Te beantwoorden vragen Zaakgericht Werken

Zaakgericht Werken

Onderdeel van

Thema's

Contact

Ellen van der Steen

e.vandersteen@apeldoorn.nl

Status

Actueel

Inhoud Zaakgericht Werken

• Principes Zaakgericht Werken
• Voorbeelden van organisaties die zaakgericht werken
• Te beantwoorden vragen Zaakgericht Werken
• Bestaand materiaal Zaakgericht Werken
• Toepassen van zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling
  • Zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling inrichten
  • Aandachtspunten voor de implementatie van zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling
• Het basisconcept van Zaakgericht Werken
• Het vullen en archiveren van een zaakdossier
• Zaak

Onderstaande lijst van te beantwoorden vragen en uit te werken vraagstukken is op 16 september 2014 vastgesteld in de NORA Gebruikersraad (NORA Gebruikersraad/2014-09-16).

1. Wat is Zaakgericht werken?
   • Wat houdt Zaakgericht Werken als concept in?
   • Wat is het onderscheid tussen zaakgericht en objectgericht werken?
   • Wat staat bij Zaakgericht werken centraal: de zaak of de klant?
   • Hoe verhouden Zaakgericht werken, Business Process Management (BPM), een Service georiënteerde architectuur (SOA) en een Event driven architecture (EDA) zich onderling? Kunnen we binnen NORA komen tot een visie op dit gebied?
   • Wat is de relatie van Zaakgericht werken met levensgebeurtenissen (life events)? Hoever zijn we in Nederland met het definiëren van de levensgebeurtenissen; zijn er al volwassen en gestandaardiseerde beschrijvingen waarvan we gebruik kunnen maken? En zijn er al metadata-afspraken die betrekking hebben op levensgebeurtenissen? Of moeten we eerst vaststellen dat we dat willen? En in algemene zin: wat willen we in Nederland met dienstverlening op basis van levensgebeurtenissen?
2. Waarom Zaakgericht werken? En wat zijn richtinggevende kaders?
   • Wat is het beleidskader voor Zaakgericht werken?
   • Zijn er wettelijke kaders van toepassing op Zaakgericht werken?
   • Hoe draagt zaakgericht werken bij aan het behalen van de strategische doelen op gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering?
   • Welke (nationale en internationale) standaarden zijn van toepassing op Zaakgericht werken?
3. Welke principes horen bij Zaakgericht werken?
   • Welke al bestaande NORA-principes zijn van toepassing op Zaakgericht werken? Zie Principes Zaakgericht Werken.
   • Welke aanvullende principes zijn nuttig om Zaakgericht werken goed in te richten?
4. Welke toepassingsgebieden zijn er voor Zaakgericht werken?
   • Bij welke processen past Zaakgericht werken goed?
   • Welke beperkingen kent Zaakgericht Werken, welke processen lenen zich minder goed voor Zaakgericht werken?
   • Welke archetypen (basismodellen) van zaakgericht werken zijn te onderkennen? En in welke situatie pas je welke toe?
   • Wat is de meerwaarde van Zaakgericht werken bij beleidsprocessen?
   • Wat is de meerwaarde van Zaakgericht werken bij projecten?
   • Hoe kan ik Zaakgericht werken toepassen bij beleidsprocessen?
   • Hoe kan ik zaakgericht werken toepassen bij inspecties?
   • Hoe kan ik zaakgericht werken toepassen bij subsidieverstrekking?
   • Zijn er verschillen in Zaakgericht werken bij provincies, gemeenten en andere overheden? En zoja, wat zijn die verschillen? En moeten we daar nog iets mee?
   • Hoe zijn flexibele vormen van zaakgericht werken toepasbaar bij processen die minder makkelijk zijn te standaardiseren? En wat houden in dat verband concepten als Dynamic Case Management en Adaptive Case Management in?
5. Hoe richt je Zaakgericht werken in?
   • Wat moet je doen om zaakgericht werken in een organisatie in te richten wat betreft:
     • de medewerkers, rollen, functies en verantwoordelijkheden (organisatiearchitectuur)?
     • de producten en diensten (productarchitectuur)?
     • de processen (procesarchitectuur) met daarbij aandacht voor zowel het uitvoerend niveau als het niveau van sturing (coördinatie, planning, voortgangsbewaking, evaluatie, verantwoording en procesverbetercycli);
     • de (functionaliteit van) informatieystemen (applicatiearchitectuur)? Welke generieke functionele componenten zijn er te onderkennen? Heeft Zaakgericht werken ook iets te maken met Enterprise Content Management (ECM)? Is er een relatie en zoja, welke?
     • informatie, informatiemodellen, registraties/magazijnen en metagegevens (contentarchitectuur)?
     • interoperabiliteit, het ontsluiten en uitwisselen van zaakinformatie, uitwisselstandaarden (communicatiearchitectuur)?
     • dossiervorming en archivering (specialisatie van contentarchitectuur)? Wie zijn verantwoordelijk voor het vormen, opslaan en beheren van zaakdossiers? Wie zijn verantwoordelijk voor het archiveren van zaakinformatie en zaakdossiers?
     • transparantie? Hoe maak ik zaakgericht werken transparant (volgens het NORA-basisprincipe 6)?
     • beheeractiviteiten?
     • informatiebeveiliging?
     • kwaliteitszorg, toezicht en verantwoording. Hoe borg ik bij Zaakgericht werken het NORA-basisprincipe 9: Betrouwbaar? Hoe stel ik kwaliteitsnormen op en hoe bewaak ik die?
   • Welke relaties zijn er tussen keuzes op procesarchitectuurniveau en op informatiearchitectuurniveau?
   • Welke voorzieningen zijn er uitgaande van de applicatiearchitectuur nodig voor Zaakgericht werken? Zijn er bestaande voorzieningen waarvan je gebruik kunt maken?
   • Kunnen we als onderdeel van een landelijke architectuur voor Zaakgericht werken standaard patronen ontwikkelen zoals zaaktypen en templates?
6. Hoe voer je Zaakgericht werken in? Hoe richt je een project voor de invoering van Zaakgericht werken in?
   • Hoe ziet de projectaanpak er uit? Hoe kan ik starten met zaakgericht werken? Welke stappen moet ik zetten? Welke fasen zitten er in een project voor het invoeren van Zaakgericht werken?
   • Wat zijn bij implementatie de succes- en faalfactoren? Wat zijn in te vullen randvoorwaarden?
   • Wat betekent invoering van Zaakgericht werken voor de medewerkers? Is een 'cultuurverandering' nodig? En zo ja, hoe kun je die bewerkstelligen?
   • Wat zijn bij de invoering van Zaakgericht werken aandachtspunten m.b.t. verwachtingenmanagement? En m.b.t. verandermanagement?
   • Leidt de invoering van Zaakgericht werken binnen een organisatie ook tot veranderingen in de keten? Oftewel: wat verandert er voor partners waarmee wordt samengewerkt (ook als die (nog) niet zaakgericht werken)?
   • Wat verandert er voor de burger als klant? En voor andere afnemers van diensten?
7. Wat zijn de ervaringen met Zaakgericht werken en wat kunnen we daarvan leren?
   • Zie Welke organisaties werken al zaakgericht of aan de invoering ervan? (oproep inventarisatie) en Voorbeelden van organisaties die zaakgericht werken (resultaten inventarisatie).
   • Welke praktijkvoorbeelden en best-practices hebben deze organisaties en bestuurslagen beschikbaar?
   • Welke best-practices en aanbevelingen m.b.t. Zaakgericht werken kan met name de gemeentelijke bestuurslaag aanreiken, aan bijvoorbeeld de Rijksoverheid?
8. Hoe kun je Zaakgericht (samen-)werken in ketens?
   • Welke vormen van Zaakgericht samenwerken kunnen we onderscheiden? Zie Zaakgericht (samen-)werken in ketens.
   • Welke vormen van Zaakgericht samenwerken passen bij welke samenwerkingsvormen?
   • Wanneer verbind je zaken in een keten onderling en wanneer kan een zaak zelf de verbindende factor zijn (een zaak waar twee of meer partijen een rol bij spelen)?
   • Moet een zaak processtappen kunnen omvatten die qua uitvoering verdeeld zijn over meerdere samenwerkende organisaties?
   • Wat betekent geïntegreerde dienstverlening (één aanvraag of levensgebeurtenis, meerdere producten van meerdere organisaties) voor zaakgericht werken in ketens?
   • Hoe wordt omgegaan met statusinformatie bij zaakgericht samenwerken? Wie ontsluit wat naar wie?
   • Moeten we statusinformatie misschien standaardiseren? (nu worden burgers bij verschillende overheden geconfronteerd met verschillende reeksen van statussen).
   • ­Hoe borgen we interoperabiliteit bij zaakgericht werken in een keten (technisch en operationeel) tussen bestuurslagen?
   • Hoe zorgen we dat we dezelfde metagegevens gebruiken?
   • Als meerdere organisaties in één zaak samenwerken, hoe zit het dan met de verantwoordelijkheid voor het zaakdossier?
   • Wat betekent zaakgericht samenwerken in de keten voor de regie over processen?
   • Hoe regelen we autorisaties bij samen werken aan een zaak en in een zaakdossier?
   • Zijn eisen die voortvloeien uit het principe van 'eenmalige uitvraag en opslag en meervoudig gebruik van informatie' ook van toepassing bij zaakgericht samenwerken en mogelijk meerdere zaakdossiers in een keten?
   • Zijn er binnen en buiten de overheid al geslaagde voorbeelden van zaakgericht samenwerken in ketens, bijvoorbeeld in de gezondheidszorg? En zoja, wat kunnen we daarvan leren?

Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar NORA: nora@ictu.nl.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

NORA is gebaseerd op bestaand overheidsbeleid (Nationaal en Europees) en op de instrumenten die in het kader van dat beleid zijn ontwikkeld, zoals wetten, regelgeving, Kamerstukken en bestuursakkoorden.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Interoperabiliteit is het vermogen van organisaties (en hun processen en systemen) om effectief en efficiënt informatie te delen met hun omgeving

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Het proces van vaststellen van de vereiste betrouwbaarheid van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen.