Beheerfasen

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Beheerfasen en life cycle van pagina's op noraonlinebewerken

Elke pagina oo noraonline valt in één van zes beheerfasen:

De logische samenhang tussen die fasen, waarbij een pagina door de maanden en jaren heen van de ene naar de andere fase gaat, noemen we de life cycle van pagina's op noraonline. De afbeelding toont met pijlen de meest gebruikelijke flow: De pagina start in Ontwikkelfase, gaat vervolgens naar Reviewfase, na afloop van de review komt (een nieuwe versie) in de Beheerfase en daar blijft het tot er aanleiding is om te evalueren in de Evaluatiefase. Daar valt het besluit om terug te gaan naar de Beheerfase (kleine aanpassingen zijn voldoende), een Doorontwikkelfase te starten of de pagina als Uitgefaseerd te beschouwen en te verwijderen (of archiveren). En vanuit de doorontwikkeling start een nieuwe reviewfase en gaat de pagina opnieuw richting beheer.

Maar er zijn ook alternatieve flows mogelijk: de eigenaar besluit een pagina uit te faseren vanuit de ontwikkelfase of reviewfase, of na een reviewronde terug te gaan naar de ontwikkelfase, of een doorontwikkeling komt niet van de grond en de pagina wordt alsnog uitgefaseerd.

Waarom hebben en tonen we Beheerfasen?bewerken

Bezoekers van noraonline willen graag weten of en hoe ze de kennis die ze lezen kunnen gebruiken. Het is daarbij handig om te weten of iets al 'af' is, of nog volop in ontwikkeling. De beheerfase geeft je daarvoor een goede eerste indicatie. Beheerregimes gebruiken de fasen ook om criteria op te stellen over de snelheid waarmee contactpersonen moeten reageren op vragen van bezoekers, hoe vaak een pagina gecontroleerd moet worden op actualiteit en hoe wijzigingsvoorstellen worden aangedragen en geïmplementeerd. Als je de beheerfase en het beheerregime weet kun je kortom goed bepalen hoe betrouwbaar, actueel, statisch of veranderlijk de kennis is die je wilt (her-)gebruiken.

Ontwikkelfasebewerken

Elke nieuwe pagina begint in de Ontwikkelfase: je maakt een nieuwe pagina aan en zet er de eerste dingen op. Je werkt in je eentje of met een groepje aan de teksten en andere inhoud tot je de kring wilt vergroten om feedback te verzamelen. Als het nodig is kun je NORA Beheer vragen even naar je opzet te kijken en tips te geven over layout, taalgebruik et cetera.

De ontwikkelfase is meestal de start van een langer proces. Meestal zal je de kring nog een beetje groter maken en een (formele of informele) Reviewfase in laten gaan. Maar soms stopt het proces onverwachts en besluit je als eigenaar om de pagina weer te verwijderen: van Ontwikkelfase naar Uitgefaseerd. Soms zullen we ook vanuit NORA Beheer constateren dat de ontwikkeling stil staat en je vragen of het verwijderd kan worden. We plaatsen het dan in de Evaluatiefase.

Tips en aandachtspunten in deze fase:

Als je nog geen bezoekers op je pagina wilt, maar eerst met een kleine groep aan de slag gaat, kun je deze aanmaken in de Sandbox naamruimte (Sandbox:paginanaam), en haar pas hernoemen (Sandbox: uit de naam halen) wanneer ze gereed is voor publicatie (zie Werken in een Sandbox. NB: De Sandbox wordt minder snel gevonden door zoekmachines en onderwerpen staan nog niet in overzichten of navigatie, maar je kunt de pagina wel via de wiki vinden als je de titel kent of de url hebt. Alle informatie op noraonline is publiek toegankelijk, houdt daar rekening mee!
Als je een nieuwe pagina aanmaakt ben je zelf automatisch de inhoudelijk eigenaar en contactpersoon. Dat kun je aanpassen met het Sjabloon:Set eigenaar (of in het invoerformulier wanneer het gaat om een gestructureerde pagina).
In sommige gevallen kun je de ontwikkelfase overslaan. Bijvoorbeeld wanneer de inhoud elders is ontwikkeld en hier aangeboden wordt voor review (reviewfase) of ter publicatie (Beheerfase). Zorg in dat geval wel dat de inhoudelijk eigenaar en contactpersoon correct zijn ingevuld en check of de contactlink onderaan de pagina werkt. Je kunt NORA Beheer om hulp vragen als dat niet zo is.

Reviewfasebewerken

Zodra je feedback wilt op je stuk kun je het in de Reviewfase plaatsen. Dat kan zo formeel of informeel zijn als je zelf wilt en zo groot of klein als je wilt. In veel gevallen zul je eerst een kleine groep laten meekijken (expertgroep, wat goede collega's) voordat je het grote publiek vraagt mee te kijken. Je reviewoproep sluit aan bij je doelgroep en kan voor kleine groepen een mailtje of mondelinge oproep zijn. Zodra de review open staat voor alle bezoekers of de hele NORA Familie moet je reviewoproep ook op noraonline gepubliceerd worden. Voor reviews van een enkele pagina is het genoeg om een nieuwsbericht aan te maken en daar naar te verwijzen op de pagina in kwestie, als je meerdere pagina's tegelijk laat reviewen is een aparte pagina met een kort nieuwsbericht er bij handiger.

In de reviewoproep vermeld je in ieder geval:

Welke pagina / pagina's in review zijn
Wat je doel is van de review (nieuwe input ophalen, de ingeslagen koers valideren, draagvlak testen en creëren, et cetera)
Wat de doelgroep voor de review is
Wat voor soort feedback je zoekt (tekstueel-taalkundig, inhoudelijk, impactanalyse op eigen praktijk et cetera) en welke vragen je stelt aan de reviewers
Hoe je reacties wilt (SmartComments, mails, contactformulieren op een andere website, wijzigingen in de wiki, vraag in de chat tijdens een reviewbijeenkomst - wat voor jullie passend is)
Hoe lang de review duurt
Wat je met de ingebrachte reacties gaat doen

Tip: In alle gevallen is het belangrijk dat je nadenkt over wat voor soort feedback je vraagt en dat ook helder communiceert: het is zonde van de tijd als je reviewers teksten taalkundig optimaliseren terwijl ze op inhoud geschrapt worden in een volgende versie. Als reviewers weten wat je doel is en wat je van hen nodig hebt kunnen ze meer waarde leveren en zullen ze ook eerder reageren. NORA Beheer is altijd bereid je reviewoproep even tegen te lezen.

Beheerfasebewerken

De Beheerfase is bedoeld voor alle pagina's die voor het moment 'af' zijn. Dat betekent niet dat die pagina's nooit meer veranderen: de eigenaar kan wijzigingen aanbrengen naar behoefte, maar de ingezette inhoudelijke koers zal niet veranderen zonder dat een review of doorontwikkeling plaatsvindt. De meeste wijzigingen die in de beheerfase plaatsvinden zijn:

actualisatie van verwijzingen, planning, partners, termen et cetera
verbetering van taal, structuur of layout
toevoeging van voorbeelden, verwijzingen, tips, afbeeldingen et cetera
technische aanpassingen voor navigatie en toegankelijkheid

Een pagina in de beheerfase moet een actieve inhoudelijk eigenaar hebben (een Gebruikers of een Groep), die bepaalt welke wijzigingen acceptabel zijn (of ze zelf aanbrengt) en reageert op vragen en opmerkingen van gebruikers. De eigenaar mag dat ook uitbesteden aan een aparte Contactpersoon.

Als er twijfels ontstaan of eigenaar en/of contactpersoon nog actief zijn wordt de pagina in de Evaluatiefase geplaatst. Dat kan de eigenaar zelf ook doen, bijvoorbeeld wanneer er twijfels ontstaan over de actualiteit van de pagina.

Uitgefaseerdbewerken

Als een pagina niet meer relevant is, verouderd of niet meer wenselijk, of er geen (nieuwe) eigenaar gevonden kan worden is een pagina Uitgefaseerd.

Uitgefaseerde pagina's worden periodiek of ad hoc verwijderd en zijn dan alleen nog terug te vinden via het site-archief van noraonline.

Bij uitzondering worden bepaalde pagina's ook op noraonline bewaard, bijvoorbeeld om bezoekers door te verwijzen naar hun opvolgers of omdat de informatie belangrijk is bij het doorontwikkelen van oudere architectuurproducten. Pagina's die in de Historie van NORA staan zijn te herkennen aan een banner boven de pagina.

Evaluatiefasebewerken

Als een pagina in de Evaluatiefase staat dan is er twijfel of de huidige inhoud nog wel voldoet. Het kan zijn dat de pagina verouderd is, dat er discussie is over nut of wenselijkheid van de pagina, of dat de inhoudelijk eigenaar / contactpersoon niet meer actief is. In de eerste twee gevallen is het de inhoudelijk eigenaar die samen met NORA Beheer bepaalt wat er met de pagina moet gebeuren: uitfaseren, doorontwikkelen of terug in beheer plaatsen.

Pagina's die te lang in de evaluatiefase blijven staan worden in periodieke opschoonacties van noraonline uitgefaseerd en verwijderd. Hoe lang dat duurt is afhankelijk van het beheerregime - actieve eigenaren zullen altijd een seintje krijgen voordat NORA Beheer tot verwijdering overgaat.

Doorontwikkelfasebewerken

Pagina's in de Doorontwikkelfase zullen binnenkort ingrijpend veranderen. De inhoud die nu op de pagina staat blijft gewoon bruikbaar zolang de doorontwikkeling loopt, maar er wordt tegelijk al aan een nieuwe versie gebouwd. Die nieuwe versie staat in de Werkruimte van noraonline, zodat de gewone bezoeker niet wordt geconfronteerd met halve pagina's of deels doorgevoerde structuurwijzigingen. Als er gekozen wordt voor doorontwikkeling hoort het sjabloon:Werkruimte-schakelaar bovenaan de pagina geplaatst te worden, waarmee je tussen beide versies heen en weer kunt klikken. Is dat niet gebeurd, meldt het dan even bij NORA Beheer, dan zetten we dat recht. Zie Werken in een Werkruimte voor meer informatie.

Op deze pagina