd	Belastingdienst	Belastingdienst
BRK (Basisregistratie Kadaster)	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties	Niet benoemd	Kadaster	Kadaster
BRO (Basisregistratie Ondergrond)	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties	TNO PDOK	Bestuursorganen zoals Gemeenten, Provincies, Waterschappen, Rijkswaterstaat, RVO
BRP (Basisregistratie Personen)	Ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties	Autoriteit Persoonsgegevens (AP)	Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG)	Gemeenten, Ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties
BRT (Basisregistratie Topografie)	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties	Niet benoemd	Kadaster (via PDOK)	Kadaster
BRV (Basisregistratie Voertuigen)	Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat	Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat	RDW	RDW
HR (Basisregistratie Handelsregister)	Ministerie van Economische Zaken en Klimaat	Ministerie van Economische Zaken en Klimaat	Kamer van Koophandel (KvK)	Kamer van Koophandel (KvK)
WOZ (Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken)	Ministerie van Financiën	Waarderingskamer	Kadaster	Gemeenten

Tabel 1 Organisatie van de basisregistraties

Er zijn verschillende overleggen op strategisch, tactisch en/of operationeel nivo ingericht waarin afstemming plaatsvindt tussen opdrachtgever, toezichthouder, verstrekker en/of bronhouder(s). Deze verschillen per basisregistratie.

Er zijn diverse overlegvormen om te zorgen voor gebruikersinbreng bij de basisregistraties. Een overzicht van overleggen waarin afnemers participeren is opgenomen in de volgende tabel.

Basisregistratie	Gebruikersinbreng Strategisch	Gebruikersinbreng Tactisch	Gebruikersinbreng operationeel
1. BAG Basisregistratie Adressen en Gebouwen	BAG bronhouders- en afnemersoverleg (BAG BAO)*	Agendaoverleg BAG*	BAG Gebruikersoverleg
2. BGT Basisregistratie Grootschalige Topografie	Regieraad BGT*	BGT Begeleidingsgroep*
3. BRI Basisregistratie Inkomen	Bilateraal	Bilateraal	Bilateraal
4. BRK Basisregistratie Kadaster	Gebruikersraad Kadaster		Gebruikersoverleg BRK
5. BRO Basisregistratie Ondergrond	Regieraad Geologische Dienst Nederland (in oprichting) / Stuurgroep	Voorbereidingscommissie (in oprichting) / Programmabegeleidingsgroep	Klankbordgroep BRO
6. BRP Basisregistratie Personen	Gebruikersoverleg BRP	Sectoroverleggen, kwaliteitsoverleggen	Sectoroverleggen, kwaliteitsoverleggen
7. BRT Basisregistratie Topografie	Gebruikersraad Kadaster		Gebruikersoverleg BRT
8. BRV Basisregistratie Voertuigen	Gebruikersoverleggen en bilaterale contacten	Gebruikersoverleggen en bilaterale contacten	Gebruikersoverleggen en bilaterale contacten
9. HR Handelsregister	Gebruikersraad HR	Voorportaal Gebruikersraad
10. WOZ Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken	Waarderingskamer	Waarderingskamer / Verschillende commissies

* De geo-basisregistraties worden in samenhang doorontwikkeld. Een aantal overleggen voor BAG en BGT vinden gecombineerd plaats.

Huidige situatie van basisregistraties en verbindingen

Onderstaande afbeelding geeft een overzicht van de huidige situatie (peildatum 31 december 2020) van de basisregistraties en verbindingen.

Bij een verbinding zorgt de afnemende registratie te voldoen aan de wettelijke plicht om de relevante authentieke gegevens uit de leverende registratie te gebruiken en actueel te houden. Het actueel houden betekent dat wijzigingen in de gegevens van de leverende registratie die door de afnemende registratie zijn overgenomen worden verwerkt in de afnemende registratie.

Het stelsel vormt een stelsel van onderling verbonden gegevens. De stelselplaat gegevens geeft een overzicht van veelvoorkomende begrippen in de basisregistraties en de verbindingen daartussen.

Een bij wet als basisregistratie aangemerkte registratie.

In een basisregistratie opgenomen gegeven dat bij wettelijk voorschrift als authentiek is aangemerkt

Betekent dat alle procesgebonden informatie is vastgelegd en wordt beheerd die aanwezig zou moeten zijn conform het beheerregime dat voor dat proces is vastgesteld.

Alle belanghebbenden van overheidsdienstverlening in de ruimste zin van het woord.

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Iedere persoon, organisatie of functionele eenheid die gebruik maakt van een informatiesysteem

De persoon of organisatie die een dienst in ontvangst neemt. Dit kan een burger, een (medewerker van een) bedrijf of instelling dan wel een collega binnen de eigen of een andere organisatie zijn.

De op schrift gestelde voorwaarden op basis waarvan standaard de levering van diensten plaatsvindt.

Gegevens worden in beginsel slechts eenmalig verzameld en vervolgens meervoudig bij de uitvoering van verschillende wetten gebruikt.

Het proces van vaststellen van de vereiste betrouwbaarheid van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

een voorziening of organisatie die het afnemers makkelijk maakt aan te sluiten op beschikbare gegevensbronnen, waaronder de basisregistraties.

Het proces van het toekennen van rechten voor de toegang tot geautomatiseerde functies en/of gegevens in ICT voorzieningen

Een samenhangend geheel van gegevensverzamelingen en de daarbij behorende personen, procedures, processen en programmatuur alsmede de voor het informatiesysteem getroffen voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie.

NORA doelt met het begrip 'overheidsorganisaties' zowel op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.