Wat is Digitale duurzaamheid?: verschil tussen versies
kGeen bewerkingssamenvatting |
kGeen bewerkingssamenvatting |
||
| Regel 43: | Regel 43: | ||
Onderstaand model visualiseert een en ander. | Onderstaand model visualiseert een en ander. | ||
[[Bestand:Positionering informatiebeheer.jpg|489px|thumb|none|Positionering Informatiebeheer]] | |||
Versie van 24 feb 2015 14:41
Digitale duurzaamheid[bewerken]
Digitale duurzaamheid verwijst naar het streven om digitale overheidsinformatie in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar te houden.
Dit korte antwoord roept nog wel vragen op. Wat verstaan we onder overheidsinformatie? En wat is de positie van het thema Digitale duurzaamheid binnen het grotere geheel van overheidsinformatievoorziening? Waarbij we die laatste vraag beantwoorden door te kijken naar waar de term Informatiebeheer voor staat.
Bij de verdere uitwerking van dit thema gaan we er van uit dat we spreken over de digitale variant van de overheidsinformatievoorziening.
Wat verstaan we onder overheidsinformatie?[bewerken]
Onder overheidsinformatie verstaan we alle informatie die wordt gebruikt of beschikbaar komt in werkprocessen die overheidsorganisaties in het kader van hun taakstelling uitvoeren. Men spreekt in dit verband ook wel van 'werkprocesgebonden informatie'.
De overheid bewaart veel overheidsinformatie voor kortere tijd, langere tijd of blijvend. Zij doet dit om deze informatie te (her-)gebruik in werkprocessen, om invulling te geven aan informatiebehoeften vanuit de maatschappij, om het eigen handelen te kunnen reconstrueren in het kader van verantwoording en bewijsvoering of om raadpleging om cultuurhistorische redenen mogelijk te maken.
Wat is het probleem en de uitdaging bij Digitale duurzaamheid?[bewerken]
De transitie naar digitaal werken bij de overheid die voor een belangrijk deel al eerder plaats vond, en de transitie naar digitaal archiveren die inmiddels ook is begonnen, leveren nieuwe uitdagingen op. Hoe kunnen overheidsorganisaties, in dit geval gemeenten, eenmaal opgeslagen overheidsinformatie zo bewaren en beheren dat deze informatie in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft? Dit terwijl de apparatuur, de programmatuur, de bestandsformaten en de opslagmedia die worden gebruikt bij het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen.
Elders zijn ook andere termen in gebruik, zoals 'Duurzame digitale toegankelijkheid' en 'Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie'.
Als thema heeft Digitale duurzaamheid betrekking op alle digitale overheidsinformatie. Daarom gaat het niet alleen over traditionele tekstdocumenten (ongestructureerde informatie). Het gaat ook over gestructureerde gegevens (gegevensobjecten) in databasebestanden en over complexe combinaties van gestructureerde en ongestructureerde informatie zoals webpagina's (samengesteld uit een groot aantal informatie-elementen van diverse aard) en digitale ruimtelijke plannen (idem).
Digitale duurzaamheid heeft niet alleen betrekking op langdurig of blijvend te bewaren overheidsinformatie, maar ook op tijdelijk of kortdurend te bewaren informatie. Wel is de bijbehorende problematiek bij langdurig te bewaren informatie het duidelijkst aanwezig. De reden daarvoor is, zoals al genoemd, het na verloop van tijd veranderen van de ICT waarmee digitale informatie wordt gelezen. Omdat met name veel gearchiveerde informatie (in de betekenis van bewaard als 'digitaal bewijs') lang of blijvend wordt bewaard, is Digitale duurzaamheid juist daarbij een belangrijk aandachtspunt. Dat geldt voor zowel archiefvorming (hoe zodanig opslaan dat het zo lang mogelijk digitaal toegankelijk blijft?) als en archiefbeheer (hoe zodanig in stand houden én na verloop van tijd zonodig converteren etc. dat het ook na veranderingen van de ICT digitaal toegankelijk blijft?).
Wat verstaan we onder Informatiebeheer?[bewerken]
De term Informatiebeheer zoals hier aan de orde staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren en het waar nodig vernietigen van informatie. Daarbij is het beheren gericht op het in stand, beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar houden van informatie. Het vernietigen heeft betrekking op niet blijvend te bewaren informatie. Onder het beheer vallen ook handelingen waarbij de zorg voor gearchiveerde informatie over gaat naar een andere verantwoordelijke partij. Daarvan bestaan meerdere varianten die met termen als 'overbrengen', 'overdragen' en 'vervreemden' zijn vastgelegd in archiefwet- en regelgeving.
Ontsluiting, voor gebruik en raadpleging, hoort ook bij het aandachtsgebied en is essentieel omdat zonder gebruik en raadpleging bewaren geen zin heeft. Wel kunnen voor ontsluiting, gebruik en raadpleging beperkingen gelden. Want niet alle overheidsinformatie is op elk moment openbaar oftewel voor iedereen beschikbaar. Toegang voor het publiek en de bijbehorende beperkingen worden geregeld in de Wet openbaarheid bestuur (Wob) en de Archiefwet met daarnaast een groter wordende rol voor actieve openbaarmaking in het kader van het landelijke beleid voor een meer open overheid.
Het doel van het bewaren van overheidsinformatie werd kort al benoemd. Hier zetten we het nog wat scherper neer:
- het (her-)gebruik van informatie in werkprocessen. Dit kan de vorm hebben van het 'teruggeven' van informatie aan het werkproces waaruit de informatie afkomstig is. Vaak zal dat het geval zijn bij informatie in een zaakdossier van een nog lopende zaak;
- het reconstrueren van het handelen van overheidsorganisaties ten behoeve van onder andere verantwoording en bewijsvoering (vooral met gebruikmaking van gearchiveerde informatie);
- het invulling geven aan informatiebehoeften vanuit de maatschappij, onder andere door informatie op verzoek of actief openbaar te maken;
- het raadplegen van informatie om cultuurhistorische redenen (ook gericht op vooral gearchiveerde informatie).
Informatiebeheer en het werkproces[bewerken]
Informatiebeheer zoals hier bedoeld gaat niet over inhoud in de betekenis van het verwerken en bewerken van informatie zoals dat in werkprocessen gebeurt. Het gaat over het in oorspronkelijke (authentieke) staat bewaren, beheren en ontsluiten van wat daar is ontstaan en beschikbaar gekomen. Het gaat dus ook niet over het actueel houden van informatie zoals dat gebeurt bij een database met adresgegevens. Daarom zou de term 'niet-inhoudelijk informatiebeheer' nog zuiverder zijn. Tegelijkertijd is die term niet gebruikelijk en herkenbaar. Daarom werken we kortweg met de term Informatiebeheer, wetende dat dat in dit verband exclusief het inhoudelijk bewerken van informatie is.
Twee aandachtsgebieden
Het vorenstaande maakt, kijkend naar de algehele informatievoorziening van de overheid, twee aandachtsgebieden zichtbaar:
- het op inhoud gerichte lezen, verwerken en bewerken van informatie in werkprocessen;
- het niet op inhoud gerichte informatiebeheer in de vorm van informatie opslaan en deze met de originele inhoud (dus ongewijzigd) bewaren om deze informatie vervolgens beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar te houden (het beheren) en deze voor gebruik en raadpleging te ontsluiten en te leveren. Dit laatste zowel naar werkprocessen als naar (individuele) burgers en de maatschappij (het publiek).
Onderstaand model visualiseert een en ander.
Hoe is het aandachtsgebied dat wordt aangeduid met de term 'Digitale duurzaamheid' begrensd?[bewerken]
Zoals al gezegd gelden de eisen met betrekking tot Digitale duurzaamheid voor alle overheidsinformatie, dus voor zowel de kort- als langdurig te bewaren informatie. Wel is de problematiek die verbonden is met het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie extra nadrukkelijk aanwezig bij informatie die de overheid in het kader van de Archiefwet langdurig moet bewaren. Dit omdat computerapparatuur en -programmatuur in de loop van de tijd veranderen. Informatie wordt daardoor makkelijk onleesbaar of gaat daardoor zelfs verloren.
Digitale duurzaamheid verwijst niet naar alle aspecten van overheidsinformatie. Zo gaat Digitale duurzaamheid bijvoorbeeld niet over het actueel houden van informatie en het in werkprocessen be- en verwerken van informatie. Digitale duurzaamheid gaat wel over het bewaren en toegankelijk houden van de informatie die in die werkprocessen ontstaat. Twee voorbeelden:
- digitale duurzaamheid gaat niet over hoe de gegevens in de Basisregistratie Personen (BPR) inhoudelijk actueel te houden. Het gaat wel over het bewaren en toegankelijk houden van de gegevens in de BPR en dat is inclusief de historische gegevens, zoals op welk adres een burger woonde voordat hij verhuisde;
- digitale duurzaamheid gaat niet over het bewerken van een concept-tekstdocument, oftewel over de aard van de inhoud. Het gaat wel over het bewaren en toegankelijk houden van documenten die aldus ontstaan, zelfs als het gaat om kortdurend bewaren. Digitale duurzaamheid gaat in die zin ook over het opslaan en bewaren van een concept-document in een zaakdossier opdat de auteur of een collega er de volgende dag aan verder kan werken.
Vandaar dat behalve archivering ook andere vormen van bewaren onder Digitale duurzaamheid vallen, zoals dossiervorming. Waarbij een dossier ook niet of nog niet gearchiveerde informatie kan bevatten. Vandaar dat het aandachtsgebied ook wel benoemd wordt als 'Informatiebeheer', waarbij overigens de variant 'Niet-inhoudelijk informatiebeheer’ nog duidelijker is.
Het aandachtsgebied 'Niet-inhoudelijk informatiebeheer’ heeft op procesniveau betrekking op:
- het ontvangen of afvangen van informatie uit het werkproces;
- het duurzaam toegankelijk bewaren van die informatie;
- het ontsluiten van die informatie.
Het bewaren en ontsluiten van informatie is hierbij gericht op:
- (her-)gebruik in werkprocessen (zowel gearchiveerde als niet of nog niet gearchiveerde informatie);
- het reconstrueren van het handelen van een overheidsorganisatie ten behoeve van onder andere bewijsvoering en verantwoording (gearchiveerde informatie);
- raadpleging om cultuurhistorische redenen (gearchiveerde informatie).
In de digitale variant van 'Niet-inhoudelijk informatiebeheer’ bestaat de grootste uitdaging dus uit Digitale duurzaamheid oftewel het duurzaam toegankelijk houden van voor korte of langere tijd in bewaring genomen digitale informatie.
Hoe past de term 'Duurzame digitale toegankelijkheid' hierbij?[bewerken]
Naast de binnen NORA gebruikte term Digitale duurzaamheid voor het overeenkomstige aandachtsgebied en bijbehorend project, zijn voor hetzelfde aandachtsgebied ook andere termen in gebruik. Een bekende variant is Duurzame digitale toegankelijkheid. Zo'n net iets andere term maakt het hier in beeld zijnde en de eronder vallende inhoud niet anders.
Aspecten van Digitale duurzaamheid of Duurzame toegankelijkheid[bewerken]
We gaan uit van tien aspecten zoals ook benoemd in de conceptversie van een nieuw landelijk 'Normenkader duurzaam toegankelijke overheidsinformatie' (bij het Nationaal Archief ondergebracht project):
- het bij informatie passende beheerregime;
- de context van informatie;
- ordening van informatie;
- de vindbaarheid van informatie;
- de beschikbaarheid van informatie;
- de leesbaarheid van informatie;
- de authenticiteit van informatie;
- de (mate van) openbaarheid van informatie;
- de bewaartermijn van informatie;
- het eigendom van informatie en de bijbehorende verantwoordelijkheden.
Merk op dat een aspect als 'actualiteit' hier - terecht - ontbreekt.
Andere aspecten lijken slechts te ontbreken. Twee voorbeelden daarvan:
- het opslagformaat of het opslagmedium van digitale informatie. Deze aspecten volgen uit de wel genoemde aspecten zoals leesbaarheid;
- metagegevens: idem. Want metagegevens vormen een middel, of werkwijze, om invulling te geven aan - zelfs verschillende van - de hierboven genoemde aspecten. Met metagegevens wordt context vastgelegd, maar ook de beheergeschiedenis, het met leesbaarheid verbonden formaat van informatie en de bewaartermijn van informatie. En dit is geen uitputtende opsomming.
Eisen[bewerken]
Het bewaren, ontsluiten en toegankelijk houden van overheidsinformatie moet voldoen aan de met Digitale duurzaamheid verbonden eisen. Deze zijn vastgelegd in wet- en regelgeving waaronder de Archiefwet en in normen waarin die eisen verder zijn uitgewerkt. Zie Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid?.
Een bij het Nationaal Archief in ontwikkeling zijnd nieuw normenkader voor overheidsinformatie gaat uit van de tien hiervoor genoemde aspecten. Dat normenkader gaat generiek geformuleerde eisen voor overheidsinformatie bevatten. Overheidsorganisaties kunnen die vervolgens specifieker maken per soort informatie en per vastgesteld beheerregime. Zo kan worden gekozen voor bijvoorbeeld een beheerregime voor als 'digitaal bewijs' gearchiveerde informatie (archiefobjecten) en daarnaast een beheerregime voor niet of nog niet gearchiveerde informatie maar die wel wordt bewaard als inhoud van een digitaal dossier (zoals bijvoorbeeld een zaakdossier).
De breedte van het aandachtsgebied[bewerken]
Behalve langdurig te bewaren gearchiveerde informatie moet ook kortdurend te bewaren informatie voldoen aan de voor overheidsinformatie geldende eisen. Daarnaast geldt voor zowel gearchiveerde informatie (archiefobjecten) als niet of nog niet gearchiveerde informatie dat het voldoen aan bepaalde eisen al om actie vraagt bij het creëren van informatie oftewel bij het begin van de levensloop van informatie. Zo is informatie alleen goed bruikbaar als altijd duidelijk is waar het bij hoort (welk werkproces, welke situatie, welke burger, welke organisatie, welke behandelend ambtenaar) oftewel als de context van die informatie duidelijk is. Die context wordt vastgelegd in de vorm van zogenoemde metagegevens. Die worden zoveel mogelijk al de creatie van informatie aan die informatie toegevoegd. Daarmee heeft Digitale duurzaamheid betrekking op de gehele levensloop van overheidsinformatie, van creatie tot het moment - bij niet-blijvend te bewaren informatie - van vernietiging van die informatie. Digitale duurzaamheid gaat dus over zowel het korte als het lange termijn geheugen van de overheid gaat.
Het gehele aandachtsgebied is van belang voor en stelt eisen aan alle overheidsorganisaties. Daarnaast zijn er de op dit terrein gespecialiseerde organisaties zoals bibliotheken en archiefinstellingen. Maar uiteindelijk is het behoud van digitale overheidsinformatie van belang voor het functioneren van de gehele samenleving en aspecten daarvan zoals de rechtstaat en ons democratisch bestel.
Belangrijke deelaandachtsgebieden van niet-inhoudelijk informatiebeheer zijn dossiervorming en archivering.
Wat verstaan we onder digitaal archiveren?[bewerken]
Onder digitaal archiveren verstaan we het als 'digitaal bewijs' opslaan en bewaren van overheidsinformatie met als drieledig doel:
- (her-)gebruik in werkprocessen;
- reconstrueren van het handelen van een overheidsorganisatie ten behoeve van onder andere bewijsvoering en verantwoording;
- invulling geven aan cultuurhistorische redenen waaronder geschiedschrijving.
De formulering 'digitaal bewijs' betekent dat gearchiveerde informatie informatie is waarvan de content is gefixeerd oftewel bevroren. Metagegevens kunnen nog wel veranderen, onder andere omdat ook aspecten zoals de beheergeschiedenis en de openbaarheid van informatie in metagegevens worden vastgelegd, maar de content blijft zoals die was toen de desbetreffende informatie gearchiveerd werd. Het resultaat van archiveren is gearchiveerde informatie en daarvoor gebruiken we ook de term archiefobjecten om aan te geven dat het bewaren ervan concrete en begrensde eenheden van informatie betreft. Daarnaast hebben deze eenheden archiefstatus en moeten ze voldoen aan de eisen en kenmerken die horen bij informatie met archiefstatus.
De Archiefwet beschrijft archivering als 'Het in goede geordende en toegankelijke staat brengen en houden van archiefwaardige en procesgebonden informatie'. De Archiefwet schrijft niet voor dat die informatie digitaal moet zijn. Maar als streven is dat inmiddels wel overheidsbreed geaccepteerd. Bovendien is het vastgelegd in landelijke beleidsstukken waaronder de Visiebrief digitale overheid 2017 die het kabinet in 2013 naar de Tweede kamer zond.