Conceptueel informatiemodel van de MDTO

Introductiebewerken

De MDTO, Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie, is een norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken.

Informatie bestaat (in de MDTO visie) uit informatieobjecten. Een informatieobject is een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. De term 'informatieobject' wordt gebruikt als voorkeursterm. Alternatieve termen zijn 'archiefbescheiden', dat geen enkelvoud is; 'archiefstuk', dat suggereert dat het al gearchiveerd is; of 'record', dat de Engelse vertaling is maar in de database wereld een geheel andere betekenis heeft. Fysieke documenten, digitale documenten, multimediabestanden en emails zijn voorbeelden van informatieobjecten.

Willen we over een informatieobject kunnen spreken, dan moet het een naam, ook wel titel genoemd, hebben. Het informatieobject kan gevonden worden op basis van de naam. Bij de presentatie van zoekresultaten en verwijzingen naar objecten wordt vaak de naam getoond. Omdat namen niet perse uniek zijn, wordt aan een informatieobject een (lokaal) uniek identificatiekenmerk toegekend met behulp van een bepaalde systematiek, binnen een bepaalde applicatie, door een bepaalde organisatie of een individu. De systematiek is bijvoorbeeld de toekenning van een ISBN of, meer Informatie Technisch, het toekennen van een Universally Unique Identifier (UUID) of Unified Resource Identifier (URI).

Informatie moet authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar zijn. Informatieobjecten dienen duurzaam toegankelijk gemaakt en gehouden worden. Toegankelijk betekent dat informatieobjecten gevonden, leesbaar, betrouwbaar en geïnterpreteerd kunnen worden door degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard. Ze moeten dus beheerd en gepreserveerd kunnen worden.

Wat voor informatieobjecten geldt, moet ook gelden voor de gegevens die over die informatieobjecten wordt bijgehouden, de metagegevens. Ook de metagegevens moeten authentiek, betrouwbaar, integer, bruikbaar, vindbaar, leesbaar, interpreteerbaar zijn en beheerd en gepreserveerd worden.

Informatieobjecten komen in verschillende aggregatieniveaus voor. Op het onderste niveau heb je het archiefstuk. Een archiefstuk kan nog bestaan uit bestanden, d.w.z. geordende verzamelingen van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat onder één naam kunnen worden behandeld en aangesproken. Een voorbeeld is een email met attachments: dat is één archiefstuk bestaande uit verschillende bestanden. Voor de archivering worden deze als één, niet splitsbaar, enkelvoudig geheel behandeld. Archiefstukken kunnen samengenomen worden in een dossier, die op hun beurt samengenomen worden in een serie. De archiefstukken zijn dan onderdeel van het dossier en het dossier bevat de archiefstukken als onderdeel. Een dossier is een geheel van fysieke of virtueel gekoppelde informatieobjecten die op één onderwerp betrekking hebben. Een serie is een verzameling van dossiers, fysieke archiefbestanddelen en/of stukken, numeriek, alfabetisch, chronologische of logisch geordend, ontstaan vanuit een identieke "handeling", dan wel een identieke vorm hebbend dan wel verwante inhoud bevattend. Op het hoogste niveau wordt het archief onderkend: een geheel van informatieobjecten, ontvangen of opgemaakt door een archiefvormer.

Een informatieobject is óf digitaal of analoog. Een analoog informatieobject is ergens fysiek aanwezig en leesbaar. Je kunt het dus op die locatie raadplegen. Digitale informatieobject zijn ook ergens op een apparaat opgeslagen, maar dat apparaat kan worden verplaatst waardoor de geografische locatie wel verandert maar de digitale locatie niet. Het digitale informatieobject kan digitaal verplaatst (of eigenlijk gekopieerd) worden, waardoor de Unified Resource Locator(URL) er van verandert, maar de Unified Resource Identifier (URI) niet.

Informatieobjecten kunnen geclassificeerd worden met behulp van verschillende classificatieschema's. MDTO vereist geen toepassing van een specifiek classificatieschema. Deze kunnen aangedragen worden door partijen die MDTO inzetten. Een classificatieschema is bijvoorbeeld de “Taxonomie van documenttypen, NEN2084”. Daarin worden onder meer de documenttypen "OFFERTE" en "VERKLARING" genoemd. Merk op dat elk documenttype ook weer een begrip is, dat beschreven kan worden volgens de NL-SBB, Standaard voor het beschrijven van begrippen. De taxonomie van documenttypen is een taxonomie, zoals bedoeld in de NL-SBB. Een selectielijst of hotspotlijst is een speciaal classificatieschema waarbij ook per klasse is aangegeven wat de bewaartermijn is voor elementen van die klasse. Toepassen van de MDTO vereist wel het opstellen van een selectielijst.

Een informatieobject heeft ook een inhoudelijke betekenis, ook wel de inhoud genoemd. Een informatieobject is interpreteerbaar door een lezer als de inhoud door die lezer kan worden achterhaald. Bij vertaling van een archiefstuk ontstaat een ander informatieobject (mogelijk niet archiefwaardig) met - als het goed is - dezelfde inhoud maar in een andere taal. Vertaling kan leiden tot interpreteerbaarheid door andere lezers. In de inhoud zien we dat het informatieobject gaat over een bepaalde tijd, een bepaalde locatie, een bepaalde persoon of organisatie, een bepaalde activiteit of een bepaald onderwerp. De inhoud kan worden samengevat in een omschrijving of met een of meer trefwoorden gekarakteriseerd. Andere informatieobjecten die inhoudelijk over dezelfde of soortgelijke objecten noemen we gerelateerd.

Informatieobjecten ontstaan, worden gewijzigd en mogelijk vernietigd. Deze gebeurtenissen (events) zijn een weergave van de levensloop van een informatieobject. Er moet (ooit) bepaald worden hoe lang een informatieobject bewaard moet blijven. Dat kan voor eeuwig, maar er kan ook een bewaartermijn worden vastgesteld. De bewaartermijn geeft aan hoe lang na het ontstaan van een informatieobject het bewaard dient te worden. Omdat bij deze events informatieobjecten worden gebruikt en ontstaan, is er ook op deze manier een relatie tussen de bij een event betrokken informatieobjecten.

Personen en organisaties kunnen op verschillende manieren betrokken zijn bij een informatieobject. Ze kunnen er in worden genoemd, ze kunnen belang hebben bij de inhoud, maar ze kunnen ook een rol spelen in de events. Via personen of organisaties kun je informatieobjecten die over hun gaan en weet je wie bij het beheer was betrokken.

Niet iedereen mag alles vinden en niet iedereen mag alles met een informatieobject doen. Standaard gaan we er vanuit dat iedereen alles mag, de eventuele gebruiksbeperkingen moeten wel (kunnen) worden nageleefd.

Bronnenbewerken

Visualisatie van het BOM van het MDTObewerken

Toelichting bij de visualisatie

Elk bedrijfsobject is als een blokje weergegeven.
Bij elk bedrijfsobject is er een relatie met andere bedrijfsobjecten getekend als dat uit de definitie van het bedrijfsobject volgt.
Als in de definitie van een bedrijfsobject andere (verder niet gedefinieerde) bedrijfsobjecten zijn genoemd, dan zijn deze - voor betere begripsvorming - opgenomen als blokjes in het blok van het bedrijfsobject.

Beschrijving van de bedrijfsobjectenbewerken

Onderstaande definities zijn opgesteld op basis van de tekst van de MDTO. Daarbij rijzen nog wel wat issues. Die zijn apart beschreven.

Actor
Een persoon, groep, organisatie of functionaris.

Bedrijfsactiviteit
Een taak die wordt uitgevoerd door een organisatie

Bestand
Een geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat onder één naam kan worden behandeld en aangesproken.

Event (life event van het informatieobject)
Gebeurtenis die heeft plaatsgevonden met betrekking tot het ontstaan, wijzigen, vernietigen en beheer van een informatieobject en de bijbehorende metagegevens.

Informatieobject
Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit.
alternatieve term: Document, Archiefstuk
toelichting: Als een informatieobject gearchiveerd moet worden, dan wordt het ook wel een archiefstuk genoemd. Archiefstuk is daarbij het enkelvoud van archiefbescheiden met de betekenis zoals bedoeld in de Archiefwet 1995. brondocument: Artikel 1.c Archiefwet 1995.
Omdat archiefstuk suggereert dat het informatieobject al is gearchiveerd, heeft de term 'archiefstuk' niet de voorkeur.
In de Archiefwet 2026 wordt document gedefinieerd als verbijzondering van 'schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens'. Echter, omdat document in normaal spraakgebruik eerder gekoppeld wordt aan een schriftelijk (fysiek) stuk en omdat document in normaal spraakgebruik niet altijd archiefwaardig is en dus niet de verbijzondering kent die in artikel 1.1 van de Archiefwet is opgenomen, heeft de term 'document' niet de voorkeur.

Archief
Geheel van informatieobjecten, ontvangen of opgemaakt door een archiefvormer.

Archiefvormer
Nationaal Archief of decentrale archiefdienst
alternatieve term: archiefdienst
brondocument: Artikel 1.1 Archiefwet 2026

Serie
Verzameling van dossiers, fysieke archiefbestanddelen en/of stukken, numeriek, alfabetisch, chronologische of logisch geordend, ontstaan vanuit een identieke 'handeling', dan wel een identieke vorm hebbend dan wel verwante inhoud bevattend.

Dossier
Geheel van fysieke of virtueel gekoppelde informatieobjecten die op één onderwerp betrekking hebben.

Archiefstuk
Enkelvoudig informatieobject of informatie-eenheid.
toelichting: Enkelvoudig wil zeggen dat het stuk niet meer dan één component bevat.

Locatie
Fysieke plaats in de ruimte.

Issuesbewerken

Door de alternatieve termen lijkt het alsof een informatieobject en archiefstuk synoniem zijn. De aggregatieniveaus geven aan dat informatieobject ook een archief, een serie of een dossier kan zijn, dus op een hoger aggregatie niveau bestaat. Wat is hier de goede definitie en uitleg?
In de definities komt bestand alleen terug in de serie. Zou die niet (ook) terug moeten komen bij archiefstuk?
Zou in de definitie van archiefvormer niet moeten worden aangegeven dat het gaat om de rol van een organisatie?
In de MDTO wordt de URI als bereik van 'raadpleeglocatieOnline' aangegeven. Dat is enigszins verwarrend omdat een URI geen locatie aanduidt, behalve als het een URL is. Met de URI kun je - als het om een information resource gaat (en dat is zo bij een digitaal informatieobject) wel die resources opvragen. De 'internet machinerie' kan hem er mee vinden, als het om een resolvable URI gaat, ongeacht op welke digitale locatie hij staat.
Wat is de relatie tussen, bewaren, vernietigen en overdragen naar een andere locatie (archiefbewaarplaats?).
Is einde bewaartermijn gelijk aan een impliciete opdracht tot vernietigen? Ofwel moet je het dan vernietigen of mag je het dan enkel vernietigen?
Als een informatieobject wordt ingedeeld in een informatiecategorie, dan is daarmee toch ook de bewaartermijn bepaald? Waartoe dient dan de 'waardering' die - minder precies - ook iets zegt over de bewaartermijn?

Op deze pagina