Voorbeeld ZGW Gemeente Waalwijk
Proces 2010-2016[bewerken]
De gemeente Waalwijk is in 2010 begonnen met de uitrol van het digitaal en zaaksgewijs werken. Op dat moment werkten drie teams al digitaal. De uitrol is daarom bij deze teams begonnen. In verband met de beperkte middelen/in te zetten personeel is besloten om de uitrol per afdeling aan te pakken. Zodoende konden ook de eventuele kinderziektes opgelost worden zonder dat de hele organisatie er last van had.
De gemeente Waalwijk werkte op dat moment met kenniskaarten [1] op document-niveau. Het aantal kenniskaarten was dermate groot dat het in de praktijk lastig was om hiermee te werken. Dat is ook de reden geweest om zo min mogelijk verschillende zaakkaarten [2] aan te maken.
Begin 2013 is de uitrol voor de meeste teams voltooid, het zorgloket is door omstandigheden begin 2014 gestart met digitaal en zaaksgewijs werken. Op dit moment zijn er 256 zaakkaarten benoemd. Soms zijn meerdere processen in één zaakkaart samengevoegd, zoals bijvoorbeeld aankoop, verkoop en ruil van grond. In de inhoudsomschrijving van de zaak wordt aangegeven of het aankoop, verkoop of ruil betreft. Voor de rest zijn deze processen min of meer identiek (selectielijstcode, bewaartermijn), waardoor er geen noodzaak was om hier aparte zaakkaarten voor te maken.
Alle processen worden digitaal afgehandeld op een aantal uitzonderingen na. Korte processen bij Burgerzaken (aanvragen rijbewijs, ID-bewijs, etc.) zijn niet in deze uitrol meegenomen. De administratieve afhandeling zou hierdoor veel langer duren. Ook het proces invordering is nog niet digitaal. De hoeveelheid zaken en de lange behandelfase van deze zaken zou betekenen dat de werkvoorraad van de betrokken medewerkers enorm groot en onoverzichtelijk zou worden.
Vanaf half september 2015 loopt er een pilot digitale besluitvorming door het college. Als dit naar tevredenheid functioneert zal m.i.v. 2016 alle collegeadviezen digitaal gaan verlopen. De griffie werkt overigens nog helemaal fysiek.
Wat kan er vanuit de zaak geregeld worden?[bewerken]
In eerste instantie konden er alleen interne en uitgaande documenten vanuit een zaak gemaakt worden. Deze documenten zitten dan ook meteen in de zaak.
Een belangrijk deel van de zaak is het logboek. Hierin wordt alles gelogd wat er met de zaak is gebeurd. Denk hierbij aan het zetten van digitale handtekeningen, besluitvorming door het directieteam (sinds begin 2013) en het college (pilot gestart half september) en het uitzetten van taken vanuit de zaak. Eventuele korte notities worden ook gelogd.
Al snel daarna werd het mogelijk om een taak vanuit een zaak uit te zetten. D.m.v. deze taak werd het mogelijk om digitaal een advies te vragen aan een collega. Dit advies zit dankzij de taak dan ook meteen in de zaak. De taak kan ook gebruikt worden om een collega werkzaamheden te laten verrichten vanuit jouw zaak. Ook vanuit de taak is het namelijk mogelijk om interne en uitgaande documenten te maken.
Daarnaast is het mogelijk om de behandeltermijn te verlengen (ook dit wordt gelogd). Een andere optie is het instellen van herinneringen. Voor het geval je op een bepaald tijdstip een handeling moet doen m.b.t. een zaak, kan je instellen dat je op die dag een e-mail krijgt met daarin de door jou ingegeven informatie.
Ontsluiting naar burgers en bedrijven via Mijnwaalwijk.nl (BIP/PIP)[bewerken]
Doordat de gemeente Waalwijk digitaal en zaaksgewijs is gaan werken en er een aansluiting is op het BRP en het NHR werd het mogelijk om externen inzicht te geven in hun zaken bij de gemeente. Dit gebeurt via de BIP/PIP. Burgers kunnen met hun DigiD inloggen op mijnwaalwijk.nl. Hier staat een overzicht van hun zaken. Door op een zaak te klikken krijgt de burger inzicht in de aan de zaak gekoppelde documenten. Bedrijven kunnen inloggen via EHerkenning.
De uitrol van de BIP/PIP is begonnen met de omgevingsvergunning. Aanvragers krijgen alleen nog maar een kennisgeving van het verlenen van een omgevingsvergunning. De vergunning zelf inclusief bijlagen is te downloaden via mijnwaalwijk.nl.
Overigens zijn niet alle zaken en documenten in te zien via mijnwaalwijk.nl. Vooraf is een selectie gemaakt welke processen standaard op de BIP/PIP ingezien moeten kunnen worden en welke niet. Tijdens het behandelen van een zaak kan de behandelaar vervolgens zelf een keuze maken welke documenten gepubliceerd kunnen worden en welke niet. Ook bij zaken die in eerste instantie niet gepubliceerd worden kan de behandelaar alsnog besluiten om deze zaak met documenten te publiceren. Het is overigens ook mogelijk om reeds gepubliceerde documenten weer terug te trekken.
Valkuilen en problemen[bewerken]
Leerproces wat een zaak precies is[bewerken]
Een eerste probleem waar wij tegenaan liepen was dat het begrip zaaksgewijs werken niet duidelijk was bij de teams.
In eerste instantie is besloten om het aanmaken van zaken door de teams zelf te laten doen. Al snel bleek dat de teams op dat moment te weinig begrip hadden van wat nu een zaak was, waardoor veel zaken versnipperd raakten. Daarop is besloten dat DIV alle zaken zou gaan aanmaken. Nu het begrip zaak is ingeburgerd en medewerkers gewend zijn aan het zaaksgewijs werken, komt er vanuit de teams de vraag om zelf zaken aan te kunnen maken. Dit is per proces beoordeeld en uitgezet. Op dit moment worden de processen leerplicht, gehandicaptenparkeerkaarten (beëindigingen), WMO-voorzieningen (beëindigingen) en intern gestarte processen bij HRM zoals disciplinaire straf en ambtsjubilea door de teams zelf aangemaakt.
Voor de uitrol van naar een team zijn er gesprekken geweest met proceseigenaren over hoe bepaalde processen precies lopen. Processen werden stap voor stap besproken en uitgewerkt. Ondanks de grondige voorbereiding bleek sommige processen in de praktijk grilliger te verlopen dan vooraf gedacht. Hierdoor moesten en werden er op korte termijn oplossingen voor bedacht.
Vertraging digitaal ondertekenen en waarmerken[bewerken]
Het digitaal waarmerken van vergunningen en bijlagen was een voorwaarde van het team Vergunningverlening om ook digitaal en zaaksgewijs te gaan werken. Ook dit bleek in de praktijk lastiger dan in theorie, waardoor de uitrol een paar maanden werd uitgesteld. Uiteindelijk is dit ook gelukt en worden er sinds 2012 geen fysieke omgevingsvergunningen verstuurd.
In het verlengde hiervan werd het digitaal ondertekeningen van brieven ook wenselijk gevonden. Om dit waterdicht te krijgen bestaat de digitale handtekening uit drie bestanddelen; het plaatje van de handtekening, versiebeheer van het document en het logboek van de zaak.
Issue aansluiting NHR: meerdere handelsnamen onder één vestiging[bewerken]
Eind 2014, begin 2015 is de gemeente Waalwijk gaan werken met de adressenbestanden uit het NHR. Dit werkte in eerste instantie goed, totdat we geconfronteerd werden met verschillende handelsnamen die aan één vestigingsnummer gekoppeld zijn. Bij het gebruik van het NHR NAW-bestand kan er niet gekozen worden uit de verschillende handelsnamen die gekoppeld zijn aan één vestigingsnummer. Hierdoor kan de naam in het DMS afwijken van de naam van de afzender. Dit probleem is gemeld bij KING en wordt aangepakt bij de volgende versie van RGBZ [3](Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens van Zaken).
Bruikbaarheid aangeschaft Gegevensmagazijn valt tegen[bewerken]
In 2011 is een gegevensmagazijn aangeschaft. De bedoeling was dat dit het centrale punt zou worden voor alle informatieuitwisseling in de organisatie. Dit gebeurt op dit moment al met de BIP/PIP. Het was ook de bedoeling dat e-formulieren via het gegevensmagazijn automatisch geregistreerd zouden worden in het DMS. Dit bleek in de praktijk diverse problemen op te leveren. Op het ogenblik bekijken we andere mogelijkheden om e-formulieren automatisch te laten registreren.
Gewijzigde functie DIV vraagt ook andere competenties en kwaliteiten[bewerken]
Tijdens de uitrol bleek dat de inhoud van de functie DIV medewerker beduidend anders zou worden. Daarmee bleek dat er ook andere competenties en kwaliteiten van DIV medewerkers werden verlangd. Hierop is besloten om het team opnieuw in te delen. Het team bestaat nu uit de volgende functies: Teamleider, Beleidsmedewerker Informatiebeheer (functiebeschrijving) (PDF, 193 kB), Kwaliteitsmedewerker DigiDIV (functiebeschrijving) (PDF, 194 kB) , Medewerker DigiDIV (functiebeschrijving) (PDF, 185 kB) en Scanmedewerker. Medewerkers moesten hun belangstelling kenbaar maken voor een bepaalde functie en kregen vervolgens een op die functie gericht assessment.
Na deze reorganisatie organiseren wij voor het team tweewekelijks bijeenkomsten waarbij elke keer op verschillende onderwerpen dieper wordt ingegaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verdieping proceskennis, aanpassingen in het DMS, veranderde werkwijzen, maar ook bijvoorbeeld trainingen op het gebied van communicatie en digitaal archiveren.
Contact[bewerken]
Vragen over digitaal en zaaksgewijs werken bij de gemeente Waalwijk kunt u bij voorkeur stellen via info@waalwijk.nl. Contactpersoon is Stefan van den Deijssel.
Voetnoten / referenties[bewerken]
- ↑ Een kenniskaart beschrijft alle gegevens van een specifiek document in een specifiek proces, bijvoorbeeld een verzoek om aanvullende informatie bij een aanvraag om een éénmalige subsidie. Een zelfde soort verzoek bij een aanvraag om een exploitatiesubsidie had een andere kenniskaart.
- ↑ Een zaakkaart beschrijft een bepaald proces. Hier staan ook gegevens als de basisarchiefcode, eventuele vertrouwelijkheden, selectielijstcodes en mogelijk bewaartermijnen gekoppeld aan resultaattypes.
- ↑ https://discussie.kinggemeenten.nl/discussie/gemma/rgbz/betrokkene-bij-zaak-met-andere-handelsnaam-dan-primaire-handelsnaam#comment-3853