Aanbevelingen metadatamanagement
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Arjen Santema
- Arjen.Santema@kadaster.nl
- Status
- Actueel
- Auteurs
Als afsluiting en samenvatting van de Visie metadatamanagement de belangrijkste aanbevelingen om met metadatamanagement aan de slag te gaan of verdere stappen te zetten:
6.1 Waar staan we, en waar willen we naartoe?[bewerken]
Bepaal waar je organisatie staat op het gebied van metadatamanagement. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld het volwassenheidsmodel uit deze visie. Kies vervolgens bewust een realistisch streefniveau: niet te laag maar ook niet te hoog, om te voorkomen dat je organisatie verdrinkt in haar ambitie.
6.2 Zet kleine, beheersbare stappen[bewerken]
Wanneer je als organisatie serieus aan de slag gaat met metadata, kun je je gemakkelijk verliezen in de enorme wereld van tooling, capabilities, processen, standaarden, raamwerken, integraties en meer. Maar op het gebied van metadata kun je juist goed gedefinieerde stappen zetten, die ieder op zichzelf vaak al veel waarde toevoegen en structuur brengen.
Bepaal je kritieke data-elementen en begin daarmee. Probeer niet om in één stap álle data te voorzien van definities/classificaties en dergelijke, maar bouw het rustig uit. Doe dit bij voorkeur per businessdomein, en breng de mensen (en kennis) per domein bij elkaar.
6.3 Kies bewust voor top-down of bottom-up[bewerken]
Er is geen goede of foute benadering, maar wees je bewust van de aandachtspunten van de verschillende aanvliegroutes. Bij een top-down benadering staat vaak een theoretisch raamwerk en/of standaard centraal, wordt gewerkt vanuit een metadata model en gestuurd op kwantitatieve 'productie’ doelen. Deze benadering helpt om op uniforme wijze met metadata om te gaan en geeft wellicht een groter gevoel van ‘control’, maar creëert vaak een grotere afstand tot de werkvloer, waar uiteindelijk wel de waarde moet worden gerealiseerd.
Bij een bottom-up benadering wordt geredeneerd vanuit concrete kansen of problemen op werkvloerniveau, staan de data centraal en wordt bij iedere stap gemonitord of er daadwerkelijk waarde wordt toegevoegd. Het geheel van metadatamanagement groeit hierbij op meer organische wijze. Deze benadering minder invasief, maar groeit gemakkelijk uit elkaar of wordt stuurloos.
Goed metadatamanagement bevat elementen van beide benaderingen. In beide gevallen is het belangrijk om goed te definiëren waar je het voor doet: welke doelen streef je na met de activiteiten rondom metadata, en hoe kun je meten en aantonen dat je succes boekt? In beide gevallen is een niet-onderhandelbaar doel dat het metadatamanagement onderdeel wordt van ‘business as usual’: inbedding in de gewone operatie.
6.4 Begin bij de basis[bewerken]
Het is vaak mogelijk om metadatamanagement uit te bouwen rondom een kapstok. Die kapstok bestaat uit de volgende drie onderdelen:
- Een inventarisatie van je (kritieke) data-elementen, op technisch niveau (tabellen en kolommen) en/of logisch niveau (entiteiten en attributen)
- Een begrippenlijst met de belangrijkste termen en definities die in je data worden gebruikt
- Toewijzing van data-eigenaarschap en data-stewardship, bij voorkeur per businessdomein
Vanuit deze kapstok kun je toewerken naar steeds meer uitgebreid, gestructureerd en beter geborgd metadatamanagement (voor zover gewenst).
6.5 Breng structuur aan[bewerken]
Zeker wanneer je activiteiten rondom metadata uitgebreidere vormen aannemen, wordt het belangrijk om verdere structuur aan te brengen. Een metadata model wordt op een gegeven moment onontbeerlijk. Het MIM biedt hiervoor een basis, maar beperkt zich tot informatiemodellen. Gelaagdheid en modulariteit voorkomen dat je als organisatie op een gegeven moment te maken hebt met een ‘metadata monoliet’.
Ook op organisatorisch vlak is op een gegeven moment meer structuur nodig in de omgang met metadata. Organiseer je ‘data governance boards’ en ‘data steward councils’ bij voorkeur vanuit businessdomeinen en dek zowel het strategische, tactische als operationele niveau af.
6.6 Gebruik de mogelijkheden van moderne technologie, maar zet deze niet centraal[bewerken]
Er zijn tegenwoordig zeer geavanceerde en weldoordachte softwareprogramma’s op de markt die ondersteunen bij de complexe taak die metadatamanagement vaak al snel wordt. Zulke tooling biedt bijvoorbeeld interfaces en workflows om al je data snel te doorzoeken, te voorzien van verrijkende eigenschappen en onderlinge relaties, in samenhang te beheren. Zulke tooling wordt vaak aangeduid als ‘data catalog’, ‘data glossary’ of ‘data governance tooling’. Ook in goede tooling voor 'master data management’, datakwaliteit en datamodellering zit vaak functionaliteit voor metadatabeheer ingebakken.
Het is verleidelijk om activiteiten rondom metadata te starten vanuit de aankoop van een tool, maar het risico is dat je er gaandeweg achter komt dat de tool toch niet zo goed bij de processen in jouw organisatie, of bij het volwassenheidsniveau waar je je op bevindt. De kans op succes wordt groter wanneer je eerst de processen vormgeeft en de eerste content bij elkaar brengt, en daarna de tooling zoekt die daar het beste bij past.
6.7 Streef naar een holistische benadering[bewerken]
Kijkend naar onze praktijkervaring is het vaak een flinke uitdaging om te komen tot een punt waar metadatamanagement niet slechts een feestje voor enkelingen ergens in een hoekje van de organisatie is, maar een essentieel, geïntegreerd onderdeel van onder andere datamanagement, architectuur, documentatie, rapportages en systeemontwikkeling.
Dit bereik je alleen als er voldoende afstemming is tussen de betrokkenen, en wanneer er personen in de organisatie worden aangewezen met voldoende mandaat om moeilijke knopen door te hakken, zoals een Chief Data Officer.