Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid

Uit NORA Online
Ga naar: navigatie, zoeken
Het thema Digitale Duurzaamheid is 'historische informatie' in NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur. De inhoud van dit onderwerp komt in beheer van het Nationaal Archief onder het thema 'Duurzame Toegankelijkheid'

Achtergronden hierover zijn te lezen in de notitie: 'Duurzame Overheidinformatie' (PDF, 751 kB).

Voor het thema Digitale Duurzaamheid inventariseren we bestaand relevant materiaal. Op deze pagina vindt u een overzicht van reeds ontvangen materiaal per bestuurslaag, publicaties en een lijst van deelaandachtsgebieden met daarvoor relevant materiaal.

Rijk

Deze doelarchitectuurBeschrijving van de gewenste situatie in architectuur ("Soll"). Kan van toepassing zijn op een domein of organisatie en is de tegenhanger van de beschrijving van "gestolde" architectuur ("Ist"-situatie). is bedoeld om de volgende strategische doelen van de Rijksoverheid te helpen realiseren:
  1. InformatieBetekenisvolle gegevens. binnen de Rijksoverheid is duurzaam toegankelijk. “Een moderne overheid moet in staat zijn om te voorzien in de informatiebehoeften van zowel de burger als de eigen medewerker”
  2. Digitaal documentbeheer is gerealiseerd in 2015. “Het kabinet streeft er naar om in een periode van vijf jaar op alle beleidskernen digitaal documentbeheer geïmplementeerd te hebben”
  3. Tijd-, plaats-, apparaat- en organisatieonafhankelijk (samen)werken is mogelijk. “De rijksdienst beschikt over een platform dat tijd-, plaats-, apparaat- en organisatieonafhankelijk werken alsmede interdepartementale samenwerking op een veilige en vertrouwde manier mogelijk maakt”
  4. Het Rijk heeft één I-infrastructuur. “ICT-voorzieningen worden uitgevoerd door een samenhangend geheel van gespecialiseerde ICT-dienstverleners en vormen de infrastructuur waarop beleidsontwikkeling, uitvoering, toezicht en handhaving tot stand komen”
De doelarchitectuurBeschrijving van de gewenste situatie in architectuur ("Soll"). Kan van toepassing zijn op een domein of organisatie en is de tegenhanger van de beschrijving van "gestolde" architectuur ("Ist"-situatie). heeft betrekking op alle documenten in de vorm van één of meerdere bestanden die zijn ontvangen of gecreëerd door kerndepartementen bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen. In het bijzonder is de architectuurEen beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen. van toepassing op ‘records’, documenten die tijdelijk of permanent bewaard moeten worden, met de bijbehorende metagegevens, ter documentatie van de uitgevoerde bedrijfsprocessen.
Dit rapport gaat over hoe onderscheid te maken tussen records en non-records.

Provincies

PETRA oftewel de Provinciale EnTerprise Referentie Architectuur is het centrale document van de gezamenlijke referentiearchitectuur van de provinciale bestuurslaag. Het bevat inhoud voor het aandachtsgebied Documentaire informatiehuishoudingHet totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en –opslag of archivering ter ondersteuning van de primaire processen. met een relatie naar Zaakgericht werken. Daarbij wordt (potentieel) te archiveren informatie gebundeld in een zaakdossier. De wijze waarop dat gebeurt is uitgewerkt in onder andere principes.

Gemeenten

De gemeentelijke referentiearchitectuur benoemt op functioneel niveau de functies documentenbeheer, gegevensbeheer, dossiervorming en archivering.
Ook de gemeentelijke referentiearchitectuur combineert archivering en daarmee digitale duurzaamheid met zaakgericht werken en zaakdossiers. Documentaire informatievoorziening, dus dossiervorming en archivering, is uitgewerkt in bovenstaande meerdelige Baseline Informatiehuishouding. In deel 2b van de Baseline is de architectuurEen beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen. hiervoor uitgewerkt in samenhang met zaakgericht werken. Bij zowel dossiervorming als archivering wordt uitgegaan van inhoud die kan bestaan uit documenten (informatieobjecten) en (gestructureerde) gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd (gegevensobjecten). Waar dat onderscheid niet relevant is, werkt de Baseline met de neutrale term informatie-element (een concreet, begrensd en onderscheidbaar stukje informatie). InformatieBetekenisvolle gegevens.-elementen kunnen wat betreft archivering drie statussen hebben: 'komt niet of nog niet in aanmerking voor archivering', 'komt in aanmerking voor archivering' en 'is gearchiveerd'.
Een Digitaal Structuurplan (DSP) is een document waarin een organisatie vastlegt waar en hoe zij haar informatie opslaat en bewaart, hoe zij die informatie door de tijd heen beheert en welke middelen (waaronder informatiesystemen) zij daarvoor inzet.
De gemeente Putten stelt dat zij met haar DSP een basis legt voor een goed archief- en informatiebeheer. In het DSP worden relaties gelegd tussen wet- en regelgeving, organisatiestructuur, werkprocessen en de neerslag daarvan. Het is ook letterlijk een 'plan' omdat het mede is gericht op het verder verbeteren van het archief- en informatiebeheer. Daarmee is het DSP van Putten naast een beleids- en beheersinstrument ook een verbeterinstrument.
Deze architectuurproductenNormatieve en descriptieve documenten die huidige/toekomstige architectuur van een organisatie/domein schetsen. volgen voor een belangrijk deel de inhoud van deel 2b van de gemeentelijke Baseline.

Manifestgroep

Ook het UWV legt de relatie met zaakgericht werken. In hoofdstuk 5 met 'Zaakgericht archiveren' als hoofdstuktitel gaat men uit van een combinatie van documenten en (gestructureerde) procesgegevens in een zaakdossier. Van alle informatie in het zaakdossier wordt gearchiveerd wat daarvoor in aanmerking komt oftewel archiefwaardig is.

Overig

Dit document handelt over de verdeling van verantwoordelijkheden voor de zorg voor dossiers en archieven in samenwerkingsverbanden.

Belangrijke aangemelde normen:

  • NEN 2082;
  • NEN-ISO 15489-1.
De meeste normen zijn slechts beschikbaar voor eigen gebruik na aanschaf van een gebruikslicentie.

Publicaties

Gaat over hoe onderscheid te maken tussen records en non-records.
Engelstalige publicatie op conceptueel niveau over hoe gearchiveerde informatie langdurig te bewaren.
Rapport over strategieën voor archivering en preservering; waarbij preservering staat voor de handelingen en informatiekundige bewerkingen die nodig zijn voor het op de lange termijn toegankelijk houden van eenmaal gearchiveerde informatie. Indien de toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. van gearchiveerde informatie niet meer gegarandeerd is als gevolg van wijziging of in onbruik raken van formaten en applicaties, dan zijn maatregelen nodig zoals conversie of migratie naar een nieuw formaat, emulatie van verouderde programmatuur of het gebruik van viewers. Daarbij dient de integriteit en authenticiteitEen kwaliteitsattribuut van een informatieobject. Het toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject. van de gearchiveerde informatie behouden te blijven.
Een gedegen uitleg van het OAIS-model oftewel het model voor een Open Archival Information System. Het model is ook vastgelegd in de ISO-norm 14721:2012. Het model beschrijft zowel functionaliteit voor archiefbeheer als een informatiemodel met daarin de begrippen Informatieobject, Representatie informatie en Gegevensobject. Het bewaren van gearchiveerde informatie in een OAIS gebeurt in de vorm van Archival Information Packages. Als we het in Nederland hebben over een e-Depot, bedoelen we over het algemeen een systeem volgens het OAIS-model. Het OAIS-model is daarom ook uitgewerkt voor het Nederlandse begrip e-Depot en wel in het rapport Eisen duurzaam digitaal depot (PDF, 281 kB) van het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI). Zie ook e-Depots.
Een verhandeling die begint met de vraag waarom digitale duurzaamheid belangrijk is. Vervolgens wordt het begrip Digitaal object geïntroduceerd plus het denken in zogenoemde 'preservation levels'. Die geven aan in welke mate een digitaal object is voorbereid voor langdurige bewaring.
In het najaar van 2013 publiceerde het kabinet haar visie op de Open overheid. Die visie gaat over transparantieInzicht in de werkwijze die de overheid hanteert. oftewel het voor burgers en bedrijven ontsluiten van overheidsinformatie. Omdat van alle bij de overheid aanwezige informatie een heel groot deel de status heeft van archief, heeft de visie ook betrekking op het ontsluiten van gearchiveerde informatie. Daarover gaat deze publicatie. Ook wordt uitgelegd hoe organisatie zo kunnen archiveren, dat eenmaal gearchiveerde informatie goed is voorbereid op het ontsluiten ervan. Goed en gericht archiveren kan op die manier bijdragen aan het streven naar een Open overheid.

Links

Een bundel met fraaie bijdragen, uitgegeven bij onze zuiderburen, door FARO, het Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed.

Deelaandachtsgebieden

Redactie en contact

Reacties zoals aanvullingen en suggesties kunnen naar Xander van der Linde, coördinator NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur Digitale duurzaamheid, nora@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl. Duurzame Toegankelijkheid‏‎