Zaakgericht (samen-)werken in ketens

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Zaakgericht werken is een bekend en al behoorlijk uitgewerkt concept voor gebruik binnen een organisatie (zie Het basisconcept van Zaakgericht Werken). Dat is minder het geval voor zaakgericht werken in ketens. Deze pagina gaat over dat laatste, dus over de combinatie zaakgericht werken en samenwerken tussen organisaties.

Vooralsnog worden voor de combinatie zaakgericht werken en samenwerken tussen organisaties vier categorieën onderscheiden:

1. Uitwisselen zaakinformatie.

Organisaties hebben informatie over elkaars zaken nodig en wisselen dat uit of ontsluiten dat naar elkaar. Bij minstens een van de twee organisaties gaat het om het uitwisselen of ontsluiten van statusinformatie naar de ketenpartner of om het uitwisselen van andere zaakinformatie.

Het ontsluiten van statusinformatie naar een ketenpartner op een manier die vergelijkbaar is met hoe dat naar burgers gebeurt, valt hier dus ook onder (tenzij ook sprake is van hetgeen onder 2, 3 of 4 wordt genoemd).

2. Uitwisselen zaakinformatie én een relatie tussen zaken op zaak-ID-niveau.

Organisaties wisselen informatie over hun zaken uit, en daarnaast zijn deze zaken ook op zaakniveau en met zaak-ID's met elkaar verbonden. Een zaak bij een andere organisatie is bijvoorbeeld een vervolgzaak van een zaak bij de eigen organisatie. Die relatie tussen de zaken wordt bij minstens en van de twee partners vastgelegd (als twee zaak-ID’s en de aard van de relatie). Het uitwisselen van zaakinformatie (leveren, ontvangen, raadplegen) gebeurt mede met gebruikmaking van die relatie op zaak-ID-niveau.

3. Geneste zaken.

Er zijn zaken die als bovengesdchikte zaak het resultaat nodig hebben van een ondergeschikte zaak, die - we hebben het hier over samenwerken tussen organisaties - door een andere organisatie wordt uitgevoerd en door die andere organisatie wordt geleverd. In de praktijk wordt dit ook wel benoemd als (voorbeeld): ‘hoofdzaak heeft het resultaat van een subzaak nodig’). De samenwerking gaat hier dus nog een stap verder dan bij categorie 2.

Op het niveau van de organisaties die deze zaken behandelen is veelal sprake van een hoofdaannemer-onderaannemerrelatie. Daarbij zien we soms ook het zogenoemde Droste-effect. Een zaak (op het 'laagste niveau') binnen een zaak, die op zijn beurt ook weer onderdeel is van een andere zaak.

De hier gebruikte termen 'bovengeschikte zaak' en 'ondergeschikte zaak' geven de relatieve posities van twee zaken ten opzichte van elkaar aan. De hoofdaannemer is verantwoordelijk voor de bovengeschikte zaak, de onderaannemer voor de ondergeschikte zaak, die - naar het Droste-effect - op zijn beurt ook weer iemand kan inhuren.

Een aandachtspunt bij deze benadering is, dat samenwerkende partijen het ook te complex kunnen maken. Maar als je het niet ingewikkelder maakt dan strikt nodig, dan levert deze benadering een heldere manier van modelleren op.

Wat betreft modelleren en de relatie zaak en dienst nog het volgende.

Als het resultaat van elke zaak wordt beschouwd als een dienst en de vraag om zo'n resultaat wordt beschouwd als de aanleiding voor de zaak die dat resultaat moet leveren, dan kunnen zaken worden gemodelleerd en samengesteld als diensten overeenkomstig de regels die gelden voor een dienstgeoriënteerde architectuur.

'Genest', een niveau diep.

4. Een gezamenlijke zaak.

Twee of meer organisaties werken tegelijk aan dezelfde zaak. Dit is de meest vergaande vorm van zaakgericht samenwerken.

Een variant in deze categorie betreft het uitbesteden van een deel van een zaak aan een uitvoeringsorganisatie, maar zonder dat die organisatie voor haar deel een eigen zaak begint. Die variant komt overeen met hoe er vaak binnen een organisatie wordt gewerkt: de aanvraag komt op concernniveau binnen en op dat niveau wordt een zaak gestart, wordt de uitvoering ervan bewaakt en vindt besluitvorming plaats, maar de inhoudelijke behandeling wordt toegewezen ('uitbesteed') aan een sectorale afdeling in de backoffice.

Het gezamenlijke zaakdossier bij deze categorie kan een voordeel zijn. Een nadeel kan zijn dat de verantwoordelijkheden van de betrokken organisaties niet meer zo duidelijk is afgebakend als wanneer elke organisatie zijn eigen zaak heeft. Dat vergt extra aandacht ingeval gekozen wordt voor deze variant.

Contact

Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar Adrie Spruit: adrie.spruit@ictu.nl, die redacteur is van deze pagina, met een cc. naar architectuur@ictu.nl.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.