Bijeenkomst aanmaken

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Een bijeenkomst is een bewuste ontmoeting van mensen, met een bepaald doel en een bepaalde doelgroep. Bijeenkomsten in de NORA Familie kunnen zowel fysiek plaatsvinden als online of hybride, en elke vorm aannemen die de organisatoren en deelnemers willen. Als dat nodig is kunnen bijeenkomsten besloten zijn (alleen voor genodigden) of alleen toegankelijk voor een specifieke doelgroep.

Bijeenkomsten mogen alleen opgenomen worden in de agenda wanneer ze open staan voor (een deel van) de architecten uit de NORA Familie, of wanneer ze (mede) georganiseerd wordt door een groep binnen de NORA Familie. Bijeenkomsten van derden die relevant zijn voor overheidsarchitecten kun je delen in de vorm van een nieuwsbericht.

Een bijeenkomst is een pagina met een vast format, dat je aanmaakt en wijzigt met een invoerformulier. Volg de volgende stappen om een bijeenkomst aan te maken.

1: Log in[bewerken]

Zorg dat je Ingelogd bent op noraonline. Heb je nog geen account? Via diezelfde pagina kun je er één aanvragen. Lukt het aanmaken van een bijeenkomst niet? Neem dan contact op met nora@ictu.nl.

2: Ga naar het formulier voor bijeenkomsten[bewerken]

Je kunt starten vanaf de pagina Bijeenkomst, waar je uitleg vindt over het format en het formulier. Of klik direct door naar het formulier: Formulier bijeenkomst aanmaken. Ook vanuit een leeg agendablok op een landingspagina kun je met de link een bijeenkomst aanmaken.

3: Vul het formulier in[bewerken]

Het formulier bestaat uit meerdere velden. Vul deze zo volledig mogelijk in:

Paginanaam - De naam van de bijeenkomst. De naam moet uniek zijn binnen noraonline, bij een serie bijeenkomsten kun je een nummer of de naam van de maand toevoegen om ze van elkaar te onderscheiden.
Inhoudelijk eigenaar – De persoon of organisatie die de bijeenkomst organiseert.
Pagina Inhoudelijk eigenaar – De pagina van de organisator op noraonline, voor zover beschikbaar. Bijvoorbeeld Gebruiker:M.M.Vos of NORA Gebruikersraad. Wordt gekoppeld aan de naam om een link te maken naar een gebruikersprofiel, groepspagina of organisatiepagina.
Datum en Tijd - De datum van de bijeenkomst en de starttijd.
Eindtijd - Het tijdstip waarop de bijeenkomst is afgelopen (optioneel).
Doel - Beschrijf het doel van de bijeenkomst in een zin. Bijvoorbeeld 'Kennis delen over de nieuwste ontwikkelingen rond onderwerp X', 'Elkaar beter leren kennen' of 'Actiepunten voor de rest van het jaar vaststellen en verdelen.'
Doelgroep - De doelgroep van de bijeenkomst: wie wil je dat er komt? Bijvoorbeeld 'Architecten uit de publieke sector' voor brede NORA bijeenkomsten, '(Kandidaat-)leden van de Expertgroep Y' bij een besloten vergadering of 'Iedereen in de regio Utrecht met interesse in gemeentearchitectuur' voor een kennissessie vanuit de gemeente Utrecht.
Bijeenkomstvorm = Kies in het dropdownmenu uit: Bijeenkomst op locatie, Online bijeenkomst, Zowel online als op locatie, Nader te bepalen, of Overig. Afhankelijk van wat je kiest worden locatie en/of deelnamelink getoond, aangegeven dat die nog niet bekend zijn, of verwezen naar de beschrijving van de bijeenkomst voor meer informatie (bij overig).
Locatie - De fysieke locatie van de bijeenkomst.
Deelnamelink - Bij open bijeenkomsten kun je hier de bijeenkomstlink plaatsen voor online en hybride sessies. Is de bijeenkomst besloten of volgt de link op een later moment, zet hier dan in ieder geval het mediakanaal neer (MS Teams, Webex, Discord et cetera) en vertel hoe ze aan de link kunnen komen. Bijvoorbeeld: MS Teams, link in uitnodiging. Of: Webex, link volgt nog.
Bijeenkomsttype - Is je bijeenkomst een Kennissessie, Werksessie, Vergadering, Workshop, Training en/of Ontmoetingsmoment? Kies wat relevant is en laat de rest leeg.
Contactpersoon – De contactpersoon voor de bijeenkomst, zowel voor bezoekers als voor NORA Beheer. Een contactpersoon is verplicht, tenzij de organisator zelf de contactpersoon is.
Gebruikersnaam contactpersoon – De gebruikersnaam van de contactpersoon binnen noraonline. Je vind je eigen gebruikersnaam in het Gebruikersmenu rechtsboven (het gezichtje in een rondje).
Aanmelden - Optioneel: als je wilt dat mensen zich aanmelden, of expliciet wilt maken dat dat niet nodig is gebruik je dit veld, anders laat je het leeg. Zet hier bijvoorbeeld een mailadres met subject neer met het sjabloon:Maillink, contactgegevens, of een link naar een online contactformulier op een andere website. Of zet er een zin neer als 'Aanmelden is niet nodig.'
Documentatie - Gebruik dit veld als je links wilt opnemen die de deelnemers in de sessie nodig hebben, zoals een online whiteboard of een vergaderstuk.
Toon op landingspagina – Geef aan op welke landingspagina(’s) de bijeenkomst in de agenda moet komen te staan. Een bijeenkomst kan op meerdere landingspagina's getoond worden als dat handig is. Begin altijd met Hoofdpagina en zet tussen twee namen een komma als scheidingsteken. Zonder dat je Hoofdpagina invult zal de bijeenkomst niet op de agenda in Nieuws & Agenda komen te staan.
Verslag - Optioneel - Gebruik dit veld als je een kort verslag op wilt nemen, type je verslag rechtstreeks in het veld. Als je een lang verslag hebt of veel code gebruikt kun je er ook voor kiezen het verslag buiten het format van de bijeenkomst te houden en het te schrijven onder het afsluitende }}.
Agenda - Optioneel - Je kunt hier een agenda of concept-agenda plaatsen.
Titel - Optioneel - De weer te geven titel voor de bijeenkomst, die in plaats van de naam getoond wordt.
Beschrijving - Vertel hier waar de bijeenkomst over gaat of geef achteraf een sfeerimpressie.
Vrije tekst - Hier kun je eventueel nog extra informatie toevoegen, als je die elders in het formulier niet kwijt kon.

4: Sla het bericht op[bewerken]

Onderaan het formulier vind je de knop Pagina opslaan. Je kunt daar ook een beschrijving van je bewerking opgeven, bijvoorbeeld: nieuwe bijeenkomst aangemaakt. Klik op opslaan om de bijeenkomst daadwerkelijk aan te maken. Heb je eerst gekozen voor *Bewerking ter controle bekijken*? Vergeet dan niet alsnog op Pagina opslaan te klikken.

5: Controleer of het nieuwsbericht goed wordt weergegeven[bewerken]

Na het opslaan wordt de bijeenkomst aangemaakt. Controleer daarna het volgende:

De bijeenkomstpagina zelf: wordt alles goed getoond?
De pagina Nieuws en Agenda: verschijnt de bijeenkomst in de agenda?
De opgegeven landingspagina’s: wordt de bijeenkomst getoond onder het kopje Agenda?

Zie je de bijeenkomst niet terug op één van deze plekken? Vernieuw dan de betreffende pagina handmatig via het Tools-menu (icoon van pen en liniaal, rechtsboven onder het zoekveld). Kies daar voor Vernieuwen om de weergave bij te werken. Helpt dat niet? Controleer dan in je bijeenkomst of het veld Toon op landingspagina goed is ingevuld, zonder spelfouten en met een komma als scheidingsteken. Nog steeds geen resultaat? Neem even contact op met NORA Beheer, dan kijken we met je mee.

Tips en aandachtspunten[bewerken]

Gebruik een duidelijke en informatieve titel – liefst zonder afkortingen – zodat de bijeenkomst herkenbaar is in overzichten.
Je kunt een bijeenkomst ook eerst aanmaken en controleren zonder iets in te vullen bij Toon op landingspagina. In dat geval wordt het nergens getoond. Pas als je daar Hoofdpagina neer zet verschijnt het op de homepage en in de nieuwsoverzichten.
Let op dat je alleen materiaal gebruikt dat onder de NORA-licentie (CC BY 3.0) mag worden gedeeld.
Je kunt de bijeenkomst altijd achteraf aanpassen via de knop Bewerken bovenaan de pagina.
Heb je vragen, neem dan contact op met nora@ictu.nl.

Op deze pagina