Life cycle van content op noraonline

Zes fasenbewerken

Elke pagina op noraonline hoort aan te geven in welke fase van de life cycle deze valt. Zo kan de bezoeker inschatten of de inhoud nog in ontwikkeling is of stabiel, of er een review loopt waar ze aan bij kunnen dragen et cetera. De fase is terug te zien onderaan de pagina in het Informatiepaneel, als je daar op klikt krijg je een korte uitleg voor bezoekers en de lijst met alle pagina's in die fase:

Rechtsboven zie je die zes fasen in de life cycle in hun logische samenhang: de gewone pijlen volgen de meest gebruikelijke flow en de stippelvarianten minder gebruikelijke alternatieven. Over het algemeen beginnen pagina's in de Ontwikkelfase, gaan vervolgens naar de Reviewfase, na afloop van de review komt (een nieuwe versie) in de Beheerfase en daar blijft het tot het nodig is om te evalueren in de Evaluatiefase. Daar valt het besluit om terug te gaan naar de Beheerfase (kleine aanpassingen zijn voldoende), een Doorontwikkelfase te starten of de pagina als Uitgefaseerd te beschouwen en te verwijderen (of archiveren). En vanuit de doorontwikkeling start een nieuwe reviewfase en gaat de pagina opnieuw richting beheer.

Maar er zijn ook alternatieve flows mogelijk: de eigenaar besluit een pagina uit te faseren vanuit de ontwikkelfase of reviewfase, of na een reviewronde terug te gaan naar de ontwikkelfase, of een doorontwikkeling komt niet van de grond en de pagina wordt alsnog uitgefaseerd.

Waarom tonen we de fase?bewerken

Bezoekers van noraonline willen graag weten of en hoe ze de kennis die ze lezen kunnen gebruiken. Het is daarbij handig om te weten of iets al 'af' is, of nog volop in ontwikkeling. De fase binnen de life cycle geeft je daarvoor een goede eerste indicatie.

Beheerregimes bepalen welke fasen binnen de lifecycle zij gebruiken en kunnen per fase aanvullende eisen stellen. Zo kunnen eisen aan beheer, participatie of werkwijze verschillen afhankelijk van de fase waarin de content zich bevindt.

Als je de fase en het beheerregime weet kun je kortom goed bepalen hoe betrouwbaar, actueel, statisch of veranderlijk de kennis is die je wilt (her-)gebruiken.

Pagina's waarvan fase onbekend isbewerken

Het is in sommige gevallen mogelijk om pagina's aan te maken zonder een fase op te geven. Voor nieuwsberichten en bijeenkomsten is een fase bijvoorbeeld niet verplicht.

Ook bij oudere pagina's die na de redesign niet zijn gewijzigd is de fase nog niet ingevuld. Bij het ontbreken van een fase kan NORA Beheer een inschatting maken van wat het best passend is, die aan de pagina toevoegen en op basis daarvan handelen.

Verdieping per fase en tips voor eigenaren van pagina'sbewerken

Alle actieve content op noraonline moet binnen een beheerregime vallen, dat specifieke eisen kan stellen aan content binnen een bepaalde fase. De beschrijving, tips en aandachtspunten hieronder helpen je om in elke fase aan de fase-eisen van het Basisregime Kennisdeling te voldoen. Valt je pagina binnen een ander beheerregime, controleer dan welke aanvullende of afwijkende fase-eisen daar gelden.

Ontwikkelfasebewerken

De meeste pagina's beginnen in de Ontwikkelfase: je maakt een nieuwe pagina aan en zet er de eerste dingen op. Je werkt in je eentje of met een groepje aan de teksten en andere inhoud tot je de kring wilt vergroten om feedback te verzamelen. Als het nodig is kun je NORA Beheer vragen even naar je opzet te kijken en tips te geven over layout, taalgebruik et cetera.

De ontwikkelfase is meestal de start van een langer proces. Meestal zal je de kring nog een beetje groter maken en een (formele of informele) Reviewfase in laten gaan. Maar soms stopt het proces onverwachts en besluit je als eigenaar om de pagina weer te verwijderen: van Ontwikkelfase naar Uitgefaseerd. Soms zullen we ook vanuit NORA Beheer constateren dat de ontwikkeling stil staat en je vragen of het verwijderd kan worden. We plaatsen het dan in de Evaluatiefase.

Tips en aandachtspunten in deze fase:

Als je nog geen bezoekers op je pagina wilt, maar eerst met een kleine groep aan de slag gaat, kun je deze aanmaken in de Sandbox naamruimte (Sandbox:paginanaam), en haar pas hernoemen (Sandbox: uit de naam halen) wanneer ze gereed is voor publicatie (zie Werken in een sandbox. NB: De Sandbox wordt minder snel gevonden door zoekmachines en onderwerpen staan nog niet in overzichten of navigatie, maar je kunt de pagina wel via de wiki vinden als je de titel kent of de url hebt. Alle informatie op noraonline is publiek toegankelijk, houdt daar rekening mee!
Heb je wel een nieuwe pagina aangemaakt maar gaat het nog even duren voor je inhoud plaatst, voeg dan het Sjabloon:Placeholder toe zodat bezoekers weten dat de pagina bewust leeg is en niet stuk.
Als je een nieuwe pagina aanmaakt ben je zelf automatisch de inhoudelijk eigenaar en worden je gegevens als contactpersoon getoond. Dat kun je aanpassen met het Sjabloon:Set eigenaar (of in het invoerformulier wanneer het gaat om een gestructureerde pagina).
In sommige gevallen kun je de ontwikkelfase overslaan. Bijvoorbeeld wanneer de inhoud elders is ontwikkeld en hier aangeboden wordt voor review (Reviewfase) of ter publicatie (Beheerfase). Zorg in dat geval wel dat de inhoudelijk eigenaar en contactpersoon correct zijn ingevuld en check of de contactlink onderaan de pagina werkt. Je kunt NORA Beheer om hulp vragen als dat niet zo is.

Reviewfasebewerken

Zodra je feedback wilt op je stuk kun je het in de Reviewfase plaatsen. Dat kan zo formeel of informeel zijn als je zelf wilt en zo groot of klein als je wilt. In veel gevallen zul je eerst een kleine groep laten meekijken (expertgroep, wat goede collega's) voordat je het grote publiek vraagt mee te kijken. Je reviewoproep sluit aan bij je doelgroep en kan voor kleine groepen een mailtje of mondelinge oproep zijn. Zodra de review open staat voor alle bezoekers of de hele NORA Familie moet je reviewoproep ook op noraonline gepubliceerd worden. Voor reviews van een enkele pagina is het genoeg om een nieuwsbericht aan te maken en daar naar te verwijzen op de pagina in kwestie, als je meerdere pagina's tegelijk laat reviewen is een aparte pagina met een kort nieuwsbericht er bij handiger.

In de reviewoproep vermeld je in ieder geval:

Welke pagina / pagina's in review zijn
Wat je doel is van de review (nieuwe input ophalen, de ingeslagen koers valideren, draagvlak testen en creëren, et cetera)
Wat de doelgroep voor de review is
Wat voor soort feedback je zoekt (tekstueel-taalkundig, inhoudelijk, impactanalyse op eigen praktijk et cetera) en welke vragen je stelt aan de reviewers
Hoe je reacties wilt (SmartComments, mails, contactformulieren op een andere website, wijzigingen in de wiki, vraag in de chat tijdens een reviewbijeenkomst - wat voor jullie passend is)
Hoe lang de review duurt
Wat je met de ingebrachte reacties gaat doen en hoe je terugkoppelt over de verwerking

Tip: In alle gevallen is het belangrijk dat je nadenkt over wat voor soort feedback je vraagt en dat ook helder communiceert: het is zonde van de tijd als je reviewers teksten taalkundig optimaliseren terwijl ze op inhoud geschrapt worden in een volgende versie. Als reviewers weten wat je doel is en wat je van hen nodig hebt kunnen ze meer waarde leveren en zullen ze ook eerder reageren. NORA Beheer is altijd bereid je reviewoproep even tegen te lezen.

Beheerfasebewerken

De Beheerfase is bedoeld voor alle pagina's die voor het moment 'af' zijn. Dat betekent niet dat die pagina's nooit meer veranderen: de eigenaar kan wijzigingen aanbrengen naar behoefte, maar de ingezette inhoudelijke koers zal niet veranderen zonder dat een review of doorontwikkeling plaatsvindt. De meeste wijzigingen die in de beheerfase plaatsvinden zijn:

actualisatie van verwijzingen, planning, partners, termen et cetera
verbetering van taal, structuur of layout
toevoeging van voorbeelden, verwijzingen, tips, afbeeldingen et cetera
technische aanpassingen voor navigatie en toegankelijkheid

Ook in de Beheerfase blijft de inhoudelijk eigenaar verantwoordelijk voor de content. De eigenaar bepaalt welke wijzigingen acceptabel zijn of brengt deze zelf aan en zorgt dat vragen en opmerkingen van gebruikers worden opgevolgd. Een aparte contactpersoon kan een deel van deze taken uitvoeren.

Als er twijfels ontstaan of eigenaar en/of contactpersoon nog actief zijn wordt de pagina in de Evaluatiefase geplaatst. Dat kan de eigenaar zelf ook doen, bijvoorbeeld wanneer er twijfels ontstaan over de actualiteit van de pagina.

Evaluatiefasebewerken

Als een pagina in de Evaluatiefase staat dan is er twijfel of de huidige inhoud of het beheer daarvan nog wel voldoet. Het kan zijn dat de pagina verouderd is, dat er discussie is over nut of wenselijkheid van de pagina, of dat de inhoudelijk eigenaar / contactpersoon niet meer actief is. In de eerste twee gevallen is het de inhoudelijk eigenaar die bepaalt wat er met de pagina moet gebeuren: uitfaseren, doorontwikkelen of terug in beheer plaatsen. Als het eigenaarschap het probleem is beoordeelt de regimebewaker (meestal NORA Beheer) of er een nieuwe eigenaar gezocht wordt of dat de pagina niet meer relevant is en kan worden uitgefaseerd.

De evaluatiefase is bedoeld om een besluit te kunnen nemen. Als dat besluit langere tijd uitblijft is dat voor de regimebewaker aanleiding om na te gaan of er nog sprake is van actief eigenaarschap. Neem daarom als contactpersoon even contact op met de regimebewaker (meestal NORA Beheer) als er omstandigheden zijn waardoor het besluit bewust uitgesteld moet worden, zoals een afhankelijkheid van een ander besluit of een poging een groep opnieuw op te starten. In zo'n geval is het wellicht ook de moeite waard de bezoekers van de pagina hiervan op de hoogte te stellen, in de tekst van de pagina of als het meerdere pagina's betreft in een nieuwsbericht waar je heen verwijst.

Doorontwikkelfasebewerken

Pagina's in de Doorontwikkelfase zullen binnenkort ingrijpend veranderen. De inhoud die nu op de pagina staat blijft gewoon bruikbaar zolang de doorontwikkeling loopt, maar er wordt tegelijk al aan een nieuwe versie gebouwd. Die nieuwe versie staat in de Werkruimte van noraonline, zodat de gewone bezoeker niet wordt geconfronteerd met halve pagina's of deels doorgevoerde structuurwijzigingen.

Een doorontwikkelfase is lang niet altijd nodig, de meeste wijzigingen kunnen ook in de Beheerfase doorgevoerd worden. Als er wel gekozen wordt voor doorontwikkeling in een aparte werkversie hoort het sjabloon:Werkversie-schakelaar bovenaan de pagina geplaatst te worden, waarmee je tussen beide versies heen en weer kunt klikken. Is dat niet gebeurd, meldt het dan even bij NORA Beheer, dan zetten we dat recht. Zie Werkversie maken in de werkruimte voor meer informatie.

Meestal is eigenaarschap van de werkversie gelijk aan die van de gewone pagina. Is een groep of organisatie eigenaar, maar zijn in de doorontwikkeling ook mensen van buiten betrokken? Geef dan even aan NORA Beheer door wie dat zijn zodat duidelijk is dat zij zonder overleg ingrijpende wijzigingen mogen doorvoeren.

Uitgefaseerdbewerken

Als een pagina niet meer relevant is, verouderd of niet meer wenselijk, of er geen (nieuwe) eigenaar gevonden kan worden is een pagina Uitgefaseerd. De pagina wordt dan niet meer actueel gehouden of beheerd, behalve om haar voor te bereiden voor behoud in de Historie of verwijdering. Dat geldt ook voor informatie over de eigenaar en contactpersoon zoals die in het Informatiepaneel onder de pagina staan.

Een pagina in de fase Uitgefaseerd hoeft niet altijd te worden verwijderd. Afhankelijk van het gebruik en de historische waarde kan de pagina blijven bestaan als onderdeel van de Historie, als ingang naar historische informatie in site-archief van noraonline worden ingericht, of worden verwijderd. Als een pagina bewust bewaard blijft is dat voor bezoekers duidelijk te zien in een banner die met het Sjabloon:Archief geplaatst word. Pagina's met dit sjabloon worden periodiek bekeken door NORA Beheer om te zien of bewaren nog steeds de juiste keuze is. Zie je een uitgefaseerde pagina waar geen banner op staat? Geef dat dan even door aan NORA Beheer.

Je kunt als eigenaar pagina's zelf verwijderen of doorgeven aan NORA Beheer dat een pagina is uitgefaseerd en wat jou betreft verwijderd mag worden. Het is belangrijk om voordat een pagina verwijderd wordt te checken welke andere pagina's er naar verwijzen en die verwijzingen ofwel te verwijderen ofwel door te geleiden naar een logische opvolger. Zie Pagina verwijderen.

Op deze pagina