Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Hieronder de volledige lijst met vanuit de verschillende bestuurslagen onderkende vragen en vraagstukken. Een selectie uit deze lijst wordt geprioriteerd en vervolgens met voorrang uitgewerkt.

Een vijftal hoofdvragen plus een aantal overige vragen zijn al opgepakt. Daartoe zullen naast de hoofdvragen uiteindelijk zo'n twintig 'overige vragen' worden voorzien van een prioritering, hieronder aangeduid met een sterretje: *. Dat zal dan zo'n 25 geprioriteerde items opleveren (nu nog elf).

1. Wat is Digitale duurzaamheid? *
   • Hoe is het aandachtsgebied dat wordt aangeduid met de term 'Digitale duurzaamheid' begrensd? Speelt het alleen bij blijvend te bewaren informatie? Of is het breder?
   • Wat verstaan we onder 'Digitaal archiveren'?
   • Hoe past de term 'Duurzame toegankelijkheid' hierbij?

     De antwoorden op deze vragen bepalen het aandachtsgebied waar de rest van de vragen over gaat. Vooralsnog gaan we er van uit dat 'Duurzame toegankelijkheid' en 'Digitale duurzaamheid' niet over wezenlijk verschillende aandachtsgebieden gaan, en dat 'Digitaal archiveren' hier ook bij hoort. De vragen hierna hebben meestal betrekking op zowel 'Duurzame toegankelijkheid' en 'Digitale duurzaamheid' als 'Digitaal archiveren', ook indien niet alle termen worden genoemd.

   • Wat verstaan we in dit verband onder preservering? Zie Preservering.
   • Heeft de overheid ook een taak wat betreft het bewaren van informatie van en voor de burger (door daarvoor dienstverlening aan te bieden?
2. Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk? *
   • Wat is de relatie tussen archivering en digitale duurzaamheid enerzijds en het realiseren van de e-Overheid anderzijds?
     • mbt. digitaal zaken doen met de overheid?
     • mbt. Actieve openbaarmaking?
     • mbt. privacy-aspecten en andere invalshoeken van vertrouwelijkheid zoals de bescherming van bedrijfsinformatie en de privacy van ambtenaren (waaronder beleidsintimiteit). Hoe kan gewaarborgd worden dat (bij het werken met digitale informatie) de privacy wordt gerespecteerd?
     • mbt. zaakgericht werken;
     • mbt. digitaal samenwerken? (keteninformatisering)
     • mbt. verzamelen, bewaren, ontsluiten en (her)gebruiken van informatie?
3. Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid? *
   • Wat is het wettelijk kader voor archivering en digitale duurzaamheid?
   • Is er behoefte aan een aangepaste Archiefwet om digitale duurzaamheid optimaal vorm te geven?
   • Wat is het beleidskader voor digitale duurzaamheid?
   • Wat zijn de normen, eisen en standaarden voor digitale duurzaamheid? (o.a. mbt. authenciteit, metadata etc.)
   • Wat is de betekenis en bruikbaarheid van normen (zoals NEN- en ISO-normen) sinds het kabinet (in 2011) heeft besloten om normen die alleen tegen betaling verkrijgbaar zijn, niet meer dwingend in wet- en regelgeving voor te schrijven? (Tweede Kamerstuk, 2010-2011, 27 406, nr. 193 en de brief van het Nationaal archief van 9 september 2013 over de wijziging in deze van de Archiefregeling).
   • Welke wet- en regelgeving is van toepassing bij het overgaan van een papieren naar een digitaal archief? (papieren archief scannen en bewaren als digitaal archief, waarna het digitaal archief in de plaats komt van het voorheen papieren archief en dit vernietigd kan worden). Waar staat in dit verband het begrip Vervanging (voorheen substitutie) voor?

     Zie ook de reeds beschikbare pagina Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid?.

4. Welke principes zijn van toepassing bij Digitale duurzaamheid? *
   • Welke al bestaande NORA-principes zijn van toepassing?
   • Zijn er wezenlijke verschillen tussen de principes voor digitale duurzaamheid in de verschillende dochters van NORA?
   • Welke aanvullende principes zijn nodig om te komen tot een goede inrichting en uitvoering?
5. Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?: een aanpak op hoofdlijnen.*
6. Hoe richt ik processen en informatievoorzieningen in? Uitgesplitst naar:
   • de organisatie:
     • rollen, taken, functies, verantwoordelijkheden en afdelingen? Voor archivering of het gehele informatiebeheer mbt. vorming, beheer en toezicht? Wat is in dit verband een Besluit Informatiebeheer?
     • medewerkers, bedrijfscultuur, attitude en opleidingen?
     • kwaliteitsbeheer, monitoring en toezicht? Welke rolverdeling hoort daarbij? Wat is een kwaliteitssysteem? Wat is beschikbaar? Hoe voer ik dat in?
   • de producten en diensten (productarchitectuur)?
   • de processen (procesarchitectuur):
     • hoe ziet digitaal archiveren er uit op het niveau van handelingen:
       • voor archiefvorming (uitvoering)?
       • voor archiefbeheer (uitvoering)?
     • hoe vul en archiveer je een zaakdossier? Zie Het vullen en archiveren van een zaakdossier.*
     • wat is de relatie van processen met zaaktypen?
   • applicaties (applicatiearchitectuur/informatiearchitectuur):
     • welke applicaties zijn nodig? (op functioneel niveau benoemd en beschreven)
     • welke functionaliteit moet een digitaal archiefsysteem bieden? *
     • wat is de gewenste architectuur: een centraal archiefsysteem of ook archieffunctionaliteit in sectorale systemen?
     • hoe verhoudt een digitaal archiefsysteem zich tot een DMS (Document Management Systeem), een Zaaksysteem en sectorale opslagsystemen?
     • hoe kom ik tot een goed digitaal archiefsysteem? En welke andere aspecten dan een applicatie (programmatuur) moeten ook geregeld worden om te kunnen spreken van een goed archiefsysteem?
     • wat is een e-Depot? *
     • heeft elke organisatie een e-Depot nodig?
     • moet mijn organisatie zelf zorgen voor een e-Depot of kunnen wij aansluiten op een regionale of landelijke voorziening?
     • zijn er al gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen beschikbaar? Komt er wel of niet een overheidsbrede e-Depotvoorziening beschikbaar?
     • wat bepaalt de urgentie om aan te sluiten op een e-Depot? (zo snel mogelijk of pas over een aantal jaren?)
     • hoe en wanneer moet een organisatie zich voorbereiden op het aansluiten op en aanleveren aan een e-Depot? En welke voorbereidingen kan een organisatie nu al treffen om in de toekomst aan te sluiten bij een e-Depot?
     • wat is de verantwoordelijkheidsverdeling als wordt aangesloten op een e-Depot?
     • hoe gaat een e-Depot om met een hybride situatie?
     • welke functionaliteit, waaronder functionaliteit voor preservering, moet een e-Depot bieden?
     • hoe sluit ik daadwerkelijk aan op een e-Depot?
     • kan een organisatie nog wel eenvoudig bij haar stukken komen als ze eenmaal in het e-Depot staan?
   • informatie, informatiesoorten, informatiemodellen, metagegevens, opslagformaten (contentarchitectuur):
     • wat zijn in dit verband informatieobjecten, gegevensobjecten, archiefobjecten? Wat houdt het OAIS-model (met o.a. Archival Information Packages) in?
     • welke metagegevens moet ik toepassen? Zie het antwoord op Metagegevens (Begrip).*
     • hoe zien documenten er uit in een digitale omgeving? Is er nog wel sprake van documenten?
     • wat geldt als ‘origineel’?, wat geldt als ‘authentiek’?
     • wanneer zijn gegevens archiefwaardig? (de Archiefwet geeft een voor digitale gegevens nauwelijks bruikbare definitie van archiefwaardigheid. ISO 15489 geeft een mogelijk bruikbare alternatieve definitie)
     • hoe archiveer ik gestructureerde gegevens? In hoeverre verschilt dat van het archiveren van documenten/informatieobjecten?
     • hoe moet of kun je technische metagegevens opslaan?
     • hoe sla je informatie op die ook koppelingen bevat naar andere informatie (zoals documenten met koppelingen naar systemen)?
     • in hoeverre is het noodzakelijk om de ‘vorm’ van documenten te behouden? Of gaat het om de informatie/de inhoud?
     • welke oplossingen zijn er voor het archiveren van digitale ruimtelijke plannen?
     • welke oplossingen zijn er voor het archiveren van websites?
     • welke metagegevens moet mijn organisatie toevoegen bij het digitaal bewaren van zowel gearchiveerde als nog niet gearchiveerde informatie? En welke informatiemodellen en standaarden zijn daarvoor beschikbaar?
     • welke rol spelen metagegevens bij het aansluiten op een e-depot? Welke afstemming is daarvoor nodig?
     • hoe bereid ik informatie bij het archiveren ervan voor op actief openbaar maken in het kader van transparantie oftewel het landelijke beleid mbt. de Open overheid?
     • wat is een dossier? Hoe verhoudt bij zaakgericht werken een zaakdossier zich tot de zaak? Wat is de relatie tussen dossiervorming en archivering? Is een dossier met gearchiveerde informatie hetzelfde als een gearchiveerd dossier?
     • wat zijn bewaartermijnen (voor gearchiveerde informatie)? Wat bepaalt wat je moet bewaren en voor hoe lang? Zijn daar regels voor? Waar vind ik die? Op welke wet- en regelgeving zijn die regels gebaseerd? Wat zijn selectielijsten?
     • hoe sla ik digitale informatie zo op dat deze duurzaam toegankelijk blijft? Welke eisen stelt dat aan de te bewaren informatieobjecten? Welke digitale opslagformaten/bestandsformaten moet ik daarvoor toepassen? Welke open standaarden zijn daarvoor beschikbaar? *
     • welke preserveringsstrategieën, zoals conversie en migratie, zijn beschikbaar om eenmaal gearchiveerde informatie bij een veranderende ICT-wereld toch toegankelijk te houden? Zie Preservering.
     • wat moet ik daarna nog doen, dus nadat digitale informatieobjecten zo duurzaam mogelijk zijn opgeslagen? Bijvoorbeeld als de programmatuur verdwijnt waarmee de opgeslagen digitale informatieobjecten zijn gecreëerd en/of opgeslagen? Hoe ga ik dan om met de opslagformaten van eerder opgeslagen informatieobjecten?
     • moet een verandering in opslagformaat met terugwerkende kracht worden doorgevoerd? Hoe ga je om met eerder opgeslagen digitale informatieobjecten als de inzichten met betrekking tot metagegevens en indexering veranderen?
     • wat betekent het voorgaande voor de programmatuur voor opslag, beheer en ontsluiting?
     • idem voor de apparatuur?
     • hoe kun je digitale informatie het beste aan de klant aanbieden, welke eisen mag de klant stellen, bijvoorbeeld wat betreft formaten?
     • welke eisen mag ik als overheid stellen aan digitale informatie die wordt aangeleverd?
   • interoperabiliteit, uitwisselstandaarden, koppelingen(communicatiearchitectuur):
     • voor het aanleveren van te archiveren informatie (aan archiefsystemen)?
     • voor het aanleveren van gearchiveerde informatie (aan e-Depotsystemen)?
     • voor het ontsluiten van gearchiveerde informatie naar interne systemen en hun gebruikers?
     • voor het ontsluiten van gearchiveerde informatie naar burgers en bedrijven (dit laatste ook in het kader van transparantie/de Open overheid)?
     • voor het uitwisselen van gearchiveerde informatie partnerorganisaties in ketens?
   • techniek(technische architectuur)?
   • beveiliging- en beheerarchitectuur:
     • in algemene zin?
     • hoe ga je om met vertrouwelijkheid, encryptie?
   • Welke standaarden (proces, informatie, technologie) zijn beschikbaar en nodig voor het bovenstaande?
   • Hoe wordt de samenhang tussen de hiervoor onder genoemde onderdelen (organisatie, producten, processen, et cetera) vormgegeven?
   • Wat is een digitale handtekening? Wanneer is die nodig? Wat heb je ervoor nodig? Hoe voer je het in?
7. Wat betekent ketensamenwerking voor Digitale duurzaamheid en onder andere archivering?
   • Wat zijn de gevolgen? En de te nemen maatregelen?
   • Welke rol spelen metagegevens bij ketenprocessen?
   • Wat zegt in dit verband wetgeving zoals de Archiefwet en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) over verantwoordelijkheden en de verdeling ervan mbt. dossiervorming en archivering?
   • Hoe is de verantwoordelijkheidsverdeling voor dossiervorming en archivering als organisaties samenwerken?
   • Wat betekent de behoefte aan een integraal klantbeeld, bijvoorbeeld bij de gezinsgerichte aanpak in het kader van de drie decentralisaties in het sociale domein, voor het ontsluiten van gearchiveerde dossiers zoals aanwezig binnen de eigen organisatie én bij andere organisaties?
8. Waar vind ik praktijkvoorbeelden van Digitale duurzaamheid? *

Redactie en contact

Reacties in de vorm van vraagstukken en/of antwoorden en uitwerkingen zijn welkom. Deze kunnen naar Adrie Spruit, eindredacteur NORA Digitale duurzaamheid, adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.

---

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

NORA is gebaseerd op bestaand overheidsbeleid (Nationaal en Europees) en op de instrumenten die in het kader van dat beleid zijn ontwikkeld, zoals wetten, regelgeving, Kamerstukken en bestuursakkoorden.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Interoperabiliteit is het vermogen van organisaties (en hun processen en systemen) om effectief en efficiënt informatie te delen met hun omgeving

Alle belanghebbenden van overheidsdienstverlening in de ruimste zin van het woord.

Een overzicht van de voorkeuren en behoeften van de klant op basis van geagregeerde klancontactinformatie