Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid?
Wettelijke kaders
Archiefwetgeving
Archiefwet 1995 (AW)
De Archiefwet stelt algemene eisen aan het beheer van alle archiefbescheiden van de overheid. Het hoofdbeginsel van de wet is dat alle overheidsorganen verplicht zijn de archiefbescheiden (ongeacht de vorm of informatiedrager) die onder hen berusten, in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Archiefbesluit 1995 (AB)
Het Archiefbesluit 1995 is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. In principe gaat het Archiefbesluit in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet 1995, maar geeft het meer gedetailleerde regels.
Archiefregeling 2009
De Archiefregeling geeft nadere uitwerking aan de artikelen 11 (duurzaamheid), 12 (ordening en toegang) en 13 (archiefruimtes en -bewaarplaatsen) van het Archiefbesluit. De regeling bevat ook vele normen en standaarden voor materialen, media en ruimtes e.d. De eisen gelden voor alle permanent te bewaren archiefbescheiden, die in aanmerking komen voor overbrenging naar het Nationaal Archief of andere bewaarplaatsen.
Beheersregels
De bestuurlijk verantwoordelijken voor het archiefbeheer van een overheidsorganisatieNORA doelt met het begrip 'overheidsorganisaties' zowel op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.
(zorgdragers) stellen volgens artikel 14 van het Archiefbesluit beheersregels vast voor het beheer van hun archiefbescheiden. In de beheersregels moeten alle verantwoordelijkheden rond het archiefbeheer zijn vastgelegd. Ze zijn van toepassing op alle onderdelen van de organisatie, inclusief zelfstandige organisatieonderdelen zoals agentschappen, buitendiensten en regiokantoren en ze zijn voorzien van een toelichting. De beheersregels moeten worden aangepast bij veranderingen in de organisatie.
Overige informatiewetgeving
Besluit informatievoorziening in de rijksdienst 1990 (Besluit IVR)
Deze regeling legt een aantal uitgangspunten voor de informatievoorziening vast. Het voorschrift is bindend voor de ministeries en de daaronder ressorterende 'diensten, bedrijven en instellingen'
Besluit Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst 2007 (Vir)
Het Voorschrift informatiebeveiligingHet proces van vaststellen van de vereiste betrouwbaarheid van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen. rijksdienst beschrijft een aantal basisregels over de informatiebeveiligingHet proces van vaststellen van de vereiste betrouwbaarheid van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen.. Het voorschrift is bindend voor de ministeries en de daaronder ressorterende 'diensten, bedrijven en instellingen'.
Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst - bijzondere informatie (Vir-bi)
Het voorschrift informatiebeveiligingHet proces van vaststellen van de vereiste betrouwbaarheid van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen. rijksdienst - bijzondere informatie, bevat aanvullende eisen voor de beveiliging van staatsgeheimen en andere bijzondere informatie. Het voorschrift is bindend voor de ministeries en de daaronder ressorterende 'diensten, bedrijven en instellingen'.
Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie (Bara)
Deze regeling is specifiek voor het Rijk en geeft de bestemming aan van archiefbescheiden bij een organisatieverandering.
Selectiedocumenten
Waardering en Selectie
Overheidsorganen zijn op grond van de Archiefwet 1995 verplicht in een selectielijst vast te leggen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor bewaring en welke voor vernietiging.
Generiek waarderingsmodel Rijksoverheid: concordans Basis Selectiedocumenten, 2011
Het Generiek waarderingsmodel Rijksoverheid is een sterk ingedikt generieke selectielijst gebaseerd op de MARIJ (Model Architectuur Rijksdienst). Het dient niet als de wettelijke selectielijst, maar als een model dat zorgdragers kunnen gebruiken om uiteindelijk een eigen selectielijst samen te stellen.
Selectielijst archiefbescheiden provinciale organen vanaf 2014
De wettelijke vastgestelde selectielijst voor alle provincies.
Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, 2012
De wettelijke vastgestelde selectielijst voor alle gemeentes, waarin opgenomen de categorieën archiefbescheiden en archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen. Bij de archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen is vermeld na welke termijn zij moeten worden vernietigd.
Richtinggevende documenten
Beleid
Archiefvisie 2011
De Archiefvisie richt zich op archiveren en de omgang met informatie in het digitale tijdperk.
Archief 2020 Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie
Het programmaplan Innovatie Archiefsector 2013-2016 omschrijft de aanleiding, doelstelling en opzet van Archief 2020 (2013 tot en met 2016). Het beschrijft op hoofdlijnen wat nodig is om in deze vier jaar een basis te leggen voor een optimaal functionerende archief- en informatieketen.
Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016
Dit en het vorige document leidden tot het in 2013 gestartte landelijke programma Archief 2020 (afgerond eind 2016) dat de overheid ondersteunde bij onder andere de transitie naar digitaal archiveren.
Baselines
Baseline Informatiehuishouding Rijk, 2009
De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (versie 1.0) is op 24 juni vastgesteld in de Stuurgroep InformatieBetekenisvolle gegevens. op Orde. Het betreft de kerndocumenten bestaande uit een Managementstatement, de 7 normen en de Basics, het toelichtende document inclusief managementsamenvatting. De Baseline is een op de huidige wetgeving gebaseerde basisset van normen, eisen en maatregelen die betrekking hebben op de (digitale) informatiehuishoudingHet totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en –opslag of archivering ter ondersteuning van de primaire processen. van het Rijk. Met de Baseline is de manager op het departement beter in staat om te voldoen aan de actuele informatie-eisen die gelden voor zijn primaire processen. Om de Baseline te kunnen implementeren, is ook Zelfevaluatie instrument ontwikkeld.
Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, 2011
De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten is het algemene, voor alle gemeenten en onderdelen daarvan - ook samenwerkingsverbanden en uitvoerende diensten - geldende normenkader voor informatiebeheer, dat de toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. en betrouwbaarheidDe mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. van overheidsinformatie bevordert. Het is een overzicht van bestaande kaders op dit gebied en geeft aan hoe die ingezet kunnen worden. Het is een handreiking voor gemeenten om grip en sturing te krijgen op het informatiebeheer.
Architectuur
Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid
De Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid schetst het streefbeeld van een rijksbrede informatiehuishoudingHet totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en –opslag of archivering ter ondersteuning van de primaire processen., waarin de duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. van digitale informatie is geborgd.
Toetsingskaders
Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, Zelfevaluatie Vragenlijst versie 1.5
Toetsingsinstrument om zelf na te kunnen gaan in hoeverre aan de Baseline Informatiehuishouding Rijsoverheid wordt voldaan.
Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)
Een VNG Handreiking om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen. Het bevat en raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving.
Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), LOPAI en WGA
RODIN biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. RODIN is gebaseerd op een samenvatting van relevante wet- en regelgeving, normen en standaards.
Normen en standaarden
Toelichting normen en standaarden
De normen en standaards zijn hier achtereenvolgens gegroepeerd naar de onderwerpen informatiemanagement, metagegevens, procesanalyse en workflow, RMA-software, preservering, informatiebeveiligingHet proces van vaststellen van de vereiste betrouwbaarheid van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen. en interoperabiliteitInteroperabiliteit is het vermogen van organisaties (en hun processen en systemen) om effectief en efficiënt informatie te delen met hun omgeving.
Normen worden vaak aangeduid met een code, zoals:
| ICA | International Council on Archives (Internationale Archiefraad) |
| IEC | International Electrotechnical Commission |
| ISO | International Standard Organisation (internationale norm) |
| NEN | NEderlandse Norm (NNI, Nederlands Normalisatie Instituut) |
| NPR | Nederlandse Praktijkrichtlijn (een praktische uitwerking van een norm) |
| TR | Technical Report |
| TS | Technical Specification |
| OASIS | Organization for the Advancement of Structured Information Standards |
Informatiemanagement algemeen
Normen
NEN-ISO 15489-1:2016 - StandaardEen document dat een set van regels bevat die beschrijven hoe mensen materialen, producten, diensten, technologieën, taken, processen en systemen dienen te ontwikkelen en beheren voor InformatieBetekenisvolle gegevens.- en archiefmanagement
NEN-ISO 15489-1 geeft advies over het beheer van archiefbescheiden van archiefvormende organisaties, publiek- en privaatrechtelijk, voor interne of externe gebruikers. In 2016 is een nieuwe versie uitgekomen.
MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.
Normen
NEN-ISO_23081-1:2006 - Processen voor informatie- en archiefmanagement - Metadata voor archiefbescheiden - Deel 1: Principes
De StandaardEen document dat een set van regels bevat die beschrijven hoe mensen materialen, producten, diensten, technologieën, taken, processen en systemen dienen te ontwikkelen en beheren voor Metadata is een standaard voor het beheren van metagegevens voor archiefbescheiden (records). De Richtlijn MetagegevensGegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Overheidsinformatie is gebaseerd op deze NEN-ISO standaard.
NEN-ISO 23081-2:2009 - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 2: Conceptuele en implementatieaspecten
Dit deel van ISO 23081 biedt een kader voor het definiëren van metagegevenselementen volgens de principes en overwegingen voor implementatie die uiteengezet zijn in ISO 23081-1.
NPR-ISO/TR 23081-3:2011 - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 3: Zelf-beoordelingsmethode
Dit technisch rapport biedt een leidraad voor het uitvoeren van een zelfbeoordeling op metagegevens relatie tot de creatie, vast te leggen en de controle van deze gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd.
Standaarden
ISAD(G) Norm voor Archivistisch Beschrijven
Algemene Internationale Norm voor Archivistisch Beschrijven, uitgegeven door de ICA.Deze norm verschaft algemene richtlijnen voor het maken van archivistische beschrijvingen. Hij dient te worden gebruikt in combinatie met bestaande nationale normen of als basis voor de ontwikkeling van nationale standaarden.
Encoded Archival Description (EAD)
EAD is een datamodel in XML, voor de toepassing van ISAD(G), dat is ontwikkeld voor het maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen van archiefbeschrijvingen.
ISAAR(CPF)Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families
Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families.
Encoded Archival Context (EAC)
EAC is een datamodel in XML, voor de toepassing van ISAAR(CPF)en voorziet in een grammatica voor het coderen van de namen van de makers van archiefmateriaal en gerelateerde informatie.
Metadata Encoding and Transmission Standard (METS)
Is een datamodel in XML voor alle beschrijvende, administratieve en structurele metagegevens van archiefbescheiden en collectie-items.
Software voor archiefvorming en -beheer
Standaarden
DoD 5015.2-STD:2007 Electronic Records Management Software applications design criteria Standard
Electronic Records Management Software applications design criteria Standard DoD 5015.2-STD definieert functionele eisen voor recordsmanagement software en is goedgekeurd door het Nationale archief van de VS. De standaard is ontwikkeld en wordt onderhouden door het Amerikaanse ministerie van Defensie en wordt gebruikt door vele staten en lagere overheden in de VS. Onder de standaard functioneert een uitgebreid certificatieprogramma voor recordsmanagement software en vele (internationale) pakketten zijn inmiddels gecertificeerd. Van de standaard is ook een Nederlandse bewerkte vertaling beschikbaar.
MoReq2010:2010 Modular Requirements for Records Systems
Modular Requirements for Records Systems versie 2010. MoReq is ontwikkeld in opdracht van de Europese Commissie. MoReq is een, modulair gestructureerd, model van functionele eisen voor recordsmanagement software.
Preservering
Toelichting preservering
Onder preservering wordt verstaan, alle processen en activiteiten die betrokken zijn bij de zorg voor het technische en intellectuele behoud van authentieke archiefbescheiden door de tijd heen. Preservering betreft het voorkomen en tegengaan van veroudering en achteruitgang van gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd, opslagmedia, software en hardware, met het behoud van de toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. en authenticiteitEen kwaliteitsattribuut van een informatieobject. Het toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject. van de archiefbescheiden.
Normen preservering algemeen
PREservation Metadata: Implementation Strategies (PREMIS)
PREMIS is de internationale standaard voor metagegevens om de preservering van digitale objecten te ondersteunen en de bruikbaarheid ervan op de langetermijn te verzekeren.
