Kaders voor Duurzame Toegankelijkheid
Wettelijke kaders[bewerken]
Archiefwetgeving[bewerken]
Archiefwet 1995 (AW)[bewerken]
De Archiefwet stelt algemene eisen aan het beheer van alle archiefbescheiden van de overheid. Het hoofdbeginsel van de wet is dat alle overheidsorganen verplicht zijn de archiefbescheiden (ongeacht de vorm of informatiedrager) die onder hen berusten, in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Archiefbesluit 1995 (AB)[bewerken]
Het Archiefbesluit 1995 is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. In principe gaat het Archiefbesluit in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet 1995, maar geeft het meer gedetailleerde regels.
Archiefregeling 2009[bewerken]
De Archiefregeling geeft nadere uitwerking aan de artikelen 11 (duurzaamheid), 12 (ordening en toegang) en 13 (archiefruimtes en -bewaarplaatsen) van het Archiefbesluit. De regeling bevat ook vele normen en standaarden voor materialen, media en ruimtes e.d. De eisen gelden voor alle permanent te bewaren archiefbescheiden, die in aanmerking komen voor overbrenging naar het Nationaal Archief of andere bewaarplaatsen.
Beheersregels[bewerken]
De bestuurlijk verantwoordelijken voor het archiefbeheer van een overheidsorganisatie (zorgdragers) stellen volgens artikel 14 van het Archiefbesluit beheersregels vast voor het beheer van hun archiefbescheiden. In de beheersregels moeten alle verantwoordelijkheden rond het archiefbeheer zijn vastgelegd. Ze zijn van toepassing op alle onderdelen van de organisatie, inclusief zelfstandige organisatieonderdelen zoals agentschappen, buitendiensten en regiokantoren en ze zijn voorzien van een toelichting. De beheersregels moeten worden aangepast bij veranderingen in de organisatie.
Overige informatiewetgeving[bewerken]
Besluit informatievoorziening in de rijksdienst 1990 (Besluit IVR)[bewerken]
Deze regeling legt een aantal uitgangspunten voor de informatievoorziening vast. Het voorschrift is bindend voor de ministeries en de daaronder ressorterende 'diensten, bedrijven en instellingen'
Besluit Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst 2007 (Vir)[bewerken]
Het Voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst beschrijft een aantal basisregels over de informatiebeveiliging. Het voorschrift is bindend voor de ministeries en de daaronder ressorterende 'diensten, bedrijven en instellingen'.
Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst - bijzondere informatie (Vir-bi)[bewerken]
Het voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst - bijzondere informatie, bevat aanvullende eisen voor de beveiliging van staatsgeheimen en andere bijzondere informatie. Het voorschrift is bindend voor de ministeries en de daaronder ressorterende 'diensten, bedrijven en instellingen'.
Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie (Bara)[bewerken]
Deze regeling is specifiek voor het Rijk en geeft de bestemming aan van archiefbescheiden bij een organisatieverandering.
Wet elektronische handtekeningen[bewerken]
De wet geeft het juridisch kader voor het gebruik van elektronische handtekeningen en stelt er eisen aan om de veiligheid en betrouwbaarheid te waarborgen.
Openbaarheid van documenten van de Europese Unie (Eurowob)[bewerken]
De Eurowob geldt, naast de documenten van Europese instellingen, ook voor de Europese documenten die in het bezit zijn van de Nederlandse overheid (ministeries, pbo-organen).
Selectiedocumenten[bewerken]
Generiek waarderingsmodel Rijksoverheid: concordans Basis Selectiedocumenten, 2011[bewerken]
Het Generiek waarderingsmodel Rijksoverheid is een sterk ingedikt generieke selectielijst gebaseerd op de MARIJ (Model Architectuur Rijksdienst). Het dient niet als de wettelijke selectielijst, maar als een model dat zorgdragers kunnen gebruiken om uiteindelijk een eigen selectielijst samen te stellen.
Selectielijst archiefbescheiden provinciale organen vanaf 2014[bewerken]
De wettelijke vastgestelde selectielijst voor alle provincies.
Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, 2012[bewerken]
De wettelijke vastgestelde selectielijst voor alle gemeentes, waarin opgenomen de categorieën archiefbescheiden en archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen. Bij de archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen is vermeld na welke termijn zij moeten worden vernietigd.
Richtinggevende documenten[bewerken]
Beleid[bewerken]
Visiebrief digitale overheid 2017[bewerken]
Deze visiebrief die het kabinet in 2013 naar de Tweede kamer stuurde, zegt dat bedrijven en burgers de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt.
Visie open overheid (PDF, 625 kB)[bewerken]
Het kabinetsbeleid is dat overheidsinformatie openbaar is en door overheidsorganisaties actief openbaar wordt gemaakt, tenzij. Dat tenzij betekent dat er goede redenen moeten zijn om het niet te doen, zoals privacy- of concurrentiegevoeligheid van gegevens of bijvoorbeeld de staatsveiligheid. Deze lijn is vastgelegd in de in 2013 door het kabinet gepubliceerde Visie open overheid.
Actieplan open overheid (PDF, 667 kB)[bewerken]
Het eveneens in 2013 gepubliceerde Actieplan open overheid bevat de actielijnen volgens welke de overheid invulling wil geven aan het beleid van actieve openbaarmaking. De relatie met archivering en daarmee ook digitale duurzaamheid is onder andere beschreven in de publicatie De open overheid en archivering (PDF, 183 kB).
Archiefvisie 2011[bewerken]
De Archiefvisie richt zich op archiveren en de omgang met informatie in het digitale tijdperk.
Archief 2020 Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie[bewerken]
Het programmaplan Innovatie Archiefsector 2013-2016 omschrijft de aanleiding, doelstelling en opzet van Archief 2020 dat loopt van 2013 tot en met 2016. Het beschrijft op hoofdlijnen wat nodig is om de komende vier jaar een basis te leggen voor een optimaal functionerende archief- en informatieketen.
Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,71 MB)[bewerken]
Dit en het vorige document leidden tot het in 2013 gestartte landelijke programma Archief 2020 dat de overheid ondersteunt bij onder andere de transitie naar digitaal archiveren.
Baselines[bewerken]
Baseline Informatiehuishouding Rijk, 2009[bewerken]
De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (versie 1.0) is op 24 juni vastgesteld in de Stuurgroep Informatie op Orde. Het betreft de kerndocumenten bestaande uit een Managementstatement, de 7 normen en de Basics, het toelichtende document inclusief managementsamenvatting. De Baseline is een op de huidige wetgeving gebaseerde basisset van normen, eisen en maatregelen die betrekking hebben op de (digitale) informatiehuishouding van het Rijk. Met de Baseline is de manager op het departement beter in staat om te voldoen aan de actuele informatie-eisen die gelden voor zijn primaire processen. Om de Baseline te kunnen implementeren, is ook Zelfevaluatie instrument ontwikkeld.
Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, 2011[bewerken]
De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten is het algemene, voor alle gemeenten en onderdelen daarvan - ook samenwerkingsverbanden en uitvoerende diensten - geldende normenkader voor informatiebeheer, dat de toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie bevordert. Het is een overzicht van bestaande kaders op dit gebied en geeft aan hoe die ingezet kunnen worden. Het is een handreiking voor gemeenten om grip en sturing te krijgen op het informatiebeheer.
Architecturen[bewerken]
Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid[bewerken]
De Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid schetst het streefbeeld van een rijksbrede informatiehuishouding, waarin de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie is geborgd.
Toetsingskaders[bewerken]
Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, Zelfevaluatie Vragenlijst versie 1.5[bewerken]
Toetsingsinstrument om zelf na te kunnen gaan in hoeverre aan de Baseline Informatiehuishouding Rijsoverheid wordt voldaan.
Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)[bewerken]
Een VNG Handreiking om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen. Het bevat en raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving.
Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), LOPAI en WGA[bewerken]
RODIN biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. RODIN is gebaseerd op een samenvatting van relevante wet- en regelgeving, normen en standaards.
Normen en standaarden[bewerken]
Toelichting normen en standaarden[bewerken]
De normen en standaards zijn hier achtereenvolgens gegroepeerd naar de onderwerpen informatiemanagement, metagegevens, procesanalyse en workflow, RMA-software, preservering, informatiebeveiliging en interoperabiliteit.
Normen worden vaak aangeduid met een code, zoals:
| ICA | International Council on Archives (Internationale Archiefraad) |
| IEC | International Electrotechnical Commission |
| ISO | International Standard Organisation (internationale norm) |
| NEN | NEderlandse Norm (NNI, Nederlands Normalisatie Instituut) |
| NPR | Nederlandse Praktijkrichtlijn (een praktische uitwerking van een norm) |
| TR | Technical Report |
| TS | Technical Specification |
| OASIS | Organization for the Advancement of Structured Information Standards |
Informatiemanagement algemeen[bewerken]
Normen[bewerken]
NEN-ISO_15489-1:2001 - Standaard voor Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Algemeen[bewerken]
Deze internationaal erkende algemene norm is gericht op het gehele recordsmanagement en bevat een omschrijving van de processen en stappen die leiden tot een doelmatige inrichting van de informatiehuishouding, afgestemd op de taken van de organisatie. In de Archiefregeling 2009 wordt ook naar de norm verwezen.
NEN-ISO/TR 15489-2:2001 - Standaard voor Informatie- en archiefmanagement - Deel 2: Richtlijnen[bewerken]
Dit technisch rapport is een implementatiegids voor NEN-ISO 15489-1 te gebruiken door professionals in informatie- en archiefmanagement en door diegenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden in hun organisaties.
NEN-ISO 30300:2011 - Managementsystemen voor archiefbescheiden[bewerken]
Deze internationale norm definieert de begrippen die toepasbaar zijn op managementsystemen voor archiefbescheiden. De norm bevat grondbeginselen en een verklarende woordenlijst.
NEN-ISO 30301:2011 - Managementsystemen voor archivering – Eisen management-systeem[bewerken]
Deze internationale norm definieert de eisen voor een managementsystemen van archiefbescheiden.
NPR-ISO/TR 18128:2014 - Risk assessment for records processes and systems - Risicoanalyse van informatie- en archiefbeheer[bewerken]
Dit technisch rapport geeft richtlijnen en helpt bij het beheersen van de risico’s die verbonden zijn met record processen en systemen, zoals het verlies of de beschadiging van records, die daardoor niet meer bruikbaar, betrouwbaar, authentiek, volledig of ongewijzigd zijn en daarmee niet meer voldoen aan de doelen van de organisatie.
NPR 2083+C1:2010 - Geïntegreerde toepassing van ISO en ISO/IEC normen in de informatiehuishouding[bewerken]
In deze Nederlandse Praktijkrichtlijn staan de normen NEN-EN-ISO 9001, NEN-ISO 15489-1 en NEN-ISO-IEC 27001 centraal. De richtlijn geeft organisaties inzicht in het op geïntegreerde wijze toepassen van deze normen.
NPR-ISO/TR 26122:2008 - Analyse van de werkprocessen voor records[bewerken]
Een leidraad voor de analyse van een werkproces vanuit het perspectief van de creatie, vastlegging en controle van gegevens (archiefbescheiden). Er worden twee soorten analyses onderscheiden, namelijk a) functionele analyse (decompositie van functies in processen), en b) sequentiële analyse (onderzoek van de stroom van transacties).
NPR-ISO/TR 13028:2010 - Implementatie richtlijnen voor digitalisering van bestanden[bewerken]
Dit technisch rapport geeft richtlijnen voor het creëren en onderhouden van digitale records, waarbij het originele papier of op andere analoge dragers gekopieerd zijn door digitalisering (zoals bij scannen).
NPR-ISO/TR 15801:2009 - Electronic imaging - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability[bewerken]
Dit technisch rapport beschrijft de implementatie en werking van document management systemen die geacht worden elektronische informatie in een image formaat, op een betrouwbare manier te bewaren en de authenticiteit, betrouwbaarheid en leesbaarheid in de tijd veilig te stellen.
Metagegevens[bewerken]
Normen[bewerken]
NEN-ISO_23081-1:2006 - Processen voor informatie- en archiefmanagement - Metadata voor archiefbescheiden - Deel 1: Principes[bewerken]
De Standaard voor Metadata is een standaard voor het beheren van metagegevens voor archiefbescheiden (records). De Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie is gebaseerd op deze NEN-ISO standaard.
NEN-ISO 23081-2:2009 - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 2: Conceptuele en implementatieaspecten[bewerken]
Dit deel van ISO 23081 biedt een kader voor het definiëren van metagegevenselementen volgens de principes en overwegingen voor implementatie die uiteengezet zijn in ISO 23081-1.
NPR-ISO/TR 23081-3:2011 - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 3: Zelf-beoordelingsmethode[bewerken]
Dit technisch rapport biedt een leidraad voor het uitvoeren van een zelfbeoordeling op metagegevens relatie tot de creatie, vast te leggen en de controle van deze gegevens.
Standaarden[bewerken]
Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) versie 1 .1, KING 2014[bewerken]
Het Toepassingsprofiel Lokale Overheden is bestemd voor medewerkers van provincies, waterschappen en gemeenten die verantwoordelijk zijn voor het informatiebeleid. Het toepassingsprofiel specificeert de minimaal verplichte metagegevens. Daarnaast wordt kort ingegaan op de toepassing ervan binnen het records management en op de stappen die organisaties moeten zetten om een eigen, organisatie specifiek toepassingsprofiel te maken.
ISAD(G) Norm voor Archivistisch Beschrijven[bewerken]
Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, uitgegeven door de ICA.Deze norm verschaft algemene richtlijnen voor het maken van archivistische beschrijvingen. Hij dient te worden gebruikt in combinatie met bestaande nationale normen of als basis voor de ontwikkeling van nationale standaarden.
Encoded Archival Description (EAD)[bewerken]
EAD is een datamodel in XML, voor de toepassing van ISAD(G), dat is ontwikkeld voor het maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen van archiefbeschrijvingen.
ISAAR(CPF)Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families[bewerken]
Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families.
Encoded Archival Context (EAC)[bewerken]
EAC is een datamodel in XML, voor de toepassing van ISAAR(CPF)en voorziet in een grammatica voor het coderen van de namen van de makers van archiefmateriaal en gerelateerde informatie.
Metadata Encoding and Transmission Standard (METS)[bewerken]
Is een datamodel in XML voor alle beschrijvende, administratieve en structurele metagegevens van archiefbescheiden en collectie-items.
Software voor archiefvorming en -beheer[bewerken]
Normen[bewerken]
NEN-ISO 16175-1:2010 - Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving - Deel 1: Overzicht en de verklaring inzake basisbeginselen[bewerken]
De norm biedt internationaal overeengekomen, binnen de ICA, principes en functionele eisen voor software om digitale informatie te creëren en te beheren in kantooromgevingen. Dit deel geeft een overzicht en beschrijft de principes voor het beheer van records in een digitale omgeving.
NEN-ISO 16175-2:2011 - Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving - deel 2: Richtlijnen en functionele eisen voor digitale informatie- en archiefmanagementsystemen[bewerken]
Dit deel geeft de functionele eisen voor softwaresystemen voor recordsmanagement.
NEN-ISO 16175-3:2010 - Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving - Deel 3: Richtlijnen en functionele eisen voor records in bedrijfssystemen[bewerken]
Dit deel geeft de functionele eisen voor het informatiebeheer in bedrijfssystemen.
NEN 2082:2008 - Eisen voor Functionaliteit van Informatie- en Archiefmanagement in programmatuur.[bewerken]
NEN 2082 is een Nederlandse norm gebaseerd op de NEN-ISO 15489 en de NEN-ISO 23081. Alhoewel de titel het wel suggereert is de norm is geen echte softwarespecificatie, maar geeft het algemene functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement, die ook door software ondersteund dienen te worden.
Standaarden[bewerken]
DoD 5015.2-STD:2007 Electronic Records Management Software applications design criteria Standard[bewerken]
Electronic Records Management Software applications design criteria Standard DoD 5015.2-STD definieert functionele eisen voor recordsmanagement software en is goedgekeurd door het Nationale archief van de VS. De standaard is ontwikkeld en wordt onderhouden door het Amerikaanse ministerie van Defensie en wordt gebruikt door vele staten en lagere overheden in de VS. Onder de standaard functioneert een uitgebreid certificatieprogramma voor recordsmanagement software en vele (internationale) pakketten zijn inmiddels gecertificeerd. Van de standaard is ook een Nederlandse bewerkte vertaling beschikbaar.
MoReq2010:2010 Modular Requirements for Records Systems[bewerken]
Modular Requirements for Records Systems versie 2010. MoReq is ontwikkeld in opdracht van de Europese Commissie. MoReq is een, modulair gestructureerd, model van functionele eisen voor recordsmanagement software.
Preservering[bewerken]
Toelichting preservering[bewerken]
Onder preservering wordt verstaan, alle processen en activiteiten die betrokken zijn bij de zorg voor het technische en intellectuele behoud van authentieke archiefbescheiden door de tijd heen. Preservering betreft het voorkomen en tegengaan van veroudering en achteruitgang van gegevens, opslagmedia, software en hardware, met het behoud van de toegankelijkheid en authenticiteit van de archiefbescheiden.
Normen preservering algemeen[bewerken]
NPR-ISO/TR 18492:2005 Langdurige conservering van elektronische gebaseerde documenteninformatie[bewerken]
Dit technisch rapport biedt een raamwerk voor strategie-ontwikkeling en biedt best practices, die toegepast kunnen worden op een brede scala aan elektronische records om langdurige de toegankelijkheid en authenticiteit te verzekeren.
ISO 14721:2012 - Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model[bewerken]
Deze norm is een technische aanbevolen praktijk voor wat is vereist voor een archief, bij het langetermijnbeheer van digitale informatie. Het referentiemodel bevat strategieën, definities en een raamwerk.
ISO 16363:2012 - Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories[bewerken]
Deze norm definieert een aanbevolen praktijk voor het beoordelen van de betrouwbaarheid van digitale repositories. Het is toepasbaar op de hele range van repositories en kan gebruikt worden als basis voor certificering.
PREservation Metadata: Implementation Strategies (PREMIS)[bewerken]
PREMIS is de internationale standaard voor metagegevens om de preservering van digitale objecten te ondersteunen en de bruikbaarheid ervan op de langetermijn te verzekeren.